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文档简介

非营利组织档案管理流程规范第一章总则为规范非营利组织档案管理工作，保障档案的安全性、完整性和有效利用，依据相关法律法规及组织内部规章制度，制定本规范。档案管理涉及组织的运营、项目执行、财务状况及人力资源等多个方面，合理的档案管理流程不仅是组织信息化管理的重要组成部分，也是提升工作效率和透明度的关键。第二章适用范围本规范适用于本组织所有档案的管理，包括但不限于项目档案、财务档案、人事档案及其他相关文件资料。所有部门均需遵循本规范，确保档案管理工作的有序开展。第三章管理目标明确档案管理的目标，包括：1.确保档案的系统性、规范性和可靠性。2.保护档案的安全，防止信息泄露和损坏。3.提高档案的利用效率，支持组织决策和运营。4.建立档案管理的长效机制，实现规范化管理。第四章档案分类与编码档案需根据内容和性质进行分类，主要分为项目档案、财务档案、人事档案及其他档案。每类档案应制定相应的编码规则，确保编码的唯一性和可追溯性。分类及编码的标准化作业有助于提高档案的检索效率。第五章档案的收集与整理档案的收集由各部门负责，需确保资料的真实性、完整性和及时性。收集的档案材料包括但不限于：项目计划、财务报表、会议记录、合同协议等。整理工作应遵循以下要求：1.对收集的档案进行分类整理，确保归档的规范性。2.所有档案应按要求填写档案登记表，录入档案管理系统。3.整理后的档案需进行审核，确保无误后方可归档。第六章档案的存储与保管档案的存储应选择安全、干燥、通风良好的环境，防止受潮、虫蛀和火灾等风险。具体措施包括：1.档案应存放在专用档案柜中，并定期检查。2.对于电子档案，需备份并存储在安全的云存储平台或服务器上。3.确保档案的保管人员经过专门培训，了解档案管理的基本知识与技能。第七章档案的查阅与借用查阅和借用档案需遵循申请制度，具体流程如下：1.查阅者需填写查阅申请表，说明查阅目的及所需档案。2.综合服务部审核申请，确认后方可查阅。3.借用档案需经相关负责人批准，借用者需签署借用协议并登记。4.借用期间，档案不得涂改、损坏，归还时需进行检查。第八章档案的转递与销毁档案的转递需遵循以下流程：1.转递档案需填写转递通知单，说明转递原因及内容。2.转递应通过专人负责，确保过程中的安全性。3.对于不再使用的档案，需按照规定进行销毁，销毁前须进行审核和记录。4.销毁档案时，应进行物理毁坏，确保信息无法恢复。第九章档案的监督与评估档案管理的监督机制应确保档案管理工作的有效性。监督措施包括：1.定期开展档案管理自查，发现问题及时整改。2.建立档案管理评价体系，评估各部门的档案管理工作。3.对于档案管理工作表现优秀的部门给予奖励，对存在问题的部门进行通报和指导。第十章附则本规范由管理部负责解释，自发布之日起实施。各部门在执行过程中如遇不明确之处，可向管理部咨询。为适应组织发展的需要，本规范可根据实际情况进行修订，修订后的内容应及时

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