湖南百盛家具制造有限公司付款审批流程优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1 湖南百盛家具制造有限公司简介 湖南百盛家具制造有限公司付款审批流程优化设计湖南百盛家具制造有限公司简介湖南百盛家具制造有限公司是一家致力于向大众客户提供优品质家具的国内大型专业骨干企业，于2013年11月12日成立，注册资金1008万元，公司主要设计、制造和销售定制橱柜、木门等金属家具。“定制”是公司主要业务模式的核心，公司的主要业务模式以“专业定制”为核心，根据客户的个性化需求，为客户提供满意的方案，从分销商处采购必要的材料，根据公司的智能生产模型下订单，最后，经销商进行安装并提供售后服务。百盛家具秉承专业化、精致化的设计理念，以“人性化，个性化，实用性”为核心理念，以创造安逸的环境为目的，提供具功能化而又全面的客户服务以及卓越的品质。不断进步的专业技能形成了百盛强大的核心竞争力。湖南百盛家具制造有限公司付款审批流程现状与存在的问题湖南百盛家具制造有限公司付款审批流程现状付款是企业控制的重点领域，百盛家具制造有限公司有着一套自己的付款申请审批流程。目前，公司主要采用定额采购模式，即确定该原材料的库存定量，当库存定额低于备用定量时，由物资采购部门进行采购；对于如五金类、辅助材料、包材类等传统常规原材料，则按照生产需要情况制定采购计划，进行采购。付款审批应当按照规定的申请、批准和付款顺序进行，层层审批，跨级审批或代替审批是不允许的，同时要求各个支付款项应具备的业务单据和审批手续必须存在，文件、程序遗失的，审批人员可以拒绝或者不予受理。百盛公司现阶段采纳的是传统的采购和付款流程，业务部门或其他部门按照项目需求进行请购，填写囊括原材料名称、数目、型号、用处等内容的申请表，经相关责任人审批后，提交给采购部门，但公司体系中没有详细的审批权限规定。在与供应商签订合同过程中，虽然公司有相关规定，但合同的履行存在审批形式化的情况。采购负责人审查《付款申请表》后，公司财务人员虽然对原始凭证真实性及准确性进行了审查，但忽视了要对支付是否遵循审批流程及相关授权的情况，存在盲目支付的风险。同时，财务人员也未进行事后监督调查，对存在问题的采购业务无法及时追回款项，无形中增加了采购风险。图2-1百盛公司2019年费用支出图就2019年度而言，百盛公司共付款635万元，其中销售费用约占288万元，管理费用约占234万元，财务费用约占14.7万元，研发费用约占98.3万元。百盛公司付款金额随着公司业务的扩大而增加，公司的任何付款都要进行审批。如今的互联网时代，要求付款审批流程能更快捷地对业务做出反应，而在公司实际业务中，最显著的问题便是财务审批环节长、审批层次多。目前百盛家具制造有限公司在审批、付款等多个关键环节都制定了相应的控制措施，但即便如此，随着近年来公司规模、人员和业务的不断扩大，一个付款审批过程可能需要进行反复审核和批准,公司的管理问题也慢慢显现出来，百盛家具也逐步认识到了许多方面存在的问题。湖南百盛家具有限公司付款审批流程存在的问题付款审批工作量大因家具产品大多都属定制，开发周期长，投资大，且都采用预付款的方式，采购订单支付40%的费用，首次验收时付30%的费用，验收合格后付剩下30%的费用。通常，在公司进行第一次预付款时，采购部门会提交付款申请并附上采购合同，然后由部门经理审查并由采购部门签字，相关的会签部门有研发部、工艺部、采购部、物流部等，最后高层审批，由财务总审核流程，付款。第二次付款时，流程就更复杂些，先要匹配前一次相关的付款，然后确认收到的产品，再付款。如果只有几件或者几十件材料，尚可以控制整个管理过程，但是随着公司业务范围的扩大和业务量的增加，当同时采购几百件几千件材料时，付款就会十分混乱，而且很容易产生业务漏洞，或出现多付款或者重复采购的情况。