某酒店总经理办公室管理实务

4 5 6 7 7 8 8（五）总经理办公室文员（兼档案管理员、打字 9 10 10 10 11（五）总经理办公室文员（兼档案管理员、打字员） 11（一）编制酒店年度工作计划，总结年度工作流程 12 12（三）酒店重要设备设施添置、更新和装修改造的工作流程 13 14 15 16 16 18 18 19 19 20 21 23 23 23 24 24 24 24 25（一）总经理办公会制度 （二）专题工作会议制度 （三）酒店晨会制度 （四）文件传阅制度 （六）节假日值班制度 （九）财产物资管理制度 （十）办公室人员考勤制度 29 30 30 32 33 34 35 36 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49酒店总经理办公室是全面负责酒店经营管理的领导机构,是酒店经营管理的决策中心和控制中心。政府的方针和有关法律、法规，坚持“以市场为导向，以效益为中心，以质量为生命”的经营管理方针和“让客人完全满意”的服务宗旨，合理调配使用和大力发效益和社会效益服务。夜间经理夜间经理金海湾报编辑1、向上级主管部门负责，定期向上级主管部门报告3、全面负责酒店人、财、物的管理，并重点负责市场营销、人力资源和计划财物管理工作。4、根据市场变化和发展纪律，制订市场营销工作的方针、政策和策略，并组织实施和有效控制。5、建立和健全酒店组织系统，合理调配与控制人力资源，决定部门管理人员的任免事宜，并定期组织考核。抓好开源节流工作，确保酒店资产保值增值。7、抓好酒店员工队伍建设和人才培养、开发工作，全面提高酒店员工的素质。8、主持制订和完善酒店的各项规章制度，全面负责推行酒店管理模式，督导下属履行职责，坚持服务宗旨和质量管理，确保酒店的高服务水准。9、全面负责酒店的安全管理，抓好安全生产、全工作，确保宾客和酒店的人身、财产安全。好的内、外部形象。条件。保证总经理的工作指令与各项决议的贯彻落实。2、重点负责酒店营运部、客房部、餐饮部、康乐中心的日常经营管理及内部协调工作，督促下属努力实现年度经营计划指标，提高酒店的经济效益和社会效益。确保酒店服务质量。4、每日查阅酒店经营业务报表，发现问题及时采取积极有效措施予以解决，并报告总经理。5、每天巡视客人活动区域，检查并督导各经营管理部门的工作，认真、妥善地指导下属部门处理客人投诉，不断改进和提高服务质量。6、负责召开分管部门的工作例会，督促工作进度，组织、指挥下属部门完成各项工作计划，认真做好服务接待和经营保障工作。7、总经理缺勤期间，代行总经理职责。告工作。关系，处理和解决发生的各种问题和突发的各类事件。3、代表总经理接待和迎送夜间到店的重要客人，组织和检查有关部门做好服务工作。4、负责酒店夜间的质量管理工作。的问题及处理的意见和结果，及时递交总经理阅示。1、执行总经理的工作指令，向总经理请示和报告2、负责撰写酒店综合性的业务报告，总结、计划等公文函件，负责审核由各部门起草的对外文函。3、负责组织安排总经理办公会和行政例会，做好会议记录，撰写决议和会议纪要。4、检查酒店的各项决议和总经理工作指令的贯彻执行情况，及时了解和反馈信息。5、负责业务资料和信息的收集、分析、研究，掌握酒店行业市场动态，为领导当好参谋。6、负责来往文件及书报、信件的收发工作，处理有关来电、来信等信息，分类整理，做好记录及时上传下达。7、负责总经理室的卫生清洁及总经理办公室的固定资产和办公用品的领用、保管。8、负责送阅总经理阅批的文件，派发总经理签发、批示的文件、通知等。9、严格执行保密制度，及时做好行政和业务资料及文理、立卷、登记、保管工作。料和报表，经主管领导签字并登记后用印。