广州二禾帝贸易有限责任公司固定资产管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计目录TOC\o"1-2"\h\u264211广州二禾帝贸易有限责任公司简介 广州二禾帝贸易有限责任公司固定资产管理制度优化设计1广州二禾帝贸易有限责任公司简介广州二禾帝贸易有限责任公司前身广州煌和贸易有限公司，成立于2010年10月，在2016年1月更名为现公司，位于中国广东省广州市白云区里松街里松中路，是一家专业的为重点客户提供食品饮料产品的综合性专业供应商，目前在广州成功的建立了众多的重点客户销售网络，为其重点客户提供产品信息，物流配送，市场动态等服务，针对不同市场特点为客户提供产品定位问题服务。现已达成战略合作客户体系有广州铁路集团，机场、航站楼大厅，重要连锁药店，加油站，电影院，自动售货机，电商等。公司与众多知名品牌企业建立良好、稳固的战略伙伴关系，逐步地形成了自己强大的第三流品质，一流的品牌优势，目前公司主要合作供应厂家有：屈臣氏，脉动，统一饮料，红牛饮料，陈村米粉，维他饮料等。2公司现有固定资产管理制度广州二禾帝贸易有限责任公司主要是为客户提供食品饮料产品，具有一定的市场占有率，公司的固定资产管理制度日益完善。由于是食品饮料产品的供应商，所以固定资产在公司整个资产中占比较小，主要为办公设备和运输工具。公司对于固定资产的采购，核算，折旧，盘点，处置等各个环节都有一系列规定。例如使用部门申请购买固定资产，由主管审批；固定资产调拨需跟相关部门协调好，办理一定的手续进行调接；固定资产的处置，当发现不能使用时申请报废等。固定资产在公司中总额为106.2650万元，占比较小，只占总资产的3.54%，由各类办公设备、财务专用物品和运输工具组成。但是固定资产也与公司利益挂钩，同时从固定资产管理制度也可以反映一个公司的内部控制适不适当，管理恰当对优化企业内部管理，提升公司经济效益发挥着重要作用。3公司现行固定资产管理制度中存在的问题3.1固定资产权责与授权制度不完善固定资产的权责与授权制度是完善该公司固定资产管理制度的第一步，无论是购买，使用还是报废等等，都需要权责与授权。广州二禾帝贸易有限公司固定资产权责混乱主要体现在“谁买谁负责，谁用谁负责”，没有特定的管理人员去对员工需要购买的固定资产进行审查，没有去确定员工是否真的需要购买相关的固定资产，也没有确定员工需要替换掉的固定资产使用了多长时间，长期以来可能会导致资金的浪费；再者，员工对自己需要购买的固定资产负责，原则上好像没什么毛病，但没有管理人员加以管控，不能确定员工是否定期检查并保养好自己所使用的固定资产，从而可能导致固定资产被过度消耗减少寿命，这样也会导致公司资金的流失，因此该公司缺乏固定资产专门管理人员或者专门的部门。授权审批制度不够完善主要体现在：第一，由于固定资产占比较小，公司没有制定固定资产购买预算的制度和流程；第二，固定资产的购买，处置等环节审批制度过于简单，对于资金的浪费程度较大，且购买金额较大的固定资产由一人决定风险较大；第三，固定资产检查，保养，报废缺乏审批制度。权责与授权制度是公司必要的固定资产内部控制活动，内部控制不当不能使固定资产得到有效管理。3.2固定资产采购流程不健全广州二禾帝贸易有限公司固定资产流程采购只有几部分组成：首先填写请购单→给主管审核→总经理签字→请购单移交给采购人员→采购人员填写订购单→申购部门验收→填制验收单→填制付款凭单。在实际工作中，申购部门人员采购固定资产，请购单上没有说明理由：为什么要采购固定资产？如无理由，请购单上只有申购部门主管和总经理审核签字，而在固定资产没有损坏，还能派上用场，并不着急使用的时候，主管没有关注，那么固定资产的状态就没有被了解到，毁损情况等，这种情况下光看请购单的内容就在请购单上签名，可能会造成资源浪费。再者个人私欲膨胀，过于追求物质等因素都会影响一些不必要的固定资产采购，这些都深深地影响着固定资产管理的有效性。