2024年度会议组织与服务协议样本版

2024年度会议组织与服务协议样本版A版本合同目录一览1.会议基本信息1.1会议名称1.2会议日期与时间1.3会议地点1.4参会人员2.会议组织2.1甲方责任2.1.1甲方提供的资料与信息2.1.2甲方负责人员与参会人员的确认2.1.3甲方对会议内容的审核与监督2.2乙方责任2.2.1乙方提供的资料与信息2.2.2乙方负责会议的组织与实施2.2.3乙方对会议设施与服务的提供3.会议服务3.1会议场地与设施3.1.1场地布置与安排3.1.2设施提供与维护3.2会议餐饮3.2.1餐饮安排3.2.2餐饮质量与服务3.3会议住宿3.3.1住宿安排3.3.2住宿质量与服务3.4会议交通3.4.1交通安排3.4.2交通服务与保障4.费用与支付4.1会议费用4.1.1费用的计算与明细4.1.2费用的支付时间与方式4.2额外费用4.2.1额外费用的计算与明细4.2.2额外费用的支付时间与方式5.违约责任5.1甲方违约5.1.1甲方违约行为的界定5.1.2甲方违约责任的具体承担5.2乙方违约5.2.1乙方违约行为的界定5.2.2乙方违约责任的具体承担6.争议解决6.1争议的解决方式6.2争议解决的时效7.合同的生效、变更与终止7.1合同的生效条件7.2合同的变更7.3合同的终止8.其他约定8.1保密条款8.2知识产权保护8.3法律法规遵循9.甲方与乙方声明与承诺9.1甲方声明与承诺9.2乙方声明与承诺10.合同的附件10.1附件一：会议日程安排10.2附件二：会议费用明细表10.3附件三：会议餐饮安排表10.4附件四：会议住宿安排表10.5附件五：会议交通安排表11.签字盖章页11.1甲方签字盖章11.2乙方签字盖章12.合同的有效期12.1合同的有效期限12.2合同的续约条款13.自然人和法人身份证明文件13.1甲方身份证明文件13.2乙方身份证明文件14.合同的修订历史记录第一部分：合同如下：第一条会议基本信息1.1会议名称：2024年度行业研讨会1.2会议日期与时间：2024年5月15日至17日1.3会议地点：北京市某五星级酒店1.4参会人员：甲方指定的人员以及乙方邀请的嘉宾和专家第二条会议组织2.1甲方责任2.1.1甲方提供的资料与信息：甲方应于会议前一个月内向乙方提供参会人员名单、发言稿、会议议程等资料2.1.2甲方负责人员与参会人员的确认：甲方应确保参会人员按时出席并参与会议各项活动2.1.3甲方对会议内容的审核与监督：甲方有权对会议的演讲内容、互动环节等进行审核和监督，确保会议的顺利进行2.2乙方责任2.2.1乙方提供的资料与信息：乙方应于会议前一个月内向甲方提供会议日程安排、会议资料、嘉宾和专家介绍等2.2.2乙方负责会议的组织与实施：乙方应负责会议的整体组织、实施和协调工作，确保会议的顺利进行2.2.3乙方对会议设施与服务的提供：乙方应提供符合甲方要求的会议场地、设施、餐饮、住宿和交通等服务第三条会议服务3.1会议场地与设施3.1.1场地布置与安排：乙方根据甲方的要求进行会议场地的布置和安排，确保会议环境的舒适和便捷3.1.2设施提供与维护：乙方负责提供会议所需的音响、灯光、投影等设施，并确保设施的正常运行和维护3.2会议餐饮3.2.1餐饮安排：乙方负责安排会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐和晚餐，并确保餐饮的质量和口感3.2.2餐饮质量与服务：乙方应确保餐饮服务符合甲方的要求，并提供热情、周到的餐饮服务3.3会议住宿3.3.1住宿安排：乙方负责为参会人员安排住宿，并确保住宿的舒适和安全3.3.2住宿质量与服务：乙方应确保住宿服务符合甲方的要求，并提供热情、周到的住宿服务3.4会议交通3.4.1交通安排：乙方负责会议期间的交通保障工作，包括接送机、大巴车接送等3.4.2交通服务与保障：乙方应确保交通服务的安全、准时和便捷，并提供必要的交通保障工作第四条费用与支付4.1会议费用4.1.1费用的计算与明细：会议费用包括但不限于场地租赁费、设施使用费、餐饮费、住宿费、交通费等，具体费用明细详见附件二4.1.2费用的支付时间与方式：甲方应于会议前一个月内向乙方支付会议费用，支付方式为银行转账4.2额外费用4.2.1额外费用的计算与明细：如因甲方原因导致会议费用增加，包括但不限于场地布置变更费、设施使用增费等，具体费用明细详见附件二4.2.2额外费用的支付时间与方式：甲方应于收到乙方提供的额外费用明细后五个工作日内支付，支付方式为银行转账第五条违约责任5.1甲方违约5.1.1甲方违约行为的界定：甲方未按照约定时间提供资料、未按时支付费用、未按时参会等行为视为违约5.1.2甲方违约责任的具体承担：甲方