《计算机应用基础 》课件第6章

第6章Excel20076.1Excel2007概述6.2基础操作——制作“学生成绩表”6.3知识拓展——函数与图表6.4技能提高——数据管理本章小结实验实训

6.1Excel2007概述

6.1.1Excel2007简介及其功能

Excel是一个非常优秀的电子制表软件，不仅广泛应用于财务部门，很多其他用户也使用Excel来处理和分析他们的业务信息。从1992年MicrosoftOffice问世至今，Excel已经经历了多个版本，每一次版本的升级都在用户界面和功能上有很大的改进。为了面向中文用户，微软公司先后发布了Office95、Office97、Office2000、Office2002、Office2003、Office2007的中文版。新版Excel2007提供了更专业的表格应用模板与格式设置，加强了数据处理能力，主要体现在更强大的数据排序与过滤功能，新增了丰富的条件性格式化功能，更容易使用的数据透视表，丰富的数据导入功能等；并且在打印的设置上也下了一番功夫，让我们有了更好的打印体验。Excel

2007是微软最新推出的电子表格处理软件，具有强大的电子表格处理功能，是专业化的电子表格处理工具。使用Excel2007可以对表格中的数据进行处理和分析，如公式计算、函数计算、数据排序和数据汇总以及根据现有数据生成图表等，主要用于数据统计、数据分析和财务管理等领域。

Excel提供了工作表、二维图表、三维图表、数据宏等功能，不仅可以帮助用户完成一系列专业化程度比较高的科学和工程任务，还可以处理一些日常的工作，如报表设计、数据分析和数据统计等。现在，Excel已经广泛地应用于财务、统计和数据分析领域，为我们提供了极大的方便。6.1.2Excel2007的启动与退出

1．Excel2007的启动

通常启动Excel2007的方法有多种，用户可以根据自己的习惯使用不同的方法来启动Excel2007。下面分别介绍几种常用的启动方法。

(1)通过【开始】菜单启动Excel2007程序。

单击【开始】按钮，在弹出的【开始】菜单中选择【所有程序】命令，接着在展开的菜单中选择【MicrosoftOffice】命令，最后从子菜单中选择【MicrosoftOfficeExcel2007】命令。

(2)通过桌面快捷方式快速启动Excel2007程序。

为了快速启动Excel2007程序，可以在桌面上创建Excel2007的快捷方式，只需双击该快捷方式，即可快速启动Excel2007。

2．Excel2007的退出

退出Excel2007的方法也有很多种，这里介绍两种比较简单易行的方法。

(1)使用Office按钮退出程序。

在要保存的文档中选择Office按钮→【关闭】或者【退出Excel】命令即可退出程序，如图6-1所示。图6-1Excel2007的退出提示：如果对工作表进行了退出操作而没有保存，屏幕上会出现如图6-2所示的提示框，可根据需要选择相应选项。

(2)单击窗口右上角的关闭按钮。

也可通过单击工作簿右上角的【关闭】按钮退出程序，如图6-3所示。

技巧：除了上述方法之外，通过双击Office按钮可快速退出Excel 2007应用程序。图6-2退出Excel2007时的提示框图6-3利用【关闭】按钮退出Excel20076.1.3认识Excel2007的工作界面

成功启动Excel2007后，屏幕上就会出现Excel2007窗口界面，如图6-4所示。Excel2007窗口界面由Office按钮、快速访问工具栏、标题栏、菜单栏、面板、编辑栏、编辑区、状态栏、视图栏、列标和行号等部分组成。图6-4Excel2007窗口界面

1．Office按钮

单击窗口左上方Office按钮图标，可打开、保存或打印文档，并可查询对文档选择的所有其他操作。

2．快速访问工具栏

通过单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，可以自定义这个工具栏，将一些经常使用的命令添加到快速访问工具栏，以使操作更加方便、快捷，如图6-5所示。

注：命令前面打对号，表示已经将此命令添加到快速访问工具栏。图6-5Excel2007快速访问工具栏

3．标题栏

标题栏的主要作用有：

● 显示文档的名称和程序名。

● 在它的最右侧是控制按钮，分别是窗口的【最小化】按钮、【还原】按钮或者【最大化】按钮和【关闭】按钮。单击【还原】按钮，拖动标题栏就可以移动整个窗口。

● 可以显示窗口的状态。如果标题栏是蓝色的，则表明该窗口是活动窗口。

注：启动Excel时，会创建一个空白的文件，默认的文件名为Book1。

4．菜单栏和面板

菜单栏位于标题栏下方，是各种命令的集合。它与面板相对应，在菜单栏中单击某个菜单，即显示出相应的面板，而面板又为我们提供了常用的工具按钮或下拉列表框。比如，在【开始】面板单击字体颜色按钮，便出现如图6-6所示的下拉面板。图6-6字体颜色下拉面板

