制造业采购成本管控研究

一、采购成本管控的重要性（一）采购成本的降低对企业利润的杠杆作用采购成本小的变动，足以对企业利润产生巨大的影响，这种影响称采购杠杆原理。按照杠杆作用可知，采购成本控制对利润影响的重要性。通常认为，企业采购成本每降低1%，能够提高5%-10%的企业利润，甚至提高的幅度更大。比如金属材料制造业，原材料的采购成本占比达到80%以上，直接影响着营业利润。这个杠杆效应使得企业的管理层越来越重视采购成本的管控，想方设法在采购成本上下功夫，借助于采取有效的方法来控制采购成本。（二）有效的采购成本管控能够使企业资源效益最大化制造业企业应对采购全链条的相关作业进行整合优化，做好各环节成本控制，保证采购物资的有效使用，杜绝重复工作，避免不必要的浪费。对采购的活动进行全过程、全员、全方位管理，使其最大化地体现出应有的价值。二、影响采购成本的内外部因素（一）内部因素1．采购频次与采购数量一般情况下，采购人员进行物资采购时，会充分考虑采购单价和数量的负相关这一规律。尽可能地采用集中采购或者共同采购的方式来增加采购数量，以达到降低采购单价的目的。2．采购人员的谈判能力的强弱在采购活动的谈判过程中，采购人员谈判的水平也相当关键，水平高低会对采购成本产生一定的影响。这就要求采购人员需要具备一定的谈判能力，谈判能力强并运用有效的谈判策略，在谈判过程中就会掌握话语权，增加获取最低采购成本的可能性。3．跨部门协作与沟通采购业务涉及计划、生产、质量、销售和财务等部门。各部门之间需要保持顺畅的沟通，及时传递信息。如果客户需求预测不准确，生产计划变化频繁，紧急采购就会增多，从而造成采购成本增加；如果销售部门订单情况预估不准确，过多考虑订单量而不注重订单是否分散，就会导致物料差异大，形成不了采购批量，造成采购成本增加；如果质检部门对质量标准过于严苛，会导致采购成本增加；如果财务部门资金预算不准确，无法及时调动采购资金，就会造成采购不及时。（二）外部因素首先，影响采购成本最直接因素就是市场供求关系的变化情况。在市场行情供不应求时，供应商就会涨价；供过于求时，就会降价。其次，采购单位与供应商的合作关系和谐与否，也会对企业采购成本产生重大的影响。最后，供方产品成本的高低，是影响买方采购价格最根本的因素。供应商产品成本价格是采购价格的底线。三、制造业采购成本控制中普遍存在的问题（一）采购计划不合理、不完善采购计划制定是否全面与合理，直接影响到采购成本控制的成败。自古有云“凡事预则立，不预则废”，可见事先做好计划对于事件成功与否的重要性。但是目前大多数制造企业，尤其是中小型制造企业，在采购计划制定方面是不够重视的。采购人员往往是没有制定采购计划或者计划不完整就进行盲目采购，无法做到针对性采购，因此出现采购数量偏差的情况，从而造成资源的浪费。（二）采购制度不健全中小企业普遍存在采购制度不健全，不完善的问题。规章制度不明确的企业，在发展中容易出现临时决定的情况，不能约束采购过程中的经济行为，最终导致采购流程混乱，采购效率低下，采购成本上升的情形。（三）缺乏科学的管理模式在制造业采购活动中，由于缺乏科学的管理模式，相关部门脱节，分工不明确，职责不清晰，相互推诿扯皮，经常出现无效作业和重复作业的现象，造成资源的浪费，成本的上升。（四）没有建立监督体系，无法约束采购违规行为一些中小型的制造企业，人员结构简单，有些采购人员综合素质较差，自我约束能力较差，没有建立有效的监督机制，就无法有效避免不良行为的产生。（五）采购流程复杂，采购效率不高制造业的采购活动，涉及部门比较多，尤其是大中型企业，需要层层审批。采购活动经过车间经办与主管，采购人员与主管、财务部经办会计，企业高管等的逐级审批，流程较为复杂，从而造成采购成本的增加，采购效率低下，影响正常的经营活动。（六）供应商管理不到位供应商管理不到位，没有建立有效的评估系统，没有形成完善的供应商评价体系。