2024年企业协议归档管理细则要点

2024年企业协议归档管理细则要点版A版本合同目录一览1.协议概述1.1协议类型1.2协议双方1.3协议目的与范围2.归档管理规范2.1归档材料范围2.2归档材料要求2.3归档流程与时间3.归档材料保管3.1保管环境要求3.2保管安全措施3.3材料调用与归还4.归档材料查阅4.1查阅权限4.2查阅流程4.3查阅记录5.归档材料销毁5.1销毁条件5.2销毁流程5.3销毁记录6.违规处理6.1违规类型6.2处理措施6.3处理记录7.协议变更与终止7.1变更条件7.2终止条件7.3变更与终止流程8.争议解决8.1争议类型8.2解决方式8.3争议处理流程9.保密条款9.1保密内容9.2保密期限9.3保密泄露处理10.法律适用与争议解决10.1法律适用10.2争议解决方式10.3管辖法院11.其他条款11.1双方约定的其他事项11.2附加条款12.签约主体信息12.1甲方信息12.2乙方信息13.签约日期与地点13.1签约日期13.2签约地点14.附件14.1附件列表14.2附件内容说明第一部分：合同如下：第一条协议概述1.1协议类型1.2协议双方甲方：（企业名称）乙方：（归档管理服务提供商名称）1.3协议目的与范围本细则旨在明确甲方与乙方在企业协议归档管理方面的权利、义务和责任，确保协议归档的高效、安全与合规。本细则适用于甲方与乙方之间所有协议的归档管理。第二条归档管理规范2.1归档材料范围归档材料包括但不限于：合同文件、协议草案、往来函件、审批文件、履行报告等。2.2归档材料要求归档材料应确保内容完整、真实、有效，需包括：协议、附件、相关审批文件、修改记录等。2.3归档流程与时间归档材料应在协议签订后七个工作日内完成归档。归档流程如下：（1）乙方将归档材料提交给甲方；（2）甲方对归档材料进行审核；（3）甲方对审核无误的归档材料进行归档；（4）乙方保留归档材料的电子副本。第三条归档材料保管3.1保管环境要求归档材料应存放在安全、干燥、通风、恒温的环境中，确保材料不受损坏。3.2保管安全措施乙方应采取适当的安全措施，如加锁、监控等，确保归档材料的安全。3.3材料调用与归还调用归档材料时，需经过甲方审批。调用结束后，乙方应在规定时间内归还归档材料。第四条归档材料查阅4.1查阅权限仅限于甲方授权的人员可查阅归档材料。4.2查阅流程查阅归档材料时，需填写查阅申请表，经甲方审批后，由乙方提供归档材料。4.3查阅记录查阅归档材料时，应做好查阅记录，包括查阅人、查阅时间、查阅内容等。第五条归档材料销毁5.1销毁条件归档材料销毁需符合国家法律法规及甲方规定。5.2销毁流程销毁归档材料前，需经甲方审批。销毁流程如下：（1）乙方将拟销毁的归档材料清单提交给甲方；（2）甲方对销毁清单进行审批；（3）甲方确认无误后，乙方进行销毁。5.3销毁记录销毁归档材料时，应做好销毁记录，包括销毁人、销毁时间、销毁方式等。第六条违规处理6.1违规类型违规行为包括但不限于：泄露归档材料、私自复制归档材料、不按规定归档等。6.2处理措施对于违规行为，甲方有权要求乙方停止违规行为，并要求乙方承担相应的法律责任。6.3处理记录对违规行为的处理过程中，应做好处理记录，包括处理人、处理时间、处理结果等。第八条协议变更与终止8.1变更条件除非法律法规或甲方规定发生变化，否则本细则一经签订，未经甲方书面同意，乙方不得单方面变更本细则。8.2终止条件（1）双方协商一致解除本细则；（2）甲方违反本细则规定，严重损害乙方合法权益，乙方无法继续履行本细则；（3）因不可抗力导致本细则无法履行。8.3变更与终止流程（1）双方协商一致，签订变更或终止协议；（2）乙方将变更或终止协议提交给甲方；（3）甲方对变更或终止协议进行审批；（4）甲方确认无误后，本细则按照变更或终止内容执行。第九条争议解决9.1争议类型本细则履行过程中发生的争议包括但不限于：归档材料管理、保密、违约责任等。9.2解决方式双方应通过友好协商解决争议。