基于SWOT和PDCA的Total-IVD诊断试剂采购管理平台案例

降成本，提效率，保合规——“诊断试剂采购管理平台”的建设与应用基于SWOT和PDCA的Total-IVD诊断试剂采购管理平台案例诊断试剂长期面临试剂更新快、种类多，资质复杂，供应商集中度低、市场透明度低等问题，医院管理难度大。北京大学第三医院综合使用PDCA质量控制方法、SWOT分析等多种管理工具，基于试剂管理知识库、相关政策法规以及多年运营经验，开发应用“Total-IVD诊断试剂采购管理平台”。通过该平台的上线及实际运行，统筹全院15个一级临床科室、多个管理处室，从招标采购、资质管理、订单审核、物流跟踪、预算管理、报销审核、统计监控等方面进行诊断试剂在院采购使用的全生命周期信息化管控。项目实施两年来，在降成本、提效率、保合规三方面取得进展：①管理成本和采购成本双降低，仅设1人专职负责试剂采购管理，即可完成采购审核、对账、结算、资质管理等工作；当年降低采购成本5%，第二年降低16%。②提效率，优化院内试剂结构，试剂数量减少58%，供应商减少32%，品牌减少38%。③招标、采购、管理、报销动态监控，合规管理，招标遴选实现高效合规，管控水平精确到单品、订单、最末级科室，实现即时动态预算管理，优化报销流程。本平台及配套的运营管理体系，已推广至3家兄弟三甲医院，取得良好效果，并在本次疫情中发挥重要作用。案例简介01背景问题目标SWOT分析利用PDCA管理工具建设应用试剂平台案例效果创新性、案例价值背景问题目标体外诊断试剂作为非直接收费产品，是检验项目的成本核心，也是医院运营成本的重要组成部分，其采购数量及金额快速增加。以我院为例，试剂采购金额占医院总医疗收入占比逐年递增，至2019年已经达到5%。立项背景1体外诊断试剂用量逐年快速增长并直接影响医院运营成本传统试剂管理方式已经不适应新的发展趋势合规要求高→试剂资质管理繁琐，品种多、证件更新快，我院2017年平均每个工作日需处理80个资质，难以实时更新、动态监管，存在管理合规风险。管理成本高→2018年前我院纯手工方式进行试剂管理，涉及15个一级科室、30多个二级科室。覆盖从招标采购、资质管理、订单审核、物流跟踪、预算管理、报销审核、统计监控等全流程，试剂管理所需的时间成本、人力成本及复杂流程自身产生的制度性成本等均较高，易出错、管理难度大。采购成本高→如何能既满足临床使用科室试剂需求，又最大限度地降低库存量，避免试剂过多地积压而造成的过期与浪费，同时减少医院资金的占用和资源损失，尚需管理模式创新。

背景、问题1传统试剂管理方式已经不适应新的发展趋势采购量迅速增加→体外诊断试剂用量逐年快速增长并直接影响医院运营成本。试剂管理“三高”→传统试剂管理方式已经不适应新的发展趋势，合规要求高，管理成本高，采购成本高改变管理方式→“互联网+”试剂采购管理体系或可合规、提效、降本

背景、问题1立项目标开发适用于医疗机构的“诊断试剂采购管理平台”，具备招标遴选、资质审核、采购监控、订单跟踪、预算管理、财务结算、目录调整等功能。构建与平台配套的可快速复制的试剂管理体系，实现试剂全程信息化闭环管理，保障医院试剂采购供应合规，有效控制试剂的采购预算，降低医院试剂管理的各方面成本，减少管理风险，提升医院整体运营效率。1SWOT分析02背景问题目标SWOT分析利用PDCA管理工具建设应用试剂平台案例效果创新性、案例价值SWOT分析2S优势我院设立试剂招标委员会北京市第一家试剂招标的医院试剂管理相对规范信息中心大力支持开发商有大型药品平台开发经验自行建设平台，更适合我院流程和需求W劣势试剂种类繁多、供应商多、品牌多试剂资质管理复杂，更新快不能进行即时动态的预算管理手工管理难度大T威胁网络安全风险O机遇政府有规范管理的要求医院有管理的要求行业引领作用SWOT分析2进攻策略调整策略建设应用试剂采购管理平台梳理各科室试剂品种和供应商资质各科室分期分批上线试剂使用平台采购优化试剂报销审核流程资质文档数字化管理实现到期预警功能防守策略生存策略试剂采购规范化信息化管理简化工作流程确保实际的使用规范基于SWOT制定管理策略基于SWOT分析，得出明确的结论——建设应用试剂采购管理平台、及其配套管理体系，是解决原有试剂诸多问题的最佳策略。背景问题目标SWOT分析利用PDCA管理工具建设应用试剂平台案例效果创新性、案例价值利用PDCA管理工具建设应用试剂平台03Plan