家具需要多种类型的材料，并且购买次数也十分频繁，对于采购部门来说，审核单据需要花费许多的时间精力，大大消耗了时间成本，并且传递信息的方式也相对原始。口头传递不仅容易出错，而且在后续业务记录时也没有依据，若碰到有问题的业务，解决时也浪费了许多人力物力资源。在付款时，需要反复记录收款单位的信息，这不仅增加了财务部门的工作量，并且准确性低，毕竟是手工输入的，无疑也增加了付款的风险。付款审批效率低目前百盛公司付款审核时，财务过度谨慎，把与采购相关的人员都纳入审批流中，并逐层审批，这极大地降低了审批过程的效率，对企业来说，这会造成巨大的损失，通常情况下，支付资金时，只要有三个人签字批准，就可以通过互相检查来避免欺诈，可在实际参与过程中，却远远超过三个人，一方面是由于找不到必要的三个，于是员工宁愿多签也不愿遗漏；另一方面也可能是高层不放权，自己亲力亲为，不信任底下的员工，一个人不被信任，也就不会有什么权利，当然也就没有了向前的动力，最实质的问题还是在于公司的付款体系不规范、不健全，导致付款审批效率低下，从而不利于公司的长期发展。付款审批制度不健全目前百盛公司采取的审批程序是自上而下，即先由经办人签字申请，然后由领导进行批准，再由公司支出会计批准，最后经出纳处支付。这种程序是先批后审，领导首次批准、财务后检查，这使原来的财务工作人员的工作变成只有事后才能进行，浪费了公司资源。这种财务支付审批程序自然不合理，会被有心人钻空子，从而增加财政风险。目前公司也存在些业务处理的缺陷，在货品未到的前提下，销售商先开具销售发票，在货物到达之前要求进行清算，而财务部门在未收到收据和入库验收证明等的情况下，依旧将款项支付给对方，显然对于支付审核实际上并没有严格根据实际情况进行控制。且付款过后，公司财务人员也没有有效地调查和询问付款后的相关业务，对于采购货物的质量也没有进行验收，这一定程度上加大了支付风险。湖南百盛家具有限公司付款审批流程优化方案简化业务工作量家具材料的需求起源于顾客的需求，而后决定了研发部门的设计和出产需求。研发部门接到新项目时，根据产品的特点进行零件拆解，采用外包加工和自制采购两种方式，对于自制采购一块，有相应尺寸的材料，涉及面积较小的材料时，有必要将要材料的规格、参数信息发给工艺部门，工艺部门根据研发部提交的信息确定材料规格，数量等，将相应的采购信息提交采购部门进行采购，并以此为起点进行材料采购。其中相当重要的是流程中部门之间的信息流动，如果只是口头传递，那在付款环节研发部门、工艺部门都要多次确认采购的产品是否符合要求，所以在一开始，研发和工艺部门就可以参与到最终的付款流程中。在工艺启动阶段，研发部门为产品设计阶段需要采购的每种材料做简单的标记，并为每种材料预先指定一个唯一的编号。当然，仅有一个号码是不够的，也要附上相关的信息，所有的产品参数都与材料相关，只要研发部门发布这个号码，它就可以通过信息系统确认所有与这个号码相关的信息，材料编号信息由研发部门和工艺部门完善，最终生成的材料代码发送给采购部门。这大大简化了业务工作量，并避免了信息的口头传递，从而降低了支付风险。改变相关部门的参与方式付款审批过程因其自身业务的复杂性以及信息从一个部门传递到另一个部门的方式比较原始而变得复杂，有时一个付款审批流程动辄就要数十人签批，甚至惊动公司高层，在实际操作中，付款环节一般都是由财务部门来控制，财务部门基于避免风险而不是防止泄露风险而设计了各种程序，对业务造成相当大的阻力，它似乎受到严格控制，但实则降低了审批效率，也阻碍了公司的长远发展。在办理业务时，有关部门只需要有知情权，并不需要审批权，在流程优化中，知情权必须在业务流程的前端设计或在业务流程的后端进行传达，让相关部门从审批流程中退出，但是又不影响他们在流程中的需求权和知情权，从而大大缩短审批流程，达致迅速有效。