传达室资料保管办法

传达室资料保管办法合同目录第一章总则1.1本办法的制定目的1.2本办法的适用范围1.3传达室资料的定义1.4传达室资料的保管原则第二章传达室资料的收集与整理2.1资料收集的要求2.2资料整理的标准2.3资料归档的要求2.4资料的更新与维护第三章传达室资料的保管与存放3.1资料保管的责任人3.2资料存放的环境要求3.3资料的分类存放3.4资料的安全措施第四章传达室资料的借阅与使用4.1资料的借阅流程4.2资料的借阅权限4.3资料的使用规定4.4资料的归还与检查第五章传达室资料的保密与保护5.1资料的保密要求5.2资料的保护措施5.3保密协议的签订5.4保密责任的落实第六章传达室资料的查阅与统计6.1资料的查阅流程6.2资料的统计方法6.3资料的查阅记录6.4资料的统计报告第七章传达室资料的信息化管理7.1信息化管理的要求7.2信息化管理的技术支持7.3资料的电子化处理7.4信息化管理的维护与更新第八章传达室资料的交接与传承8.1资料的交接流程8.2资料的交接责任8.3资料的传承方式8.4资料的交接记录第九章传达室资料的监督与检查9.1监督与检查的频率9.2监督与检查的内容9.3监督与检查的责任9.4监督与检查的整改措施第十章违规行为的处理与责任追究10.1违规行为的界定10.2违规行为的处理方式10.3责任追究的流程10.4责任追究的执行第十一章合同的生效与终止11.1合同的生效条件11.2合同的终止条件11.3合同终止后的权利义务处理11.4合同终止后的争议解决第十二章合同的修订与补充12.1合同的修订条件12.2合同的补充内容12.3合同修订与补充的程序12.4合同修订与补充的生效第十三章合同的解释与适用法律13.1合同的解释原则13.2合同的适用法律13.3合同争议的解决方式13.4合同的司法管辖第十四章合同的附则14.1合同的签订日期14.2合同的有效期限14.3合同的签署地点14.4合同的签署双方合同编号_________第一章总则1.1本办法的制定目的为规范传达室资料的收集、整理、保管、借阅、使用等工作，确保资料的安全、完整和有效，提高工作效率，制定本办法。1.2本办法的适用范围本办法适用于传达室资料的收集、整理、保管、借阅、使用等活动。1.3传达室资料的定义本办法所称传达室资料，是指传达室在工作中收到的各类文件、资料、信件、报纸、杂志等。1.4传达室资料的保管原则传达室资料的保管应遵循完整性、保密性、及时性、方便使用的原则。第二章传达室资料的收集与整理2.1资料收集的要求收集资料应确保资料的完整性、真实性和有效性，对资料进行初步审查，去除无关、重复、损坏的资料。2.2资料整理的标准资料整理应按照资料的类型、日期、重要性等进行分类，统一编号，便于保管和查找。2.3资料归档的要求资料归档应按照档案管理规定，确保资料的完整、有序、安全，便于查询和使用。2.4资料的更新与维护定期对资料进行更新和维护，去除过时、损坏的资料，补充新的资料，确保资料的时效性和完整性。第三章传达室资料的保管与存放3.1资料保管的责任人明确传达室资料保管责任人，负责资料的保管、整理、归档等工作。3.2资料存放的环境要求资料存放环境应保持清洁、干燥、通风，避免阳光直射，确保资料的安全。3.3资料的分类存放资料应按照类型、日期、重要性等进行分类，统一编号，有序存放，便于查找和使用。3.4资料的安全措施采取必要的安全措施，如加锁、监控等，防止资料的丢失、损坏、泄露等。第四章传达室资料的借阅与使用4.1资料的借阅流程借阅资料应填写借阅单，经责任人审批后方可借阅，借阅期满后应归还。4.2资料的借阅权限明确借阅资料的权限，规定哪些人员有权借阅资料，以及借阅的范围和期限。4.3资料的使用规定使用资料时应保持资料的完整，不得涂改、损坏、泄露资料，用完后应及时归还。4.4资料的归还与检查归还资料时，责任人应进行检查，确认资料的完整性和损坏情况，如有损坏应进行赔偿。