原因分析3资质资质复杂更新快手工管理缺乏预警手段代理层级复杂试剂管理效率低新品汇总复杂遴选评审效率低谈判缺乏客观参考品牌品牌复杂品牌、供应商、科室关系复杂外企子公司多品牌统计难专职管理人员少科室多流程不同缺乏监管措施管理难以动态控制预算Plan

制定对策序号原因对

策责任部门1产品关系复杂彻底梳理采购目录，所有数据标准化药剂科牵头全科室配合2资质管理全部资质审核、补充齐全，电子化管理药剂科3动态跟踪管理上线试剂平台，实现对采购全环节动态监管，加强预算控制。药剂科信息中心、全科室4招标遴选建设应用招标遴选模块，优化招标流程药剂科信息中心试剂招标委员会3Do

对策与措施对策一数据标准化主要原因产品更新速度快，与供应商、科室关系不清晰，供应商和品牌多且复杂。目标通过数据标准化，彻底梳理所有产品及其与供应商、品牌、科室、规格单位的映射关系。所有在供试剂的产品、供应商、品牌、科室，进行标准化处理，彻底梳理对应关系三步复核法：科室、企业、药剂科三次复核后固定数据2017年3月-10月负责人：杨毅恒配合：药剂科、所有相关科室、

世济海虹在上线前暂不调整数据产品信息与资质不符的暂时禁用，单独处理继续完善“产品组套”信息实施评估效果良好；所有数据固定，供应商固定产品精简一半，供应商减少15%P→D

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↓A←C对策二彻底梳理资质主要原因资质种类多、到期快、变更频繁目标彻底审核所有资质，发布通知企业补交齐全，所有资质电子化，包括资质重要信息电子化、资质文档扫描上传审核所有在供产品资质，核对信息、有效性。发布通知，供应商补交资质。在资质系统中录入所有资质重要信息，纸质资质扫描修图上传。2017年1月-12月负责人：杨毅恒配合：药剂科、所有相关科室、世济海虹继续保持动态更新资质对代理商整体变更的情况，制定处理流程和方案根据科室意见优化资质功能资质全部梳理完毕，按计划完成电子化工作。资质近效期向医院和供应商预警，过期锁定产品。建立补充资质的长效机制。P→D

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↓A←C3Do

对策与措施对策三上线“试剂采购管理平台”主要原因多科室流程不统一，动态管理难度大；多供应商，订单不能及时跟踪目标利用“试剂采购管理平台”，全面规范采购流程和制度，实现动态预算控制；对订货实现动态跟踪，提高效率。系统实施：设计系统架构，总结流程需求、开发实施与HRP对接，实现数据共享所有科室分六批上线，先选择试点科室，总结经验，稳妥推进2017年6月-2018年5月负责人：杨毅恒配合：药剂科、所有相关科室、世济海虹、北大医信在上线前暂不调整数据合格资质上传到系统，启动资质动态催收机制资质不齐全的继续催收全部科室上线；通过流程优化，科室效率得到提高、精确管控没有影响一线工作和使用。对策四上线“招标遴选模块”主要原因原有招标工作量大，手工操作，流程也有待优化规范。目标规范招标流程，提高评审效率，全程电子记录，自动生成《评审报告》，招标结果可量化评估。系统实施：设计系统架构，优化流程需求、开发实施完成2018年度新品招标评审项目2017年11月-2018年2月负责人：杨毅恒配合：药剂科、所有相关科室、世济海虹后续优化措施：科室线上提交新品，供应商线上提交资质、报价持续积累数据，对招标的新品进行评价按时开发、验收、实施、上线2018年度新品招标达到预期效果探索出优化之后的招标流程P→D

