人力资源档案保管协议

合同编号：__________人力资源档案保管协议甲方（用人单位）：_______乙方（受托方）：_______一、档案的定义及范围1.1本协议所称档案，是指甲方员工的社会保险、劳动合同、工资单、简历、培训、考核、奖惩等与员工劳动关系相关的纸质和电子文档。1.2档案范围包括但不限于：员工基本信息、劳动合同、人事档案、培训档案、考核档案、奖惩档案、社会保险档案等。二、档案保管期限2.1乙方可为甲方保管档案的期限自双方签订本协议之日起计算，至甲方书面通知乙方解除委托保管关系之日止。2.2在档案保管期限内，乙方应妥善保管甲方档案，未经甲方书面授权，不得向任何第三方泄露、提供、披露甲方档案中的任何信息。三、档案保管方式3.1乙方应建立完善的档案保管制度，确保甲方档案的安全、保密、完整。3.2乙方应对甲方档案进行电子化处理，实现档案的信息化管理，便于甲方查询、使用。3.3乙方应定期对档案进行盘点、清理，确保档案的准确、完整。四、档案的查询与使用4.1甲方有权在符合法律法规的前提下，查询、使用其档案。4.2甲方查询、使用档案时，应向乙方提交书面查询申请，并说明查询事由。4.3乙方应在接到甲方查询申请后，及时提供相关档案资料。五、保密及信息安全5.1乙方应对甲方档案中的个人信息、商业秘密等敏感信息予以保密，不得向任何第三方泄露、提供、披露。5.2乙方应采取必要的信息安全措施，防止甲方档案信息被未授权访问、篡改、删除等。六、费用及支付6.1甲方应按约定的费用标准向乙方支付档案保管费用。6.2费用支付方式为：_______（转账、现金等）。6.3费用支付周期为：_______（按月、按季度、按年等）。七、解除协议7.1在档案保管期限内，甲方如需解除本协议，应提前_______日书面通知乙方。7.2乙方应在接到甲方解除协议通知后，按照甲方的要求，将档案完整、准确地退还甲方。八、违约责任8.1任何一方违反本协议的约定，导致协议无法履行或者造成对方损失的，应承担违约责任。8.2乙方违反保密义务，泄露甲方档案中的个人信息、商业秘密等敏感信息的，应承担相应的法律责任。九、争议解决9.1本协议的签订、履行、终止、解除及解释等事项，如有争议，双方应友好协商解决。9.2若协商不成，任何一方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。十、其他约定10.1本协议一式两份，甲乙双方各执一份。10.2本协议自甲乙双方签字（或盖章）之日起生效。甲方（用人单位）：_______乙方（受托方）：_______签订日期：_______年_______月_______日注意事项：1.甲方应确保提供的档案内容真实、准确、完整，不得含有虚假、违法信息。2.乙方应严格按照约定保管甲方档案，确保档案的安全、保密、完整。3.双方应遵守法律法规，不得利用档案从事违法行为。4.乙方应采取必要的信息安全措施，防止甲方档案信息泄露、篡改、删除等。解决办法：1.若乙方未按约定保管档案，导致档案丢失、损坏、泄露等，乙方应承担相应的法律责任。2.若甲方未按约定支付保管费用，乙方有权拒绝提供档案查询、使用等服务。3.双方在履行协议过程中发生争议，应通过友好协商解决；若协商不成，任何一方均有权向甲方所在地的人民法院提起诉讼。关键词语的法律名词解释：1.劳动合同法：指《中华人民共和国劳动合同法》，是我国调整劳动合同关系的基本法律。2.社会保险：指国家为保障劳动者基本生活，规定用人单位为劳动者缴纳的养老、医疗、工伤、失业、生育等五种保险费。3.人事档案：指记录员工个人身份、家庭状况、工作经历、培训考核等信息的生活档案。4.保密义务：指在特定条件下，当事人对某些信息予以保密，不得向第三方泄露、提供、披露的义务。5.信息安全：指采取必要的技术和管理措施，保护信息系统的安全，防止信息泄露、篡改、删除等行为。6.违约责任：指当事人违反合同约定，导致合同无法履行或者造成对方损失时，应承担的法律责任。7.争议解决：指在合同履行过程中，当事人发生纠纷时，通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式，解决纠纷的过程。特殊应用场合：1.员工离职：当员工离职时，甲方需要乙方提供完整的档案资料，以便办理相关手续，如社保转移、户口迁移等。2.员工调动：当员工发生调动时，甲方需要乙方提供该员工的档案资料，以便新单位了解员工的工作经历、考核情况等。3.员工福利申请：当员工申请住房补贴、子女教育补贴等福利时，甲方需要乙方提供该员工的档案资料，以便审核其资格。4.甲方进行内部审计：甲方可能需要查询员工的档案资料，以便核实工资、奖金等发放情况，乙方应提供必要的协助。5.法律法规变化：如因法律法规变化，导致档案保管要求发生变更，甲方应及时通知乙方，并按照新的要求进行档案管理。补充条款：1.员工离职：双方同意，在员工离职时，乙方应在接到甲方书面通知后，_______工作日内将员工档案完整、准确地退还甲方。2.员工调动：双方同意，在员工发生调动时，甲方有权要求乙方提供该员工的档案资料，乙方应在接到甲方要求后，_______工作日内提供。3.员工福利申请：双方同意，在员工申请住房补贴、子女教育补贴等福利时，甲方有权要求乙方提供该员工的档案资料，乙方应在接到甲方要求后，_______工作日内提供。4.内部审计：甲方进行内部审计时，乙方应提供必