程序文件-文件控制程序

程序文件

GB/T19001-2000

山东**发展有限公司

二二年五月九日

山东**发展有限公司程序文件Q/FHC.CX.01-2002

版本：A第0次修改

文件控制程序

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1目的

对质量管理体系文件的批准、发放、更改进行控制，确保文件规范、

适用、充分、有效，为质量活动的正常、有效开展提供准确的依据。

2范围

适用于山东**发展有限公司质量管理体系要求的任何媒体形式的

质量管理体系文件、技术文件的控制，包括适当范围的外来文件。

3职责

3.1质量工作小组是质量管理体系文件的归口管理部门，负责质量手

册、程序文件及其相关文件的控制。

3.2公司办公室是管理性文件的归口管理部门，负责制度、办法和法

律法规类外来文件及电子文件的控制。

3.3设计部负责建筑标准、规范、设计图纸等技术性文件的控制。

3.4各职能部门负责本部门文件的控制。

4工作程序

4.1文件类别:

4.1.1按其性质分为以下几类：

a）质量方针和质量目标；

b）质量手册；

c）程序文件；

d）制度、办法、作业指导书等管理性文件；

e）规范、标准、图样等技术性文件；

f）相关外来文件；

g）质量记录表式等。

4.1.2按其载体分为：

a）书面文件；

b）电子文件；

c）样本文件。

4.2文件编制与审批

4.2.1管理者代表负责组织质量方针、质量目标、质量手册的编制，

由总经理批准发布。

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4.2.2质量工作小组负责组织程序文件和其他体系文件的编制，由管

理者代表签发。

4.2.3各职能部门负责专用文件的编制，由主管领导审签，到文件归

口管理部门登记备案。

4.2.4外来文件中的法律、法规、条例由公司办公室确定分发范围，

标准、规范由设计部确定分发范围，并报主管领导审批。

4.2.5所有需要编号的文件，均由发放部门按《质量管理体系文件分

类及编号规定》进行统一编号。

4.2.6所有文件应清晰、准确、充分、适宜，可操作性强。

4.3文件发放与管理

4.3.1质量方针、质量目标、质量手册、程序文件等体系文件，由质

量工作小组加盖“受控”章和分发号后，按分发范围发放，接收部门

和接收人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏内签字。

4.3.2制度、方法、作业指导书等管理性文件，由公司办公室加盖“受

控”章和分发号后，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件

发放/回收登记表》上相应栏内签字。

4.3.3标准、规范、图样等技术性文件，由设计部确定分发范围，办

公室加盖“受控”章和分发号后，按分发范围发放，接收部门和接收

人员在《文件发放/回收登记表》上相应栏内签字。

4.3.4各职能部门的专用文件，加盖红色部门行政公章及分发号作为

受控标识，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收

登记表》上相应栏目内签字。

4.3.5外来文件由公司办公室加盖红色部门行政公章及分发号作为受

控标识，按分发范围发放，接收部门和接收人员在《文件发放/回收登

记表》上相应栏目内签字。

4.3.6各使用部门若需进行二次分发，应建立本部门《文件收发/回收

登记表》。

4.3.7各部门均建立《文件清单》，以便控制。

4.3.8需保密文件，加注密级标识，并在《文件发放/回收登记表》和

《文件清单》备注栏内注明密级。

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4.3.9质量记录表式不必加盖“受控”标识。

4.3.10以公文系统或磁盘发放的电子文件，由主管领导对发放范围确

认、在审批表上签字后，由公司办公室执行，并应“加密”，只限规定

人员阅读。

4.3.11各类文件均由分发单位负责管理和控制，确保在使用场所获得

适用文件的有效版本。

4.3.12需临时借用或复制文件，由文件发放部门在《文件借阅/复制

登记表》上登记，收回时在备注栏中记录。原始文件一律不外借。保

密文件借阅，须经发放部门负责人批准。

4.3.13当文件破损程度影响到使用时，应及时到文件发放部门进行更

换，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件的分

发号。

4.3.14若文件使用人将文件丢失，应写出书面申请，重新领用。文件

发放部门给出新的分发号，在收发登记本中注明原分发号作废。

4.3.15临时性文件应注明有效日期，由各部门负责人审批签字，以审

批人签字作为受控标识，超出有效日期后，自行作废。

4.4文件修改

4.4.1文件如需修改，文件使用部门或编写部门填写《文件修改申请

表》。

4.4.2《文件修改申请表》由修改申请部门负责人审批后报文件管理部

门核准，并经原审批人审批。

4.4.3文件修改意见批准后，由文件发放部门在规定执行日前按原发

放范围下发《文件修改通知单》，并依此对各个质量活动场所的文件进

行修改，修改可采取下列方式：

a）文件使用部门可依据通知单要求在原文上修改。

b）当文件修改幅度较大或一页上修改次数多于5次时，可采取换

页。因文件修改引起页数变化时，增加的页数依次为nA、nB…（n为

原来页码）；页数减少时，原来页码保留空白页。

c）文件多次修改，已影响到正常使用，或需要大幅度修改时，应

进行换版。新版文件在执行日前予以发放，并在执行之日收回旧版文

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件，旧版文件收回后，由文件发放部门负责人批准予以销毁；有保留

价值的文件，由发放部门负责人批准，文件管理员标注“作废”标识

后，方可保留，并在《文件作废记录》中记录。

d）电子文件由文件发放部门依据《文件修改通知单》进行更改发

文，并覆盖原文件。

4.4.4各部门依据修改通知单要求修改完毕后，应在文件清单及发放

登记表相应文件的备注栏中注明修改单号和实施日期。对于全文修改

的需做好相应的作废、发放记录。

4.5文件评审

4.5.1质量方针、质量目标、质量手册、程序文件在每年的管理评审

时进行一次评审；其他文件在内审时一并进行评审。

4.5.2遇有关键过程重大改组、组织机构重大调整，对相关文件的充

分性、适宜性由文件管理部门及时组织评审。

4.5.3通过评审需对文件进行修改或更新的，按4.4执行。

5相关文件

5.1《文件分类及编号规定》

5.2《档案管理规定》

6质量记录

6.1《文件发放/回收登记表》

6.2《文件清单》

6.3《文件修改申请表》

6.4《文件修改通知单》

6.5《文件借阅/复制登记表》

6.6《文件作废记录》

6.7《文件处理单》

文件控制流程

FHC.JL.001

质量管理体系文件发放/回收登记表

文件名称：编号:

发放记录回收记录

序号发往部门版本分发号份数备注

分发日期发放人接收人签回日期

注：文件丢失、作液及其时间等在备注栏中注明

FHC.JL.002

质量管理体系文件清单

内部口外来口

部门：第页

文件名称编号版本发放范围实施日期备注

FHC.JL.003

申请表

更改文件□物业交接验收□

设计□

合同□固定资产购置□

材料□

申请部门部门负责人

申请事项

修改或申请内容：

理由：

主管部门意见：

审批人

经办人:申请日期:年月日

FHC.JL.004

通知单

改

更

件

文□

工程整改口审查意见口

计

设□

交付使用口安全检查口

同

合□

料

材□

项目名称

及编号

存在问题

或需

更改条款

及内容

审查意见

整改措施

或

更改后条

款及内容

期限

审查

审批人

L本通知内容自年月日起执行。

2.本通知按原文件发放方式发放，

备注发放范围：

3.原文件由发放部门收回。

4.本通知及附页共页。

发出部门:年月日

FHC.JL.005

质量管理体系文件借阅/复制登记表

第页

-

份

借阅/复数审批借出/复归还

文件名称编号一