5．编辑栏

编辑栏位于面板的下方，如图6-4中所示。

6．行号和列标

行号是指工作界面左侧的阿拉伯数字，而工作表上方的英文字母则为列标。每个单元格的位置都由行号和列标来确定，其作用相当于坐标，如单元格A1表示表格中A列的第一行。

7．状态栏

在窗口的底部是状态栏，当我们选择成绩表中某位同学的多个学科成绩时，状态栏中将显示如图6-7所示的相关信息。图6-7状态栏

6.2基础操作 —— 制作“学生成绩表”

下面我们通过一个实例 —— 制作“学生成绩表”(如图6-8所示)，来学习Excel2007的基础操作。图6-8学生成绩表6.2.1Excel2007工作簿的基本操作

1．新建工作簿

1)新建空白工作簿

新建空白工作簿的方法很简单，通过【开始】菜单和桌面快捷图标启动Excel2007时，将自动新建一个空白工作簿。若已经打开了Excel文档，则可以通过单击Office按钮，如图6-9所示，然后在打开的菜单中选择【新建】命令，并在打开的【新建工作簿】对话框中直接单击【创建】按钮，如图6-10所示。图6-9Office按钮菜单图6-10新建空白工作簿技巧：除了使用上述方法快速新建空白工作簿外，用户还可通过【Ctrl+N】快捷键来新建空白工作簿。

2)基于模板新建工作簿

Excel2007中提供了多种模板样式，在新建工作簿时，可通过模板创建具有特殊格式的工作簿。单击Office按钮，选择【新建】命令，打开【新建工作簿】对话框，在【新建工作簿】对话框中选择【已安装的模板】，如图6-11所示。选择自己需要的模板，单击【创建】按钮，即可建立一个新的工作簿。

技巧：除了使用上述方法快速新建空白工作簿外，用户还可使用自己的模板创建工作簿。图6-11基于模板新建工作簿

2．保存Excel工作簿

对于输入的内容，只有将其保存起来，才可以再次对它进行查看或修改。而且，在制作工作表的过程中，养成随时保存的习惯，可以避免因电脑故障而导致信息丢失。

当用户在工作表中输入并编辑完相关内容后，即可保存工作簿。单击Office按钮，在打开的菜单中选择【保存】命令或按下【Ctrl+S】快捷键，都可快速保存工作簿。第一次保存工作簿时，会弹出【另存为】对话框，如图6-12所示，只要在该对话框中设置工作簿的保存位置和文件名并单击【保存】按钮即可。图6-12【另存为】对话框图6-13保存Excel工作簿

3．打开工作簿

创建Excel文档后，如要查看或更改已有的文档，首先需将其打开，打开文档的方法主要有以下几种。

方法一：用户可在电脑中直接双击需要打开的文档图标来打开该文档。

方法二：(1)在Excel2007中单击Office按钮，在打开的菜单中选择【打开】命令，如图6-14所示。图6-14打开工作簿

(2)在出现的【打开】对话框中，单击【查找范围】下拉列表按钮，如图6-15所示，选择要打开文件的具体位置，然后选中要打开的文件，再单击【打开】按钮，如图6-16所示。

技巧：在Excel2007操作界面中按【Ctrl＋O】组合键可快速打开【打开】对话框。图6-15【打开】对话框1图6-16【打开】对话框26.2.2数据的输入

新建好一个空白工作簿后，接下来我们就可以在单元格中输入数据了。选中需要输入数据的单元格，直接输入数据，输入结束后，按回车键确定输入。

1．输入数字和文本

在默认情况下，输入的数值在单元格内自动右对齐，输入的文本在单元格内自动左对齐。

如果在输入的数字前加上一个单引号(例如'123)，或先输入一个等号，然后将数字的两端用双引号括起来(例如="123"),则输入的数字被当做文本处理，自动沿单元格左对齐，并且不参加数字运算。

如果数值长度超出11位，则将以科学记数法的形式表示，例如5.12E+11。在单元格中输入数字时，可以不必输入人民币、美元或者其他符号，而在设置单元格格式对话框中进行设置，如图6-17所示。

注意：输入分数时，为了避免将输入的分数视做日期，可在分数前面输入一个数值和空格。例：分数“1/4”的正确输入是“0

1/4”，若要输入，则应输入“11/4”。图6-17【设置单元格格式】对话框

2．输入日期和时间

若输入的数据符合Excel中日期或时间的格式，则Excel将以日期或时间存储数据，日期和时间默认为右对齐。输入日期应按年、月、日的顺序输入，年、月、日之间用“/”或“-”进行分隔，如2009/1/1，2009-1-01。若省略年份，则以当前的年份作为默认值。输入时间时，小时、分、秒用冒号进行分隔，如9:35；9:35AM；9:35PM；21:35。其中AM代表上午，PM代表下午。

