宏志达科技有限公司管理费用控制制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u1 宏志达科技有限公司的基本情况 宏志达科技有限公司管理费用控制制度优化设计宏志达科技有限公司的基本情况宏志达科技有限公司坐落于湖南省长沙市，全称“湖南宏志达科技股份有限公司”，公司于1996年3月份成立，注册资金为1417万元，湖南德宝办公网络科技有限公司是该公司直营网络平台，已经有30年的发展历史，主要是为办公的消费者提供“一条线”供应服务和办公用品耗材整体的解决方案。经营范围包括电子技术、移动互联网研发和维护、办公纸用品、打印机需耗用的材料和电脑配件等业务，到2019年拥有新的现代化工业厂房6000多平米，公司成立至今，不断的吸取和借鉴国内外先进的经营和管理理念，在各方面努力完善，宏志达公司已对外投资2家公司。宏志达科技有限公司管理费用控制制度现状分析公司管理费用的构成宏志达科技有限公司是一家办公耗材制造企业，该公司的管理费用主要包括行政管理部门的职工薪酬、研发费用、办公费、业务招待费、差旅费和固定资产修理费等，管理费用是一个企业的重要组成部分，合理的管理费用支出，能够提高企业的市场竞争力。图12019年公司管理费用分布图管理费用明细及占总额比表1管理费用明细及占总额比项目201720182019金额（元）比重金额（元）比重金额（元）比重职工薪酬14000000.7516600000.7718000000.75研发费用1200000.061500000.071900000.08办公费800000.05850000.04990000.04业务招待费900000.051200000.061500000.07差旅费300000.01500000.02620000.02固定资产修理费700000.04800000.041000000.04管理费用合计179000012145000124010001根据宏志达科技有限公司管理费用占管理费用总额比，可以看出2017年至2019年管理费用合计每年都在上升，占比重较大，成为宏志达科技有限公司费用的重要管控部分。从表格中可以看出，宏志达科技有限公司2017年至2019年的管理费用金额及比重大幅度增长，2017年职工薪酬从1400000元持续增长至2019年1800000元，其中原因可能是管理人员的增多、以及随着时代的发展人工成本的提高，这将会直接影响职工福利费和教育费用的增加；从表中看到办公费用从2017年80000元增长到2019年99000元，过多的购买办公用品也会导致办公费用支出的增加；业务招待费和差旅费从2018年开始大幅度增长，业务招待费从2017年90000元增长到2019年150000元，差旅费从2017年30000元增长到2019年62000元，可见过多的应酬和公司不合理的出差安排会导致业务招待费和差旅费支出的增加；固定资产修理费从2017年70000元增长到2019年100000元，可知购进固定资产的增多，会使折旧费用增加。宏志达科技有限公司管理费用逐年大幅度增加，在2019年达到2371000元，可知，由于该公司管理费用管控不当，会导致管理费用占比增加。2.1.2管理费用与主营业务收入变动趋势分析从图中2可以看出宏志达科技有限公司的主营业务收入从2017年到2018年有所增长，2019年主营业务收入呈下降趋势，但管理费用在2017年至2019年持续上升，且上升幅度较大，说明宏志达科技有限公司的管理费用支出巨大，从侧面不难看出宏志达科技有限公司的相关管理费用的管控还不够完善。图2管理费用与主营业务收入变动趋势图公司管理费用控制制度现状选取宏志达科技有限公司2017年至2019年管理费用数据为依据，该公司对管理费用的控制主要是在预算管理、报销流程管理以及固定资产的管理三个方面进行，宏志达科技有限公司也对管理费用的支出制定了相关的控制制度，具体如下：公司预算管理宏志达科技有限公司的费用预算有固定预算和弹性预算，其过程是自上而下，由各个职能部门一级一级交给上一级审核。宏志达科技有限公司每年上半年，财务部都会组织协调相关职能部门进行下一个年度经营形势的分析，经过调查，该公司每年10月末，财务部组织各部门进行下一年预算编制的要求，但是在调查中也发现，相关部门财务人员并没有从实际预算出发，在进行下一年度费用预算时，管理费用预算混乱，各职能部门在进行下一年度管理费用预算时，对市场实际情况没有做好充分的调查与准备。