（五）总经理办公室文员（兼档案管理员、打字员）1、负责酒店公文、函件、资料的打印工作，分别轻重缓急，优质、高效地完成任务。2、严格执行安全保密制度。妥善保管打印的原稿，并按规定移交校对；及时清理和烧毁蜡纸，不得在办公室接待与工作无关的人员。4、负责酒店公文、函件、内部刊物的收发、运转、催办、办理和登记、保管及使用工作。5、负责总经理办公室报刊、杂志分发工作。6、负责档案的登记、编号、借阅等管理工作。7、负责档案的安全工作，保证档案无遗失、无虫蛀霉变、无火警的事故。8、负责办公室和档案的清洁工作，注意经常保持室内环境的整洁。貌端正，能胜任本职工作。各岗位的业务素质要求如下：总经理1、大学专科毕业或以上学历。2、较完整地掌握酒店经营管理理论和市理知识。3、熟悉酒店接待业务礼节。财税法及相关的旅游法规。以及酒店建筑布局、内部装饰等知识。酒店的经营管理活动具有较处理酒店内外关系等方面具2、有较强的语言和文字表达能力。调动干部及员工积极性的能力。4、能用一门外语与客人流利交考核和电脑考核。店副总经理一年以上或部门经理三年以上。副总经理展经营管理活动的能力。2、有较强的语言和文字表达能力。店部门经干部及员工积极性的能力。4、能用一种外语与客人流利交考核和电脑考核。理三年以上。夜间经理1、大学专科毕业或同等学历。2、懂得酒店管理一般理论知识和酒店管理制度和工作规范。3、熟悉各种应急预案接待礼仪、礼节。处理客人投诉和突发事件。2、会撰写本职范围内的应用文，语言清晰。3、能用一种外语与客人流利交考核。店各部门经理半年以上。秘书1、大学专科毕业或同等学历。2、掌握酒店经营管理秘书工作和行政管理知识。3、掌握应用文撰写方法，懂得接待礼仪、礼节。4、了解旅游法规及有关经济法规和政策，熟悉外事纪律。作能力。报告等。3、熟练掌握电脑操作。海湾酒店外语A级考核和电脑考核。书工作经验。文员1、中等职业学校或高中毕业。2、熟悉文书档案管理1、具有较强的档案业务管理能力，会办理酒店文函工作。2、熟练掌握电脑操作。案管理经验和文印知识和保密制度。3、熟悉文印知识和行文规范。3、能撰写本业务范围内的文稿，能完成工作任务。4、通过金海湾酒店外语B级考核。工作经验。根据酒店经营管理目标，每年十二月上旬开始，总结全年工作，度工作计划，下发酒店各部门贯彻执行。总经理召集各部门负责人会议，布置总结年度工总经理召集各部门负责人会议，布置总结年度工作和编制下一年度计划，明确任务和进度。结和下一年度工作的思路和要求。办公室根据总经理的意见和各部门的书面总结和计划，草拟酒店总结与计划讨论稿。办公室根据总经理的意见和各部门的书面总结和计划，草拟酒店总结与计划讨论稿。总经理召开酒店领导会议，讨论办公室提出的总结和计划讨论稿，提出修改意见。责人会议，听取对总结责人会议，听取对总结和工作计划讨论稿的修改意见。束。计划，十二月中旬形成正式预算计划，下发酒店各部门贯彻执行。度和工作规范。（三）酒店重要设备设施添置、更新和装修改新改造给酒店管理带来不利影响。编制酒店设备设施更新和装修改造计划的工作流程如下：设备设施更新和装修改造的计划编制应于编制年度经济预算计划同步进行。酒店各部门根据经营管理需要和设备设施老化的情况提出本年度设备设施更新和装修改造的计划向总经理申报。财务部汇总各部门申报的项目并根据设备设施的更新年限及酒店资金情况提出意见报总经理。工程部对部门提出的设备设施添置与更新以及改造技术上进行方案。财务部负责最后汇总编制酒店年度设备设财务部负责最后汇总编制酒店年度设备设批。调整。式下达年度设备设施更新和装修改造的计划，贯彻执行。酒店价格政策是酒店参与市场竞争的杠杆，为了保持酒序。的服务价格。