采购部岗位工作职责与流程

常州冉达国际贸易有限公司

选购部管理程序

程序文件（A版）

ProcedureDocument

文件名称选购部岗位职责程序文件编号RD-CGQMS-01批注[Ml]:文件编号先空者，由行政部统一编写

编制毛贵增日期2023-10-20

审核日期

批准生效日期

版本记录1.0状态初始发布

完善了工作明细增加了

当前版本2.0状态

人员

书目批注IM2J:请编写文档时必需有书目

1.目的................................................................3

2.范围：..............................................................3

3.定义................................................................3

4.岗位职责：..........................................................4

4.1品管选购..............................部人员配置和岗位主要职责

........................................................................................................................................4

4.2行政性工作.....................................................6

4.2.1工作支配.................................................6

4.2.2工作状态.................................................6

5.作业程序：..........................................................7

5.1选购...............................................的作业流程图

........................................................................................................................................7

5.2选购..........................................需求的提出和批准

........................................................................................................................................7

5.2.1需求要求.................................................7

5.2.2需求回复.................................................7

5.2.3需求生效.................................................7

5.2.4PI生效...................................................7

5.2.5PI审核原则..............................................8

5.3确定供应商.....................................................8

54选购...................................................合同签订

........................................................................................................................................8

审核细则.......................................................8

5.4.2审核合同常见问题........................................9

5.4.3盖章流程.................................................9

5.4.3合同发送.................................................9

5.5选购.......................................................单变更

......................................................................................................................................10

变更发起......................................................10

5.6.2变更办理................................................10

5.6付款申请......................................................10

付款申请说明..................................................10

付款和订单跟踪表的说明........................................11

5.6.3付款登记................................................12

5.7选购............................部的订单跟踪中各部门的信息沟通

......................................................................................................................................13

和工厂的沟通..................................................13

业务员的沟通..................................................14

单证部的沟通..................................................14

5.8选购...........................................资料的存放和移交

......................................................................................................................................15