协商不成的，任何一方均可向甲方所在地的人民法院提起诉讼。9.3争议处理流程争议处理流程如下：（1）争议双方协商解决；（2）协商不成，提交甲方所在地仲裁委员会进行仲裁；（3）仲裁结果为最终结果，双方均应遵守。第十条保密条款10.1保密内容双方在履行本细则过程中所获悉的对方的商业秘密、技术秘密、市场信息等，均应予以保密。10.2保密期限保密期限自本细则签订之日起算，至本细则终止或履行完毕之日止。10.3保密泄露处理如发生保密信息泄露，泄露方应立即采取补救措施，并承担相应的法律责任。第十一条法律适用与争议解决11.1法律适用本细则的签订、履行、解释及争议解决均适用中华人民共和国法律。11.2争议解决方式如双方就本细则的签订、履行、解释及争议解决发生争议，应通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向甲方所在地的人民法院提起诉讼。11.3管辖法院本细则引起的诉讼，应提交甲方所在地的人民法院管辖。第十二条其他条款12.1双方约定的其他事项双方可以在本细则基础上，通过协商约定其他事项，并以附件形式附加在本细则之后。12.2附加条款附加条款应由双方共同签署，并与本细则具有同等法律效力。第十三条签约主体信息13.1甲方信息甲方名称：（填写甲方全称）甲方地址：（填写甲方地址）联系人：（填写联系人姓名）联系方式：（填写联系人电话）13.2乙方信息乙方名称：（填写乙方全称）乙方地址：（填写乙方地址）联系人：（填写联系人姓名）联系方式：（填写联系人电话）第十四条签约日期与地点14.1签约日期本细则签署日期为2024年。14.2签约地点本细则签署地点为甲方所在地。第十五条附件15.1附件列表附件列表包括：（1）归档材料清单；（2）归档材料管理规范；（3）保密协议；（4）其他双方约定的附件。15.2附件内容说明附件内容应详细说明附件的名称、内容、份数等相关信息。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：归档材料清单内容说明：本附件详细列出需归档的所有材料类型，包括但不限于合同文件、协议草案、往来函件、审批文件、履行报告等。附件二：归档材料管理规范内容说明：本附件详细规定归档材料的管理流程、保管环境、查阅权限、销毁条件等要求。附件三：保密协议内容说明：本附件详细列出双方在履行本细则过程中所获悉的对方的商业秘密、技术秘密、市场信息等，并规定保密期限及保密泄露处理方式。附件四：其他双方约定的附件内容说明：如有其他双方约定的事项，可在此附件中详细列出，包括但不限于额外保密信息、特定归档要求等。说明二：违约行为及责任认定：1.泄露归档材料：未经许可，私自泄露归档材料给第三方。2.私自复制归档材料：未经许可，私自复制归档材料。3.不按规定归档：未按照归档流程和时间要求归档。4.未按时提供归档材料：未在协议签订后七个工作日内完成归档。5.未按要求保管归档材料：未采取适当的安全措施，导致归档材料损坏或遗失。违约责任认定标准：1.泄露归档材料：按照泄露信息的严重性和对甲方的损失程度进行认定。2.私自复制归档材料：按照复制的数量和影响范围进行认定。3.不按规定归档：每次未按规定归档，需支付一定金额的违约金。4.未按时提供归档材料：按照延迟提供归档材料的时间长度进行认定。5.未按要求保管归档材料：按照归档材料损坏或遗失的数量和重要性进行认定。示例说明：假设乙方未按规定归档，导致部分归档材料遗失，甲方因此遭受了10万元的损失。根据违约责任认定标准，乙方需支付甲方向第三方支付的赔偿金10万元。说明三：法律名词及解释：1.企业协议：指甲方与乙方之间签订的、与企业管理、运营相关的各类协议、合同、文件等。2.归档管理：指将企业协议等文件按照一定的要求进行分类、整理、归档、保管和查阅的过程。3.归档材料：指需要进行归档管理的企业协议、合同、文件等。4.保密信息：指在履行本细则过程中所获悉的对方