酒店人事档案管理制度

酒店人事档案管理制度第一章总则为加强酒店员工的人事档案管理，保障档案的安全和有效利用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合我酒店的实际运营情况，特制定本制度。员工人事档案是记录员工个人信息、经历、思想、能力及表现的重要文件材料，是酒店科学管理、提升人力资源利用效率的重要依据。第二章适用范围本制度适用于本酒店所有员工的人事档案管理工作，包括全职、兼职及实习员工。人事档案管理的具体任务、流程及要求均应遵循本制度。第三章档案工作任务人事档案管理的主要任务包括：1.档案保管：确保档案资料的安全、完整及保密。2.材料收集与整理：收集、整理员工的档案材料，确保信息的准确性和及时性。3.查阅与借用管理：负责档案查阅、借用的审批与登记，并提供必要的服务。4.档案信息化管理：逐步推进档案管理的数字化与信息化，提升管理效率。综合服务部作为档案管理的责任部门，需定期对档案进行检查、更新和维护。第四章档案的收集和归档4.1收集材料档案材料的收集由综合服务部与各部门协作完成，具体包括但不限于：-员工登记表-个人简历-考核材料-各类证书复印件-奖惩材料-兼职情况-承诺书-劳动合同-其他相关材料4.2归档要求归档材料必须符合以下要求：-字迹工整、内容完整；-由综合服务部对不符合要求的材料进行纠正和完善；-所有材料需在员工入职后一个月内提交，逾期未提交的材料需由责任部门报告综合服务部。第五章档案的保管5.1保管原则档案由综合服务部专人负责保管，必须存放在指定的档案柜内，并采取以下措施确保档案安全：-防火：定期检查档案柜的防火设施。-防潮：保持档案柜内的干燥，避免潮湿环境对档案的损害。-防盗：制定档案管理的保密措施，限制无关人员的随意出入。5.2编号与登记所有档案需逐一编号登记，每年进行一次全面核对，确保档案的完整性和安全性。档案交接时，需填写交接清单，并由双方人员签字确认。第六章档案的查阅和借用6.1查阅流程员工或外单位人员需查阅档案时，需经过综合服务部的批准并办理以下登记手续：1.提交查阅申请，说明查阅目的。2.综合服务部审核后，给予查阅权限。3.查阅期间，须遵守档案保密制度，严禁对档案进行涂改、圈划、拆换等行为。6.2借用管理档案原则上不外借，特殊情况需外借时，须经过执行总裁的批准，并遵循以下流程：1.提交借用申请，说明借用原因。2.综合服务部审核并登记借用情况。3.借用结束后，及时归还，并检查档案的完整性。第七章档案的转递7.1转递流程档案转递工作需认真负责，人员内部调动时档案随人转递，具体流程如下：1.综合服务部负责密封转递档案，禁止个人携带。2.转递的档案需填写转递通知单，通过机要途径进行转递。3.对转进的档案，责任部门应及时核对无误，并办理通知单回执。第八章监督与评估机制8.1监督机制为保障本制度的实施，设立监督机制，具体包括：1.定期检查：综合服务部每季度对档案管理工作进行检查，确保档案的完整性与安全性。2.反馈渠道：员工可通过意见箱或沟通会议等渠道，向管理层反馈档案管理中存在的问题。8.2评估机制每年度对人事档案管理工作进行评估，评估内容包括档案的完整性、查阅与借用的合规性等。根据评估结果，适时调整和完善管理制度。附则本制度由综合服务部负责解释，自颁布之日起实施。若有与其他文件或制度不一致之处，以本制度为准。制度如需修订，需经过管理层讨论并批准后实施