《秘书实务》课件 项目三 会议工作

秘书实务项目三

会议工作主讲教师：目录01.会议相关知识02.会前工作03.会中工作04.会后工作05.谈判工作主要内容一览01会议相关知识学习目标知识目标1.了解会议的含义及作用2.掌握会议活动的基本要素3.了解会议的类型知识目标能够掌握会议的基本知识素质目标具备主持会议的能力，具备协调和解决会议中出现的问题的能力任务引入为了迎接兄弟单位与上级有关部门的卫生检查,某单位领导决定召开一次迎接卫生检查的动员大会。局长要王秘书起草一份会议通知,请各部门负责人出席。王秘书一边起草会议通知,一边思索,某些部门的领导对环境卫生问题一向不大重视,要是他们知道召开卫生工作会议,就可能不出席而派其他人员参加,那该怎么办?于是,他灵机一动,拟写了一份会议通知:会议通知经局领导决定。兹定于×月×日×时在局办公大楼会议室召开各部门负责人会议,会议重要,请准时出席。局办公室×月×日王秘书将会议通知下发后不久,他就接到了不少部门的电话,大都是询问会议内容,且言语中颇有些责怪的意味。会议的含义及作用会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的有组织、有计划的活动。会议的含义会议的作用集思广益有效沟通明确的指导思想、预期目标、具体议题明确的时间间、地点形成会议的主要条件主持人和与会人员传达信息资源共享表彰先进树立典范解决问题推广经验会议活动的基本要素会议的类型小型会议中型会议按规模定期性会议和不定期会议多次性会议和一次性会议按时间综合性会议专题性会议按内容预备会议正式会议按阶段决策性会议非决策性会议按性质常规会议网络会议按方式大型会议特大型会议02会前工作学习目标知识目标1.掌握会议计划的拟订内容2.掌握会议计划的拟订内容3.掌握布置会场的要点知识目标能够掌握会前工作的流程和要点素质目标具备严谨细致的工作态度,培养创新意识任务引入某次,某地党代表大会会前,会务组起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”这一项。大会秘书处一位负责人审稿时,拟把此项放在大会闭幕式进行,于是把此项目在开幕式的程序中删除了。后来大会秘书处主要负责人定稿时,又把该项改了回来。会务组的工作人员凭印象只记住已删除“奏(或播放)国际歌”此项程序,而对后来又被改回来一事未加注意,因此对于在大会开幕式上“奏(或播放)国际歌”一事未做准备。当会议主持人在大会上宣布“奏(或播放)国际歌”时,无法奏出,一时冷场。幸好会务组长急中生智,立即上台挥拍领唱,这样才圆了场。会后领导说,对于这一事故应该予以批评,吸取教训,但在关键时刻能及时补救,这一点值得表扬。会前工作——工作流程拟订会议计划拟订会议议程、日程、程序发放会议通知准备会议材料与物品制发会议证件安排会议生活布置会场拟订会议计划确定会议名称、议题等基本要素会议的名称、议题、与会人员、时间和地点等。成立会务工作机构会务组秘书组接待组宣传组财务组财务组拟订会议计划会议经费的构成交通费+会议室费+住宿费+餐饮费+旅游费+培训费、演讲费及演出费+预算外支出会议经费的筹集根据会议的性质、类型选择渠道。行政事业经费中划拨主办方承担渠

道与会人员拿出社会赞助通过转让由会议产生的无形资产获得资金其他渠道拟订会议议程、日程、程序拟订会议议程1.一般由会议的领导者或主办方确定。2.由秘书起草要求：应根据议题的内在联系,按主次、先后排列,并用序号标明,待领导审定后,会前随会议通知发给与会人员书面结构：标题+题注+正文拟订会议议程、日程、程序拟订会议日程1.会议日程是指把会议议程规定的各项活动按单位时间进行具体的落实和安排。2.内容：不仅包括围绕会议议题的全部活动,还包括会议过程中其他的辅助活动。3.结构：标题+正文拟订会议议程、日程、程序拟订会议程序会议程序的书面结构：(1)标题:由会议全称和“程序”或“顺序表”字样组成。(2)题注:标明会议活动的具体日期,用圆括号括起来。(3)正文:用具体的时间或序号列出相应的活动步骤,要求详细、明确。发放会议通知会议通知的类型与方式拟订会议议程、日程、程序会议通知的内容会议程序的书面结构：(1)标题:①

机关名称+会议名称+“通知”，用于正式的重要会议；②

只写“会议通知”或“通知”，用于事务性或例行性会议。(2)通知对象:

①对象为单位，写特称或统；②对象为个人，直接写与会人员姓名。（通知对象有时未必是参加会议的对象）(3)正文:

会议的目的、名称和主题+时间+地点+参加对象+其他事项。(4)落款与日期:

写明主办单位的全称,并注明发出通知的日期。(5)回执:一般性回执的正文制成表格形式；签收性回执要写明通知的标题和随寄文件的名称,要求对方填写是否能按时参加会议并签字。拟订会议议程、日程、程序一般性回执格式拟订会议议程、日程、程序签收性回执格式准备会议材料与物品会议的指导文件会议的主题文件会议参考文件会议管理文件

会议文件

会议物品和设施

·

常用文具·

印刷设备·

会场基本设施·

会场装饰用品·

视听器材·

通信设施·

交通工具等制发会议证件

会议证件的作用与种类

·会议证件的作用1.

表明会议期间各种人员的身份,便于接待和会场的管理。2.便于代表之间的相互辨认、联系和交流。3.凭证出入会场,保证会议安全。4.便于统计出席人数。5.

给与会人员留作纪念。

·会议证件的内容1.

内容包括：会议名称、会徽、姓名、照片、证件种类、组别或代表团名称、证件编号、会议日期。2.有特殊要求的会议证件还可以设计一些特殊的标记。制发会议证件

会议证件的使用与制作

·佩戴在身上的证件：系带的卡片、黏性标签、有夹子的卡片。·桌签式姓名卡片及座签式姓名卡片：桌签、座签。常见的座签形式有插入型卡片型和折叠型。

会场路线指示牌

·制作会场指示牌注意事项：庆典性的会议和招待性的会议,指示牌的内容大多是“会议室请往这边走”,然后下加一个箭头指明方向。安排会议生活·做好与会人员的生活安排工作,让他们宾至如归。·若有外出参观等活动，需附带乘车安排。·食宿安排和乘车安排须十分细心,应编制出相应的表格或名单主要内容住宿及乘车安排表布置会场

会场形式布置布置会场安排会议座次(1)凡有正式公布名单的会议,按照名单先后顺序排列座次。(2)按照选举得票多少排列座次,得票数一样的,以姓氏笔画为序排列先后顺序。(3)按照姓氏汉语拼音为序排列座次。(4)按照姓氏笔画为序排列座次。安排座次的方法横排法竖排法左右排列法环境布置会场环境布置包括：主席台的装饰、会场的装饰、色调的选择、花卉的布置。布置会场主席台布置技巧(1)国内会议主席台的座次排列：

身份最高的领导人就座于主席台前排中央,其他领导人则按先左后右、一左一右、前高后低的顺序排列。(2)国际性会议主席台的座次排列：

主办方中身份最高的出席者居中,其他来宾按身份高低、先右后左向两边排开。(3)主席台多排座位的排列：

同会场座位布置相比,主席台的座位布置可以选择的形式较少,一般都采取横向排列。讲台讲台一般只设一个,可设在中央,也可设在右侧。揭幕架可在主席台的左侧设揭幕架,与讲台对称。揭幕架上事先放置好所要揭幕的碑、牌、像等,用合适的布料罩住。布置会场会标将会议的全称以醒目的标语形式悬挂于主席台前幕的上沿或天幕上。会徽一般悬挂在主席台的天幕中央,形成会场的视觉中心。天幕、台布与花卉主席台的天幕与台布颜色、装饰及花卉的选择,要与会议主题相吻合。03会中工作学习目标知识目标1.掌握会议的报到与引导工作2.掌握组织会议进行的工作3.掌握会议期间的生活服务工作知识目标能够掌握会中工作的内容和要点素质目标具备团队合作的精神和敏锐的观察能力任务引入A公司的新产品发布会即将开始,总经理秘书小桐正站在会议大厅的入口处,她一边做着最后的检查,一边等待嘉宾的到来。她在检查主席台嘉宾的签名时,发现主席台上放置的名签有问题,一位董事因故不能前来,名签却没有被撤掉;而另一位嘉宾刚刚来电话说要来,名签还未准备好。这时她的手机响了,原来是接电视台记者的汽车在路上抛锚了,重新派车已经来不及了。同时,大会秘书组的工作人员来报,宣传材料不够。此时嘉宾已陆续到来。任务引入小桐立即安排负责会场布置的人员撤掉未到嘉宾的名签,放上新增嘉宾的名签,同时要再检查一下主席台座次,不要顾此失彼;另外通知大会秘书组,要将来宾名单根据变化加以更改,避免会上领导在介绍时出现错误。她还通过电话告知接记者车上的秘书:先打出租车去电视台接记者和摄像设备;并派一辆车去救援坏了的车,或让坏车原地等待专业救援,同时调整大会的车辆安排计划。大会宣传资料不够,就向与会人员解释其他宣传资料正在送来的途中,然后让秘书组的工作人员立即送原稿回公司加印或在会议地点附近找一处复印服务点加印,并提醒工作人员打出必要的富余资料。小桐自己则遇事忙而不乱、从容镇定、坚守大厅,准备迎接嘉宾的到来。会议报到与引导工作