没有系统的支撑，采购人员很难全面地了解供应商信息，更没法深入地对供应商进行分析评价。供应商一旦选择不合理，就会造成增加采购成本的风险。四、对采购成本控制活动中的一些改进措施的探讨（一）制定年度采购计划，相关部门通力合作第一，年度采购预算工作是采购计划工作的前提和基础，采购部应结合上年度数据对本年度采购数据进行预算。然后再综合当年的生产数量、库存水平来进行调整。根据预算数据来制定合理的采购计划，最大程度降低采购成本。第二，通过联动机制，推动采购计划制定向科学化发展。在企业的整个采购活动中，采购原材料最为重要，与生产密切相关。要制定一份完整的原材料采购计划，单独依靠采购部门很难完成。采购部门应联合生产部，销售部，仓储部、财务部共同参与。生产计划是制定采购计划的重要依据，而生产计划又是根据销售订单情况来制定与调整的，可谓环环相扣。（二）加强采购部门建设，优化企业采购制度第一，企业应当加强采购部门的建设，许多采购人员的工作思路混乱，工作没有章法可循，工作方案漏洞较多。企业可以通过建立采购手册的方式，形成标准化体系，规范采购操作流程，从而保证企业在采购过程中减少错误的发生，提高经济效益。第二，建立岗位责任制度，明确采购部门内部职责分工及相关部门的职责分工。将工作职责纳入月度、季度、年度的考核范畴，通过考核机制来约束相关人员的行为。第三，建立奖罚制度，提高采购人员的工作积极性。奖励以精神鼓励和物质奖励相结合，惩罚以思想教育和经济惩罚相结合。通过制度约束有效规范采购人员的采购行为。（三）运用科学有效管理，合理整合优化资源第一，落实岗位责任制度，明确各部门职责分工，将采购收货、采购验收、采购、采购付款等环节分别划归为仓储部、质检部、采购部、财务部等不同部门进行管理负责，各部门之间既紧密联系又相互制约，做到全过程、全方位的科学管理。第二，建立ERP系统，通过信息化手段，能够更快、更准确地传输信息。生产车间生产计划和生产数据，仓库的库存数据可以第一时间传达到采购部、财务部等相关部门。通过系统减少人为错误，避免重复劳动。第三，生产车间的生产计划经常在调整，采购人员需要多去生产一线了解生产情况，随时调整采购计划，保证采购物资的及时到位。（四）建立有效监督机制，杜绝违规，防范风险第一、完善采购部门内部运行机制，明确采购人员，采购主管，采购总监的职责分工。加强物资采购每道环节的审核、审批工作。第二、成立监督部门，如内审机构、稽核机构，对采购部门进行监督管理可以减少漏洞，规避风险。监督部门应严格把关，加强日常的监督工作，如采购合同规范性审核，采购价格合理性审核，审批权限的合规性审核，采购制度的落实情况审核等。第三、对于监督过程中发现的违规行为，应及时反馈管理层。并按照考核制度和奖罚制度，对相关人员进行处罚，杜绝再犯，防范风险。（五）简化采购工作流程，提高采购工作效率第一，分类管理，对于金额比较小的辅材类的采购、办公用品类的采购，减少审批环节，审批权限适当下放。申请部门主管与采购部门主管审批把关即可。对于原材料的采购，按采购金额大小，设置审批权限。通过权限的界定有效推动采购效率不断提升。第二，通过信息化手段，提升采购审批效率。例如通过ERP系统的线上审批功能，进行采购流程的审批操作，可以在网页端，手机端实时操作。避免了因领导不在公司而无法审批的情况出现，保证了采购活动的及时性。（六）建立有效管理系统，形成科学评价体系第一，企业应当加强对供应商的有效管理，建立一套供应商评估体系，对供应商信息进行跟踪管理。通过强大的数据库支撑，为合理选择供应商提供了强有力的保证。第二，定期对供应商进行考核，结合供应商提供的产品质量、送货的及时性、配合度及和服务质量进行综合打分。建立合格供应商名录，淘汰不符合要求的供应商。对于优质的供应商，需要维护好合作关系。第三，对不同生产物资的供应商进行分类管理，对于一些重要的长期合作的原材料供应商，除了日常的沟通及考核数据分析外，还需要不定期的