第五章传达室资料的保密与保护5.1资料的保密要求对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等资料，应严格按照保密规定进行保管和处理。5.2资料的保护措施采取必要的技术和管理措施，防止资料的非法获取、泄露、损坏等。5.3保密协议的签订与相关方签订保密协议，明确保密义务和责任，加强保密意识。5.4保密责任的落实明确传达室资料保密责任人，加强对保密工作的监督和检查，确保保密责任的落实。第六章传达室资料的查阅与统计6.1资料的查阅流程查阅资料应填写查阅单，经责任人审批后方可查阅，查阅完毕后应及时归还。6.2资料的统计方法采用科学的统计方法，对资料的收发、借阅、使用等情况进行统计和分析。6.3资料的查阅记录记录查阅资料的日期、查阅人员、查阅内容等信息，便于管理和监督。6.4资料的统计报告定期编制资料统计报告，反映资料的收发、借阅、使用等情况，提供决策依据。第七章传达室资料的信息化管理7.1信息化管理的要求按照信息化管理的要求，对资料进行电子化处理，建立资料数据库，提高工作效率。7.2信息化管理的技术支持采用先进的信息技术，如数据库管理系统、网络等，支持资料的电子化处理和管理。7.3资料的电子化处理将资料进行电子化处理，建立电子档案，便于查询、借阅和使用。7.4信息化管理的维护与更新定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和资料的安全。第八章传达室资料的交接与传承8.1资料的交接流程资料交接应由双方在场进行，接班人应仔细核对资料的完整性，确认无误后签字确认。8.2资料的交接责任交接双方应明确各自的责任，确保资料的完整、准确、安全。8.3资料的传承方式资料传承应通过正常的交接流程进行，确保资料的连续性和完整性。8.4资料的交接记录交接时应做好记录，包括交接日期、交接人员、交接内容等信息，以备查阅。第九章传达室资料的监督与检查9.1监督与检查的频率定期对资料的保管、借阅、使用等进行监督与检查，确保工作的正常进行。9.2监督与检查的内容监督与检查应包括资料的完整性、保密性、及时性等方面的内容。9.3监督与检查的责任明确监督与检查的责任人，负责对资料的保管、借阅、使用等进行监督与检查。9.4监督与检查的整改措施对监督与检查中发现的问题，应采取相应的整改措施，及时纠正。第十章违规行为的处理与责任追究10.1违规行为的界定明确违规行为的具体内容，如泄露资料、损坏资料等。10.2违规行为的处理方式对违规行为应采取相应的处理方式，如警告、罚款、停止借阅等。10.3责任追究的流程明确责任追究的流程，包括报告、调查、处理等环节。10.4责任追究的执行对违规行为的责任人应进行责任追究，确保规定的严肃性。第十一章合同的生效与终止11.1合同的生效条件合同自双方签字之日起生效，双方应按照合同的约定履行各自的义务。11.2合同的终止条件合同终止的条件应明确，如合同到期、一方违约等。11.3合同终止后的权利义务处理合同终止后，双方应按照合同的约定处理终止后的权利义务。11.4合同终止后的争议解决对合同终止后的争议，应通过协商解决，协商不成的可通过法律途径解决。第十二章合同的修订与补充12.1合同的修订条件合同的修订条件应明确，如社会环境变化、工作需要等。12.2合同的补充内容合同补充的内容应明确，如新增资料的保管要求等。12.3合同修订与补充的程序合同修订与补充应通过双方协商一致，并进行书面确认。12.4合同修订与补充的生效合同修订与补充自双方签字之日起生效，双方应按照修订后的合同履行义务。第十三章合同的解释与适用法律13.1合同的解释原则合同的解释应遵循合同的字面含义，尊重双方的意图。13.2合同的适用法律本合同适用中华人民共和国法律，如有争议，应按照中华人民共和国法律解决。