采购(供应)业务内控手册

第三章采购业务

3.1物资需求申请

一、业务目标

加强计划准确率和供货及时率，规避计划准确率带来的风险和损失

通过内部控制规范采购管理流程，降低采购管理风险

二、业务风险

需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不

协调。

请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

三、岗位职责

主管、副总裁：负责对物资需求申请的合理性及准确性进行审批

采购部负责人：负责对物资需求申请中的物资进行分配

采购员：负责对物资需求申请中的物资进行采购

四、流程描述

1.1使用部门依据本项目实际需求数量、生产部门

1.1使用部门就物资实际需求

数最发起物资需求申请依据本月生产需求发起物资需求申请；

1.2资产管理部对物资需求申1.2资产管理部对物资需求申请单中的物资进行

请中物资进行库存核实库存核实，合理调拨分公司库存；

1.3供应部对所需物资的规格型号及数量再次进

1.3供应部对所需物资的规格

行核实，各类采购员优先采购急需物资

型号及数量进行核实，并分配

至各类采购员

五、物资需求申请流程图

六、相关制度及具体内容

1、物资请购审批流程校《采购申请业务0A系统审批流程》进行审批

七、相关表单

1、物资采购申请单

物资采购申请单

申请时间流水号

物资采购类别申请采购部门经办人

物资名称规格型号申请采购数量单位预计单价预计金额备注

物资采购用途预计金额合计¥：

申请部门主管意见：申请部门负责人意见：

部门主管：部门负责人：

资产管理部主管意见：资产管理部意见：

主管副总裁：资产管理部：

集团公司总裁意见：监察室主任意见：

总裁：监察室主任：

集团公司董事长意见：

董事长：

八、业务实施中遇到的问题

1、没有审批完成的物资需求申请单供应部将不予采购，但是部分工程材料及生

产零配件因突发性强，为确保工程或生产的顺利进行不得不提前采购，需求申请

单后补。

九、优化流程建议

1、建议明确急需物资申请采购流程

3.2供应商管理

一、业务目标

“林］)进一步健全今格供应商名录，确保采购到符合希求的“最优性价比”物资

二、业务风险

c取应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为

三、岗位职责

主管、副总裁：对供应商资质信誉情况的真实性及合法性进行审查

采购部负责人：对供应商所提供物资或劳务的质量、价格、交货及时性、供

货条件等进行实时管理和考核评价

采购员：对供应商资质信誉等信息进行整理、归档

四、流程描述

1.1使用部门依据实际需求发起物资需求申请时

对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可

替代生产厂家，保证采购物资的准确性

1.2采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资

进行询价比价

1.3采购员完成询比价后将建议供应商资质及询比

价资料交由部门负责人审核

五、供应商管理流程图

供应商准入关键点说明：

详细描述魂可

1、供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高:

2、供应商选择不当，可能出现舞弊现象：

1、建立科学的供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确

定合格的供应商清单：

2、采购部门应该按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，在切实防范舞弊风险的恭础

上，与供应商签订质量保证协议：

供应商评价关健点说明：

详细描述及说明

1、不能准确评价供应商所供物资或劳务的质依、价格、交货及时性等信息

2、检测设品及技术有限,不能准确检测出物资是否满足便用需求或相应技术指标：

3、使用部门对所需物资性能要求不够明确，不能及时反饿质量信息及技术要求指标

1、建M科学的供应商评估制度，对供应商所共物资或劳务的数量、价格、交货等信息做出准确

评价，并在供应商管理系统中做出相应记录

2、进一步完善检测设备，明确检验标准，尽可能全面的完成对大宗物贪、工程管配件主要性能

指标的检测

3、建立科学的供应商评价制度,加强各部门之间沟通协作意识，做到有问题早发现、早解决

六、相关制度及具体内容

1、供应商必须在合格供应商名录进行选择，坚持先厂家后代理、先附近后周边、

先星高级后星低级的原则

2、大宗原材料及成品件供应商本着先厂家后经销商的原则

3、对属于生产厂家的供应商，参照外委供应商的选择程序进行甄选

4、采购供应部根据评估结果建立《合格供应商名册》，相关业务部门按此名册执

行采购作业

5、未列入《合格供应商名册》的，原则上不允许采购其产品

6、临时授权供应商。因交货迫切或采购困难，以及其他特殊原因，由相关业务

部门提交《临时供应商授权申请书》，经副总裁以上领导审批授权核准，方可成

为临时供应商，但不登入《合格供应商名册》

七、相关表单

1、询价单

2、供方评定记录表

此报价将作为最终报价，参与本批次物资或者设瞽的合同评审，请慎重考虑"甘角大国节水集团股份有限公司供应部）

景臻粮价

询价函

您好：

我公司拟订购贵公司配件一批，希望货公司本着合作、共赢、互利互惠的原则，对下列物资报出最终价格，望合彳乍成功，顺祝南祺！

项次物料名称规格/型号性能指标及技术参数单位数量单价（元）总价（元）备注

1

2

3

4

供应商名称:业务联系人：需方联系人।

供应商电话：手机供应育传真：需方电话：

供应商地址：是否含运费含不含需方传真，

报价有效期是否含税含不含税率发票类小

付款方式：月结天结货到付款交货方式送货上门自提毛运交货周期

注：以上供应商信息，请务必全填，并切记签字、逐常后回传我公司.

报价单位盖，:

法人（签字）：

供方评定记录表

编号:

供方名称地址

电话联系人

本公司主要的采购产品：

质

量

能

力供应部签名：日期：

评

（1）对其质量管理能力调查报告或体系认证证书及供方或其顾客提供的其他证明材料（共页）：

价

（2）新供方（）

老供方（）

（3）结论

技术质量部签名：日期：

使用情况：

铛售公司签名：H期：

评定结论（是否列入合格供方名录）

管理者代表签名：口期：

年度复评记录

年度是否继续列入合格供方名录tt准时间

年度找准时间

年度批准时间

3.3采购合同签订

一、业务目标

明确双方的权利、义务和违约责任等情况（包括支付金额、结算方式，供应商按照约定

时间、期限、数量与质量、规格交付物资给采购方）

准确描述含同条款,明确双方权利、义务和违约责任,按照规定权限签署采购合同

二、业务风险

采购合同签订不当，可能导致物资采购不顺畅

木经授权对外签订采购合同，合同对方主体资格、履约能力等木达要求、合同内容存在重大琉

漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害

三、岗位职责

主管、副总裁：确定正确的采购方式，并核杳该供应商资质信誉是否达到要

求

采购部负责人：负责审核合同内容中是否存在疏漏、欺诈，合同中所示物资

相关技术要求是否准确，交换及付款方式及周期是否合理

采购员：起草合同，明确合同中物资验收标准，交由法务部核查

四、流程描述

1.1使用部门依据实际需求发起物资需求申请时

对于部分特殊物资需向供应部提供生产厂家或可

替代生产厂家，保证采购物资的准确性

1.2采购员对所需物资市场进行调查，对所需物资

进行询价比价

1.3采购员完成询比价后将询比价材料上交部门

负责人审核，审核通过后采购员选择最优性价比

厂家签订采购合同

1.4采购员将起草好的合同交由部门负责人及法

务部对相应条款进行审核，审核完成后将供方盖章

1.4合同签订完成后交由部门

负责人及法务部审核合同发起0A合同评审

五、合同签订流程图

招标采明

总裁审计监察室资产管理部财务部质fik部使用部门供应部供应商

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招标采购关键点说明：

详细描述及说明

1、公开招标公告信息渠道的选取不够广泛，导致部分供应商无法及时参加招标

2、缺乏对重要物资品种的价格跟踪监控，引起采购价格不合理，造成企业资金损失

3、评标成员不够广泛，技术专家不够充足，评标成员是否与投标单位及关联单位有个人利益关

系，是否采取了回避措施

4、评标及价格汇总过程中，接触标的的人员是否有泄密行为

1、在公司主页或相关产业大型网站上发布招标公告，尽可能多的吸引有资质的投标人参加投标

2、采购部门应当定期研究大宗通用物资重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定该类物

资采购执行价格过参考价格

3、企业应该成立专门小组，分别负责招标工作的组织、协调、管理、审核、监督和评价等

4、评标工作因封闭进行，评标人员不得擅自离开评标地方，隔断评标人员与外界的通讯联系，

保证招投标的公平、公正

非招标采购关键点说明：

iY：细描述及说明

1、采购物资分类不够明确，导致采购出现垂复或急用物资无法及时采购

2、进行询比价供应商数量较少，不能准确判断该类物资市场价格及变动趋势

他,

亘

/I、各类经办人及时与使用部门或工程项目沟通，优先采购急需物资，保证生产或工地施工的正

方常运行

"2、尽可能多的对供应商进行询比价对比，从生产厂家采购，以最优性价比采购到符合需求的物

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采购合同挂订、审批（包发物、等星物资）

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合同筌订、审批关■点说明：

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1、框架协议/采购合同筌订不当，可能导致物资采购不顺畅

晶2、未经授权对外签订采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重

A大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到伤害