5.8.1资料保密性的范围........................................15

5.8.2资料完整性和可用定义....................................16

5.9供应商管理程序................................................17

新合格供应商选择评估..........................................17

合格供应商的登录原则..........................................17

5.9.3供应商的定期评估与资格取消..............................18

6.运用表单........................................................18

每个选购员对自己所负责的全部资料具有保密责任，具有资料完整性的爱护责任，具

有保证资料可用性的责任。批注［M3I：对工作的平安性定性

1.目的

规范选购的流程和供应商的选择沟通作业，以确保供应商了解且满意选购需求，使

选购之产品符合特定的要求。

2.范围：

自接受产品的选购需求到货物到港或者到国内某目的地为止的选购作业及选购

单变更作业。

3.定义

1、L1常州业务单号细则（PI合同编号的简称）

RD1?35M0Q09

----------合同签订日期

---------------业务员代号

---------------------15代表15年，135是增长值

--------------------------RD代表冉达

PI号为整个常州公司通用，以上面为例最简化的表示为135M,不允许再次进行简化。

1.2天津业务单号细则（PI合同编号的简称）SWKD20230201RL

SWKD20230201RL

I--业务员代号

-I---------当月的流水号（2023年2月的第一个单）

202302代表16年2月

--------------------------SWKD代表昇万凯达

PI号为整个天津公司通用，以上面为例最简化的表示为020IRL,不允许再次进行简化。

2、业务员代码和单证对应的业务员

英文代英文代

业务员对应单证

常州业务员码天津业务员码

公司（王宗会）李淑

公司（王宗会）M秦秋敏

AQ高丽秦锡红

高丽C李美英RL

邱菊刘立立

邱菊DA赵永红SZ

王倩秦锡红

王倩EM胥祥坤DX

魏静刘立立

魏静R王树梅JW

尹丽君刘立立

尹丽君JU

张凡成秦锡红

张凡成D

丁佳秦锡红

丁佳I

朱成剑刘立立

王卉J0

王卉待定

张栩成CH3、富通天下：常州公司用

张栩成待定

朱成剑

J的外贸软件，选购部的

订单跟踪表、现货资源表。须要放在共享内。

4、今目标：集团公司用的0A办公软件，公司内部不含业务的流程审批都须要通过上面

执行。

5、木托和包装：在没有特殊说明下，公司出货用的木托均为熏蒸木托；在没有特殊说

明卜，卷板和盒板都是用镀锌铁皮包装，内有防锈纸、塑料薄膜。

6、MTC/质保书：工厂供应的当批货物的质量保证书

7、工厂：详见《供应商统计表》

4.岗位职责：

4.1品管选购部人员配置和岗位主要职责

序号岗位名称岗位主要职责任职要求目前任职

1经理X制定监督执行并改进然后贯02年以上从事冷轧相关的钢铁毛贵增

彻执行公司品管选购管行业阅历。

制流程和供应商评审管制流＜良好的沟通协调实力工作地点：常

程，努力提高自身选购和令良好的处理问题的实力州、天津（每个

品管业务水平。促进部门团。娴熟计算机操作，娴熟ERP、月10天左右）

结向上，良好的融入企业文0A等软件操作，数量办公软件

化。操作。

4.对品管选购部全部工作负令对财务学问有肯定的了解

责。令有肯定的英语基础

2选购上负责全部的供应商、针对选购01年以上从事钢铁相关的钢铁王敏

经理员提出的难题进行初步解行业阅历。

助理决。令良好的沟通协调实力工作地点：

4跟踪和串联合同评审、进度跟令良好的处理问题的实力常州

踪、质量问题帮助、供应商开。娴熟计算机操作，娴熟ERP、

发、市场新动态了解汇报、出0A等软件操作，数量办公软件

面协调各部门沟通信息。收集操作。

发布选购部共享信息（订◊对财务学问有肯定的了解

单跟踪表、样品、产品新学问）。有肯定的英语基础

▲选购员工作的临时委派。

上归档全部的资料

上统计问题点合并整理录入公司

学问库

上供应商价格刚好更新给董事长

和业务经理。