技巧：按【Ctrl+；】键可输入当前日期，按【Ctrl+Shift+；】键可输入当前时间。

3．自动填充数据

当相邻单元格中要输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可用自动填充手柄实现快速输入。

●使用Excel的填充柄可以快速复制单元格数据。首先选中需要复制的数据内容，然后将鼠标定位在选择区域的右下角，当鼠标指针变为黑十字状时，如图6-18所示，按下鼠标左键并将其拖动到目标位置后松开即可。

●填充序列数据时，在【编辑】面板上的【填充】按钮下拉菜单中选择【系列】，如图6-19所示，可在【序列】对话框中进行有关设置，如图6-20所示。图6-18自动填充数据图图6-18自动填充数据图图6-19填充下拉菜单

图6-20【序列】对话框●若经常使用某个数据序列，则可以将其定义为一个序列，在使用时拖动鼠标填充即可。单击Office按钮，如图6-9所示，点击【Excel选项】按钮，在弹出的【Excel选项】对话框中单击【编辑自定义列表】按钮，如图6-21所示，在弹出的【自定义序列】对话框中选择相应的选项，如图6-22所示。图6-21【Excel选项】对话框图6-22【自定义序列】对话框6.2.3Excel2007工作表的基本操作

在Excel环境中，工作簿是用来存储并处理工作数据的文件，工作簿名就是文件名。工作簿文件是Excel存储在磁盘上的最小独立单位。如果将工作簿看成活页夹的话，工作表就好像是活页夹中的活页纸。

一个工作簿最多可以包含255个工作表，系统默认提供3个工作表，分别是Sheet1、Sheet2和Sheet3。在Excel中，数据和图表都是以工作表的形式存储在工作簿文件中的。工作表是工作簿的重要组成部分，是Excel对数据进行组织和管理的基本单位。每张工作表都有一个工作表标签与之对应，工作表名称就显示在工作表标签处，用户可以在工作表标签处进行工作表的切换。在同一时刻，用户只能在一张工作表上进行工作，通常把该工作表称为活动工作表或当前工作表。

1．重命名工作表

工作表默认的名称为“Sheet1”、“Sheet2”等，为了方便区分同一个工作簿中的工作表，可以将工作表重命名为需要的名称。

操作步骤：右键单击需要重命名的工作表，在弹出的菜单中单击【重命名】命令，如图6-23所示，工作表名称标签被激活，如图6-24所示，在其中输入需要的名称，单击回车键即可。图6-23选择【重命名】选项图6-24重命名工作表技巧：双击需要重命名的工作表标签，在其中输入需要的名称即可。

2．添加工作表

在默认情况下，新建的Excel工作簿只有三张工作表，用户可以根据自己的需要添加工作表。在图6-24中单击按钮，即可插入添加的工作表。

注意：如果需要在两个工作表中间插入新的工作表，则可以用鼠标右键单击选定工作表，在弹出的菜单中单击【插入】命令，如图6-25所示，选择工作表，单击【确定】按钮即可，如图6-26所示。插入的工作表将出现在选定工作表的前面。图6-25添加工作表图6-26插入工作表

3．删除工作表

若工作簿中的某个工作表是多余的，则可以将其删除，只需右键单击希望删除的工作表标签，然后在弹出的菜单中选择【删除】命令即可，如图6-27所示。图6-27删除工作表

4．移动与复制工作表

移动工作表可以改变工作表的顺序，复制工作表可以为工作表做备份，移动与复制工作表既可以在工作簿内部进行，也可以在工作簿之间进行。下面我们介绍两种常用的方法。

方法一：用鼠标移动与复制工作表。

工作簿内工作表的移动与复制通常采用鼠标拖动的方法进行。移动工作表时，选定要移动的工作表标签，沿工作表标签处拖动鼠标左键，当图标到达目标位置后释放鼠标即可。在拖动的过程中，按【Ctrl】键即可进行工作表的复制。方法二：用菜单命令移动与复制工作表。