完善公司付款审批体系加强付款审核及事后调查加强付款审核。由于付款审查程序是付款前的最后一道屏障，如果付款时没有发现之前环节的存在的漏洞问题，就可能给公司带来损失。因此，对于付款的审核必须重点关注，对不符合规定的情况，坚决驳回拒绝支付。加强付款事后调查。对于存在问题的业务，应及时查取相关的订单、合同、证明等材料，一旦找到问题原因，须立即以恰当的方式弥补损失或追回款项。此外，付款时应保留适当尾款，及时验收材料情况，如果发现在生产过程中采购的材料存在质量问题，应及时与供应商沟通解决，同时尾款可以起到担保的作用。完善授权制度付款审批环节关键该当与整个公司内部控制流程构造紧密结合，并且不偏离公司整体内部控制的结构，要想更改此结构，采购与付款业务就要设立岗位责任制，将有关部门的职责落实下来，让两个部门可以做到制约与监督，同时二者又不相容。企业的生产部门应分析客户订单，库存需求和研发部门的设计需求，以制定生产和购买决策；企业对资本支出应当给予特殊授权，只允许特定人员提出购买请求；采购的合同签字和款项支付都必须经相关负责人审批签字，谨防风险；遇到项目较复杂或牵扯数额较大的项目时，则要集合在一起进行决策批准；相关人员只能在许可范围内履行职责，并且不能未经授权越权审批。不同类别的支出和金额大小分别安排部门实行。建设合理审批流程正确的审批流程应自下而上，第一，经办人员根据业务活动编制单据，填写付款申请表；第二，经办部门经理核对经办人申请事项是否真实；第三，财务主管根据有关法律法规、政策、预算、合同进行审核；第四，由总经理审核批准，把握该付款对经营的影响；第五，出纳支付款项，末了进行资金复核。这类自下而上的审批流程的优点是：首先，有明确的分工，各自履行职责。各部门负责人在自己职责范围内核查业务的真实性，在领导审批之前进行会计审核监督；财务主管主动进行核算使财务人员的责任感提高，也促成了监督的效率。其次，可以使财务主管的积极性提高，充分发挥专业能力，而会计在事前和事中进行监督，可在源头上将经办人的违法行为事件制止住。财务主管先审核，就能在最开始帮领导将违法的事件处理掉，降低了风险也可以有效地帮助领导进行检查，同时，还能在一定程度上检查和监督领导。另外，财务主管先审核业务，对业务做出修改意见，领导就会引起重视，从而仔细斟酌，把握付款对经营的影响，让领导更有效的审批业务，起到一定的警示作用。图3-1百盛公司付款审批流程优化图小结本毕业设计以百盛公司付款审批流程的优化为切入点，对公司现状开展调查，并进行深度分析，指出其中出现的主要问题为付款审批工作量大、审批效率低及审批制度不健全等，针对这些问题，对业务流程中可能优化的点进行了探讨，剖析了流程作用，并提出具体整改措施，旨在优化完善付款审批流程。从申请付款到付款成功的整个付款审批进程是一个闭环过程，审批过程中的参与者应按照企业内部控制制度的要求进行分离和监督。在优化和精简实际付款流程的过程中，需深入到第一条业务线进行细化的剖析业务，一个付款流程必须经过六个环节，分别是业务需求生成、业务需求确认、供应商选择、采购、验收质量，一直到最后阶段的付款环节，其中有些作业是核心业务，有些是非核心业务，有些需在事前完善，有些需在事中进行监控，有些只需关注即可，都需要公司重点部门进行细分控制。公司业务扩张速度快，而相应的业务审批流程的对应措施也需改变，简化业务量成了最首要的工作，而后改变相关部门的参与方式、完善付款审批体系，以实现公司有针对性的管理。

参考资料[1]张万博.HKA公司采购与付款循环内部控制改进研究[D].辽宁大学,2016.[2]秦麟.基于银企直联的企业支付流程再造研究[D].湖北工业大学,201