《新编经济应用文写作》课件第6章

第六章公文概述第一节公文的含义与特点 第二节公文的作用与分类 第三节公文的格式 第四节公文的行文规则第五节公文处理

一、公文的含义

公文，是公务文书的简称，有广义和狭义之分。

广义的公文是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的文书。公文有其特定的撰写程序和行文格式，是传达党和国家的方针政策、发布党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况以及交流各方面经验的重要文字工具。第一节公文的含义与特点狭义的公文特指中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日联合颁布，2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》中所规定的15种文种，包括决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等。

本章介绍的就是狭义的公文，即党政机关公文，简称机关公文。二、公文的特点

公文作为依法行政和进行公务活动的重要工具，具有如下几个特点。

1.鲜明的政策性

公文既然是国家行政机关在处理公务活动中运用的文书，其内容必然涉及党和国家的各项方针、政策，因此在内容上具有鲜明的政策性。各级机关使用公务文书时，其内容必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，有利于维护国家和人民的利益。

2.法定的权威性

公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。它代表执法机关颁布法律、命令、决定，下发通知或报送请示、报告，传达制发机关的决策与意图。各级机关所发公文在有效的时限和范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背，有关单位和个人都要遵照执行，不能有随意性；如果不执行，就要受到法律和行政纪律的制裁。这是因为发布公文就是为了执行政策法令，行使法律赋予的权力，因而公文必须具有一定的强制性，这是法定权威的重要体现。公文这一特色，是其他文体所没有的。公文法定的权威性取决于两个方面：一是公文制发机关的法定地位和职权；二是公文本身内容的合法性，两者缺一不可。

3.作者的法定性

公文的作者是依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。指出这一点，是要明确公文的行文主体的资格。按照《党政机关公文处理工作条例》中对公文所下的定义以及其他规定，具有公文行文资格的组织是：

(1)各级党委、政府机关；

(2)党政机关的各职能部门及其办公厅(室)；

(3)人民团体；

(4)具有行政职能的事业单位。公文的作者和公文的撰写者不同。撰写公文的工作人员和签发公文的机关负责人都不能称为公文的作者。一篇公文，即使以机关负责人的名义发布，代表的也是他所在的机构，而不是代表个人。公文的法定作者的名义不容侵犯，但是公文的法定作者只能在自己的职权范围内制发公文，超越职权范围制发的公文一律无效。

4.体式的规范性

公文的规范体式，一是指撰写公文所采用的语体，必须采用规范的现代汉语语体；二是指公文的格式，包括公文的结构和各构成要素排列的法定位置及规定形式(字体、字号、色彩等)；三是指公文的印刷、装订的固定格式。公文的拟制必须遵循规范化的体式，其目的是为了维护公文的法定效力和机关的权威性，也是为了实现公文工作的标准化，提高工作效率。

5.制发的程序性

公文由法定作者制发，在撰写和制发过程中要受公文处理程序的严格制约。公文是一种高度程式化的应用文体，从起草成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。公文的拟制必须经过起草、审核、签发等程序；发文必须经过复核、登记、印制、核发等程序；对收文的办理，一般包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等程序。制发的程序性保证了制发的质量，维护了公文的法定效力和机关的权威性。

6.文风的庄重性

撰制公文是一项严肃的工作。公文要维护其政策性和权威性，就必须保持准确、严肃、庄重的文体特点。这就要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。

一、公文的作用

1.依据和凭证作用

这是公文的基本作用之一。公文是联系工作和开展公务活动的书面凭证，也是有关人员处理工作和解决问题的重要依据。换句话说，公文既是传达发文机关意图的工具和凭证，也是主送(收文)机关办理公务的凭证。公文是机关工作的记录和保存，需要查证或佐证时，也能起到依据和凭证的作用。第二节公文的作用与分类

2.领导和指导作用

对下级机关的各项工作实施有效的领导和指导是公文的重要作用。上级机关通过制发各种公文，传达决定和意见、部署工作、提出原则和要求等，都是对下级机关单位进行直接或间接的领导和指挥。