在不同的工作簿之间移动与复制工作表的操作步骤如下：

(1)分别打开源工作表与目标工作表所在的工作簿。

(2)用鼠标右键单击需要移动或复制的工作表，在弹出的菜单中选择【移动或复制工作表】命令，如图6-28所示。图6-28移动或复制工作表

(3)在弹出的对话框中确定要移动的工作表的保存位置，设置完成后单击【确定】按钮即可，如图6-29所示。

注意：在图6-29中勾选【建立副本】复选框后，执行的是工作表的复制；否则，执行的是工作表的移动。图6-29【移动或复制工作表】对话框6.2.4单元格的基本操作

单元格是Excel中最基本的单元，每个工作表由256列和65 536行组成。工作表区的第一行为列标，用A～Z，AA～IV表示；左边第一列为行号，用1～65 536表示。每个单元格由所在列标和行号来标识，如A2表示位于表中第A列、第2行的单元格。用户在编辑工作表的过程中，常常需要对单元格进行编辑操作，下面介绍单元格的基本操作。

1．选定单元格

● 若要选定一个单元格，只需用鼠标单击该单元格即可。

● 若要选定一个单元格区域，可先用鼠标单击该区域左上角的单元格，按住鼠标左键并拖动鼠标，到区域的右下角后释放鼠标左键即可。若想取消选定，只需用鼠标在工作表中单击任意单元格即可。技巧：如果要选定的单元格区域范围较大，可以使用鼠标和键盘相结合的方法：先用鼠标单击要选取区域左上角的单元格，然后拖动滚动条，将鼠标指针指向要选取区域右下角的单元格，在按住【Shift】键的同时单击鼠标左键即可选定两个单元格之间的区域。

● 选定多个不相邻的单元格，可按下【Ctrl】键，然后使用鼠标分别单击需要选择的单元格。

● 选定整行，单击需要选择的行左侧的行序号，即可选中该行，如图6-30所示。图6-30选定整行● 选定整列，单击需要选择的列上方的列序号，即可选中该列，如图6-31所示。图6-31选定整列● 选定整个工作表，单击全选按钮即可，如图6-32所示。图6-32全部选定

2．插入单元格

将单元格插入到工作表中的具体操作步骤如下：

(1)选定要插入单元格的位置，若要插入单元格区域，则选定与欲插入区域大小相同的单元格区域。

(2)选择【开始】面板上的【插入】→【插入单元格】命令(如图6-33所示)，或单击鼠标右键后选择【插入】命令，将弹出【插入】对话框，如图6-34所示。

(3)按需要选择一种插入方式后，单击【确定】按钮。

同时，用户还可以选择插入整行或整列。图6-33【插入】菜单图6-34【插入】对话框

3．删除单元格

若要删除工作表中的某个单元格，可通过下面的方法实现。

方法一：右键单击需要删除的单元格，在弹出的快捷菜单中选择【删除】命令，如图6-35所示，在【删除】对话框中，根据需要进行选择即可，如图6-36所示。图6-35【删除】快捷菜单图6-36【删除】对话框方法二：选中需要删除的单元格，选择【开始】面板上的【删除】按钮，如图6-37所示，在【删除】对话框中根据需要进行选择即可。

注意：删除工作表中的某些数据时，使用命令与按【Delete】键删除的内容不一样。按【Delete】键仅清除单元格中的内容，其空白单元格仍保留在工作表中，而使用【删除】命令时，其内容和单元格将一起从工作表中清除，空出的位置由周围的单元格补充。图6-37面板上的【删除】快捷菜单

4．合并与拆分单元格

单元格只能显示默认的字符宽度，当单元格中的内容过长而不能完全显示时，则需要对单元格进行合并。

选中需要合并的单元格区域，然后切换到【开始】面板，单击【对齐方式】面板上的【合并】按钮，如图6-38所示，选择【合并后居中】命令，结果如图6-39所示。图6-38合并按钮下拉菜单图6-39合并后居中的结果拆分单元格时，只需选中单元格，接着单击【对齐方式】选项组中的【合并】按钮，选择【取消单元格合并】命令即可。

通过上面的学习，请大家自己动手制作一张工作表，如图6-40所示。图6-40班级成绩单6.2.5工作表的修饰

工作表制作好之后，为了使其更加美观，还需要对其进行一系列的修饰，如设置字符的格式、调整行高列宽、设置单元格格式等。

1．设置字符的格式

用户根据自己的需要可以对单元格中的字符设置不同的字体、字形、字号、颜色等，主要通过【开始】菜单的字体选项组进行设置，如图6-41所示。

也可以单击【开始】菜单面板中的字体选项组右下角的展开按钮，如图6-42所示，调用【设置单元格格式】对话框，如图6-43所示，进行字体、字形、字号、颜色等的设置。图6-41字体面板图6-42字体对话框展开按钮图6-43【设置单元格格式】对话框

2．调整行高与列宽

按照上述方法建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。有时候为了实际需要，会对工作表中的行和列进行调整。

