衡阳市雁峰区陈哲小吃店采购业务账务一体化流程设计

湖南商务职业技术学院毕业设计衡阳市雁峰区陈哲小吃店采购业务账务一体化流程设计1衡阳市雁峰区陈哲小吃店简介1.1基本信息衡阳市雁峰区陈哲小吃店（以下简称陈哲小吃店）于2018年在衡阳市成立，它是正新鸡排店众多分店中的其中一个，总部位于上海市。陈哲小吃店是一家集传统小吃、休闲食品为一体的直营连锁性食品企业，公司经营的商品主要类别包括鸡排类、肉串类、鱿鱼类、鸡副类、热狗类、小串类、新增类等，其中以鸡排为主打产品，走大众化的消费路线，凭借风味独特、物美价廉的食物，以及其特色的经营方式得到各地消费者的广泛支持。1.2采购内容表1-1陈哲小吃店采购内容表产品类别产品名称鸡排类正新鸡排肉串类正新鸭肉串、正新大肉串鱿鱼类阿根廷鱿鱼、鱿鱼须、小鱿鱼鸡副类疯狂烤翅、手工面筋串热狗类热狗、开花肠小串类小鲜肉串、小鱿鱼须串、鸭肠串、小牛肉串、新增类正新酥肉、香酥鸡排、香酥脆骨、小黄鱼其他小串杯子、正新小袋、口罩、手套等1.3采购流程陈哲小吃店进购的商品分为干货和冻货两种，干货包括小串杯子、正新小袋、口罩、手套等，一个月配送一次，冻货包括鸡排类、肉串类、鱿鱼类等，一周会配送两次。陈哲小吃店每次订货的路线都是统一服从正新鸡排公司总部的安排，公司在全国总共设立了七个物流中心，发货的时候会安排就近发货、送货上门。每个门店的采购时间都是不一样的，陈哲小吃店是每周的星期三和星期天进行接收货物，所以需要提前一天在办公系统上进行报备要采购的商品和数量，然后提交到采购部门进行审核批准后生成订购单，总部再安排就近仓库发货，陈哲小吃店店长签收货物时也要对照单据一一检查验收后签字，查看货物数量是否正确、有无损坏，最后进行规整及时放入冰箱防止它腐烂。采购流程图1-1如下：财务部门供应商总经理采购部门陈哲小吃店财务部门供应商总经理采购部门陈哲小吃店认证合格有采购需求认证合格有采购需求 填写请购单填写请购单审核同意后填写请购单审核同意后填写请购单批准批准发货发货财务处理财务处理、付款验收货物验收货物图1-1采购流程图2衡阳市雁峰区陈哲小吃店采购业务账务存在的问题及原因2.1存在的问题2.1.1账务处理不及时陈哲小吃店存在着账务处理不及时的问题，像采购成本已经实现，而账面上却没有反映采购成本金额和进项税金额，库存商品已经到达仓库并检验无误，账面上也没有库存商品的增加，这类现象偶尔发生。账务处理不及时的话会容易丢失单据和业务搞混，而且如果不及时处理业务信息，与之相关的部门岗位也会无法及时取得正确的信息，账务处理是需要根据每个部门所得到的单据为原始凭证做出的，而且相关岗位还要通过查账来获取正确信息以做出恰当的决策，一环扣着一环，所以及时的进行账务处理是很重要的。2.1.2材料成本数据错误陈哲小吃店的产品材料成本包括进价金额、运费和仓储费等，产品是以固定成本价购进，运输费用是按照货价的6%左右进行收取。可是我们从表2-1中可以看出2020年第二季度是在一年中进价金额最少，为38546.58元，它的运费却比第一季度和第三季度的运费都要高，按照货价的6%为依据计算可得出第二季度的运费为38546.58*6%=2312.79元，与表2-1中的第二季度运费金额3412.79元相差较大。以下表2-1是2020年四个季度材料成本金额汇总数据：表2-12020年材料成本数据统计表时间材料成本金额（元）进价金额运费仓储费合计第一季度40196.632411.8014068.8256677.25第二季度38546.583412.7914051.3056010.68第三季度46403.222784.1916241.1365428.54第四季度55826.343759.5819769.2279355.14合计180972.7712368.3764130.47257471.612.1.3库存损失占利润总额比率逐年增长如表2-2所示，陈哲小吃店近三年来的库存损失占利润总额比率逐年增长，2020年的库存损失为15354.98元，是三年中库存损失金额最多的一年，然而利润总额在近三年中也是最少的，金额为75653.54元，库存损失比率也最高，高达20.30%。库存损失上涨不仅会长期占用仓库空间，浪费大量的人力、物力及财力，而且还会积压企业的大量资金，对企业现金流及管理运作带来严重的影响，在一定的程度上影响当年的经济利润。