2024采购流程及协议管理规范文件

2024版采购流程及协议管理规范文件版A版本合同目录一览1.采购流程概述1.1采购申请1.2采购审批1.3采购计划的制定1.4供应商的选择1.5采购文件的准备1.6采购合同的签订1.7采购订单的下达1.8采购物品的验收1.9采购付款1.10采购退货与索赔2.协议管理规范2.1协议的分类与编号2.2协议的起草与审批2.3协议的签订与生效2.4协议的履行与监督2.5协议的变更与解除2.6协议的终止与归档3.质量管理与控制3.1供应商质量管理3.2采购物品的质量控制3.3质量问题的处理与反馈3.4质量改进措施的实施4.交货期与物流管理4.1交货期的确定与通知4.2物流方式的选择与管理4.3运输过程中的风险与责任4.4货物的接收与验收5.价格与付款terms5.1采购价格的确定5.2付款条件的约定5.3付款方式与时间的执行5.4付款凭证的提供与核对6.售后服务与保障6.1售后服务的范围与内容6.2售后服务的时间与响应6.3供应商责任的界定与赔偿6.4质量保证期的规定7.违约责任与争议解决7.1供应商的违约行为7.2采购方的违约行为7.3违约责任的承担与赔偿7.4争议的解决方式与程序8.合同的有效期与终止8.1合同的起始日期与终止日期8.2合同终止的条件与程序8.3合同终止后的权利与义务处理9.保密条款9.1保密信息的定义与范围9.2保密责任的承担与期限9.3保密信息的泄露与违约处理10.法律适用与争议解决10.1合同适用的法律法规10.2争议解决的途径与地点10.3法院管辖权的选择11.其他条款11.1合同的变更与补充11.2合同的解除与终止11.3合同的继承与转让12.合同的签署与生效12.1签署人的资格与授权12.2合同的签字与盖章12.3合同生效的条件与时间13.附件与附录13.1合同附件的列表与说明13.2附录内容的格式与要求13.3附件与附录的法律效力14.合同的修订历史14.1合同版本的变更记录14.2各版本的发布日期与修订说明14.3当前版本的版本号与发布日期第一部分：合同如下：第一条采购流程概述1.1采购申请采购申请应由需方部门在需求发生时提出，填写《采购申请单》，并注明采购物品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。1.2采购审批采购申请单需经过需方部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门对申请单进行审批，并根据公司的采购政策确定是否采购。1.3采购计划的制定采购部门根据审批结果，制定采购计划，包括采购物品、数量、供应商选择、交货时间等，并对计划进行跟踪管理。1.4供应商的选择采购部门根据采购计划，选择供应商。选择供应商时，应综合考虑供应商的质量、价格、交货期、信誉等因素，并进行供应商评估和选择。1.5采购文件的准备采购部门根据供应商的选择结果，准备采购文件，包括采购合同、采购订单等。1.6采购合同的签订采购合同由采购部门与供应商进行洽谈，并签订。合同应明确双方的权利和义务，包括但不限于质量、价格、交货期、售后服务等内容。1.7采购订单的下达采购部门根据采购合同，下达采购订单。采购订单应包括订单号、供应商名称、采购物品名称、数量、单价、总价、交货时间等信息。1.8采购物品的验收收货部门应按照采购订单和合同的要求，对采购物品进行验收。验收不合格的物品，应及时通知供应商处理。1.9采购付款采购部门根据采购合同和采购订单，提交付款申请。财务部门对付款申请进行审核，确认无误后进行付款。1.10采购退货与索赔采购物品存在质量问题或者数量不足的，采购部门应按照合同的约定，及时向供应商提出退货或者索赔。第八条协议管理规范8.1协议的分类与编号协议分为采购协议、技术协议、服务协议等，由采购部门负责编号，编号规则为“PR/TS/SV年份序号”。8.2协议的起草与审批协议起草由采购部门负责，根据采购需求、供应商评估结果等制定。协议草稿经部门负责人审核后，提交至法务部门进行法律审核，并根据法务部门的意见进行修改。8.3协议的签订与生效协议经法务部门审核无误后，由采购部门与供应商签订。协议自双方签字盖章之日起生效。8.4协议的履行与监督采购部门应按照协议的约定，对供应商的交货、质量、服务等方面进行监督。如供应商未按协议履行的，采购部门应按照协议的约定采取措施。8.5协议的变更与解除协议的变更或解除应经双方协商一致，并签订变更协议或解除协议。变更或解除协议应经法务部门审核，并按照协议的约定进行。8.6协议的终止与归档协议终止后，采购部门应将协议正本归档，并将协议副本交相关部门留存。第九条质量管理与控制9.1供应商质量管理采购部门应建立供应商质量管理体系，对供应商的质量控制能力进行评估和监控。9.2采购物品的质量控制采购部门应按照公司质量标准，对采购物品的质量进行控制。收货部门对采购物品进行验收，如发现质量问题，应及时通知采购部门处理。9.3质量问题的处理与反馈采购部门收到质量问题反馈后，应立即与供应商沟通，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未解决问题的，采购部门应按照协议的约定采取措施。9.4质量改进措施的实施采购部门应根据质量问题的处理结果，采取改进措施，防止类似问题再次发生。