方法一：利用面板实现。

(1)切换至【开始】菜单面板。

(2)在【单元格】面板上，单击【格式】按钮，如图6-44所示。

(3)选择【行高】(或【列宽】)命令，在弹出的对话框中输入合适的行高值(列宽值)，如图6-45所示，单击【确定】按钮即可。图6-44单元格大小快捷菜单图6-45【行高】设置对话框方法二：利用鼠标实现。

将鼠标指在要调整行高(列宽)的行标(列标)的分割线上，这时鼠标指针会变成一个双向箭头的形状，拖拽分割线到适当的位置，松开鼠标即可，如图6-46所示。

技巧：当我们同时调整几行(列)的行高(列宽)时，只需要选中需要调整的整行(整列)，如图6-47所示，把鼠标指向需要调整的任意一行(列)的行标(列标)分割线上，当其变成双向箭头的形状时，拖拽分割线到适当位置即可，如图6-48所示。图6-46调整行高图6-47选定整行图6-48调整行高

3．设置单元格格式

为了使制作的表格更加美观，应该对表格进行一系列的格式设置。

1)设置数字格式

Excel2007针对常用的数字格式进行了设置并加以分类，包含常规、数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文本、特殊以及自定义等数字格式。

设置数字格式的具体操作步骤如下：

(1)选定要格式化数字的单元格或单元格区域。

(2)单击【数字属性】按钮，如图6-49所示，在弹出的【设置单元格格式】对话框中单击【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择相应选项，如图6-50所示。

(3)设置完毕后，单击【确定】按钮。

我们不仅可以设置数字的格式，还可以设置小数点的位数。

我们还可以利用【开始】菜单下的数字面板设置常用的数字格式以及小数点的位数，如图6-49所示。

使用面板可以方便地设置数字的格式，使用菜单则可以设置更多的数字格式，并且还可以设置日期、时间等多类数字的格式。图6-49数字面板图6-50【设置单元格格式】对话框

2)设置数据的对齐格式

在Excel2007中默认的对齐方式往往不能满足用户的需要，因此，可以根据需要对其进行重新设置。

用户可以在【设置单元格格式】对话框的【对齐】选项卡中设置自己喜欢的对齐方式。如图6-51所示，水平对齐包括常规、左缩进、居中、靠左、填充、两端对齐、跨列居中、分散对齐；垂直对齐包括靠上、居中、靠下、两端对齐、分散对齐。文本控制主要用来解决字符型数据过长而被截断的情况。自动换行是指对输入的文本数据根据单元格的宽度自动换行。缩小字体填充是指减小单元格中的字体的大小，使数据的宽度与列宽相同。合并单元格是指将多个单元格合并为一个单元格，一般与水平对齐列表框中的居中合用，常用于标题的显示。

我们还可以使用【开始】菜单下的对齐方式面板进行相关设置，如图6-52所示。图6-51【设置单元格格式】对话框图6-52对齐方式面板

3)设置单元格边框

在Excel2007中默认的工作表中的表格线是灰色的，不能被打印出来，若用户需要打印出表格效果，就需要为表格设置边框。具体操作方法有两种。

方法一：利用面板实现。

(1)选定需要添加边框的区域。

(2)切换至【开始】菜单面板。

(3)在【字体】面板上单击【边框】按钮，选择需要的框线即可，如图6-53所示。图6-53边框快捷菜单方法二：利用对话框实现。

(1)选定需要添加边框的区域。

(2)切换至【开始】菜单面板，单击【字体】选项组右下角的属性按钮，打开【设置单元格格式】对话框。

(3)切换到【边框】选项卡，如图6-54所示，边框可以放置在单元格的上、下、左、右、对角和外框，在其中设置好边框的样式、颜色等选项后，单击【确定】按钮即可。图6-54【边框】选项卡通过本节的学习，相信大家可以自己动手做出如图6-55所示的表格。图6-55学生成绩汇总6.2.6公式的应用

如果电子表格只用来输入一些数值和文字，那么文字处理软件完全可以取代它，人们使用Excel的主要目的就是进行数据分析。Excel2007除了具有强大的表格处理能力外，还具有强大的数据计算能力。

1．公式的应用

使用公式进行统计或计算时，只要公式中有一个数据源发生了改变，系统就会自动根据新的数据来更新计算结果。

所有公式必须以“=”开始，后面跟表达式。表达式是由运算符和参与运算的操作数组成的。运算符可以是算术运算符、比较运算符和文本运算符；操作数可以是常量、单元格地址和函数等。

常用的运算符如下：

●

算术运算符：+

(加)，－(减)，*

(乘)，/

(除)，^

(幂)，%

(百分比)等。其意义与数学上的运算符相同。例：3+8，30-56,4＾3(表示64)等。●

比较运算符：=，>，<，<>，<=，>=。其意义与数学上的相同，公式的结果是逻辑值真或假。例：5>6的值为假，6<=8的值为真。

●

文本运算符：&，其作用是将一个字符和另一个字符连接起来。例："奥运"&"2008"