3选购上负责对应供应商（详见供应商◊1年以上从事钢铁相关的钢铁单晓波

员统计表）的合同评审、进度跟行业阅历。联系电话：

踪、现场质量监督、问题帮助、e良好的沟通协调实力

供应商开发、市场新动态了解◊良好的处理问题的实力工作地点：

汇报。令娴熟计算机操作，娴熟ERP、常州，出差到工

上协作经理处理质量问题0A等软件操作，数量办公软件厂。

a收集样品和库存、做好负责的操作。

供应商合同进度录入到订单跟令对财务学问有肯定的了解

踪表汇合到经理助理＜有肯定的英语基础

4选购A负责南方方供应商（详见供应◊1年以上从事钢铁相关的钢铁袁阳

员商统计表）的合同评审、进度行业阅历。联系电话：

跟踪、现场质量监督、问题帮令良好的沟通协调实力

助、供应商开发、市场新动态令良好的处理问题的实力工作地点：

了解汇报。。娴熟计算机操作，娴熟ERP、常州，出差到工

主协作经理处理质量问题0A等软件操作，数量办公软件厂。

▲收集样品和库存、做好负责的操作。

供应商合同进度录入到订单跟令对财务学问有肯定的了解

踪表汇合到经理助理令有肯定的英语基础

5选购.负责天津公司的全部供应商，01年以上从事钢铁相关的钢铁王有华

员负责天津公司的合同评审、进行业阅历。

度跟踪、现场质量监督、问题令良好的沟通协调实力工作地点：

帮助、供应商开发、市场新动◊良好的处理问题的实力天津

态了解汇报。令娴熟计算机操作，娴熟ERP、

上协作经理处理质量问题0A等软件操作，数量办公软件

人收集样品和库存、做好负责的操作。

供应商合同进度录入到订单跟◊对财务学问有肯定的了解

踪表汇合到经理助理令有肯定的英语基础

4协作常州选购员负责北方

工厂的现场跟踪

4.2行政性工作

4.2.1工作支配

＞选购部全部人员依据公司要求在今目标上填写日工作支配、周工作支配、

月工作支配。

＞选购部经理在每天每周每月检查部门员工的支配并进行评价。

＞选购经理的支配由董事长和行政人事部审核和评价

4.2.2工作状态

＞选购部全部人员必需具有主动的工作看法，对公司同事友好的沟通。

＞选购部全部人员有义务和责任在节假日期间处理工作上紧急的事情。

＞选购部全部人员有义务和责任在节假日期间协作业务部带客户到工厂考

察等业务事项。

工作模式

绩效考核

>选购部全部人员必需严格遵守集团公司颁布的《财务部、单证部、选购

部绩效考核制度》

>任务指派和模式

>

>有义务和责任在节假日期间处理工作上紧急的事情。

选购部全部人员有义务和责任在节假日期间协作业务部带客户到工厂考察等业务事

项。

5.作业程序岗位说明书：

5.1选购的作业流程图

详见冉达选购部PI流程图批注[M4]:须要制定一份自己工作以及下属员工工作

流程图

5.2选购需求的提出和批准

需求要求

业务员依据客户的选购需求以“订单申请表”提出到选购部经理，询价期间

业务员供应电子版或者邮件都是可行的。

5.2.2需求回复

对于业务员的订单需求，选购部经理需在一天内做出回复

需求生效

业务员确认合同后，提交订单申请表，经部门经理审核、董事长批准后生效。

5.2.4PI生效

订单申请表生效后原件提交给单证部，单证部对应业务的单证员收到客户预付款

或者LC正本后，原件供应应选购部经理，选购部经理经过核实需求后签

字和确认接收时间，原件回交单证部留复印件一份。

5.2.5PI审核原则

a.FOB价格不能低于（选购单价人民币折合美元），低于此标准订单申请表须

要经过董事长签字方可下单。

FOB价格换算公式：FOB价格*当前美元汇率

选购成本价格计算公式：产品单价（含运费+包装）-（产品单价/I.17*0.13）

b.业务员对前期提交的订单申请表内容做了更改的（例如交货期写了固定日期的，

提交需求的时间跟确认订单的时间差5天以上的、硬度做了更改，长度做了更

改用途变更等）

c.订单申请表信息不完整的（例如：长和宽没有明确标注；用途不明确；退火方式

不明确；包装要求不全等）

d.选购部经理发觉问题后在选购对比一栏中写出具体状况，由董事长签字或者

业务员做出更改后，才能签字接收订单申请表复印件。

e.对于订单上签字手写的位置肯定特殊留意，有备注肯定写在选购合同上，

有异议务必第一时间反馈到单证业务员。

（举例：

>订单申请表依据惯例FOB和单价都是以美元显示，而此处却显示为人民币；

>订单申请表下方业务员手写地方标注了卷重每卷3-5吨、5.6/2.8,5.6面朝上；）

5.3确定供应商

选购部经理在接收“订单申请表”后要选择合格的供应商选购，如没有合格

供应商的要开发新供应商，并进行评估，评估方法依5.9进行。