公司报销流程管理宏志达科技有限公司在费用报销流程管理制定了相关制度，各职能部门在费用报销流程中，相关费用的审批要经历多个环节，由各个负责人审批，最后由财务部进行审批通过，一般来说，各部门内部的审批人会对本部门的相关费用支出给予通过，财务部是最后审批环节，会存在着觉得前面已经由多部门审查，到财务部是不会有问题，对业务招待费的报销没有严格执行出具报销相关证明，所以，这就导致企业费用报销流程管控不合理。宏志达科技有限公司管理费用控制存在的问题宏志达科技有限公司对费用报销流程的管理也制定了相关流程的标准和制度，但也存在一些不足。办公费用、业务招待费、差旅费和固定资产修理费每年都在增加，其中存在着该公司的相关费用的管理不够严格，宏志达科技有限公司的固定资产修理费基本比上一年增加1倍，发现该公司对机器的日常保养不够全面，机器磨损较严重，当机器出现较大问题就购置新机器，费用预算管控也不够严格，导致费用超出实际支出，造成不必要的资金浪费，以下便是对宏志达科技有限公司管理费用控制存在的问题进行分析。管理费用预算超支严重经调查发现宏志达科技有限公司预算管理较为简单，财务人员在进行预算时没有从实际情况出发，更多的是只注重整体的一个结果，相关人员缺乏管理思维，对市场风险的管控以及变化也没有做好充分准备去应对，宏志达科技有限公司季度预算与月度预算主要是按照部门进行分类，但是并没有在部门内部进行细分。该公司缺乏项目核算，研发部门在研发时所发生的相关费用没有进行严谨的费用核算和控制，可能会导致无必要的成本发生，不利于公司整体项目的管理，其实提前制定好相关费用的预算管理和规划可以避免这些的发生。费用报销流程管理不科学费用报销流程混乱在费用报销流程中，相关费用的审批要经历多个环节，由各个负责人审批，最后由财务部进行审批通过，一般来说，各部门内部的审批人会对本部门的相关费用支出给予通过，而财务部会对支出进行审核，费用的审批，都是通过企业内部各部门筛选，财务部是最后审批环节，可能会觉得前面已经由多部门审查，到财务部是不会有问题，所以，这就导致企业费用报销流程不合理。宏志达科技有限公司对管理费用的报销不够严谨，每个员工都能报销相关费用，没有由部门集中统一管理，由于报销人员多且混乱，财务部门很难验证相关费用的准确性和真实性。宏志达科技有限公司的员工在进行费用报销不及时，上个月或者以前发生管理费用在这个月报销，这大大增加了核查的难度，相应的人工成本增加，导致财务部门对费用的统计和会计核算有着滞后性。报销流程周期不合理经调查发现宏志达科技有限公司部分员工在还没有出具购买详细清单的情况下就进入了报销程序，并且部分员工在报销费用时不及时，使得财务部门做核算时工作难度大，无法反应企业的实际财务数据，经调查发现该公司在领用办公用品的时候没有签字确定的环节，发放的人员在发放的时候也没有办理支出手续，这样的现象就很容易导致办公用品被员工私用或者浪费的情况。宏志达科技有限公司的报销流程从经办人开始申请，再填制报销单、贴票据等，到最后审核结束，需要花费很多的时间以及人力，且宏志达科技有限公司处于上升期，每个月或者每天报销人员多，业务繁忙，在费用报销上面投入过多的精力，并且管理费用报销效率低下，不利于该公司的发展，针对这一问题，优化业务招待费报销不合理从表1可以看出，宏志达科技有限公司的业务招待费从2017年90000元增长到2019年150000元。业务招待费是指与公司因业务所发生的费用，宏志达科技有限公司在报销业务招待费的时候，没有根据实际情况整理好单据，同时也没有填写好费用报销单，且相关审批部门在审批时没有严格按照规定的程序，经调查发现宏志达科技有限公司在进行礼品、礼金报销时也没有开具两人以上的报销证明，发票的背面没有明确日期，这就可能会导致业务招待费在报销的时后进行虚报，报销金额比实际支出业务招待费多，宏志达科技有限公司在费用报销时也没有做好严格的管控。固定资产管控缺乏专业管理模式固定资产的申购管控不合理宏志达科技有限公司固定资产修理费从2017年70000元增长到2019年100000元，短短两年内竟增长至2017年的三倍，可见在固定资产管理方面也存在着问题，在2018年4月购入10台打印机，但在年底是进行固定资产盘点发现有4台打印机处于闲置状态，如果这种机器设备长时间不使用，也会相应的发生折旧，可以看出该公司在固定资产管理方面不到位，有时候机器设备发生一点小故障就重新购置新的，这就造成了资产的浪费，如果宏志达科技有限公司能够在固定资产管理方面进行改进，这不仅节约了相关费用的成本，也更有利于公司的长期发展。