(即“奥运2008”)；若A1的值为

"张三"，A2的值为

“优秀”，则A1＆"

的总成绩为

"

＆A2，表示“张三的总成绩为优秀”。

注意：如果在公式中使用了多个运算符，我们就应该了解运算符的运算优先级。

三类运算符的优先级为：算术运算符>文本运算符>比较运算符。

例如，计算某学生“计算机基础”期末考试总成绩，总成绩=机试成绩*0.7+平时成绩*0.3，如图6-56所示。图6-56公式计算输入完毕后，单击回车键即可，结果就直接计算出来了，如图6-57所示。图6-57计算结果

2．单元格的引用

单元格地址有规律变化的公式不必重复输入，而应采用复制公式的方法，其中的单元格地址的变化由系统进行推算。下面介绍单元格引用的知识。

1)相对引用

单元格地址直接由列标＋行号组成，如B3，C6等，称为相对引用。当复制使用了相对引用的函数式到其他单元格中时，引用的单元格地址会随着函数式单元格位置的变化而自动相对发生变化。例如,E2中的公式“=C2*0.7+D2*0.3”,公式复制后，E3中的公式自动调整为“=C3*0.7+D3*0.3”，如图6-58所示。图6-58相对引用

2)绝对引用

单元格地址的列标和行号前各加一个$符号，如$A$3，$H$6等，称为绝对引用。当复制使用了绝对引用的函数式到其他单元格中时，单元格位置的改变不会引起单元格地址的变化。例如，E2中的公式“=$C$2*0.7+$D$2*0.3”，公式复制后，E3中的公式仍为“=$C$2*0.7+$D$2*0.3”，如图6-59所示。图6-59绝对引用

3)混合引用

只在单元格地址的列标或行号前加$符号的地址称为混合引用，如$D4，B$3等。如果$符号加在列标前，表示列是绝对引用而行是相对引用；反之，$符号加在行号前，表示行是绝对引用而列是相对引用。复制使用了混合引用的公式到其他单元格中时，相对引用的单元格地址会随着公式单元格位置的变化而自动发生变化，而绝对引用的单元格地址则不会发生变化。

6.3知识拓展 ——函数与图表

6.3.1函数的应用

函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。Excel2007中包含了各种各样的函数，如常用函数、财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数和信息函数等。用户可用这些函数对单元格区域进行计算。图6-60函数下拉菜单

使用函数进行计算的方法如下。

方法一：利用面板实现。

(1)切换至【开始】菜单面板。

(2)单击【编辑】面板上的函数按钮。

(3)选择自己需要的函数即可，如图6-60所示。

方法二：直接输入。

如果对函数比较熟悉，则可直接在单元格中输入。

方法三：利用函数向导。

(1)选定要插入函数的单元格。

(2)切换至【公式】菜单面板，如图6-61所示，单击【函数库】选项组中的【插入函数】按钮。图6-60函数下拉菜单图6-61公式面板

(3)在【插入函数】对话框的下拉列表中选择需要的函数类别，然后单击【确定】按钮，如图6-62所示。

例如计算每位同学的平均分。

方法一：选定要插入函数的单元格H3，切换至【开始】菜单面板，单击【编辑】面板上函数按钮右侧的下拉按钮，如图6-63所示，单击自己需要的函数【平均值】按钮，如图6-64所示，单击回车键即可。图6-62【插入函数】对话框图6-63函数的使用1图6-64函数的使用2使用自动填充手柄，即可进行函数的复制，如图6-65和图6-66所示。图6-65函数的使用3图6-66函数的使用4方法二：利用函数向导。

(1)选定要插入函数的单元格H3。

(2)切换至【公式】菜单面板，单击【函数库】选项组中的【插入函数】按钮。

技巧：利用函数向导，我们可以通过单击编辑栏中的按钮，快速启用【插入函数】对话框，如图6-67所示。图6-67【插入函数】对话框

(3)在【插入函数】对话框的下拉列表当中选择需要的函数类别AVERAGE，然后单击【确定】按钮。

(4)在弹出的【函数参数】对话框中，如图6-68所示，输入参数C3:G3，或单击文本框右侧的按钮，选择单元格区域后单击按钮，单击【确定】按钮即可完成函数的输入。图6-68【函数参数】对话框注意：由相邻单元格组成的矩形区域称为单元格区域，简称“区域”。区域的标识符由该区域左上角的单元格地址、冒号与右下角的单元格地址组成，如“=AVERAGE(C3:G3)”的含义为计算单元格区域C3:G3中所有数字的平均值。