·会议接站

·会议报到①

确定迎接规格

②做好接站准备

③设立接待标志

④掌握抵达情况

⑤介绍宾主双方(1)会议报到的方式：①由与会人员本人持会议通知亲自报到。②由与会人员本人持单位介绍信亲自报到③由本单位与会人员代为报到。(2)与会人员报到时,秘书应做的工作：1.查验证件2.确认报到人身份,并填写有关信息。3.统一接收审查与会人员随身带来材料,经审查后再统一分发。4.分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。5.预收会务费、食宿费、资料费等费用,当场开具收据。6.安排与会人员住宿。会议报到与引导工作

·会议签到会议签到的作用(1)便于统计实到人数,以确定法定性会议的有效性。(2)检查缺席情况,以便及时通知有关人员到会,或通知缺席对象另行补会。(3)庆典性、纪念性和追悼性会议活动的签到表可以珍藏,留作永久的纪念。(4)与会人员的亲笔签名是其参加会议活动的书面证明,可为日后的查考提供历史凭据。封面签到表会议报到与引导工作

·会议引导

会议引导是指会议活动期间会务人员为与会人员指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间,以及与会人员询问的路线、方向和具体的位置。

要求：1.负责引导的礼仪人员要统一着装,熟悉会场的布局,以及各种配套设施的情况。2.大型会议活动的礼仪人员要了解本地的交通、旅游、购物等情况,以备与会人员随时咨询。3.国际性会议的礼仪人员要掌握外语会话能力。组织会议进行的工作01检查会场准备情况会场的安全保卫工作：(1)与会人员入场时的验证与收票工作。(2)保持会场内的秩序,维护场内设备。(3)关注会场内各种设备的使用情况。(4)做好会场内的安全保卫工作。会场的保密工作：(1)应有相应的值班制度与要求(2)对保密文件的分发、收回及会议内容的保密要制定一套严格的程序与制度。02

会场的安全保卫和保密工作03

会议交通服务1.

筹备会议用车。2.

拟订会议用车制度和纪律会议用车或会议工作机构用车。3.

合理调度会议用车,确保会议进程按计划实施。4.

