湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\z\u1湖南鼎诚锐建筑有限公司基本情况 湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计1湖南鼎诚锐建筑有限公司基本情况湖南鼎诚锐建筑有限公司地址位于长沙市雨花区黄土岭路三重星都心苑7栋，成立于2019年3月19日，注册资本为800万元，公司性质为有限责任制，公司所属行业是房屋建筑业。公司经营范围是房屋建筑工程、公路工程、水利水电工程、建筑防水、防腐保温工程、环保工程设施、交通设施工程、园林绿化工程施工；市政公用工程施工总承包；矿产品销售；机电设备安装工程专业承包；地基与基础工程专业承包；消防设施工程专业承包；建筑工程后期装饰、装修和清理；房屋装饰；钢结构工程专业承包；地坪工程设计、施工；房屋建筑工程设计服务；建筑劳务分包；机械设备、五金产品及电子产品批发；工程咨询；建筑幕墙工程专业承包。2湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程现状及存在的问题2.1报销流程没有明确的规范湖南鼎诚锐建筑有限公司没有一套具体的流程规范。基本上员工填完出差申请单，得到相关领导的批准之后就可以出差了，手续不全。出差回来之后，把出差的票据粘贴在粘贴单上，并填写费用报销单，然后交给部门经理审批，部门经理草草过目后转至财务部门审核，财务审核通过就放款。目前，湖南鼎诚锐建筑有限公司的出差报销非常不完善，员工用多少就报多少，导致财务费用居高不下。2.2缺乏费用标准员工因为公务出差的过程中会产生各种各样的费用，但并不是所有的费用都是可以报销的。因为公司规模不大，出差业务也不是很多，所以对于费用这一块没有明确的标准，只有上限。在出差申请管理环节中，没有强制要求职工对于本次出差进行预算规划，一般都是员工用多少报多少，导致员工节约意识淡薄，觉得出差回去之后公司全部都可以报销，不用花自己的钱，费用超出标准一大截，影响了公司出差的费用，湖南鼎诚锐建筑有限公司就有以下的问题：（1）出差的员工没有按照职务等级乘坐公共交通工具、选择住宿的标准、伙食也没有在标准范围之内。（2）公司的管理人员只顾着自己享受，不在乎公司的利益，住宿经常住档次比较高的酒店，吃的也比较好，导致费用大大超出费用标准。（3）出差员工办私事所产生的费用也拿回公司报销，如：顺路需看望亲朋好友等。（4）对于自己开车出差的员工，没有规定的制度标准，由于驾驶员个人原因造成的交通违章罚款拿回公司报销，还有停车费的报销随意性比较大，存在重复报销，虚假票据入账等问题。（5）公司一般只报销交通费、住宿费、伙食补助费，但有的员工的电话费、油费也拿回公司报销。2.3报销没有时间限制公司现在没有规定报销时间，很多员工习惯将发票整理收集起来，等到一定次数进行统一报销。这种报销的方式不利于出差报销流程的管理，对财务人员增加了很多负担，很多时候由于出差时间距离报销时间较长，造成忘记出差的日期、票据丢失等情况，导致财务人员不方便查账，极大地影响了公司基础财务的完整性与真实性，因为报销没有固定的时间限制，导致员工报销经常有跨年度的现象。3湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程优化设计3.1完善出差报销流程由于公司对出差报销的松散管理，会给企业员工带来侥幸心理，增加企业不必要的费用支出，这些都会影响企业的经营活动，因此必须对湖南鼎诚锐建筑有限公司的出差报销流程进行完善。完善后的出差报销流程如下：首先，因公出差的人员必须事先填写“出差申请单”，并且要注明出差的地点、事由、天数、所需要的资金，经部门负责人签署意见，批准后才可以出差。出差申请单如下：表1湖南鼎诚锐建筑有限公司出差申请单申请人姓名同行者姓名职务职务出差目的地单位联系人姓名电话计划出差时间年月日至年月日拟乘坐交通工具飞机高铁火车乘车时刻表出差事由预借款项元款项用途无部门负责人签字财务签字总经理签字注：1、此表必须在出差之前填写出差回来之后此表交行政部门此表为考勤的依据填表时间：年月日接着，出差员工借款需持批准后的“出差申请单”填写“用款申请单”，由部门负责人签字担保之后，经总经理签字批准，财务部门负责人审核后才可以借款。然后出差人员回公司应在“出差申请单”中情况汇报一栏填写出差完成情况并书面汇报出差工作情况，向部门领导汇报，由部门领导考核结果，并在“出差申请单”任务完成情况栏中签署考核意见。