东莞悦联电子科技有限公司管理费用报销审批流程优化设计VIP

湖南商务职业技术学院毕业设计目录1公司简介 东莞悦联电子科技有限公司管理费用报销审批流程优化设计1公司简介东莞悦联电子科技有限公司成立于2019年04月01日（以下简称悦联公司），注册地位于广东省东莞市石排镇福隆福和路4号1号楼，注册资本100万，法定代表人为王芳，2020年销售收入5千万。经营范围包括研发、产销：电子产品、无线控制产品、电脑周边产品、光学制品；货物或技术进出口，主要是从事蓝牙耳机有关方面！研发部副总经理研发部副总经理销售部采购部后勤部生产部行政部财务部副总经理总经理图1-1东莞悦联电子科技有限公司组织结构图2公司现行管理费用报销审批流程存在的问题在悦联公司的实习期间，装订2020年会计凭证时，我发现公司管理费用报销审批流程存在两个方面的问题：缺乏详细的预算；管理费用报销审批流程不完善。2.1缺乏详细的预算悦联公司管理基础薄弱，虽有预算，但预算不够详细，且工作执行力度不足，对目标的分解不到位，在企业制定的年度、月度等目标计划实施和考核方案中，虽然将预算考核纳入其中了，但是没有真正起到预算考评的作用，与员工薪酬不挂钩，所以在整个预算管理中起不到约束和激励作用。2.2管理费用报销审批流程不完善悦联公司现在采用的是传统的线下报销方式，由于报销程序的复杂性，线下报销每月末报销一次，只有到月末公司领导才可以知道公司这个月的实际费用支出情况，导致接收信息的延迟性，而传统的线下报销首先需要报销人员手工填写报销单据，并且将相关的发票和收据一起交由相关部门经理审核同意，然后再报给会计审核、财务经理复核，领导审批，最后出纳付现报销，财务登记记账凭证，在这过程中，线下报销时间过长，报销人填写的报销单与报销金额可能不相符，且容易弄丢发票与收据，这些都会给报销的后续工作带来很大的不便，尤其会耽误报销者的时间，长此以往，整个管理费用报销流程就会预算难以管控，报销过于繁琐、审批效率低下、最终导致管理费用报销审批流程的缺漏和不完善。3公司管理费用报销审批流程优化设计针对于悦联公司管理费用报销审批流程中出现的问题，应从以下方面予以优化。3.1加强管理费用预算控制通过详细的预算来加强对管理费用的预算控制，实施年度、月度考核，起到约束和激励的作用，最后达到预算的有效控制。3.1.1编制年度预算每年11月10日前，公司各部门经理根据下一年度的工作安排，制定下一年度的预算编制计划上报财务部。每年11月30日前，财务部完成对公司管理费用预算的编制工作，公司领导层进行商讨及决策，最后由财务经理负责并进行预算工作的汇总。每年12月20日前，财务部组织公司领导层完成对管理费用预算总额的最终审定，通过工作群将定编的管理费用预算方案向全体员工发布。公司管理费用预算一年编制一次，年度预算与经营计划目标一致，为年度经营计划实现提供保障。年度预算制定下达后必须严格遵照执行，原则上不得进行调整或变更，但确实因某种情况导致预算与实际出现较大差异，必须进行调整或变更的，须遵循如下原则：（1）利润最大化原则。公司对预算调整的最大目的就是实现利润最大化。（2）必要性及严谨性。调整预算必须由调整部门提供必要、合理的理由，并且需要打报告，经总经理签字同意后填写《预算调整申请表》，并对调整后的结果负责。（3）遇特殊情况调整预算的，需报总经理经理审核，以便及时修正公司的年度预算，最终调整的结果交由董事长批准后执行。表3-1预算调整申请表变更类别预算内调整预算调增预算调减预算项目原预算金额已执行金额未执行金额调整后金额金额调整+/-调整原因部门经理意见财务经理意见总经理意见3.1.2实行月度考核机制月度考核每月进行一次，各部门经理在管理费用的使用中，要对所负责的部门，做到心中有数，严格管理和控制，若超出当月费用指标，则绩效奖金将会减少，若当月使用费用减少，则绩效奖金会增加，且每月定期会召开会议，分析管理费用预算执行情况，会议由财务经理主持，各部门经理参加，会上对每月的考核进行汇报，检查每月预算工作的落实情况，对费用的控制进行讨论并提出改善纠偏的建议，根据会上提出的意见进行改进并落实。3.2管理费用报销审批流程优化设计为了更好的降费增效，首先在岗位中各司其职，其次简化对管理费用的报销审批流程，以提高报销的准确性与及时性。3.2.1明确管理费用报销审批流程中各岗位职责明确各岗位职责与分工，报销人填写报销单所需的单据与附件，部门经理审核的真实和有效，费用会计的检查与归属，出纳的付款，财务经理地准确于完整，一环扣一环，做好自己的本职工作。表3-2岗位职责表岗位职责报销人填写报销单并写明所附原始单据张数、金额、用途，所附单据依次粘贴在费用报销单的后面;原始单据必须是正规发票，收款收据、白条不能报销。如果不能提供正规发票，必须提供情况说明，主管签字确认。报销申请人应对报销单据的真实性和合法性负责。部门经理审核费用的真实性及有效性，确认费用承担的所属部门;审核费用是否超出当年部门预算指标，若因特殊原因报销费用超出预算，要请示总经理。由于部门经理审核不严造成的预算超支，超出部分由部门经理承担。费用岗会计确认管理费用归属，检查报销标准是否正确、单据是否合法、金额计算是否正确，会计有权拒收非标准的报销单。因会计人员审核不严造成报销单不规范的，由接管的会计人员承担责任。报销成功后按实际情况登账并及时跟进落实本公司借款是否在规定时间内办理完毕报销手续。出纳接到单据之日起3日内付款，付款时查看付款人，金额，银行账户是否正确。财务经理审查上述会计流程的准确性和完整性。3.2.2明确费用报销注意事项在日常报销工作中，会发现有一些票据粘贴得很不规范，如果一张纸上粘贴的票据太乱、正反颠倒、很不整齐，这些都给会计报销的后续工作带来很大的不便，尤其会耽误报销者的时间，由此，票据粘贴要求规范如下：（1）粘贴的票据要求正面朝上，字面跟报销单据统一朝上，便于审核与查阅。（2）粘贴的票据顺序按所报事项的顺序粘贴，每个事项后的附件张数要填写，报销的发票尽量以整齐的形状在黏贴在原始单据粘贴单上，相同事项的发票应粘贴在一起，其他的应按金额大小依次粘贴，保持粘贴单地平整，以便财务装订，粘贴完毕后，应保证能看到发票号码，日期，金额和盖的章等关键信息。（3）对票据进行裁剪，将票据的多余部分剪除，但不得影响票据内容的完整性，修剪完毕后的票据大小与报销封面一样。3.2.3日常管理费用审批流程对于差旅费、办公费等日常管理费用的报销采用线上报销审批的模式，通过线上填写报销单并写明所附原始单据张数、金额、用途，如果不能提供正规发票，必须提供情况说明，其他部门主管线上确认审核。报销申请人应对报销单据的真实性和合法性负责，打印费用报销单，并将相应的发票按规定附在报销单后交给财务部审核和核算，最后由出纳付现报销。这样的报销模式既保证了报销流程的及时性，还能保证报销流程的准确性，提高了工作效率。报销人线下打印报销单，把相应的附件附在后面报销人线下打印报销单，把相应的附件附在后面报销人线上填写报销单其他部门主管线上确认审核批准报销人线上填写报销单其他部门主管线上确认审核批准财务经理审核确认,并签字同意报销财务部审核真实性和合理性财务经理审核确认,并签字同意报销财务部审核真实性和合理性出纳付现报销出纳付现报销图3-1线上管理费用报销审批流程图3.2.4专项管理费用审批流程维修费等专项管理费用，应采用线下审批流程，增设事前审批把控专项费用发生的合理性，事后加强相关费用的审批。（1）事前审批建立事前申请，对于专项费用，申请表中要注明申请事项、预计金额等信息，经过审批后方可开展后续业务。