酒店价格政策必须接受国家政策的领导。销售部根据市合本地区同星级酒店价格情销售部根据市合本地区同星级酒店价格情的价格政策。财务部负责归口审核和控制各营业部门提出的销售、服务价格及实施方案，发现问题应请营业部门予以修正，达成一致意见后报总经理审定。经总经理审核批准的销原则上仍按以上程序进行。各营业部门根据合本酒店的实际，制定出具体的销施方案。总经理审核财务部提出的价格方案，发现问题责成有关部门重新申报，审核无误由总经理签署意见，责成财务部以书面形式通知营业部门贯彻执行。门共同做好接待工作，确保接待任务圆满、顺利。办公室根据专题会议要求制订接待计划，成立若干工作小组，逐项落实，如有必要，计划报政府有关部门。办公室根据专题会议要求制订接待计划，成立若干工作小组，逐项落实，如有必要，计划报政府有关部门。接待任务前一到现场检查落实接待准备情况，具体指导。总经理召开会及工作小组接待计划落实情况。开由各部门负责人参加的专和分工。各工作小组制定实施细则，提前做好各项准备工作，重点做好物品采购，设备维护保养、客房、餐饮、环境布置、安全保卫、食品卫生等工作，逐项落实。要解决的问题，并听取客人意见及时反馈。顺序123汇集各部门工作日记、营业报表和重要接待任务，送4接听电话，礼貌、热情、准确地回答问询，凡直接找总经理的电话应问清单位和姓名，如总经理不在或因故不能接听，应说明情况，做好电话记录5了解和掌握各部门执行总经理指令及各项决定的情况67根据酒店领导的要求和工作需要，撰写酒店文稿，编8翻阅各类报刊杂志和资料，收集行业信息，供领导参阅9适用于对酒店重要事项或重大经营管理活动做出安排，奖励有关部门和人员。适用于向上级主管单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位和部门的询问。适用于对各部门布置工作，阐明有关指导原则；发布规章制度；转发上级单位和不相隶属的主管部门的公文；传达要求各部门办理和周知或者共同执行的事项；任免和聘用管理人员。适用向上级主管单位请求指示，批准某件事项。适用于答复下属部门请示事项。函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准等。适用于记载、传达会议情况和议定事项。适用于反映酒店经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。适用于记载会议研究确定的事项或主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。酒店公文撰写工作流程一般分为交拟、撰稿、审核、签序，文稿由秘书撰写。确撰稿内容和行文要求。秘书撰稿前认真酝酿构思，收集各类材料、事例、数据等。按照行文规范，正式拟稿。二次审核后交总经理审核签发。文员根据签发稿，打印成文交秘书校阅，正式成文。在需要用印的文件上加盖印章。批文意见催办，尽快答复。抓紧办理和答复，或转有关部门处理答复。来访地点与时间，如领导不在或不便会见应做好解释工作。来宾1、弄清来宾姓名、身份、单位、人数、目的、抵店和逗留时间，如重要客人应向总经理汇报，如需住宿、就餐的应按酒店规定办理审批手续。2、一般来客，由秘书或派员接待，重要客人应由酒店领导出面接待。3、根据客人要求或身份，安排好车辆，派人到机场、车站、码头迎送。4、根据客人要求安排好参观、外出观光、座谈交流等，落实陪同人员。5、酒店宴请招待应落实好陪同人员、餐厅、菜单。6、征求客人意见和建议，并协助客人结清食宿等费用，如有必要通知客人单位，告知客人返回时间和航班、车次等。2、落实会场。视需要布置会场、扩音和录音。3、书面通知会议出席人员。4、准备好会议文件和资料。