出差人员必须按照财务部门的要求填制报销单据，并将原始票据粘在凭证后面，包括出差申请单、用款申请单以及出差过程中所发生的费用的票据、发票等。对项目填写不完整或者字迹模糊的不予报销，待整改之后再报销，对涂改、编造原始凭证或者出差天数的，不予报销。最后员工交给部门经理签字，在交由财务部审核，然后交给总经理审批签字。流程图如下：图1湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销流程图3.2完善出差地方的费用标准出差补助是指员工因为公务出差而享有的住宿费用标准、市内交通费标准、伙食补助标准，进一步加强对出差报销费用的管理，严格控制出差费用的支出，节约公司成本，由于公司规模较小，人员简单结合实际情况，完善了如下出差地区的费用标准：表2住宿费报销标准（金额单位：元）人员地区省会城市省辖市县级市及以下管理人员500400300普通员工300200100住宿费报销时必须提供住宿的发票，实际发生金额没有达到住宿标准金额不给予补偿，超出的部分由员工自己承担。实际出差的天数由所乘坐的公共交通工具出发的时间到返回的时间为准。表3伙食补助报销标准（金额单位：元）人员地区省会城市省辖市县级市及以下管理人员150120100普通员工13010080伙食标准根据报销标准报销，超出的部分由员工自己承担。表4市内交通报销标准（金额单位：元）人员地区省会城市省辖市县级市及以下管理人员按实际金额报销普通员工101010出租车（网约车）的费用不在公司报销的范围内，特殊情况除外：（1）出差目的地偏远，没有公共交通工具到达的地方；（2）携带的东西笨重或体积较大，搬运比较困难或者时间比较紧迫；（3）陪同重要的客人外出时；（4）夜间办事没有公共交通工具不方便的时候（晚上九点之后到第二天早上七点之前）；以上情况必须提前向部门领导申请，同意后才能报销。表5公共交通工具报销标准（金额单位：元）人员工具飞机高铁火车出租车管理人员按实际金额报销普通员工经济舱二等座硬座、硬卧需要提前申请公共交通工具费用报销办法应该按照最简便快捷的线路乘坐，市内以报销标准为准，公共交通工具报销以实际报销为准（交通工具的退票费原则上不给予报销，如果有特殊情况，报部门领导批准后，才可以报销）。出差过程中，对于自己开车的员工，不给予以报销交通补助费。其他情况如下所示：1.宴请客户必须由公司领导批准后才可以报销业务招待费，同时扣减员工当天（早餐/中餐/晚餐）的标准费用。出差时，由对方接待，并提供餐饮、住宿及交通等将不给予报销。2.出差期间，凡是关于员工办私事产生的费用，公司不给予报销，并且提前向部门领导报告，得到批准后才允许办私事。3.出差期间业务招待费须先由公司领导审批之后再有由财务审核报销。4.如有外出学习人员，实行包干制，住宿费每人每天200元，伙食补助每人每天50元，外出学习途中可以享受伙食补助费，学习期间可以享受公杂费、市内交通费（市内交通费按报销标准报销）。其他费用报销标准按照有关规定审核报销。3.3规定报销的时间员工出差报销需从返回公司上班起两个个星期之内必须办完出差报销手续，对按期报销有困难者，财务部协助其落实原因，并提出解决方案，落实到位，如果未按时报销的员工，超过期限以后，以20元每天进行处罚，同时对部门经理每人每次处予100元的罚款，除了特殊情况之外，前账不结清，后面不借款，如果前一次没有结清报销费用，后面则不能支取下一次的费用。报销不得跨年度报销。超过规定期限30天以上的，财务部不给予报销。4总结本设计的内容是出差报销流程优化设计，发现了湖南鼎诚锐建筑有限公司出差报销出现的出差报销流程不规范，出差报销费用标准不明确，报销时间无限制的问题，规范了企业差旅费报销的流程、费用标准和报销的时间限制。通过本设计的优化，对企业的资金管理，资金的合理利用，企业的发展起着重要作用。本设计从企业的实际出发，切实可行，操作过程简单，能有效的避免企业不必要的资金损失，也给企业的财务部门降低了工作难度。出差报销只是企业财务管理中的一个小方面，但往往小细节能够反映出大问题，出差报销流程设计的不合理，往往能够引发员工与企业之间的矛盾，而能够将出差报销做的细致、做得认真，对于企业发展也有着重要的意义。相反的，若是连出差报销的流程都无法制定合理完善，也恰恰反映了企业的内部控制存在着严重的漏洞，这也是每一个企业管理者值得反思的地方。面对出差报销流程，不能够因为其在庞大的企业账务中不起眼就忽略它，而是需要重视它，在发现的问题中寻找办法解决，才能够推动企业健康发展