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文档简介

房地产公司合同档案管理制度第一章总则为规范房地产公司的合同档案管理工作，提高合同档案的保存、查阅和利用效率，保障公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。合同档案是公司与客户、供应商等相关方进行交易的重要凭证，合理的管理制度对合同履行和纠纷处理具有重要意义。第二章适用范围本制度适用于公司内部所有与合同相关的档案管理工作，包括但不限于销售合同、购房合同、租赁合同、工程合同及其他涉及公司业务的法律文件。所有部门均需遵循本制度的相关规定，确保合同档案的完整性和安全性。第三章管理规范合同档案的管理包括收集、整理、存储、查阅、借用、归档和销毁等环节。各部门应指定专人负责合同档案的管理，确保档案信息准确、完整。第四章合同档案的收集与归档合同档案的收集由相关业务部门负责，内容包括合同正本、附件、变更协议及相关审批文件等。归档时需按照合同类别进行分类整理，确保档案的系统性和可查性。每份合同档案需附带合同登记表，记录合同编号、签署日期、合同金额等基本信息。第五章合同档案的保管合同档案由公司档案管理部门统一保管，所有档案应存放在专用档案室，采取防火、防潮、防盗等安全措施。档案室应由专人负责管理，定期进行档案清理与检查，确保档案的安全和完整。对重要合同档案应进行重点保护，确保其不被随意接触。第六章合同档案的查阅与借用查阅合同档案需填写查阅申请表，经过档案管理部门审核批准后方可进行。借用合同档案需经相关负责人签字同意，并由借用人填写借用记录，明确归还日期。借用期间，借用人需对档案的安全负责，严禁对档案进行涂改或损毁。借用合同档案后，应及时归还，逾期未归还的，将视情况进行追责。第七章合同档案的转递合同档案在转递过程中应确保信息的安全与保密。转递时需使用专用档案袋，确保档案不被损毁。转递档案需填写转递单，由转递人和接收人签字确认。对于涉及法律诉讼的合同档案，应特别注意其转递的保密性，确保不被无关人员接触。第八章合同档案的销毁合同档案的销毁应遵循相关法律法规的要求。合同履行完毕后，档案管理部门应根据合同的性质和存档期限，决定是否保留或销毁。销毁的档案应由专人负责，采取安全的销毁方式，确保档案信息不被泄露。销毁前应填写销毁记录，记录销毁档案的种类、数量和日期，确保档案销毁的可追溯性。第九章监督机制公司将定期对合同档案的管理情况进行检查和评估。档案管理部门需定期向公司管理层汇报档案管理工作的进展，提供相关数据和分析报告。发现问题后，需及时采取纠正措施，并记录在案。对因管理不善造成档案损毁或遗失的责任人员，将根据公司相关规章制度进行处理。附则本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。制度如需修改，应经过公司管理层审核，并及时向全体员工进行培训和宣传，确保制度的有效落实。

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