下面我们以计算学生成绩等级为例介绍函数的用法。计算学生等级时需要调用IF函数。

IF是执行真假值判断的函数，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果。IF函数的语法结构如下：

IF(条件，结果1，结果2)

IF函数的格式：

If(logical_test,value_if_true,value_if_false)其中：“logical_test”表示设定的条件；“value_if_true”表示当目标单元格与设定条件相符时返回的函数值；“value_if_false”表示当目标单元格与设定条件不符时返回的函数值。

现在我们使用IF函数来判断学生成绩的等级，平均分在60分以上，显示及格，否则显示不及格。在图6-69所示的单元格J3中输入函数“=IF(H3>=60,及格，不及格)”，则J3显示及格，使用自动填充把第J列全部填充后，将看到如图6-70所示的结果。图6-69函数的使用1图6-70函数的使用2如果要将成绩细分为优秀(90分以上)、良好(80～89)、中等(70～79)、及格(60～69)、不及格(60分以下)，则要使用IF的多重嵌套。在J3中输入公式为：

=IF(H3>=90,"优秀",IF(H3>=80,"良好",IF(H3>=70,"中等",IF(H3>=60,"及格","不及格"))))

自动填充的显示结果如图6-71所示。图6-71成绩单6.3.2图表的制作

图表具有较好的视觉效果，可方便用户查看数据的差异、图案和预测趋势。当工作表中的数据源发生变化时，图表中相对应的数据将自动更新。

1．创建图表

下面通过实例介绍用向导新建图表的方法。

利用图6-72所示数据，在Sheet1中新建一个二维柱形图。具体操作步骤如下：图6-72选定数据区

(1)选定工作表数据区。在创建图表之前，首先要选择作为图表数据源的单元格区域，该区域可以是连续的，也可以是不连续的。

(2)切换至【插入】菜单面板，如图6-73所示，在【图表】选项组下有很多图表的类型，单击【柱形图】按钮，选择【簇状柱形图】命令，生成如图6-74所示的柱形图。

提示：将鼠标指针停留在任何图表类型或图表子类型上时，屏幕提示将显示图表类型的名称。图6-73图表制作图6-74生成的图表

2．编辑图表

1)添加图表标题

添加图表标题的操作步骤如下：

(1)选定图表，此时将显示【图表工具】面板，其上增加了【设计】、【布局】和【格式】选项卡。

(2)展开【图表工具】→【设计】面板，单击满足要求的【图表布局】选项组中的布局样式，如图6-75所示。

(3)将光标定位在编辑框中，如图6-76所示，删除【图表标题】字符，然后输入需要的图表标题【经济管理1班成绩】即可，如图6-77所示。图6-75图表工具设计面板图6-76删除【图表标题】图6-77添加图表标题

2)添加横、纵坐标轴

添加模、纵坐标轴的操作步骤如下：

(1)选定图表。

(2)展开【图表工具】→【设计】面板，单击满足要求的【图表布局】选项组中的布局样式，选择含有横(纵)轴标题样式的图标布局，如图6-78所示。

(3)双击【坐标轴标题】框，删除【坐标轴标题】字符，然后输入需要的坐标轴标题即可，如图6-79所示。图6-78图表布局图6-79修改坐标轴标题

3)切换行/列

切换行/列的操作步骤如下：

(1)选定图表。

(2)展开【图表工具】→【设计】面板，单击满足要求的【数据】选项组中的【选择数据】按钮，如图6-80所示。图6-80设计面板

(3)在弹出的【选择数据源】对话框中点击【切换行/列】按钮，如图6-81所示。图6-81【选择数据源】对话框

(4)单击【确定】按钮，结果如图6-82所示。图6-82切换行与列

4)删除图表数据项

在选定的数据源区域中，当有一些数据不需在图表中显示时，可以删除一些数据项。具体操作步骤如下：

(1)选定图表。

(2)展开【图表工具】→【设计】面板，单击满足要求的【数据】选项组中的【选择数据】按钮。

(3)在弹出的【选择数据源】对话框中(如图6-83所示)选择【高等数学】选项，单击【删除】、【确定】按钮，结果如图6-84所示。图6-83【选择数据源】对话框图6-84删除图表数据项

6.4技能提高

——

数据管理

Excel2007提供了数据排序、筛选和分类汇总等功能，利用这些功能可方便地从数据清单中获取有效的数据，并重新整理数据。6.4.1数据清单

数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行，例如发货单数据库、学生成绩表、联系电话等。数据清单可以像数据库一样使用，在数据清单中，第一行数据通常用来作为数据清单的表头，对清单的内容进行说明。数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，比如“计算机应用基础”就是一个字段名，数据清单中的每一行对应数据库中的一个记录，如图6-85所示。