对驾驶人员的管理。组织会议进行的工作04会议记录、会议纪要、会议简报与新闻报道会议记录：会议记录：(2)会议记录的要求：

①

速度;②

纪实性。(3)记录会议的重点。会议纪要目的：①让与会人员带回去作为传达、贯彻会议精神的依据；②上报,使上级主管部门和有关单位了解会议的情况或予以转发。目的：组织会议进行的工作04会议记录、会议纪要、会议简报与新闻报道会议纪要目的：①让与会人员带回去作为传达、贯彻会议精神的依据；②上报,使上级主管部门和有关单位了解会议的情况或予以转发。类型：例行会议纪要、工作会议纪要。内容：会议情况简述、对会议主要精神的阐发。拟写要求：应做到“记实、记要”。会议简报要求“快、新、实、短”。新闻报道秘书在会前与新闻媒体联系好,邀请他们到会报道,并及时将会议精神宣传出去组织会议进行的工作05对会议发言人的管理及其他工作会议纪要1.会议组织者要安排好会议发言人的人选及发言顺序,要注意每个人的发言时间及内容的合理性。2.确定发言人后,要对发言人发出邀请,当发言人到会后,根据计划安排发言人的顺序,确定每个人的发言时间。3.会务人员还需备一些常用药品,以备与会人员急用。4.会议进行时,会务人员要做好与会人员需要的传真或复印等工作。会议期间的生活服务工作及时订购回程票打印并分发会议代表通信录组织拍摄会议集体照及活动照做好会中与会人员的食宿服务04会后工作学习目标知识目标1.掌握送别会议代表的要求2.掌握会场的善后工作3.掌握整理会议文件的要求4.掌握会务工作的总结和反馈工作知识目标能够掌握会后工作的内容和要求素质目标具备及时跟进的能力,以及分析和评估的能力任务引入A公司2022年业务洽谈会终于圆满结束,张副总经理对这次会议的组织表示满意。在安排好与会人员离会后,秘书小萌马上将此次会议所产生的文件收集起来,包括会议方案、议程表、日程表、邀请函、受邀请客户名单、开幕词、会议记录、会议发言等文件,并将其分门别类地整理好,形成一个主题为“2022年业务洽谈会文件”的卷宗。任务引入找原统计数据的工作人员时,发现该工作人员到医院看病去了。好不容易找到他,他却记不起数据是多少了。找救灾办的工作人员也没用,因为昨日数字是估计数,别人并不清楚。想找原材料,但又在省委领导手中。综合科全体动员为此事奔忙,还是没有结果。汇报材料催得很急,只能向省委领导秘书说明情况,并希望秘书想办法抄下数据。出人意料的是,秘书早在他的笔记本中留下了这些数据,问题迎刃而解。送别会议代表结清会议费用分发回程票,安排车辆和人员送站会议结束时,应通知与会人员到会务组领取代为预定的回程车(机)票,同时,提前安排车辆和人员根据与会人员的离去时间组织送站,会议组织者应根据车辆的承载量安排合适的车辆为与会人员送行。会场的善后工作清理会场归还所借物品结算会议开支费用(1)拿走通知牌和方向标志。(2)清理会场内的其他物品。(3)通知配电人员和服务人员关闭会场电源。整理会议文件整理、分发会议记录形成大会决议、简报或纪要收全会议材料,汇编会议文件,并分类、立卷、归档汇编会议文件一般可分为两种：①档案资料需要的汇编②供学习使用的汇编会务工作的总结和反馈工作——总结

·会务工作总结的主要内容1.检查会议预案所制定的各项会议工作是否准确到位,有无遗漏和重复之处。2.检查会务工作机构之间及与相关部门、单位的协调状况。3.检查每个会务人员是否完成会务工作及完成质量。4.总结进一步提高会议效率与效益的方法。

·会务工作总结的方法1.会务人员在会后进行个人书面总结。2.各会务工作部门或相关部门分别进行小组总结和相互评议。3.必要时进行大会交流、总结与表彰,以起到激励和鼓励的作用。会务工作的总结和反馈工作——反馈

·会后信息反馈的主要内容1.下级单位传达和贯彻落实会议做出的决定、决议及有关精神是否迅速、及时。2.下级单位在贯彻落实会议精神方面有哪些经验。3.下级单位在贯彻落实会议决定、决议时遇到哪些困难和问题,这些困难和问题是由什么原因造成的。

·会后信息反馈的方法1.通过电话向有关方面口头催询交接情况,然后向上级单位汇报。2.要求有关方面提交书面报告,经秘书部门汇总整理后呈交上级单位。3.秘书部门派人深入有关单位实地检查和催询,了解情况,写出调查报告呈交上级单位。4.经领导批准后,一些贯彻精神的好经验、好方法可以采用简报的形式予以推广。05谈判工作学习目标知识目标1.掌握谈判的准备工作、过程2.掌握秘书受权谈判的策略知识目标能够掌握谈判工作的要点素质目标具备敏锐的洞察力和判断力,树立诚信、可靠的良好形象。任务引入A公司和B公司在一个最新项目上准备达成合作,最后一轮的谈判已经定好时间。然而,就在谈判前一天,A公司担任主谈的张总经理突然接到来自C国的消息,称A公司在C国的子公司受地方暴乱牵连,损失惨重。张总经理决定亲自到C国处理事故,找到助理林娜,授权林娜作为张总经理的全权代表,在明天的谈判上担任主谈,并当场签署了一份授权委托书。林娜觉得肩上责任重大,遂将为张总经理紧急订票、准备出国手续等事宜交给秘书小李。林娜抓紧时间与张总经理沟通谈判事宜,包括己方可以承受的最低价格等一些细节。张总经理又交代了一些注意事项。等一切已经沟通得差不多时,林娜对明天的谈判已经心中有谱,张总经理也已经准备启程。任务引入在谈判的准备阶段及前几轮的谈判中，林娜已经做了许多准备工作，对这次谈判还是有充分把握的，加上与张总经理临行前的沟通，林娜驾轻就熟地圆满完成了谈判任务，双方最后达成合作。张总经理处理完C国的事情回来时,正好赶上双方的庆祝宴会。张总经理对林娜的表