ts程序文件文件控制程序

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TS16949程序文件版本/修订次数：A/OO

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1.0目的

本程序规定了文件的编制、更换、作废、审核与批准的权限，规定了文件

的编号、注册、发行、储存、更新与实施的方法，保证文件能迅速得到处理、应

用、流通与操纵，确保企业各场合使用现行的有效版本，防止误用。

2.0范围

适用于与企业TS16949:2002质量体系有关的所有内部与外部文件。

3.0职责

3.1质量手册由厂长批准。

3.2程序文件由责任部门负责人与有关部门负责人审核，由管理者代表批准。

3.3三级文件由责任部门负责人审核批准。

3.4资料室负责文件的编号、注册、发行、储存与更新，各责任部门指定专

人负责部门内部文件的管理。

4.0定义

4.1体系文件：包含质量手册、程序文件、三级文件与有关的表单。

4.2受控文件：在企业内部使用或者提供给供方的指导性文件。受控文件版

本务必受到操纵，以确保现场只拥有并使用现行有效版本。

4.3非受控文件：提供给外单位的仅作参考之用的文件，非受控文件不受版

本更新的限制。

5.0输入

最高管理者质量方针目标

管理者代表质量手册、程序文件

资料室/有关部门技术文件、作业指导文件

各部门质量记录格式

顾客工程规范

国家法律法规

6.0流程

责任部门流程有关质量记录

使用部门

T外来文件清单

授权人工程更换实施一览表

资料室

资料室受控文件一览表

一文件与资料发放登记

资料室表

一文件更换通知单

部门文件管理员一文件与资料发放登记

表

部门文件管理员

资料室

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7说明

7.1文件的分类：质量手册、程序文件、三级文件、外来文件、质量记录格

式。其中三级文件包含技术文件，如：图纸、过程流程图、FMEA、操纵计划、作

业指导书、工艺卡、检验指导书等。

7.2文件的编制、更换与作废：

7.2.1文件的编制：

7.2.1.1文件的提案：

A.本企业任一员工均可向文件编制责任部门提出“文件更换通知单”；

B.责任部门对议案作出评价，认为必要的，组织编写文件/修改件草案；

7.2.1.2责任部门指定专人，编制完成文件待审稿，并更换所有受到影响的文件

与表单，报部门负责人审核。

7.2.2文件的更换：

责任部门指定文件的原编制者，或者相应人员从资料室文件管理员处取得文

件的编号与版本号，对文件的有关内容进行修改编辑，完成文件初审稿，并更换

所有受到影响的其他文件与表单，由原审批部门审批。

更换包含：划改、换页与换版。

7.3文件的审核与批准：

按3.0职责中规定的审批权限在文件公布前对文件进行审批,

7.4.标识：

7.4.1.文件编号：

具体见三级文件《文件编号方法》。

7.4.2责任部门指定的文件编制与更换人员应及时地将文件交资料室文件管理

员处进行标识。

7.4.3文件作废后，责任部门的文件管理员应及时通知资料室文件管理员，若该

文件的作废影响到其它文件，则将己相应修改的其它文件交文件管理员注册。

7.4.4生效：

文件的生效日期由资料室与责任部门商定。

7.5登记：

在文件发生新编制、更换或者作废情况下，资料室文件管理员应及时更新

《受控文件一览表》。

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7.6发放与更换:

资料室管理员对受控文件注明发放号并加盖“受控”印章与发放代号，发

放相应部门，做好文件发放记录，所有未经资料室文件管理员加盖“受控”印

章的打印或者复制的质量手册与程序文件都为非受控文件。

收回的作废文件由资料室管理员加盖“作废”印章；由于法律与/或者积存

知识的目的，所保留的任何已作废的文件加盖“作废保留”章。

7.7部门文件管理员在文件发放记录上签收并做好本部门的文件记录。

7.8文件使用与保管：

7.8.1文件现行有效版本的原稿由资料室文件管理员储存，已发放至使用部门的

受控文件由该部门储存，使用部门应保持文件的完好，若有损坏，应与资料室文

件管理员联系修复。储存时须注意防火、防水等，能够使用多媒体储存文件，如

有必要时重要文件附加安全归档。

7.8.2旧版或者己作废文件的原稿经加盖作废章后，由文件管理员另行储存，作

为历史资料。

7.8.3使用部门不得自行复印受控文件。

7.9回收与销毁：

文件管理员应及时地回收己作废的受控文件，加盖作废章后直接销毁。并

在文件发放签收表格上作好记录。

7.10非受控文件的发放：

因业务需要，需发放至外单位作参考的文件，由联系部门的有关人员提出

申请，文件管理员登记后将加盖非受控章，通过联系部门的有关人员发放至有关

单位。

7.11外来标准、资料、软件、法规、条例等的管理

各有关责任部门应对与质量体系有关的外来标准、资料、软件、法规、条

例等予以登记、注册管理，汇总出该部门的外来文件清单。同时复制一份至资料

室文件管理员处，资料室文件管理员负责整理出企业外来文件总清单。

顾客工程规范应及时评审、分发与实施，期限不能超过两个工作周。资料

室负责记录工程更换实施的E期。

7.12体系文件的版本规定：

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7.12.1文件的版本构成：

一个英语字母、”与一位数字构成。版本号示比如下：

A.1

I__第一次修订

-------A版

7.12.2文件版本的升级：

7.12.2.1A.0版为体系文件的初始发行版本。

7.12.2.2当文件作局部变更后，版本号的数字部分加1,如从A.0版升至A.1

版。文件局部变更超过9次时务必换版。

7.12.2.3当文件作全面变更再，文件将升版。版本号字母部分往后升一位，数

字部分变为“0”。如从A.5版升至B.0版。

8.输出

部门内容

资料室受控文件一览表

文件与资料发放登记表

文件审批记录

文件更换记录

外来文件清单

外来文件评审记录

工程更换实施记录

9监控

项目方式责任部门

各部门是否能获得并使用有效版本

1内部审核资料室

的文件。

顾客工程规范是否及时评审、分发与

2内部审核资料室

实施。

10支持性文件

WI-07-027文件编号方法

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11质量记录

格式号记录名称储存部门储存期限

FM0401-01受控文件一览