/

«1、对拟签框架协议的供应商的主题资格、信用状况等进行风险评估，框架协议的签订应引入

«竞争制度，确保供应商具有履的能力

・2、根据确定的供应商、采购方式、采购价格等情况，报定采购合同，准确描述合同条款，明

<米确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同.对于影嘀重大、涉及较高专业技

术或法律责任关系复杂的合同.应当组纲法律、技术、财会等专业人员叁与谈怕，必要时可H

请外部专家参与相关工作

六、相关制度及具体内容

1、合同编号由（子）分公司名称+合同类型+物资类别+合同流水号组成。

2、凡是签订原辅料，工程外购材料•，生产设备配品、配件，包装物及劳保办公

用品，设备等采购合同时，集团公司及各子（分）公司供应部必须要求合格供应

商提供以下材料：

（1）营业执照、组织结构代码证、税（国、地）务登记证及企业其他资质证件

等基本信息资料。

（2）采购国家规定必须有生产许可制度的物资时，需方要求合格供应商必须提

供管物资生产厂商的生产许可证或经销商的经营许可证。

（3）对于大宗物资采购必须要求合格供应商提供生产厂商产品检验报告（企业

自检、省级检验、行业/国家检验）检测的质量检验报告一份。

七、相关表单

1、产品采购合同

2、招标采购公告

3、招投标登记表

产品采购合同

甲方：（需方）合同编号：DY-AA-B-・・

乙方：（供方）签订地点：

甲、乙双方根据国家有关法律法规，经过平等协商，就乙方在合约期内为甲方供应产品，达成如下协议：

一、产品名称、规格/型号、等级/牌号、单位、数量、金额签订时间：年月日

产品名称规格/型号承压单位数量单价（元）总金额（元）备注

合计人民币金额（大写）：（小写）、：（乙方开具________发票）

二、质量标准及验收方式：

依据国家标准标准进行脸收！随货带本批次管件检验报告，每批次成交的产品在签订采购合同后供应到甲方

后甲方随机抽样检验确认。不符合相应标准的产品，损失全部由乙方承担。乙方每批次产品必须随车附带（企业、省级或

行业出具的检验报告）产品检验报告一份交由甲方（提供的检验报告应与提供的标准相符合）。若产品出现质量纠纷，双

方协商不成时交由甲方所在地质量监督部门进行鉴定。

三、交付方式及运费承担：乙方负责配送至甲方单位，运费由乙方承担。

四、包装标准及包装物的处理：

1、包装要求：纸箱包装、包装完好无损。

2、包装物的处理：（1）回收（）（2）不回收（V）。

五、结算方式及期限：

甲乙双方签订合同后，乙方组织发货并将货物送至甲方公司（甘肃省肃州区解放路290号），同时在7个工作日内将

发票寄至甲方公司挂账，甲方在收到货物验收合格并收到发票后三个月（节假日顺延）内一次性支付乙方全部货款。

六、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件。

七、违约责任：

1、甲、乙双方未能履行合同约定义务的，违约方应承担相应的违约责任。守约方有权要求违约方支付合同违约金，违约

金为合同总金额的1%；

2、乙方不按时发货，每迟交货一天承担合同总金额百分之一的违约金。若发生质量问题，乙方负责退货并承担所有损失。

人、合同纠纷的解决方式：因合同产生争议，甲、乙双方应本着合作的精神友好协商解决，若协商不成提交由合同签订所

在地法院裁决。

九、合同其他事宜：

1、本合同自甲、乙双方授权代表人签字或加盖公章之日起生效，至双方全部履行完各自责任后终止；

2、本合同未尽事宜，甲、乙双方友好协商解决，并可另行签订补充合同，本合同的补充合同及合同附件是本合同不可分

割的组成部分，与本合同具有同等的法律效力。

甲方（盖章）乙方（盖章）

法定代表人签字法定代表人签字

委托代理人签字委托代理人签字

地址地址

电话电话

传真传真

邮编邮编

开户银行及账号开户银行及账号

甘肃大禹节水集团股份有限公司

一年度物资招标采购公告

甘肃大禹节水集团股份有限公司—年度物资招标采购以公开招标、竞争

性谈判进行，真诚欢迎符合条件的厂商前来参加本次招投标。

本次公开招标采购物资主要分为三大类：B类（紧固件（螺丝、丝杆）、工

程PVC、PE管配件（人饮、灌溉）、温室节水器材及配件、阀门（闸阀、蝶阀、

球阀、电磁阀、排气阀、逆止阀）、铁件（钢弯、法兰、伸缩节/柔性接头）、水

表（智能水表、法兰水表、丝扣水表）、PVC胶水、PVC球阀、电机及水泵等）;