3.沟通和交流作用

公文是机关之间沟通的重要工具。各级各类机关在一系列管理活动中，通过公文及时上情下达，下情上传；各职能部门之间相互联系、传递信息、交流经验、协调关系，在广泛的沟通交流之中，保证工作的顺利开展。

4.宣传和教育作用

公文是传达党和政府的方针政策的重要工具，具有宣传和教育作用。许多公文直接向广大干部和人民群众宣传党和国家的重大方针政策，宣传单位个人的先进事迹和经验，报道重大情况，起着统一思想、鼓舞信心和宣传教育的作用。二、公文的分类

1)按使用范围划分

公文可分为通用公文和专用公文、普发性公文和特定性公文。

2)按行文方向划分

公文可分为上行文、下行文、平行文以及通行文。

3)按内在属性划分

公文可分为指令性公文、指导性公文、知照性公文、公布性公文、商洽性公文、报请性公文和记录性公文。

4)按办理时限要求划分

公文可分为特急件、加急件、常规件(电报分为特提、特急、加急、平急、常规)。

5)按机密程度划分

公文可分为绝密、机密、秘密和普通公文。

6)按载体划分

公文可分为传统纸质公文和电子公文。

7)按具体的文种划分

公文可分为决议、决定、命令(令)、

公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。

公文的格式是指正式印发并运行的公文各构成要素排列的法定位置及标志样式，也包括正式制发的公文的纸张要求、排版和印制装订要求，一般由用纸格式、印装格式和书面文本格式三部分构成。第三节公 文 的 格 式一、公文的用纸格式

(一)公文用纸的主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60

g/m2～80

g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%～90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5～9.5。

(二)公文用纸的幅面尺寸及版面要求

1.幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm

×

297mm。

2.版面

(1)页边与版心尺寸：公文用纸天头(上白边)为37mm

±

1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm

±

1mm，版心尺寸为156mm

×

225mm。A4型公文用纸页边及版心尺寸见图6-1。

图6-1A4型公文用纸页边及版心尺寸

(2)字体和字号：如无特殊说明，公文文本各要素一般用3号仿宋体字。特定情况下可以作适当调整。

(3)行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况下可以作适当调整。

(4)文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。二、公文的印装格式

1.制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

2.印刷要求

双面印刷，页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨充实、均匀，字面不花、不白、无断划。

3.装订要求

公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差

±2mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当：

(1)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差

±4mm；

(2)无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

(3)骑马订钉锯均在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm。

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书心应吻合、包紧、包平、不脱落。三、公文的书面格式

公文书面格式是指构成公文全部文面的组成要素的排列顺序和标识规则。国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月29日发布、2012年7月1日起实施的《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。

1.版头部分

公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，其排列顺序和标识规则具体如下。

1)公文份号

公文份号也称公文份数序号，即顺序编号，是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行，即“1”编为“000001”。编份号是为了便于公文的登记、分发、清退，加强管理，表明责任。凡属保密的公文都要标明份号，每份公文均要登记，发文和收文都要对号核点，按规定的签发范围发送、签收。不需保密的普发公文，就不必编份号。

2)秘密等级和保密期限

秘密等级简称密级。需要保密的公文，都要标明其秘密程度的等级。密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。秘密等级两字之间应间隔一字距离；如需同时表示保密期限，可用“★”与密级隔开标在后面。

3)紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”或“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”或“平急”。注明紧急程度，可保证公文时效，使紧急公文得到优先处理。具体的时间要求，由各地党政机关主管部门自行确定，如有的规定“特急件”要随到随办，不能超过24小时；“加急”要求仅次于“特急件”，3天内处理完毕。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列(见图6-2)。

图6-2公文首页版式

4)发文机关标志

发文机关标志也叫文件头，由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文机关全称或者规范化简称。

发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35

mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则(见图6-2)。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布(见图6-3、图6-4)。