表3-3维修费用申请表维修项目申请金额申请部门申请日期情况说明申请人部门审核财务审核公司领导审批为了简化审批流程，专项费用应设置分级权限。修理费为800元以下的，填写维修费用申请单经本部门负责人同意后，即可送外维修；修理费为800元至2000元，需经维修部门负责人及财务部经理签字同意后，方可送外维修；2000元以上的，还需提交总经理审批同意后，方可送外维修。（2）事后审批严格把控专项费用报销审批，事后根据“谁发生，谁负责”的原则进行报销，且当月发生的修理费用当月报销，保证费用报销和审批的及时性，而对于报销审批要有具体的报销单和报销单据，审批时要仔细核对，最后确认无误由总经理签字后再对专项费用进行报销。

经办人员填写维修费用申请单审批后同意后外送维修经办人员填写维修费用申请单审批后同意后外送维修维修人员出具维修发票和收据经办人申请报销单报销,后面附上单据及发票收据相关部门经理审核同意财务经理审核总经理审批事前申请事后审批图3-2专项维修费报销审批流程图4小结东莞悦联电子科技有限公司在管理费用报销中存在的两个问题：一缺乏详细的预算，二管理费用报销审批流程不完善。针对这两个问题，我们做出了相应的解决措施：首先加强管理费用预算控制，在年度预算控制的基础上，实行月度考核机制，进一步提高预算的有效控制；其次简化管理费用审批流程，将之前统一的管理费用报销审批流程分为日常管理费用和专项管理费用两种，并分别采用线上报销和线下报销的方式进行管理费用报销审批，这样可以减少一些不必要的环节并加强报销审批流程中的审查力度，提高报销的准确性与及时性，为企业的持