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↓A←CP→D

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↓A←C3Do

实施Total-IVD试剂平台架构机场院区党校院区二门诊临床科室检验科财

务

处采购管理北医三院HRP财务处采购管理11个科室某三甲医院HIS（全云端部署）检

验

科供应商A供应商B供应商Z运营端云端服务器医院端医院端企业端交易模块基础数据库资质模块招标模块新品遴选SPD结算管理…………3Do

实施项目实施甘特图涉及15个一级临床科室、130多家供应商、两家系统开发商，在保证不影响日常工作的前提下，全部上线。3Do

上线进度科室分期分批上线进度试点科室→总结经验→分批推进→全院上线→升级提高3Check实施结果与目标对比产品优化效果：经过一年使用，增加了新品，但总体试剂产品数量减少了58%，供应商减少32%，品牌减少38%，体现出明显的优化效果。降低成本：某三甲医院使用“诊断试剂管理平台”两年，当年降低采购成本5%，第二年降低16%，效果显著。电子化资质管理进入常态，在线监测，预警：所有产品和供应商的资质进行数字化管理，到期资质即时预警，即时更新，可以随时查阅所有资质的电子文档。多次顺利通过检查。新品招标流程规范，评审时间缩短一半，232条中标新品年节约金额300余万元。摸索优化了新品招标的流程。全程管理和监控各环节，实现了单品种、最末级科室级的精确即时监控。实现动态管理：动态管理预算额度、付款审批、动态监控订单物流状态。3Action

改进纠正项目已改进待改进下一步对策1.基础数据全部是优质数据，用于院内信息共享，下一步加强管理数据量不够大需持续积累数据1-2年之后，将体现出精细管控效果2.降低成本优化了产品、供应商，优化招标流程降低试剂成本占检验收费比例从采购量大的产品开始测算检验项目的试剂成本占比3.结算管理实现结算精确到单品、具体订单提高财务管控的效率与财务系统和HIS对接4.组套管理实现了按试剂组套进行管理检验项目全部试剂成本的管理增加试剂盒+质控品+检验耗材的测算。5.系统安全综合运用多种安全手段、备份措施根据第三方安全公司的测试，有需要改进之处使用U-key硬件加密，增加本地备份3Action

改进纠正根据PDCA成功经验，总结确定的制度和流程1

科室试剂采购管理流程，涉及订货、验收、预算管理、付款报销、新品申报。2

资质文档管理流程，涉及资质的递交、审核、上传、补充、预警。3招标流程和规范，涉及新品申报、价格比对，资质审核，集中报价、谈判议价、专家评审。4试剂平台与HRP数据交换的标准及校验流程5禁用及变更试剂的审批流程6试剂召回处理流程，涉及召回试剂的查询、锁定、退换处理。3背景问题目标SWOT分析利用PDCA管理工具建设应用试剂平台案例效果创新性、案例价值案例效果04案例效果1、提高管理效率，降低管理成本我院试剂年采购额数亿元，年增速15%，涉及15个一级科室、30多个二级科室。试剂采购管理只设一名专人，即实现了日常采购、对账、结算、资质管理及动态更新、供应商变更、统计汇总等。多次检查均合格，获得好评。北医三院对照医院IVD采购额3亿元1亿元IVD采购管理人员1人4人2020年预计节约3000万元无数据2、降低采购成本某兄弟三甲医院上线“诊断试剂管理平台”两年，当年降低采购成本5%，第二年降低16%，效果显著。4案例效果5、全流程精细管控管控能力首次实现精确到产品、订单、末级科室。原有《试剂采购目录》3366条产品优化减少到2200条，供应商减少30家。系统上线两年多以来，动态管理、有进有出，虽然我院检验项目不断增加，试剂产品总数仅增加200条。43、招标遴选高效、合规上线后组织试剂招标遴选，40多家供应商的200多个新品，仅三小时即完成谈判、评审，自动生成《评审报告》，效率比之前提高三倍。4、加强对新院区试剂管控：新的院区一个月即上线，试剂采购纳入总院统一管理，加强了对新院区的有效管控，有效解决历史遗留问题，降低采购成本。背景问题目标SWOT分析利用PDCA管理工具建设应用试剂平台案例效果创新性、案例价值创新性、案例价值05创新性（1）问题导向：在发现