以下表2-2是近三年库存损失占利润总额比率表：表2-2近三年库存损失占利润总额比率表时间库存损失（元）利润总额（元）比重（%）2018年12468.1678466.1515.89%2019年14460.4888125.3416.41%2020年15354.9875653.5420.30%合计42283.62242245.0317.45%2.2原因分析2.2.1单据传递不规范陈哲小吃店每一次进行了采购业务之后，应当尽快的将入库单、付款凭证等原始单据传递给财务人员以便于他做账务处理，可是店长可能有时候会没有时间或者忘记了而导致单据堆积着并没有传递出去，就会产生账面上没有及时的反映库存商品、进价金额等，这样不仅会对财务人员进行财务处理有着一定的困难，而且一些高管人员得不到及时的财务信息，也很可能会出现做出错误决定的现象，这样极其有可能会为公司带来一些不必要的经济损失。2.2.2采购单据填写不规范陈哲小吃店在填写采购单据的时候只填写了采购项目和进价金额，而产品材料成本包括三项，分别为进价金额、运费和仓储费等，财务人员将运费和仓储费归集到月末处理，并且也没有将运费和仓储费按照每季度商品的订购量分摊到每季度的成本中去，以致于采购单据金额填写不规范，所以会存在着材料数据成本错误的问题，这样很容易会造成陈哲小吃店采购业务账务处理出现差错、管理混乱，影响了公司采购业务账务管理工作的有序开展。2.2.3订购数量不合理陈哲小吃店是以成本价作为售价进行销售，从表2-3中我们可以发现陈哲小吃店近三年的订购数量都不合理，每一年的货物都没有销售完，造成了一定的损失浪费，具体情况如表2-3所示，2018年采购金额为160786.52元，但是只销售了148318.36元的货物，造成了12468.16元的库存损失，而2019年采购金额为154186.32元，虽然它有了2018年的销售情况做对比，采购金额比第一年少，但是库存损失依然达到了14460.48元，而2020年采购金额比前两年都要多，为180972.77元，库存损失也为近三年中最高的一年，达到了15354.98元。以下表是陈哲小吃店近三年的采购销售对比表：表2-3近三年采购销售对比表时间采购金额（元）销售金额（元）库存损失（元）2018年160786.52148318.3612468.162019年154186.32139725.8414460.482020年180972.77165617.7915354.98合计495945.61453661.9942283.623衡阳市雁峰区陈哲小吃店采购业务账务一体化流程优化3.1凭证传递流程优化3.1.1岗位分工陈哲小吃店的采购货物与付款业务通常要经过提出申请、订货采购、验收入库、结算付款这样的四个业务流程，分别涉及到使用部门、供应部门、仓储部门和财务部门等四个职能部门。所以陈哲小吃店应该设立这几个独立的部门，并且要根据业务的简繁和人员的多少，实行一人一岗、一人多岗和一岗多人，明确职责、各司其责。每个部门都清楚地了解自己这个岗位的工作范围、有序的各尽其责。使用部门供应部门仓储部门财务部门使用部门供应部门仓储部门财务部门提出申请提出申请请购单请购单订货采购订货采购订购单订购单验收入库验收入库入库单入库单结算付款结算付款付款单付款单图3-1岗位分工流程图3.1.2权责分离在采购业务账务处理过程中，为了确保陈哲小吃店办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约与监督，商品存货的请购、订货、验收和结算职务必须由不同的人员担任，同时应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。权责分离岗位分别如下：表3-1权责分离表岗位陈哲小吃店采购部门高层管理者验收部门财务部门职责请购审批询价确定供应商采购合同的订立审批采购验收相关会计记录付款审批付款执行3.2单据填写流程优化陈哲小吃店在单据填写流程上进行了优化，店长通过前几日的存货盘点表，在制定采购计划之后便可直接填写请购单，节省了时间和精力，同时对流程线上各个部门的职责也有着明确的要求，提升了流程执行的整体效率。