第十条交货期与物流管理10.1交货期的确定与通知采购部门应与供应商协商确定交货期，并在协议中明确。如供应商延迟交货的，采购部门应按照协议的约定采取措施。10.2物流方式的选择与管理采购部门应根据物品的性质、运输距离等因素，选择合适的物流方式。并对物流过程进行跟踪管理。10.3运输过程中的风险与责任采购部门应与供应商明确运输过程中的风险与责任，并在协议中约定。如发生运输损失或损坏的，采购部门应按照协议的约定采取措施。10.4货物的接收与验收收货部门应按照采购订单和合同的要求，对采购货物进行验收。验收不合格的货物，应及时通知采购部门处理。第十一条价格与付款terms11.1采购价格的确定采购价格应包括物品的购买价格、运费、保险费等。采购部门应与供应商协商确定采购价格，并在协议中明确。11.2付款条件的约定付款条件包括付款期限、付款方式等，由采购部门与供应商协商确定，并在协议中约定。11.3付款方式与时间的执行采购部门应按照协议的约定，办理付款手续。财务部门应按照协议的约定，按时办理付款。11.4付款凭证的提供与核对供应商应按照协议的约定，提供付款凭证。采购部门应核对付款凭证的真实性和合法性。第十二条售后服务与保障12.1售后服务的范围与内容售后服务包括对采购物品的维护、维修、更换等。售后服务的范围与内容应在协议中明确。12.2售后服务的时间与响应售后服务的时间应根据物品的性质、使用寿命等因素确定，并在协议中明确。供应商应在约定的时间内响应售后服务需求。12.3供应商责任的界定与赔偿供应商应对提供的售后服务质量负责。如售后服务不符合约定的，供应商应对由此造成的损失进行赔偿。12.4质量保证期的规定质量保证期应在协议中约定，自采购物品验收合格之日起计算。在质量保证期内，供应商应对采购物品的质量负责。第十三条违约责任与争议解决13.1供应商的违约行为供应商的违约行为包括未按协议交货、交货不合格、延迟交货等。如供应商发生违约行为的，采购部门应按照协议的约定采取措施。13.2采购方的违约行为采购方的违约行为包括第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：《采购申请单》附件2：《供应商评估表》附件3：《采购合同模板》附件4：《采购订单》附件5：《质量保证协议》附件6：《售后服务协议》附件7：《付款凭证模板》附件8：《物流跟踪记录》附件9：《验收报告》附件10：《付款申请单》附件11：《违约行为处理方案》附件12：《质量问题反馈表》附件13：《协议变更协议》附件14：《协议解除协议》附件的详细要求和说明：《采购申请单》：需方部门填写，包括采购物品的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等详细信息。《供应商评估表》：采购部门对供应商的质量、价格、交货期、信誉等因素进行评估的表格。《采购合同模板》：标准化的采购合同模板，用于与供应商签订合同。《采购订单》：采购部门根据采购合同下达的订单，包括订单号、供应商名称、采购物品名称、数量、单价、总价、交货时间等信息。《质量保证协议》：与供应商签订的协议，明确供应商对采购物品质量的保证责任和质量标准。《售后服务协议》：与供应商签订的协议，明确供应商提供的售后服务的范围、时间、响应责任等。《付款凭证模板》：财务部门用于办理付款的凭证模板。《物流跟踪记录》：记录货物运输过程中的信息，包括运输方式、运输时间、货物状态等。《验收报告》：收货部门对采购货物进行验收后填写的报告，包括货物的数量、质量、损坏情况等。《付款申请单》：采购部门根据采购合同和采购订单提交付款申请的单据。《违约行为处理方案》：用于处理双方在合作过程中发生的违约行为的方案。《质量问题反馈表》：采购部门用于反馈采购物品质量问题的表格。《协议变更协议》：《采购协议》或《售后服务协议》等变更时使用的协议。《协议解除协议》：《采购协议》或《售后服务协议》等解除时使用的协议。说明二：违约行为及责任认定：供应商的违约行为：1.未按协议交货2.交货不合格3.延迟交货4.未提供售后服务5.未履行质量保证责任采购方的违约行为：1.未按协议支付款项2.未按协议接受货物3.未履行质量反馈责任4.未按时进行验收违约的责任认定标准：1.供应商的违约行为：供应商应按照协议的约定，按时交付合格的货物。如发生违约行为的，应根据协议的约定承担违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。2.采购方的违约行为：采购方应按照协议的约定，按时支付款项、接受货物、履行质量反馈责任和进行验收。如发生违约行为的，应根据协议的约定承担违约责任，包括但不限于赔偿损失、支付违约金等。示例说明：供应商延迟交货的，应根据协议的约定支付违约金。例如，如果协议规定延迟交货的违约金为货物金额的1%，则供应商应支付相应的违约金。说明三：法律名词及解释：1.需方：指需要采购物品的部门或个人。2.供应商：指向需方提供采购物品的法人或其他组织。3.交货期：指供应商按照协议约定的时间交付货物的时间段。4.质量保证期：指供应商对采购物品质量承担保证责任的期限。5.售后服务：指供应商在交货后提供的维护、维修、更换等服务。6.违约金：指一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应支付给对方的一定金额的赔偿。7.争议解决：指当双方在合同