高等院校档案管理制度指南

高等院校档案管理制度指南第一章总则为加强高等院校档案管理，提升档案的规范化、系统化水平，确保档案在教学、科研、行政等各项工作中的有效利用，依据国家相关法律法规及教育部的指导意见，特制定本制度。高等院校档案是记录学校历史、发展、教学、科研及管理活动的重要文件材料，是学校资源管理和信息化建设的重要组成部分。第二章管理目标本制度的管理目标包括以下几个方面：1.确保档案的完整性、安全性和有效性，为学校的决策和管理提供重要依据。2.提高档案管理工作的科学化水平，实现档案信息资源的最大化利用。3.规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁流程，保障档案管理工作的有序进行。4.建立健全档案管理的监督机制，确保各项规章制度的有效实施。第三章适用范围本制度适用于高等院校内所有档案的管理工作，包括但不限于：1.教学档案，包括课程设置、教学计划、教学大纲、学生成绩及教学评估等材料。2.科研档案，包括科研项目申报、研究成果、科研经费管理及相关评审材料。3.行政档案，包括学校规章制度、会议记录、文件材料及其他行政管理资料。4.人事档案，包括教职员工的个人信息、聘用合同、考核材料及相关酬劳记录。第四章档案管理机构高等院校应设立专门的档案管理机构，负责全校档案工作的组织与实施。具体职责包括：1.制定并实施档案管理制度，保障档案管理工作的规范化。2.组织档案的收集、整理、保管和利用，确保档案信息的及时更新与维护。3.开展档案管理培训，提高教职工档案管理意识和能力。4.监督和评估档案管理工作的实施效果，提出改进建议。第五章档案的收集与整理档案的收集与整理是档案管理工作的基础。所有档案材料应按以下要求收集整理：1.收集范围应涵盖学校的各项活动和管理工作，确保档案内容的全面性。2.收集的档案材料应及时整理，分类归档，确保档案的系统性与可查性。3.整理后的档案材料应进行编号和登记，建立档案目录，方便查阅和利用。4.各部门应指定专人负责档案材料的收集与整理工作，确保档案信息的准确性和完整性。第六章档案的保管档案的保管是确保档案安全与有效利用的关键。高等院校应采取以下措施加强档案保管工作：1.所有档案应存放于专用档案室，档案室应符合防火、防潮、防盗等安全要求。2.档案材料应分类存放，重要档案可采取加密或保险柜存放。3.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案安全完整。4.建立档案借阅登记制度，确保借阅档案的安全与追踪。第七章档案的利用与查阅档案的利用与查阅是实现档案价值的重要环节。高等院校应规范档案查阅流程，确保档案利用的合法性与合规性：1.任何单位或个人查阅档案，应填写查阅申请表，经档案管理部门审核批准后方可查阅。2.查阅时应遵循保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划或拆换。3.档案的复印、借用须经相关负责人批准，借用期限应明确，借用人应承担相应的责任。4.档案管理人员应协助查阅者找到需要的档案信息，并提供必要的指导和帮助。第八章档案的销毁档案的销毁是档案管理工作的重要内容，涉及到档案的生命周期管理。高等院校应制定档案销毁的相关规定：1.销毁档案应遵循合法、合规的原则，确保销毁的档案不再对外部产生影响。2.实行档案销毁审批制度，需经档案管理部门审核、校领导批准后方可进行。3.销毁档案应采取安全措施，确保销毁过程的安全与保密。4.建立档案销毁记录，记录销毁档案的种类、数量及销毁时间、地点等信息，以备查阅。第九章监督与评估为确保档案管理制度的有效实施，建立监督与评估机制至关重要：1.定期对档案管理工作进行自查和评估，发现问题及时整改，确保档案管理的高效性。2.设立档案管理工作考核制度，将档案管理工作纳入各部门的绩效考核中。3.鼓励教职员工对档案管理工作提出意见和建议，形成良好的反馈机制。4.定期召开档案管理工作会议，总结经验，分享最佳实践，推动档案管理工作的持续改进。附则本制度由档案管理部门负责解释，自发布之日起实施。根据实际情况，定期对本制度进