固定资产验收之时，采购人员跟单收货，查看实物是否完整之后确认收货，就移交到申购部门，由申购部门填写验收单，申购部门验收固定资产只是形式主义，在采购部门确认收货之后就不再查看，这样忽略了收到后的固定资产质量有无问题，合不合格，规格是否一样，到年末盘点的时候可能会出现固定资产的规格或者数量账实不符的问题。图2是2019年年末公司的部分抽盘表，年末盘点发现由于采购人员和申购部门验收时的不仔细，账面数量和盘点数量不相符，联想电脑thinkbook在盘点时少了一台，联想小新多了一台，这反映了在验收之时，采购人员和申购部门并未仔细检查，单单检查了电脑的数量，忽略了规格型号，这同时也反映了公司采购流程中的最后验收程序的不完善。图2广州二禾帝贸易有限责任公司固定资产年末抽盘表3.3固定资产维修保养制度不完善固定资产的日常维修保养是我们确实能够有效地保证固定资产可持续使用的一个重要事项，定期进行检查，定期保养。定期维修可以有效维护固定资产成新率。广州二禾帝贸易有限公司由于固定资产占比较小，没有定期检查和定期保养的规定，维修保养的意识淡薄，只有在固定资产需要维修时才会申请维修。但是广州二禾帝贸易有限公司的维修做的并不到位，一方面，固定资产的维修不及时，缺少审批程序，在申请人填写完《固定资产维修申请单》并提交之后，负责固定资产维修的相关人员没有在申请规定的时间内及时进行维修，人为地导致了固定资产的闲置，降低了固定资产利用率；另一方面，维修人员在所有维修工作做完之后，没有及时记录固定资产维修，没有进行账务处置，账目与实物不符。图3广州二禾帝贸易有限责任公司处置固定资产情况表3.4固定资产的处置管理混乱在固定资产报废环节，因为公司对固定资产管理不够重视，所以在这一环节管理混乱。一方面，该企业没有实施定期清查的规定，因此该公司固定资产存在“到时再查，不到不查”的不合理现象。另一方面，部分被报废的固定资产只依照使用年限来进行报废，没有检查实际使用情况，了解损坏程度，导致未达到使用年限但已丧失使用功能的固定资产因未办理报废手续而一直被闲置。固定资产报废申请以及审批不及时。部分已经报废的固定资产一直闲置没有申请报废，会导致账实不符的问题。报废资产处置不及时，待报废处置资产长期堆放在一起，可能会导致已报废的固定资产错失最好的变卖的价值收入，售价偏低，如果长期以往，会给公司带来较大的损失。图4广州二禾帝贸易有限责任公司固定资产报废处置收益表4公司现行固定资产管理制度的优化设计4.1完善固定资产权责与授权制度完善固定资产权责与授权制度，需要各个不同的职位之间相互配合，才能提高管理水平。建立固定资产授权审批制度，制定各个环节的审批程序，审批者应当在授权范围内进行审批，不得私自越权批准，对于审批人越权审批或者未经授权私自审批的，申请人有权予以否认或拒绝。购买、报废等环节涉及固定资产金额较大的，应实行集体决策和审批，避免出现重大损失。设立一个专门的固定资产管理部门，负责整个公司的固定资产的管理工作，并建立完整的相应管理制度，并在执行过程中持续监督，确保制度得到有效执行。从固定资产管理部门中安排几人分散到公司的各个部门，若其中有部门固定资产数量较少则可合并到其他部门之中，并承担其对应的部门对固定资产的需求、报废、调拨等申请，公司应当明确固定资产管理的具体职责，使用人负首要责任，使用部门负责人为部门公共固定资产负责，固定资产管理部门主管为公司公共区域固定资产的第一负责人。4.2固定资产采购流程的优化虽然广州二禾帝贸易有限公司有自己的采购流程，但过于简单，管理制度也有问题，所以采购过程会出现实质性的问题，容易导致固定资产混乱，所以公司应该制定一个更详细更严谨的采购流程。1先由申购人填写请购单，部门直属负责人、财务、总经理审批；2请购单需要修改内容的，由申购部门进一步确认；3确认完之后将请购单交由采购部门，采购员询单议价、确认参数信息及交期，如采购询单出现异议，则再次返回申购部门，再次确认，如无异议，采购人员依据询单填写采购审批单并提交审核；4如审核未通过则返回第一步，再次重新来过，如通过，采购员与供应商签订购销合同，与厂商确认型号规格价格交期；5采购跟单，到货后负责收货并确认实物，如实物不符合，应返回上一步，与厂商反映问题；6采购与申购部门进行固定资产交接，并完成固定资产交接单；7申购部门验收资产，如不合格，需出具验收不合格报告，由采购作退货或换货处理，如合格，财务人员存档固定资产验收单及采购合同，并对固定资产进行编码登记；8采购跟催供应商发票，及时将发票送财务登记。广州二禾帝贸易有限公司报销审批流程中其他规定的完善如下：请购单需增加一个说明事项，即固定资产需购买的理由；如采购过程中发生问题，应及时反馈，向上一级报备。