1、做好会议记录，填写会议记录的扉页，注明会议时间、名称、地点、议题、主持人、记录人及出席、缺席人员名单等。2、视需要指导工作人员做好录音。2、向会议缺席人员传达会议精神。3、收集各部门落实会议精神情况向领导报告。文员打印完毕后通知秘书，秘书负责校对。文印工作是文件形成的最后一道手续，其工作流程是：文员打印完毕后通知秘书，秘书负责校对。秘书将拟好的文稿送交文员打印。最后由文员把文稿装订好交给秘书。事由等。2、专递文件（含机要件、挂号件）要注意把好“三关”1）外与发文薄或回执单是否相符2）验户关。核对投递清单上明收件时间，以分清责任。单，交相关领导批办。具体。承办一步明确和补充。3、凡需要草拟复文的应根据领导批示及时行文办理。4、凡涉及两个部门以上联合承办的事项，应主动做好协调工作。5、注意办文时效，急事急办。2、填写文件传阅单，设置专用文件夹。收，以防遗失。4、发现漏阅、漏签，及时补办。催办1、严格按办文时限办文，超过时限前应予2、催办应以急件和重要文件为重点。3、催办可视情况作电话催办或派人催办。应将办文结果报酒店领导。3、办复的文件应及时归档保管。装。2、正确填写封套后，并严密封缄。视情况加盖骑缝印章。3、认真填写发文登记簿。4、派人直接送达件应取得回执或请对方签收。5、发文件应留存适当份数，以供备用和立卷存档。办公室负责酒店主体档案的管理，并对各职能酒店档案工作的主要流程是：录等均应列入酒店档案的接收范围。资料统一移交办公室。1、酒店档案按年综合整理，一般在每年第一季度整理2、酒店各部门的档案按其形成的各种门类和体裁列为一个全宗。3、办公室档案，按其不同内容和体裁，制成统一的分类档案。同保管期限。1、酒店档案应由专人负责保管，并定期进行保管及利用3、借阅结束后，请借阅者在档案借阅单上签名。行。酒店领导批准，由两人在指定地点监销。3、档案移交要按国家有关规定执行。4、档案员调动工作，须办完档案移交手续后方能离岗。工作事项。理的工作。3、掌握各部门夜间工作安排和各岗位主要工作人员。1、随身携带传呼机，随时与电话总机保持理。3、对难以当场解决的问题做好记录，报总经理批示后作出处理。职权范围的应先办理，然后报总经理审批。经理。店及周边区域，应督导工程部迅速与供电部门取得联系。乘机捣乱和其他不测事件的发生。4、督导前厅、客房、餐饮等各营业部门，迅速向客人做出解释，稳定情绪，并使用蜡烛、电筒等照明物品，以免发生混乱。告。6、迅速将停电事故和处理情况向总经理报告。停水事故导工程部迅速打开另一路进水阀门。研究制定控制节水措施和办法。释，说明停水原因及酒店采取的措施，请求客人谅解。响的客人表示慰问和歉意。5、立即向酒店总经理报告停水原因及采取的措施。2、立即向酒店总经理报告。3、按火警处理预案进行处理。1、率领保卫部值班人员和巡逻人员迅速赶赴过及可疑的人、事、物。3、督导保卫部与公安部门入店破案，并提供必要工作条件。4、督导有关部注意保密，防止扩散，尽量不惊动其他客人。5、迅速向酒店总经理报告。故的处理3、督导客房部值班人员将客人安全送抵急救医院。4、护送客人应尽可能从酒店职工通道出入。联系，并尽可能满足病员合理要求。6、向酒店总经理报告。1、办公室设备设施放置有序，办公桌面保持整洁，电话、办公用品放置整齐划2、办公室每天打扫，如有垃圾及时清扫。3、下班时办公桌上除统一物品外，其他办公用品应放入抽屉或柜子内。4、电脑、复印机、传真机、打印机等自动化办公用品必须保持良好状态，有专人负责管理，发生故障应及时修理。5、最后一位离开办公室的工作人员应负责关闭一切电源，关好门窗。