图6-85数据清单表示图

注意：创建的数据清单不允许出现空行或空列，并且应避免在一张工作表中创建多份数据清单，因为数据清单的某些处理功能只能在同一工作表的一份数据清单中使用一次。6.4.2数据排序

数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列，这样可以为进一步处理数据做好准备。

1．简单排序

在Excel2007中进行简单排序的具体操作步骤如下：

(1)选择需要排序的数字列，用户可以单击该列其中的一个单元格。

(2)切换至【开始】菜单面板，单击【编辑】选项组中的【排序和筛选】按钮，在弹出的下拉菜单中选择需要的命令即可，如图6-86所示。图6-86排序和筛选下拉菜单也可使用【数据】菜单面板中的【排序和筛选】选项组下的【排序】按钮，在弹出的下拉菜单中选择相应的命令。

【升序】按钮：按字母表顺序，数据由小到大，日期由前到后进行排序。

【降序】按钮：按反向字母表顺序，数据由大到小，日期由后向前进行排序。

例如我们对学生的平均分进行排序，以划分出名次。

(1)选定平均分该列下的任意一个单元格，如图6-87所示。图6-87数据排序1

(2)切换至【数据】菜单面板中的【排序和筛选】选项组下的【排序】按钮，在弹出的下拉菜单中选择降序排序，如图6-88所示。图6-88数据排序2

2．对文本排序

在Excel2007中对文本排序主要有两种方式：按字母排序和按笔划排序。例如，我们进行学生性别排序，具体操作步骤如下：

(1)选定【性别】该列下的任意一个单元格，如图6-89所示。图6-89选择【性别】列

(2)切换至【开始】菜单面板，单击【编辑】选项组中的【排序和筛选】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【自定义排序】按钮，如图6-90所示。图6-90排序

(3)在弹出的【排序】对话框中，将主要关键字设置为【性别】，如图6-91所示，单击【选项】按钮，在弹出的【排序选项】对话框中选择【笔划排序】，如图6-92所示，单击【确定】按钮即可。图6-91【排序】对话框图6-92【排序选项】对话框

3．多重排序

前面介绍的两种排序都只能按单个字段名的内容进行排序，但在实际应用中常常会遇到该列中有多个数据相同的情况。那么,能不能同时对多列数据进行排序呢？当然可以,我们可以对工作表中的数据进行多重排序,具体操作步骤如下：

(1)选定整个单元格区域。

(2)切换至【开始】菜单面板，单击【编辑】选项组中的【排序和筛选】按钮，在弹出的下拉菜单中选择【自定义排序】按钮。

(3)在弹出的【排序】对话框中(如图6-93所示)，单击【添加条件】按钮,选择次要关键字,单击【确定】按钮即可。图6-93【排序】对话框注意：整个数据清单将按主要关键字值的大小进行排序，主要关键字值相同的行相邻排列。若指定了次要关键字，则主要关键字值相同的记录再按次要关键字值的大小排序；若指定了第三关键字，则依次类推。6.4.3数据筛选

数据筛选有利于快速从数据列表中查找出满足给定条件的数据，对于不满足条件的行进行隐藏。Excel为用户提供了自动筛选和高级筛选两种筛选方法。

1．自动筛选

利用自动筛选功能，可筛选出高等数学不及格的学生的记录。具体操作步骤如下：

(1)选定数据清单中的任意一个单元格。

(2)单击【数据】→【筛选】命令，可以看到数据清单的列标题全部变成了下拉列表框，如图6-94所示，在【高等数学】下拉列表框中选择【数字筛选】下的【自定义筛选】选项，如图6-95所示。图6-94自动筛选图6-95自动筛选快捷菜单

(3)在弹出的【自定义自动筛选方式】对话框的【高等数学】下拉列表框中选择【小于或等于】选项，在后面的下拉列表框内输入60，如图6-96所示。图6-96【自定义自动筛选方式】对话框注意：在图6-97中，筛选只是暂时隐藏了不满足筛选条件的行。当用户对清单进行筛选时，其他行仍然留在那里，只是它们是不可见的。

如果要撤消筛选，可以单击筛选箭头，选择下拉列表中的【清除筛选】，或者选择【数据】→【筛选】→【清除】命令。如果要取消自动筛选功能，可以再次单击【筛选】按钮。图6-97筛选结果

2．高级筛选

如果数据清单中的字段和筛选条件比较多，则可以使用高级筛选功能进行处理。使用高级筛选功能时，首先应建立一个条件区域，条件区域的第一行必须为数据清单相应字段名，其他行则输入筛选条件。多个条件的“与”、“或”关系通过如下方式实现：