13.3合同争议的解决方式合同争议应通过友好协商解决，协商不成的可通过法律途径解决。13.4合同的司法管辖本合同的司法管辖地应为合同签订地人民法院。第十四章合同的附则14.1合同的签订日期本合同签订日期为________年________月________日。14.2合同的有效期限本合同的有效期限为________年。14.3合同的签署地点本合同签署地点为________。14.4合同的签署双方甲方：（签字）乙方：（签字）多方为主导时的，附件条款及说明附加条款一：甲方为主导时的特殊条款1.1甲方指定资料保管责任人甲方有权指定资料的保管责任人，并要求乙方按照甲方的要求进行资料的保管与管理。1.2甲方的查阅权限甲方有权随时查阅资料，乙方应提供便利，并确保资料的完整性、准确性和安全性。1.3甲方对资料的处置权甲方有权对资料进行处置，包括但不限于销毁、封存或转移，乙方应按照甲方的要求执行。1.4甲方对资料的修改权甲方有权对资料进行修改、补充或删除，乙方应按照甲方的要求及时更新资料。附加条款二：乙方为主导时的特殊条款2.1乙方的资料提供义务乙方应按照甲方的要求，及时提供所需的资料，并确保资料的完整性、准确性和安全性。2.2乙方的资料更新义务乙方应定期对资料进行更新，确保资料的时效性，并及时通知甲方。2.3乙方的资料保护义务乙方应采取必要的措施，保护甲方的资料不被泄露、损坏或丢失，并承担相应的责任。2.4乙方的资料处置义务乙方应按照甲方的要求，对资料进行处置，包括但不限于销毁、封存或转移。附加条款三：第三方中介为主导时的特殊条款3.1第三方中介的介绍义务3.2第三方中介的监督义务第三方中介应监督甲乙双方履行合同义务，确保合同的顺利进行。3.3第三方中介的调解义务在甲乙双方发生争议时，第三方中介应积极进行调解，协助双方达成一致。3.4第三方中介的保密义务第三方中介应对甲乙双方的资料保密，不得泄露给任何无关方，并承担相应的责任。附件及其他补充说明一、附件列表：1.传达室资料清单2.资料保管责任人任命书3.资料借阅申请表4.资料归还确认单5.保密协议6.资料处置授权书7.资料更新记录8.资料查阅记录9.资料统计报告10.信息化管理系统的使用手册11.资料交接记录表12.监督与检查报告13.违规行为处理决定书14.合同修订与补充协议二、违约行为及认定：1.违约行为：甲方未按约定时间提供资料或提供的资料不完整、不准确、不安全。认定：甲方未能履行合同约定的资料提供义务。2.违约行为：乙方未按约定时间归还资料或归还的资料有损坏、丢失。认定：乙方未能履行合同约定的资料归还义务。3.违约行为：甲方未按约定处理资料或处理结果不符合甲方的要求。认定：甲方未能履行合同约定的资料处理义务。4.违约行为：乙方未按约定保护资料或泄露、损坏资料。认定：乙方未能履行合同约定的资料保护义务。5.违约行为：第三方中介未按约定介绍、监督、调解或保密。认定：第三方中介未能履行合同约定的中介服务义务。三、法律名词及解释：1.保密协议：双方签订的约定保密事项的协议。2.资料：传达室在工作中收到的各类文件、资料、信件、报纸、杂志等。3.保管：对资料进行妥善保存、管理的行为。4.借阅：临时使用资料的行为。5.使用：按照资料的用途进行利用的行为。6.信息化管理：利用信息技术对资料进行管理的行为。7.违约：未履行合同约定的义务。8.纠纷：因合同履行产生的争议或冲突。四、执行中遇到的问题及解决办法：1.问题：资料的准确性和完整性无法得到保证。解决办法：加强对资料的审核和验证，定期进行资料的整理和更新。2.问题：资料的泄露或损坏。解决办法：加强资料的安全措施，定期进行安全培训，建立应急预案。3.问题：资料的借阅和归还流程不明确。解决办法：制定明确的借阅和归还流程，并进行公示。4.问题：资料的处理不符合甲方的要求。解决办法：及时与甲方沟通，了解甲方的具体要求，并进行相应的处理。5.问题：第三方中介的服