图6-3联合行文公文首页版式1

图6-4联合行文公文首页版式2

5)发文字号

公文编排发文字号，是为了便于公文的登记、分类、保管和查询。发文字号由机关代字、年份和序号组成，例如“国发〔1994〕23号”，其顺序不能颠倒。其中机关代字一般由两个层次组成：首先是发文机关代字，再是发文机关主办文件的部门代字或发文形式，如“铁办”、“铁财”、“国函”、“国发”。

年份和序号用阿拉伯数字标识，年份必须用六角括号括起来，不能略写。序号不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字前不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。如果是联合行文，只标明主办机关发文字号。机关代字的确定，要科学、清楚、易解，并且不要与其他机关发生混淆，一般均由领导部门统一规定。党政机关的代字多为“党发”、“人发”、“人政发”；职能部门的代字常为“

字”。发文字号一般在发文机关标志下空两行处，居中编排。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行(见图6-3、图6-4)。

6)签发人

签发人是指发文机关签发、批准公文的领导人。公文签署主管领导姓名，以示对文件的负责和批准。上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”，“签发人”后面标明签发人姓名，其书写位置与发文字号在同一行。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字。“签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐(见图6-4)。

7)分隔线

版头中的分隔线也叫红色反线，一般在发文字号下4mm处，其长度与版心等宽(即156mm)。

2.主体部分

公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。具体有：

1)公文标题

公文标题是对公文内容的概括和对行文目的的揭示，应当准确扼要地反映公文的主要内容。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点。公文标题一般由“发文机关

+

事由

+

文种”三部分构成，称为完全式标题，如《镇平县人民政府关于征收矿山地质环境恢复治理保证金的通知》。有时也用非完全式标题，即根据实际情况省略其中事由部分(发文机关不能省略)，如《中华人民共和国主席令》、《外交部公告》。

公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。多行标题排列应当使用梯形或菱形。

2)主送机关

主送机关俗称“抬头”，指公文发送的主要对象，是公文的主要接收和承办机关。上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报送的上行文，原则上只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。

主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见下文：“抄送机关”。

3)正文

正文是公文的主体，是叙述公文具体内容的最重要的部分。正文写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。

公文首页必须显示正文。正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4)附件说明

附件不是每份公文都有，根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料。

公文如有附件，要在正文最后一行后空一行的左侧空二字，用3号仿宋体字排印“附件”二字后标全角冒号和附件名称。如有两个以上附件，则用阿拉伯数字依次标注序号，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐(见图6-5)。附件置于主件之后，另起一页开始排印，延续主件页码，与主件装订在一起。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”二字及附件的顺序号。

图6-5联合行文公文末页版式1

5)发文机关署名、成文日期和印章

(1)加盖印章的公文。

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(见图6-6)。

图6-6公文末页版式1联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(见图6-7、图6-8)。

图6-7联合行文公文末页版式2

图6-8联合行文公文末页版式3

(2)不加盖印章的公文。

单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在

发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数(见图6-9)。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

(3)加盖签发人签名章的公文。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或附件说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

(4)成文日期中的数字。

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

(5)特殊情况说明。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

图6-9公文末页版式2

6)附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等问题的说明，比如请示性公文应当在附注处注明联系人和联系方式。

公文如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行(见图6-5～图6-9)。

7)附件

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文(见图6-10)。

如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

图6-10带附件公文末页版式

3.版记部分

公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。公文的版记包括分隔线、抄送单位、印发机关和印发日期等。版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于版心最后一行。

1)版记中的分隔线

版记中的分隔线是版记部分各要素之间的间隔线，与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2)抄送机关

抄送机关指除主送机关以外的其他需要执行或知晓内容的上级、下级或无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号(见图6-10)。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

3)印发机关和印发日期

印发机关指具体主办、制发公文的机关或部门。印发日期以公文付印日期为准。

印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字(见图6-10)。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

4.页码

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、公文中的横排表格

A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。五、几种公文的特定书面格式

1.信函格式

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中编排，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4

mm处印一条红色双线(上粗下细)，距下页边20

mm处印一条红色双线(上细下粗)，线长均为170mm，居中编排。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方(见图6-11)。