1、符合国家法律、法规和上级单位及本酒店的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出新的政策性措施或超越现行规定范围内的，应当加以说明。2、情况属实、观点明确，表述正确，层次清楚，前后照应，文字精炼，篇幅力求简短。3、用字用词准确、规范，标点妥帖，字迹清楚，办公自动化的单位应用电脑打印成文。使用简称应当前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。4、人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，公文中的数字应当使用阿拉伯数码。5、引文准确无误，删节得当，必要时注明出处，引用公文应当列出标题，并在标题之后用括号标明发文字号。6、根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。8、使用国家法定计量单位。9、一些政策性强，涉及面广的重要公文在草拟中，应广泛征求各方面意见，组织有关部门和专家进行论证。公文送酒店领导签发之前，应由办公室秘书进行审核。审核的重点是：2、是否符合公文的审批程序和行文规则，需要与有关部门会签的是否会签。3、公文内容是否符合国家的法律、法规和上级单位的规定、制度，与本酒店过去发文且连续生效的公文有无矛盾；是否具有可操作性。4、文件使用是否准确，公文格式是否规范。及时报告酒店领导，作出安排。2、如需酒店出面接机、接车的客人，应事先了解抵达航班、车次，及时安排接机、接车人员和车辆。3、礼貌待客，精心安排各种接待活动，不出差错。4、客人离店应有专人送客。如需要客人付费的，应协助客人做好结帐工作。1、会前做好通知，明确会议内容、时间、地点、出席人员，做到无2、会场布置整洁，符合要求，无差错。3、会议服务工作有安排，有检查，件件落实。4、会议记录完整、整洁、规范。2、严格按照酒店公文格式行文，校对一般应由两人进行，重要文稿应三校，文稿、文字、标点不错不漏，字距、行距、标题、落款、表式等排列匀称。末页尽量避免无正文现象，如难以避免，应注明“此页无正文”。3、掌握文稿时效，急件先打印，印制要认真细致，文件美观大方，无油污、沾页。4、严把装订质量关，做到摺叠整齐，不错漏页码。5、严格执行保密规定，密级文稿严格保密，校对稿应及时销毁。1、酒店档案必须完整，凡酒店内具有查考价值的文件、资料、图片、照片、会议记录等均应列入归档。归档的文件、资料种类、份数以及每份文件的页数等均应齐全完整。每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形式的同一文件分别列在一起，不得分开。2、文书档案卷封面、卷内文件目录、备考表及案卷目录、目次、说明等，均应符合文书档案立卷格式要求。防高温等设施。4、档案收进、移出、借用等手续必须完备，严防档案遗失。5、电子文件档案必须有专人管理。保管电子文件档案必须做到防高温、防磁、防潮、防硬物摩擦。2、办公设备管理质量标准：（1）办公设备管理必须建立岗位责任制，落实个人管理责任。统的损害。（4）办公设备应定期维护保养，如遇故障修。和设备、软件损坏。除传真机外，下班时应关闭电源。（6）档案柜应加锁，专人保管钥匙。总经理办公会每周召开一次，由酒店总经理主理缺席时，由授权委托人主持会议。总经理办公会内容：定在本店的贯彻执行。（2）研究讨论酒店发展规划、改革方案。（3）讨论酒店月度、季度、年度工作计划、总结。（4）讨论酒店的重大经营管理活动。（5）讨论酒店人事安排与组织机构的调整。（6）讨论酒店员工的工资、福利及涉及员工切身利益的有关问题。（7）讨论员工重大奖惩事项。（8）讨论研究其他酒店的有关问题。