应向乙方支付违约金，违约金金额为会议费用的10%，且甲方应承担因此给乙方造成的其他损失5.2乙方违约5.2.1乙方违约行为的界定：乙方未按照约定提供服务、未按时提供资料、未按时安排会议等行为视为违约5.2.2乙方违约责任的具体承担：乙方应向甲方支付违约金，违约金金额为会议费用的10%，且乙方应承担因此给甲方造成的其他损失第六条争议解决6.1争议的解决方式：如双方在合同执行过程中发生争议，应通过友好协商解决；如协商不成，任何一方均有权将争议提交至有管辖权的人民法院解决6.2争议解决的时效：双方应自争议发生之日起三十日内解决，否则视为双方均同意将争议提交至有管辖权的人民法院解决第八条合同的生效、变更与终止8.1合同的生效条件：本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期至2024年12月31日8.2合同的变更：如双方同意变更合同内容，应签订书面变更协议，经双方签字盖章后生效8.3合同的终止：本合同期满后自行终止，如双方同意提前终止，应签订书面终止协议，经双方签字盖章后生效第九条其他约定9.1保密条款：双方应对在合同执行过程中获取的对方商业秘密和机密信息予以保密，未经对方同意不得向第三方披露9.2知识产权保护：双方应尊重并保护对方的知识产权，不得侵犯对方的商标、专利、著作权等权利9.3法律法规遵循：双方应遵守中华人民共和国相关法律法规，严格按照法律规定履行合同义务第十条甲方与乙方声明与承诺10.1甲方声明与承诺：甲方保证提供的资料真实、合法，有权参加本次研讨会，并履行合同约定的义务10.2乙方声明与承诺：乙方保证提供的服务符合约定质量标准，有权组织并实施本次研讨会，并履行合同约定的义务第十一条合同的附件11.1附件一：会议日程安排11.2附件二：会议费用明细表11.3附件三：会议餐饮安排表11.4附件四：会议住宿安排表11.5附件五：会议交通安排表第十二条签字盖章页12.1甲方签字盖章12.2乙方签字盖章第十三条合同的有效期13.1合同的有效期限：本合同自签字盖章之日起至2024年12月31日止13.2合同的续约条款：如双方同意续约，应签订书面续约协议，经双方签字盖章后生效第十四条自然人和法人身份证明文件14.1甲方身份证明文件：甲方提供的营业执照副本复印件、法定代表人身份证复印件等14.2乙方身份证明文件：乙方提供的营业执照副本复印件、法定代表人身份证复印件等第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议日程安排详细要求：会议日程安排应包括会议的主题、各环节的时间安排、演讲嘉宾和主题演讲的内容简介等。附件的说明：该附件用于明确会议的具体日程安排，以便参会人员提前做好准备。附件二：会议费用明细表详细要求：费用明细表应包括会议费用的构成项目、费用金额、收费标准等。附件的说明：该附件用于详细列出会议费用的各项构成，便于甲方了解并支付相应的费用。附件三：会议餐饮安排表详细要求：餐饮安排表应包括餐饮的时间、地点、菜品名称和口味等。附件的说明：该附件用于告知参会人员会议期间的餐饮安排，以确保餐饮服务的质量和口味满足参会人员的需求。附件四：会议住宿安排表详细要求：住宿安排表应包括住宿的时间、地点、房间类型和住宿人数等。附件的说明：该附件用于明确会议期间的住宿安排，以便参会人员提前预订并安排住宿。附件五：会议交通安排表详细要求：交通安排表应包括接送机时间、地点、大巴车接送的时间和地点等。附件的说明：该附件用于告知参会人员会议期间的交通安排，以确保参会人员的安全和便捷。说明二：违约行为及责任认定：1.甲方违约行为及责任认定违约行为：甲方未按照约定时间提供资料、未按时支付费用、未按时参会等行为。责任认定：甲方应向乙方支付违约金，违约金金额为会议费用的10%，且甲方应承担因此给乙方造成的其他损失。示例说明：如果甲方未能在约定时间内提供参会人员名单，导致乙方无法按时安排会议场地和餐饮服务等，甲方应承担由此产生的额外费用。2.乙方违约行为及责任认定违约行为：乙方未按照约定提供服务、未按时提供资料、未按时安排会议等行为。责任认定：乙方应向甲方支付违约金，违约金金额为会议费用的10%，且乙方应承担因此给甲方造成的其他损失。示例说明：如果乙方未能在约定时间内提供会议场地，导致会议无法按时开始，乙方应承担由此产生的损失，包括但不限于甲方参会人员的差旅费用等。说明三：法律名词及解释：1.合同：本合同是指甲方与乙方之间就会议组织与服务事宜达成的明确双方权利义务的书面协议。2.甲方：指合同中承担甲方义务的自然人或法人。3.乙方：指合同中承担乙方义务的自然人或法人。4.会议费用：指为举办会议而产生的各项费用，包括场地租