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文档简介

集团公司公文管理制度第一章总则为了让我们的集团公司在公文处理上更加规范高效，同时也为了保护信息安全和保密性，我们决定制定这份制度。这份公文管理制度的目的是要对公司内部外部的各种文件、信件、报告等进行全面的管理，确保它们的收集、整理、存档、传递、查阅和销毁过程都能有章可循。第二章适用范围这份制度适用于集团公司的所有部门和下属单位。无论是发文、接收、传递、存档还是销毁公文，大家都要依照这份制度来操作。第三章管理规范第一节公文的分类1.内部公文包含通知、通告、会议记录、工作报告、计划等。2.外部公文包括信函、协议、合同以及对外报告等。3.重要公文这类文件涉及公司的重大决策或敏感信息，必须特别管理。第二节公文的格式1.公文格式所有公文都得按照公司统一的格式来写，确保内容清晰、简洁、规范。2.公文编号每一份公文都要有一个唯一编号，具体的编号规则由文秘部门来制定和维护。第三节公文的签署与审批1.签署流程公文的签署需要经过起草人、审核人、批准人逐级签字。2.审批时限各类公文的审批必须在三个工作日内完成。第四章公文的处理流程第一节公文的发文1.起草公文的起草要由相关部门负责，起草人需要明确内容、目的和要求。2.审核公文完成后，必须提交给相关审核人员进行审核，审核人员应给予反馈。3.批准审核通过后，公文要交给批准人进行最终审批。4.发文批准后的公文由文秘部门负责发送，确保及时且准确地发出。第二节公文的接收1.接收登记所有外来公文都需由文秘部门接收并登记，以确保信息的完整性。2.分发公文接收后，必须迅速分发给相关部门或人员。第三节公文的存档1.档案管理所有公文都得按类别分类存档，确保档案的完整性和可查询性。2.档案保管存档的公文应存放在专用的档案室，并采取必要的保密措施。第四节公文的查阅与借用1.查阅申请如果员工需要查阅公文，必须填写查阅申请表，并经过文秘部门批准。2.借用规定借用公文时需得到批准人的签字，借用后必须按时归还，禁止随意复制或借给他人。第五节公文的销毁1.销毁程序对于超过保存期限或不再需要的公文，必须进行销毁，销毁前需填写销毁申请表并经过审核。2.销毁记录所有销毁的公文都要进行记录，以确保可追溯性。第五章监督机制第一节监督责任1.文秘部门负责执行与监督公文管理制度，定期检查各部门的公文管理情况。2.各部门各部门应落实本制度，确保本部门公文管理的合规性。第二节评估与反馈1.定期评估每年对公文管理制度进行一次评估，发现问题时及时提出改进建议。2.反馈渠道建立反馈机制，员工可以通过意见箱或定期会议提出意见和建议。第六章附则1.解释权本制度由文秘部门负责解释。2.生效日期本制度自发布之日起生效。3.修订流程如需修订本制度，需由文秘部门提出方案并经审批后实施。---总结这份制度的出台是为了提高我们集团公司在公文管理上的规范性与效率，确保公文处理过程的透明和安全。

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