2、酒店专题会议事先由办公室根据总经理的指令，列出会议内容和要求，责成有关部门进行调查研究，充分准备，待时机成熟后召开。3、会议由总经理主持，视会议内容确定出席人员。销售工作会议；酒店质量管理会议；培训工作会议；酒店更新改造会议；重大接待任务协调会等等。在半小时内。2、会议出席人员：酒店副总经理及各部门主要负责人，如主要负责人因事不能出席，应指定副职或代理人参加。酒店协调的工作以及上次晨会布置的工作贯彻落实情况。4、会议主持人对晨会上各部门提出的问题或需要协调解决的工作应作出明确决断，并明确分工落实。5、会议结束，出席会议的各部门人员应迅速传达布置和落实工作指令和要求。方针、政策精神，正确指导酒店的各项经营管理活动。按序迅速传阅，对酒店领导批示的文件，应及时反馈给相关职能部门贯彻执行。在的问题迅速做出决策。领导应亲自参加值班。情况或授权范围以外的问题，必须及时请示有关领导图处理，以免延误。请领导处理。1、酒店调研和信息工作的目的是为领导决策和解决问题提供2、酒店调研和信息工作由办公室秘书负责，其他人员协助。3、调研工作的重点是：（1）酒店经营管理中带有全局性、倾向性的情况和问题。（2）酒店经营管理的经验和教训。（3）酒店各项决策付诸实施后的效果和需要完善之处。（4）领导交办的其他调研工作。4、信息工作的重点是：（1）员工信息：员工的思想动态、工作情况，以及对经营管理的意见、建议。（2）客人信息：住店客人的投诉、意见和表扬。（3）客源信息：国际、国内客源市场的动态、预测性的信息。（4）同行信息：包括同行酒店的经营管理新动向、特色、服务水平、价格政策、营销策略等基本信息。（5）社会信息：酒店在公众中的形象和知名度。5、调研和信息工作要求客观、全面、深入，坚持实事求是，防止片面性和表面化。分类、分级、筛选、比较分析、汇总和交流。鲜明生动。信息材料的写作要求：注意实效，注重功效，简明扼要。1、酒店印章、总经理个人印章、酒店介绍信均有专人管理和保管，存放安全可靠。未经批准，不得把印章和介绍信交他人管理和使用。2、使用印章和介绍信要经酒店领导批准，文件用印以文件签发、签字为准。常规用印由办公室秘书批准。3、用印、使用介绍信应予登记。登记内容包括用印和用信人、事由、时间、批准人、经手人和印数等。4、盖印位置要端正、清楚，不可斜、侧、偏、模糊不清。5、严禁未经批准擅自用印和使用介绍信。非法用印，非法使用介绍信，应根据情节和后果严肃处理，直至依法惩处。（1）办公室使用的各种办公设备和交通工具由办公室秘书具体负责管理，建立办公室财产二级明细帐，以便随时与财务部相互核对，做到帐帐相符，帐物相符。作，做到物尽其用，爱惜使用。（4）设备因使用年久和因损坏不能使用，或因技术进步而淘汰，需要报废时，必须经财务部和工程部组织技术鉴定小组进行鉴定，确认无使用价值时，才能办理报废手续。（1）办公室物料用品由办公室秘书统一管理，具体负责编制年度物品消耗计划；按照物料用品分类，建立专用物用及消耗情况，办理物料用品领用、发放、内申报工作。因业务发展需要增领外，实行以旧换新的办法，并须填写“物料用品领用（3）各种物料用品的消耗、领用、报废、报损每月底由秘书统计、清点一次，确保统计数字准确，数、物和台帐相符。1、办公室人员必须按时上下班，严格执行酒店员工考勤管理制度和2、办公室人员考勤由办公室秘书负责。每天考勤记录在酒店统一印制的个人考勤卡上。记录要做到准确无误。3、办公室人员考勤每月汇总一次，填写在酒店统一印制的“员工出勤情况月报4、办公室人员应严格遵守劳动纪律，上班时间内严守岗位。外出公差应征得同意。5、办公室人员因病请假必须持有酒店医务室或酒店指定医院开具的病假证明，并经领导同意。并经领导同意。办公室秘书请假需经酒店总经理同意。