C类（生产设备配品（滴管设备、注塑设备、PVC设备）、过滤器设备（2寸/3

寸/4寸）、电器、工具、皮带（三角带、同步带、传送带）、轴承及密封件、油

漆、钢材、封头及压盖等）；D类（包装物资（收缩膜/缠绕膜、瓦楞纸/收卷盘、

合格证、记录本、纸筒、纸箱）、托盘、劳保、办公耗材、办公用品）共31个

标段。具体物资类别及标段情况详情如下：

一、B类（工程PVC、PE管配件、铁件、水泵、电机及水泵等

1.招标编号：DYCG--B-01〜13

2.项目名称：工程PVC、PE管配件、铁件、阀门。（详细内容见招标文件）

3.投标厂商基本要求：

（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具

有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业

或代理商；

（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，

流动资金充裕；

（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的产品规格型号；

（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法,

无违纪行为；

（5）其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带有效的法人授权委托书、

代理授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记

证、特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件

加盖红色公章。

4.报名时间：

5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，

分别为：

（1）现场报名

地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室

联系人：杨林文、乔源

电话：0937-268909615209379916

传真/p>

邮箱：dyjscgb@163.com

（2）网络报名：

网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：http://www.dyjs.com/

必联网：http:〃www.blcg,net/

中国国际招标网：http:〃www.chin国idding.com/

中国采购与招标网：

http://www.chinabidding,com.cn/zbw/index,jsp

6.投标有效期：此招标公告长期有效

三、C类（生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材等）

1.招标编号：DYCG--C-01-11

2.项目名称：生产设备配品、过滤设备、电器、工具、油漆及钢材。（详

细内容见招标文件）

3.投标厂商基本要求：

（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具

有独立法人资格,取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业；

（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，

流动资金充裕；

（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；

（4）信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法,

无违纪行为；

（5）其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理

授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、

特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖

红色公章。

4.报名时间；

5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，

分别为：

（1）现场报名

地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室

联系人：杨林文、王立

电话：0937-268909615209379916

传真/p>

邮箱：dyjscgb@163.com

（2）网络报名：

网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：http:〃www.dyjs.com/

必联网：http:〃www.blcg.net/

中国国际招标网：http://www.chinabidding,com/

中国采购与招标网：

http"/www.chinabidding,com,cn/zbw/index.jsp

6.投标有效期：此招标公告长期有效

四、D类（包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品等）

1.招标编号：DYCG--D-01-09

2.项目名称：包装物资、托盘、劳保、办公耗材、办公用品。（详细内容

见招标文件）

3.投标厂商基本要求：

（1）资质条件：生产制造厂家、代理商或经销商必须是依法注册登记，具

有独立法人资格，取得生产资格且通过国家ISO质量管理体系认证的生产企业；

（2）财务状况：近三年各项盈利指标均上升，且现金流指标均为正现金流，

流动资金充裕；

（3）供货能力：有充裕的库存以及齐全的规格型号；

(4)信誉情况：近三年内无产品质量重大事故，无公开被投诉，无违法,

无违纪行为；

(5)其他要求：参加投标的企业或代理商，请携带法人授权委托书、代理

授权书、委托代理人身份证、企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、

特殊行业生产许可批件、ISO质量管理体系认证等相关证件复印件，复印件加盖

红色公章。

4.报名时间：

5.报名方式：报名分现场报名、网络报名、电话报名、邮件及传真等方式，

分别为：

(1)现场报名

地址：甘肃大禹节水集团股份有限公司四楼供应部办公室

联系人：杨林文、刘勘玮

电话：0937-268909615209379916

传真/p>

邮箱：dyjscgb@163.com

(2)网络报名：

网址：甘肃大禹节水集团股份有限公司：http://www.dyjs.com/

中国国际招标网：http://www.chinabidding,com/

必联网：http:〃www.blcg.net/

中国采购与招标网：

http:〃www.chinabiddi/g.con,cn/zbw/index.jsp

6.投标有效期：此招标公告长期有效

五、中标通知及保证金的缴纳

报价最低不是中标的唯一条件。经评标审查，投标人资格审查合格，

履行能力强，报价对买方最有利，能提供最佳的服务，产品质量好、信誉好，

招标人将把中标通知书授予最佳投标人。评定结果经公示7个工作日无异议后，

招标人将以书面形式发出《中标通知书》，《中标通知书》一经发出即发生法律

效力。

本次投标保证金至：

单位：甘肃大禹节水集团股份有限公司

账户：建行酒泉分行营业室

账号：62001640101059598888

注：往年中标厂商可将保质金结转过来，若本年度投标厂商名称有所

变更的，请前来甘肃大禹节水集团股份有限公司财务部确认。

此次招标本着公开、公正、公平竞争的原则，通过招标选择信誉度较高、

性价比较高、服务较好的合作伙伴为目的。招标报名整个过程设有监督电话，

若有徇私舞弊可以及时电话举报。

监督电话：

副总裁：仇/p>

采购主管：赵/p>

采购部长：杨林/p>

甘肃大禹节水集团股份有限公司

年月日

年招标投登记表

主要内容拟投标厂商所投标

序号类别招标箱号及标段联系方式标书欹结转财务确认各注

厂商名称在地保证金

A类小计

1A类DYCG-A-01CPE-135A

2A类DY0G-A-02ACR

3A类DYCG-A-03低铅、臂锌稳定剂

4A类DYCG-A-O4发黑

5A类DYCG-A-05色母

6A类DY0G-A-O6PA

B类小计

1B类DY0G--B-O1螺栓

2B类DYCG--B-02PVC农用管件

3B类DY0G--B-O3PYC给水管件

4B类DYCG--B-O4PE农用管件

5B类DYCG--B-O5PE错水用管件

6B类DY0G--B-O6温室器材及配件

7B类DYOG--B-O7同门

8B类DYCXr--B-O8快件

9B类DYCG--B-O9水表

10B类DYCG--B-10PVC球阀

11B类DYCG--B-ll电机及水泵

C类小计

1C类DYCG--c-oiPVC/P3设各配件

2C类DYCG--C-O2过泄材料

3C类DYCG--C-O3电器材料

4C类