固定资产的日常管理不到位宏志达科技有限公司对固定资产没有完善的盘点制度，没有定期对固定资产进行有效的盘点，机器设备专业技术人员的培训不够，对设备的日常管理不够细致，企业内部的日常管理机制不完善，相关人员也没有定期的进行专业技能的培训和考核，经调查发现宏志达科技有限公司没有配备相关的专业管理人员，没有重视对固定资产的保养与维修，因而严重影响了机器设备的工作能力，同时也缩短了固定资产的使用寿命。宏志达科技有限公司管理费用控制制度优化设计宏志达科技有限公司对管理费用有一定的控制制度，但从该公司的现状和问题中分析，还是需要对其完善，需要制定合理的成本预算管理机制、完善费用的报销流程和固定资产的申购及日常管理工作，具体优化设计如下:制定合理的成本预算机制和费用标准要想走可持续发展道路，必须确定好目标和做好规划，加强各职能部门的预算执行力度和监督，规范报销流程，在对每月资金做出计划时，各部门需自觉在将本月部门的预算余额做出说明，同时对预算进行细分化设置，预算范围内的可由相关部门负责人进行审核，对费用超出部分可由上一级部门或领导进行审核，做好预算管控，避免浪费。根据公司实际情况，做出支出费用的相关明确标准，使费用预算标准在该公司的控制之内，如果出现账务对不上的问题，财务部暂时不给予申请处理，该企业各部门应根据自身情况填报表格,完成后再交给财务部进行审核,财务部门认真审核后,与之商讨,确定其预算的财务数据,最后由财务部进行统一的汇总，预算编制的结果能够在预算编制计划内，每个职能部门都应按照预算编制的进度进行每月的费用明细，如果提交的实际数据与预算计划的数据有较大差异，应有其部门作出详细说明，具体流程如下：图3预算编制程序图完善宏志达科技有限公司费用报销流程管理严格执行管理费用的报销流程当公司涉及到生产经营方面，要严格执行管理费用的报销流程，加强对管理费用的控制，确保企业的每一笔资金流出方向明确，提高财务内部管理能力。如果报销流程制度管理执行力不够，就可能导致财务数据核算困难，员工在报销相关费用时，应先填写报销单，再提交到财务部门进行严格审核。每一次审核都必须要有相关负责人，如果发现问题，需连带责任，也要统一报销时间，在规定时间内完成相关费用的报销，过期概不负责，对办公用品的报销必须附上发票与购买清单，财务部门进行审核，管理者要监督下属员工严格按照管理费用的报销流程，具体流程如下：图4管理费用报销流程图缩短报销流程周期相比传统的报销方式，现在是网络财务系统一体化，就有必要缩短报销流程的周期，提高办事效率。宏志达科技有限公司的费用预算和报销流程可以通过系统设置，增加自动化的程度，管理费用的报销通过线上进行，可以简化审批流程，还可以提高对费用支出的明确性和可控性，领导可随时随地审批，节约时间和人力成本，让公司的相关费用更加合理控制，具体流程如下：图5线上报销周期流程图加强业务招待费的管理和报销对公司年度内可实现清算的收入要进行测算，各职能部门的开支尽量控制在预算的总量内，各部门也要根据自身的实际情况需要进行资金的合理分配，要将工作落到所需之处，各部门的支出需进行细化。业务招待费要现场进行买单，要有严格的控制时间，不能随意进行签单，在进行业务招待费报销时，要有真实有效的相关报销，必须由综合管理部和财务部门双层管理且双方签章后才能进行相关费用的报销，对于公司日常接待，由招待部门统一进行管理和费用支出登记，并且业务招待费开支情况要进行公开以及报告，明确招待费的范围、招待的项目及标准和接待的程序，对于业务招待费的管理和报销要有严格监督，有专业人员进行督查，落实考核。完善固定资产的相关管理工作做好固定资产的申购流程管理由于固定资产使用期限较长，且购买时支付金额较大，在固定资产管理上可能会存在问题，宏志达科技有限公司各部门在申请购买固定资产时都会想换成新的设备，所以导致固定资产费用大大增加，造成了很多不必要的资金浪费，各部门在申请购买新固定资产时，要根据实际情况核实，检查旧设备是否确实需要更换，相关部门要做好审核前的检查工作在进行审批，做好固定资产的登记，具体流程如下：图6固定资产申购管理流程图完善固定资产的日常管理宏志达科技有限公司需进一步完善企业内部日常管理机制，建立完善的固定资产管理连带责任制度，各职能部门履行好自己的职责，同时定期对固定资产进行检查，同时也要定期对机械设备进行维修与保养，减少磨损，能够有效延长固定资产的使用生命，对于宏志达科技有限公司部分无法使用的机器设备可通过二手转卖出去，对于还能工作的机器设备可以低价卖出，兑换成可用资金，做到合理使用固定资产，减少不必要的浪费，同时需要专