大学实物档案管理办法（修订）

xxxx大学实物档案管理办法（修订）

第一章总则

第一条为加强对实物档案的管理，有效地保护和利用

档案资源，根据《档案法》《普通高等学校档案管埋办法》

和《档案管理违法违纪行为处分规定》，结合xxxx大学实

际情况，特制订本办法。

第二条实物档案是指以物质实体为载体，反映学校教

学、科研、管理等职能活动和历史真实面貌的对学校和社会

具有珍藏价值的各种有型物品。

第三条实物档案管理是学校档案工作的一项重要内

容，各单位要认真做好实物档案的归档工作，确保学校实物

档案完整保存和按时归档。

第二章基本原则和管理要求

第四条实物档案实行校档案馆集中统管理的原则，凡

能够反映学校特色并具有保存价值的实物档案，应集中存放

在档案馆；具有部门局部特色和保存价值的实物档案，可根

据需要，移交后向档案馆办理相关借出手续，可存放在部门

管理。

第五条为保证实物档案收集完整、齐全，学校各学院、

各部门要负责做好实物档案收集、归档工作，实物档案的归

档工作由档案馆进行指导、监督和检查。

第六条实物档案属于学校财产，任何单位和个人不得

占为己有。

第七条档案馆对实物档案进行科学管理，有序存放,

并编制检索工具和系统完整的案卷目录，便于查找和利用。

第三章归档范围

第八条荣誉实物档案。学校团体和师生员工在教学、

科研、外事、体育、综合工作等活动中获得的省部级（含）

以上各类奖状、奖杯、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书、荣誉

册、光荣册等。

第九条字画实物档案。上级领导、国内外知名人士来

校视察、指导工作、考察、出席在学校召开的各种重要国反、

国内学术会议的题词、题字、作画、赠言、手迹、重要会议

签到册等。

第十条赠品、礼品实物档案。境内外友好单位、友好

人士及校友赠送给学校的锦旗、牌匾、纪念品等；学校在公

务外事（国内外校际交流等）活动中接受的珍贵礼品和纪念

品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等。

第十一条印信实物档案。由于机构变更、撤销或者合

并而失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等。

第十二条其他实物档案。举办或承办重大活动形成的

有保存利用价值的凭证性实物，包括活动标志、证件、证书、

奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、组织机构印章等。学校

在建设发展过程中具有纪念意义的物品，包括学校建校以来

使用过的学校牌匾、学校各个历史时期的证件和徽章样品等,

如：工作证、学生证、毕业证、学位证、借书证、校徽、纪

念章、纪念册以及其他证书等。

第十三条学校根据特殊需要通过征集等方式获得的

具有保存和利用价值的特定物品。

第四章整理与标识

第十四条实物档案的整理与标识应严格按照归档要

求、分类标准执行，归档实物以件为单位进行整理（成套实

物为一件）。

第十五条档案馆馆藏实物分类编号

一级类目的设置与标识：

采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母“SW”，

即“ShiWu（实物）”的缩写。

二级类目的设置与标识：

二级类目是对一级类目的细分，按实物档案的载体形式

进行设置。二级类目的标识，采用阿拉伯数字“双位制”。

11荣誉实物档案

12字画实物档案

13赠品、礼品实物档案

14印信实物档案

15其他实物档案

第十六条档案馆馆藏实物类档案档号为：年度号+保

管期限+类目号（一级类目+二级类目）+实物编号。具体模

式如下：

20XX—Y—SW12—l-n

实物编号

字画实物档案类代号（二级类目）

实物类代号（一级类目）

保管期限（Y代表永久）

年度号

第五章保管与利用

第十七条实物档案应专库或者专柜保管，可按载体形

式分类存放。保存实物档案的库房要有必要的防护安全措施,

其管理人员必须严格执行安全和保密制度。

第十八条档案馆馆藏实物档案，原则上不予外借，如

有特殊需要，经归档单位和档案馆负责人共同签字，办理相

关借出手续，但借出时间不得超过一年。若到期需要续借的，

利用单位必须在每年十二月份与校档案馆办理续借手续。逾

期不办理续借手续的，档案馆有权收回借出的实物。

第十九条借出的实物档案，使用单位应负责妥善俣管,

不得转借，不得污损、破或者遗失实物。如有损坏、遗失等

情况或逾期不交还者，按《档案法》有关规定给予处罚。

第六章归档要求与保管期限

第二十条各部门应按归档范围将本部门或个人收到

的实物在收到后一个月内移交校档案馆保存。校庆及我校各

种重大活动中接收或者形成的实物，由活动组织单位在活动

结束后一个月内移交校档案馆保存。

第二十一条学校和各部门不同时期的印章，在印章停

止使用后由相关部门统造册、截角并移交校档案馆保存，归

档时应附上印模（一式两份）。

第二十二条实物档案移交校档案馆时需要按要求填

写移交目录（一式两份），注明实物名称、实物类别、实物

形成单位以及移交时间等事项，并经移交双方签字盖章后留

存备查。

第二十三条实物档案的保管期限为永久。

第七章附则

第二十四条本办法自发布之日起执行。

第二十五条本办法解释权归属XXXX大学档案馆。

XXXX大学实物档案移交目录

第页

照相存

序类保实物形留

实物名称备注

号别管期限成单位（是/

否）

移交件数：件移交目录：张

移交单位：接收单位：

移交单位负责人：接收单位负责人：

移交单位经办人：接收单位经办人：

移交时间：年月日接收时间：年月日

XXXX大学实物档案借出使用目录

第页

序实物名称类保使用单档案备注

号别管期限位存放地

借出件数：件借出目录：张

借出单位：