5.4选购合同签订

5.4.1审核细则

选购部经理确定供应商以及谈好选购后

名、规格、数量、用途等数据。若有样品文件、检验规范及物料样品供应应供应商，邮寄

给供应商的样品要求依据样品编号必需有备案和登记以及Pl收（备注：寄给工厂的样品务

必要回收）。

5.4.2审核合同常见问题

a.合同中规格与订单申请表中不符。

b.盒板的合同，工厂没有标注宽度（尤其是罐身，务必标明宽度）

c.工厂合同没有明确交货期。

d.开票品名，公司目前能报关的品名，详见供应商统计表内的开票品名。

镀锡卷、马口铁、镀锡薄板、镀珞卷、镀铭盒板、镀锡盒板；涂印镀锡薄板、

涂印镀锡盒板等。当供应商所供应的合同没有以上品名，务必和单证部进行沟

通确认工厂的开票品名是否能报关。

e.审核卷板合同25吨TOO吨，肯定跟工厂确认卷重。（特殊留意：•个集装箱装

25吨，一个卷通常为6-9吨，假如全部做成了9吨和或者全部做成了7吨，就

没有方法分柜，除非是亏箱走货）

5.4.3盖章流程

＞选购员在核实完选购合同后签字,

＞然后再传递给单证部负责此业务的人，

＞单证部确认合同信息无误后签字。

＞双方都签完字之后，选购员拿合同到选购经理审核，

＞选购经理审核无误盖合同章。

＞盖章后，选购合同回传供应商，原件选购员保隹

＞选购合同留给复印件在单证部对应此业务白

＞第一时间告知财务预料预付款的时间和金额

5.4.3合同发送

＞发送给工厂扫描件的时候更改文件名称为：工厂合同号

＞发送给单证部扫描件的时候更改文件名称为：PI号

＞每份合同以2份的形式存在共享文件夹

5.5选购单变更

变更发起

当客户的需求对选购的内容有变更时，须先与选购员确认目前选购状况，可

变更时再以“订单申请表变更联络单”的形式说明变更的内容和理由，经部门经

理和董事长审批后，业务员重新发起“订单申请表“流程，直到选购部接受新

的订单申请表为止。

变更办理

选购员办理“订购单’变更时，原“订购单”更正后要标识“重FAX”字样，

再发出给供应商，重新发起合同审批流程。

5.6付款申请

5.6.1付款申请说明

申请预付款须要的资料：《供应商付款申请表》《选购合同》《订单申请表》

《供应商付款申请表》操作说明：

申请日期：为当天的日期；

订单号：为P1号举例：RD16137R0822

订单数量：整个订单的总吨数

订单金额：整个订单的合计总金额，在订单申请表的金额一栏的总计金额。

预收货款：单证员收到客户支付的预付款后会写在订单申请表的右上侧，日期和金

额。举例：预20231220$46034.28

供应商：供应商简称

预付货款：-如有2家及以上供应商需分别填写。

尾款：按不同供应商分别填写总货款、扣预、尾款。

款项说明：

举例：供应商为：卓立，选购合同总金额为400000元，预付10机写在第一次

上面写上：RMB40000.00

两家供应商的状况在其次列写上：首钢上海分；预付款；RMB100000.00

依次往后排序为付款单位：卓立尾款RMB360000.00

对于分批发货的订单，做付款申请书做好预留

多批状况以此类推，直至写不下另附一张付款申请书，要求二者必需装订在一起。

申请人：选购员签字

核准人：选购经理签字

财务：是会计签字

总经理：董事长签字

版本号：FKSQS-201602

上款申请书

中语日期：2016-12-22订单号：RD16137R0822订单金56：USD235855

订单船量：266.711吨发货次数1刚d继USD46034.28

卓立上海首钢

箱付货款：

*40,000.00»00,000.00

....................

申请人：申请人：

核点人薮定人

财知财务：

正干戈：董事长:

—......................――

(1)货款*400,000.00;⑵第就(3)货款(1)货款*500,000.00

*40,000.0012)扣帕

(1)扣住(3)指一<1)扣傻*100,000.00

1

(1)区款¥360,000.00(2)货款i(3)R款(i)RK¥400,000.00

申诲人：申请人:申请人：申请人：

修富人核准人：核爱人：峻赛人：

_______________________

时务：财务：财务：财务：

—

置事长：臂事长:1日长:第事长：

订单关联翔等

扣款情况说明

5.6.2付款和订单跟踪表的说明

a.做好付款申请书后，携带《订单申请表》、《选购合同》《供应商付款申请表》到

财务经理(是会计)签字后，再找董事长签字。签完字之后全部资料放在财务经办(韩燕)