1、办公室人员应自觉遵守酒店员工治安管理制度和2、严格执行酒店保密规定。特别是涉及酒店机密事宜要做到不该问的不问，不该说的不说。3、办公室人员一般不要在办公室内接待客人。所。4、办公室人员应保管好个人保管使用的办公室钥匙。如有遗失，应报告保卫部作出处理。5、办公室人员要注意用电安全。下班前应切断电源，关好门窗，确保办公室安全。1、根据《酒店预算管理制度》的规定，办公室年度预算的编制，应按照酒店经办公室预算编制应服从酒店的总体平衡。2、办公室预算计划内容包括：交通工具、办公设备的添置和维修费用、物料耗用费用、劳动力成本，以及公关、交际等活动而发生的各项费用等。3、预算中审定的各项费用管理目标，要分解至月度、季度。要坚持以部门为成本中心的指导思想，严格控制在计划范围内的日常开支。4、为了保证预算目标的实现，办公室对每月的成本费用进行分析、研究和提出年度及时写出预算执行情况的分析报告，报店领导审阅。（1）办公室员工调配和招聘，报请人力资源部负责办理。（2）因实际人员少于定编，需要增补时，应填写人力资源部统一印制的“人员增补申请计划”，报人力资源部办理。（3）专业人员调动和要害部位人员变动，均应与人力资源部店领导批准。（1）员工档案分人事档案和工作档案。员工档案由人力资源部统一管理，并负责资料搜集、鉴别、保管、利用和传递。办公室员工工手册》的规定，准确填写员工登记表和如实反映情况地址和电话号码变更，家庭人口和婚姻状况变向上级报告，并转报人力资源部备案。（2）员工工作档案由办公室负责管理。工和工作中各个阶段的个人经历、工作表现、业务技术培情况，办公室秘书应做好材料搜集和登记工作，保证员的完整和准确。员工跨部门之间的调动，其工作档案即随之转移。员工因故离店，其工作档案不作转移，由人力资源部按规定处理。劳动人事、教育卫生、环境保护和市政建设等部门及辖区街道的沟通与联系，主动接受这些部门的业务指导和检查、审证工作，积极争取这些部门对酒店工作的支持。酒店各职能部门应按各自的职责分工具体抓好落实。（二）积极参与本地区有关行业协会和群众团体组织的活动，加强信息沟通，为酒店的经营管理服务。（三）酒店有关职能部门应保持与新闻媒体的密切联系和合作，在总经理的领导下，做好酒店的宣传报导工作，扩大酒店影响和知名度。（四）总经理办公室应发挥综合协调职能，加强与各部门的沟通与协调。1、及时准确地向各有关部门传达总经理的指令、指示和决定，并将落实情况反馈给总经理。2、经常保持与各部门的信息沟通，及时掌握酒店活动情况，当好总经理的参谋和助手。3、遇有重大接待任务和重要公务客人，按照总经理的工作布置，及时沟通和协调好各部门之间的工作。4、指导和协助各部门内勤人员做好资料、信息的搜集和传递，以及文件、材料的处理和档案资料的管理工作，及时交流工作经验。5、积极支持和配合人力资源部、保卫部和工程部组织的各项宣传教育和培训活动，在确保日常管理工作的同时，组织本室员工主动接受和参加。6、配合财务部做好本室财产设备管理，做好交通工具、办公设备添置和维修，以及物料耗用和公关交际等各项费用的预算，落实以部门为成本中心的费用控制管理。7、协同人力资源部做好本室员工的考勤统计，以及专业职称和技术等级的评定考核工作。搞好具体的维护保养，确保各种设备完好有效。编号：1填表人：接听电话的秘书或值班人员用途：记录和处理来电交办的留言内容处理意见留言内容处理意见承办月日1234收文()第号年来文单位：来文编号：来文日期：年月号日拟办意见：领导批示：第二联顺号装订为总收文簿收文()第号年来文单位：来文编号：号来文标题：收到份数：已送：主办：备注：运转过程：收文()第号年来文单位：来文编号：号来文标题：收到份数：