财务部门采购部门仓库店长财务部门采购部门仓库店长制定采购计划制定采购计划填写请购单填写请购单填写订购单填写订购单货物验收并填写入库单货物验收并填写入库单付款并编制付款凭证付款并编制付款凭证图3-2单据填写流程图3.2.1制定采购计划采购计划是陈哲小吃店组织高效采购的依据，科学合理的需求与采购计划有助于企业降低采购成本，减少损失，合理配置企业资源，陈哲小吃店需要在每周的星期二和星期六进行制定采购计划，预计采购量=预计销售量+期初库存量-期末结存量，店长根据前三天每天盘点的销售情况和结存数量来确定这一次的需要订购的种类和数量。3.2.2填写请购单然后由店长在办公系统中的订货区根据采购计划、对需要购买的已列入存货清单的商品等项目填写请购单，一般来说请购单可以计算机编制，但是它也可以由手工编制得来。由于公司内不少部门都可以填列请购单，所以陈哲小吃店可以分别以不同的部门设置请购单的连续编号，而且每张请购单都必须经过对这类支出预算负责的主管人员签字批准才可以。图3-3采购申请单3.2.3填写订购单上海总部的采购部门在收到请购单后，首先要对请购单进行审批，然后对经过恰当批准的请购单才能发出订购单。订购单的正确填写应该需要有商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等项目，然后预先予以顺序编号并传递给被授权的采购人员签字。一般其正联要提交给供应商，副连则送至企业的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。账务处理：“借：在途物资贷：应付账款”。图3-4订购单3.2.4货物验收并填写入库单在货物到达陈哲小吃店时店长要去接货，根据物流公司的售货单一一清点商品，在确认无误后在单据上签字。首先应比较所收商品与订购单上的商品是否一样，如商品的品名、摘要、数量、到货时间等，然后再盘点商品并检查商品有无损坏，在确认无误后在单据上签字。账务处理：“借：库存商品贷：在途物资”。图3-5入库单3.2.5付款并编制付款凭证陈哲小吃店是月末一次性付款，在月末之前这个月所有的单据都应传递到财务人员手中，每张单据都应经过各个部门的管理人员签字才算有效，财务人员核对无误后然后就可以对供应商进行付款了。账务处理：“借：应付账款贷：银行存款”。3.3采购计划制定优化3.3.1商品库存量标准任何商品的市场销售情况都存在淡季和旺季，所以要把握好商品的旺季争取多卖一些商品，自然的库存数量就也要多采购一些，而淡季就可以少订购一些库存，这样也能节省一些租金、水电费等费用，陈哲小吃店的旺季为第二季度和第四季度，因为这个期间是暑假和寒假、同时也是过年的时候，一般客户就会多一些，所以陈哲小吃店应该要在第二季度和第四季度多订购一些商品。表3-2商品库存量标准表类别单位第一季度第二季度第三季度第四季度合计鸡排类箱150180150200680肉串类箱8010080120380鱿鱼类箱8010080120380鸡副类箱8010080120380热狗类箱8010080120380小串类箱8010080120380新增类箱5080501002803.3.2采购标准库存商品数量订多了的话，会产生一些不必要的经济损失，如多的订货成本、运费和仓储费所带来的机会成本；而订少了的话则很有可能会错过市场需求，而且再订货的成本还要高一些。我们可以使用经济订货批量的公式Q=Squat(2*年订货量*平均一次订货准备所发生成本/每件存货的年储存成本)注：Squat()函数表示开平方根，来确定每一次的采购标准。3.3.3盘点制度陈哲小吃店采用的盘点方法是实地盘存制，而且需要每日都进行盘点清算，店长每天晚上在下班之前要清点好店铺里剩余的商品数量并在盘点表上进行登记，然后第二天早上要根据以往每日的销售情况和上日库存量决定今日拿去门店里的商品数量，然后晚上在下班之后同样的也要清点数量，从而推算出今日的销售情况，可以清晰地得到每种商品的市场需求。表3-3盘点表门店名称：店长：日期：类别品名单位上日库存本日订购本日销售本日结存鸡排类正新鸡排个肉串类正新鸭肉串串正新大肉串串鱿鱼类阿根廷鱿鱼串鱿鱼须串小鱿鱼把鸡副类疯狂烤翅串手工面筋串份热狗类热狗根开花肠根小串类小鲜肉串串小鱿鱼须串串鸭肠串串小牛肉串串新增类正新酥肉份香酥鸡排份香酥脆骨份小黄鱼份4总结本设计主要针对陈哲小吃店的采购流程提出了账务处理不及时，材料成本数据错误，库存损失占利润总额比率逐年增长等问题进行了分析，并针对每项问题，都提出了相应的解决方法。所以，为了促进陈哲小吃店