处进行付款，付款后全部资料取回来档。

b.支付完预付款和尾款后，财务经办须要把付款凭证截图或者打印通过在线方式发送

给选购员，选购员保存归档并发送给供应商，要求供应商核实到帐后马上进行排产

和发货。

c.选购员须要在《订单跟踪表》录入此票业务的全部信息，详见《订单跟踪表》的

操作说明：

>目前选购部全部的资料都存储于选购经理的电脑，以共享的方式供选购员进

行操作。操作完之后务必点击保存，每周五选购经理进行备份。

>《订单跟踪表》打开路径，点击电脑桌面上的起先，在搜寻输入框内输入按键

盘上的回车，输入用户名和密码即可访问《选购部共享资料汇总》，在《冉达订

单进度表》的文件夹下可以访问到《冉达选购订单跟踪表》。选购部成员都

可查阅，表格的编辑，保存，删除等工作由选购助理统一完成，但是删除或者更

改表内的任何之前的数据都务必通知选购经理。

在选购合同签订完毕后，依据选购合同和订单申请表来录入（A至T列），

其中留意每个相邻订单用不同的底色标注；

在预付款付完后，于结算状况中（AH到BC列），填入预付款数额、日期等相关信息；

在过程跟踪当中（U至AG列）记录实际跟踪状况（各步骤的完成时间）每周更新一

次，更新后删除敏感信息，只保留A,F-K,U-AG这些列；

举例:ABC3个规格在9月18日货物状态在轧制阶段，须要在跟踪表中更为如下图：

A

内出啾号

____________

RD15084M0504

RD15084N050i-

RD150841(0504

>将供应商供应的数量明细合计录入到完成状况中（U至AC列）;

>将具体的出货数量及日期录到出货状况中（BD至BL列）；

>最终要留意保持格式要与前面保持一样。

>订单流程全部执行完毕后，在状态列中选择“结束”

5.6.3付款登记

>选购部针对各家供应商做出了《供应商对账明细表》，支付完预付款后需录入到

表内金额一栏。打开路径为：选购资料汇总下面的《A对账汇总》分别对应了各

家供应商。

>预付款选购员还须要在《订单跟踪表》中AH列录入预付款金额AJ和AK列中输

入凭证号和时间，预付款剩余自动计算。

>尾款在AL中输入预付款运用金额，AM列中输入尾款金额，AN和A0列中输入凭证

号和时间。对于分批发货的，预付款运用依据出货合同的比例进行计算。对于最终

--批运用预付款的供应商在前几批的预付款运用填写0.