不合格不合格合格实物与合同不符采购询单出现异常时审核未通过时采购员询单议价、确认参数信息及交期采购与申购部门进行固定资产交接，并完成固定资产交接单申购部门出具验收不合格报告，由采购作退货或换货处理1申购人填写请购单，部门直属负责人、财务、总经理审批2修改内容，由申购部门进一步确认采购依据询单填写采购审批单并提交审核采购跟单，到货后负责收货并确认实物申购部门验收固定资产财务存档固定资产验收单及采购合同，并对固定资产进行编码登记；采购跟催供应商发票，及时将发票送财务登记通过通过无误图5固定资产采购流程优化图4.3固定资产维修保养的优化对固定资产维修保养工作进行优化设计有利于大大提高固定资产的成新率以及利用率，制订新的维修和保养制度，明确落实这两项工作。第一，建立新的固定资产维修流程。首先，部门的固定资产管理人员在修理完固定资产后要及时填写《固定资产维修申请表》，填写完后，把申请表交予固定资产管理部门，得到审批之后，联系维修人员及时修理固定资产，维修人员修理完固定资产要及时填写《固定资产维修记录》；部门固定资产管理人员在进行业务时要及时检查固定资产是否修复完毕，并把情况告知固定资产管理部门，若修复完毕，管理部门应在申请表上打勾；若没有修复完毕，在申请表上打叉，并发现维修人员没有及时修理或修理非常不到位，应对维修人员进行适当的处罚，并再次联系维修人员。第二，制定合理的保养和维护周期。对于使用频率高或者金额较大的固定资产，应两周检查一次，并对其进行维护保养；对于使用频率较低的，应一个月检查一次，进行维护保养。第三，还能持续利用的固定资产，公司应对其进行深层维护，充分发挥其价值；而另一方面，对于没有再进行维护和保养价值的闲置固定资产应该加快处理速度，确保企业能够有效的调动固定资产的活性，从而大幅度提高固定资产的成新率和利用率比例。第四，相关财务人员应及时按照《固定资产维修记录》做好账务处理，防止账实不符。图6检查流程图图7固定资产维修流程图4.4优化固定资产处置管理广州二禾帝贸易有限公司对固定资产处置没有完整的规章制度，因此造成了重大的资源糜费。该公司往后处置固定资产，应合理化固定资产处置管理。首先，定期清查固定资产很有必要，数量较多或金额较大的应两周清查一次；数量较少的，应一个月清查一次。其次，各个部门的固定资产管理人员应设置固定资产小卡片（图9），给每个固定资产都做好实时登记；向相关部门人员介绍有关固定资产报废处置的各种相关事项，若固定资产需要申请报废的，应及时提出申请并提供详细的报废申请信息和理由，如固定资产的现状、技术比较等内容，由固定资产管理部门鉴定，对其价值进行评估，并通过部门固定资产管理人员、部门负责人、固定资产部门负责人的审批，报废处置的所得税收入应由部门固定资产管理人员及时向财务部门上缴。在这个过程中，如果发现固定资产的损坏是人为导致的，部门固定资产管理人员应立刻询问申请人，申请人要根据实际情况及时准确填写导致原因和责任分析报告，并把报告存档，公司也应采取恰当的处罚。图8固定资产卡片5总结随着社会经济的不断发展，公司不仅仅要在发展主营业务方面引起重视，其他方面也要重视起来。一个公司的发展不单单要靠业务的开拓，同时也要管理好企业现成的资产，两者相辅相成，相互依靠。固定资产就是其中一方面，固定资产在本公司占比不大，防范风险最弱，流程和制度都比较混乱，没有系统的管理，会给公司带来不小的损失，芝麻再小，合在一起也有分量。固定资产的管理，要从最小化最细化做起，从最初的预算，采购投入开始，到最后的处置报废，都需要非常严格的规范。固定资产管理可以体现公司内部管理的运行性，管理效益的提升主要在于管理的好或不好，