图6-11信函格式首页版式

2.命令(令)格式

发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中编排，上边缘至版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。签发人职务、签名章和成文日期的编排同“加盖签发人签名章的公文”(见图6-12)。

图6-12命令(令)格式首页版式

3.纪要格式

纪要标志由“×××××纪要”组成，居中编排，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照以上标准执行，其余可以参照以上标准并按照有关规定执行。

行文，指各级机关在其处理公务的过程中，以本机关名义制发公文的运行过程，简单地讲，就是公文的发送传递。

行文规则是机关单位在公文的发送传递过程中要共同遵循的制度和原则。第四节公文的行文规则公文能否顺利发送传递，是关系到受文机关能否及时收到并顺利办理公文，从而提高工作效率的问题，更重要的是，还关系到各级党委、政府机关的形象问题。因此，理顺行文关系，遵守行文规则，是发挥公文作用、提高工作效率的必要条件。

机关之间的工作关系是由各自的组织系统或专业系统的归属、地位、职责、权利范围等因素决定的，它对行文关系有决定性的影响，规定着公文传递的基本方向。机关之间的工作关系有如下几种类型：

(1)处于同一组织系统的上级机关与下级机关存在领导与被领导的关系。

(2)处于同一专业系统的上级主管业务部门与下级主管业务部门之间存在指导与被指导的关系。

(3)处于同一组织系统或专业系统的同级机关之间的平行关系，如全国各省、自治区、直辖市人民政府之间。

(4)非同一组织系统、专业系统的机关之间，无论级别高低，均为不相隶属关系，如军事机关与各级地方人民政府之间。根据公文授受机关的工作关系不同，可以将公文划分为上行文、下行文和平行文。上行文和下行文主要存在于以上第一类和第二类工作关系类型中，上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示等；下行文正好相反，是上级机关向下级发送的公文，如批复、决定等。平行文存在于以上第三类和第四类关系类型中，同级机关和不相隶属机关相互发送公文都是平行文，如函等。

正常有效的行文应当遵循以下普遍适用的基本规则。一、按机关隶属关系和职责范围行文的规则

这条规则要明确两点：

一是按机关隶属关系行文。上级机关对下级机关可以作指示、布置工作、提出要求；下级机关可以向直接的上级机关报告工作、提出请示，上级机关对请示事项应予以研究答复。除了这一层关系外，在我们国家现行管理体制中，还形成了一种各业务部门上下垂直的条条关系，其中有些部门属本级政府和上级部门双重领导，大部分和上级业务部门之间虽然不属于直接领导与被领导的关系，但在业务上的确存在指导与被指导的关系，也就形成了直接的上下行文关系。当然，不相隶属机关之间也有公文往来，那只能是商洽工作、通知事项、征询意见等，而不存在请示、报告或布置任务的性质。

二是按机关的职责范围行文。这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。二、授权行文的规则

这条规则是上一条规则的引申。如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合，按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，就可以通过授权行文来解决。具体说，这个部门可向本级政府请示，经本级政府同意并授权后，向下级政府行文。在操作中，应将文稿拟好，由本部门领导签署，请本级政府分管领导审批。经政府领导审批后的文稿，在行文时，才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。这里特别需要说明的是，各级政府办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质(内部事务除外)。各级政府办公厅(室)以及各部门的办公室是政府和部门的综合办事机构，对外行文都是代表政府和部门的，与本级政府和本部门的公文具有同等效力，下级机关(部门)都应贯彻执行，可不在文首或文中标注“经***同意”的字样。党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，也应当经本级党委、政府同意或者授权。三、联合行文的规则

这条规则仍属第一条规则的引申。同级政府与政府之间，部门与部门之间，上级部门与下级政府之间可以联合行文；政府与同级党委、军事机关之间可以联合行文；政府部门与同级党委部门、军事机关部门之间可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

联合行文，既可联合向上行文，也可联合向下行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多。四、一般情况下不越级行文的规则