5.7选购部的订单跟踪中各部门的信息沟通

选购部作为冉达公司最核心的部门，要求每位员工对待任何问题必需仔细负责，沟通

特别重要，涉及到流程里面的内容变更，务必要做出相应的流程变更程序。选购部稍

有疏忽就会酿成大错，导致公司蒙受损失，个人也将担当惩处责任。

5.7.1和工厂的沟通

a.选购员所负责的订单必需做到每天跟踪，跟踪具体内容为：生产进度、包装到达

状况、印刷涂料到达状况（印刷单）、跟踪后在订单跟踪表内做好更新登记。

b.选购员必需做到货物在生产过程当中一旦出现了质量问题、交期问题、交货数量

问题、订单变更问题等影响订单的状况须要第一时间知晓，第一时间知道工厂的解决方案，

得到消息后，第•时间告知选购部经理，公司层面召开会议，会议协商出结果后再告

知工厂后续的工作。

响应时间规定：

>工厂出现影响订单进展状况后，选购员于30分钟内务必通知到选购部经

理。

>工厂和选购部经理、选购员三方协商出最佳方案后选择通知或不通知业务

员。

>通知业务员后，需一天内召开订单进度协商会，会议由选购员发起，参加人：

选购部经理、业务员、业务经理、单证员、董事长（针对重大事项）。

>协商结果后选购员负责与工厂进行落实。

c.选购员在每一票订单进行中务必委派或者亲自到现场进行监督生产。

d.选购员必须要求供应商对每一票订单产品进行留样，留样后邮寄到公司做好样品

登记。

e.货物完成后，选购员第一时间与工厂沟通拿到明细，拿到明细后确认卷号、规格

型号、净重、毛重、件数数据和核对是否符合合同要求。

f.货物完成后，标签邮寄到工厂，选购员刚好跟工厂了解标签粘贴状况、货物包装状

况，不允许出现工厂的任何信息。（详见选购部品质限制流程）

g.单证给出分柜明细后选购员发给工厂，可能出现装不下或者甩货的状况，对于

多出的货符合合同要求的，须要选购经理跟工厂进行协调和解决。

h.工厂接收到分柜明细和送货通知后以及尾款付款凭证，选购员要求工厂马上支配物

流，依据我方供应的送货时间支配送货。

i.选购员必须要求工厂依据我方的模板供应司机号码，详见《司机信息模板》

j.在出货后的次月，选购员依据单证供应的报关单，按报关单上的品名、数量给工

厂做开具通知，要求工厂尽快开票，选购员收到发票后，须要《发票跟踪签收表》上登

记，并与财务做好签收手续。

《发票跟踪签收表》在单证给到选购员报关预录入单后起先登记。

5.7.2业务员的沟通

a.样品问询，包含在做订单的，新询盘的订单的样品，公司在供应商做的每一票货必

需保留样品，具体操作详见《样品登记申领流程》

b.进度问询，业务员在订单执行10天后起先主动问询订单进度，选购员务必在

3个小时内回复进度状况。

c.业务员收到明细后第一时间打标签或者给出标签模板到选购员，选购员与

第一件给到或寄到工厂

d.业务员在发货前有特殊要求的（例如发货现场拍照、须要多放干燥剂等），选购

员须要核实完后依据业务员要求进行处理。

f.选购员接到单证以及现场人员发送的装箱以及货物照片，在第一时间留档和发送

给对应的业务员。

5.7.3单证部的沟通

a.进度问询，单证部接到业务员或者选购员信息后，须要定船打算。单证员须要知

道最具体的生产进度、送货进度。

b,开票品名等其他事项问询，单证在打算定船的同时须要打算报关资料

c.货物完成后，工厂供应应选购员明细，选购员核对完之后须要第一时间供

应应对应的单证员。

d,单证收到明细后进行订舱，须要和选购员确认精确的送货时间

e.单证依据订舱状况做出分柜明细和送货通知，发送给选购员，选购员核实完

后发给工厂。

f.选购员须要提前告知单证员每票货须要港口换标签和放干燥剂的货物，以免单证

员没有刚好通知到货代，导致提前装箱不能换标签。

g.工厂供应《司机信息》后，选购员马上发给对应的单证员。涉及到天津港的发货，

发给天津分公司一份。

5.7.4选购和财务部的沟通主要体现在以下方面

a.付款，选购员做好了预付款和尾款的支付申请资料而且已经全部签字同意，财

务须要刚好付款，选购员针对未付款的申请做好督促工作。

b.选购员收到发票做好登记后，拿给财务（是会计）须要财务确认并签字。

c.选购员每接受一个新订单签订合同后，2个小时内把订单号和预付款金额、工厂

告知财务，让财务做好付款打算。

d.全部选购员汇总到选购经理，选购经理每周五做好下一周的《出货支配表》,

告知下周须要发货的资金，资金运用时间。

e.临时性资金运用，选购员先提前告知付款金额和时间，假如遇到资金打算不足的

状况下，有选购经理进行协调解决。

5.8选购资料的存放和移交

每个选购员对自己所负责的全部资料具有保密责任，具有资料完整性的爱护责任，具

有保证资料可用性的责任。

5.8.1资料保密性的范围

选购部全部人所涉及的选购价格、供应商信息、国外合同价格、国外客户

信息、最新的市场信息等都具有保密性，保密范围：

件选购成供应商信息国外合同价格国外客户信市场信息

部门、\

本