不越级行文体现了一级抓一级、一级对一级负责的原则。一般情况下不能破坏这种原则，否则就会造成混乱，影响机关办事效率。遇有特殊情况，如发生重大的事故、抢险救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可越级行文，特事特办，但要抄送被越过的机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈递机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。五、不越权行文的规则

第一条规则中已明确要求按机关职责范围行文，如果有涉及其他部门职责范围的事项又未与其他部门协商，或虽经协商但未达成一致意见，不可以单独向下行文。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。解决这类问题，应提倡部门之间多协商、多对话、多沟通，通过联合行文或授权行文的方式解决。六、请示的规则

这条规则包括四项内容。

1.一文一事

机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮。

2.只主送一个机关

请示内容是要求答复的事项，主送机关有责任研究并作出答复。相关的机关或部门采用抄送形式，以便主办机关征求意见或会签。如果多头呈送，上级机关一般不予受理，如果办理，会造成机关之间相互等待或意见不统一，增加协调难度，影响工作效率。

3.不同时抄送下级机关

请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，通知下级机关。

4.不直接报送领导者个人

请示直接报送领导者个人，其危害性大体上有三点：一是未经文秘机构签收、登记，成了“账外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；二是这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；三是现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。所以，领导同志一般不受理这类直报的请示，而退给文秘机构统一签收、登记、分办，这便形成了公文“倒流”，破坏了公文处理的正常程序，造成了不必要的紊乱。如果遇到上级领导个别交办、答应的事项，由此而上报的请示，最好也应主送该领导所在的机关，并在公文中作出说明。收文机关在分办时，自然会把这份公文分送给这位领导同志批阅。七、报告中不得夹带请示事项的规则

报告和请示是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。报告是向上级机关汇报工作，反映情况，或向上级机关提出意见、建议，供上级机关决策参考。上级机关对报告一般不作答复，如果报告中夹带请示事项，很容易误事。如果既想汇报工作，让上级掌握，又想请示解决问题，一般有两种办法解决：一是将报告和请示分开，形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的内容作为附件，附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由。八、公文由文秘机构统一处理的规则

为了使公文按正常的渠道运转，按规范的程序办理，机关都设有专司公文处理的文秘机构或配备专人处理公文。公文的正常流程应该是：“收”由文秘机构统一签收、拆封、清点分类、登记、拟办、分办、催办；“发”由文秘机构统一核稿，分送领导签批，然后再回到文秘机构登记编号、缮印、校对、用印、分发，分发前，要经过复核无误后，才可照单分发(参见下节“公文处理”)。这样，无论是公文收进或发出，都经过专司公文处理工作的一个口子把关，这样就能保证公文在机关有秩序地运转，规范办理，提高机关办事效率，保证公文质量。行文规则中还要说明的是，党的领导机关根据工作需要可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。

经批准的报刊上全文发布的行政法规和规章，应视为正式公文依照执行，可不再发文。发文机关可印制少量文本，供存档备查。九、不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文的规则

除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。各级党政机关的办公厅(室)主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第五节公文处理一、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1.公文起草

机关负责人应当主持、指导重要公文的起草工作。公文起草应当做到：

(1)符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

(2)深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

(3)内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

(4)文种正确，格式规范。

(5)公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

2.公文审核

公文文稿起草完毕，应当由发文机关办公厅(室)进行审核。审核的重点是：

(1)行文理由是否充分，行文依据是否准确。

(2)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策，是否完整准确体现发文机关意图，是否同现行有关公文相衔接，所提政策措施和办法是否切实可行。

(3)涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(4)文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(5)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅(室)进行初核。

3.公文签发

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅(室)根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。二、公文办理

公文办理包括发文办理、收文办理和公文的整理归档。

1.发文办理

发文办理的主要程序是：复核、登记、印制和核发。

1)复核

已经发文机关负责人签批的公文，经办人应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

2)登记

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3)印制

公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4)核发

公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。对涉密公文应加编公文份数序号，对每份公文分发去向进行对号登记。涉