2024年工程物资采购管理制度

2024年工程物费采购管理制度

工程物资采购管理制度1

一、总则

为规范公司施工项目物资采购管理工作，确保采购物资符合规定的质量要求，降低公司开发

成本，结合公司实际，拟制定本制度。本制度结合公司项目开发的实际情况，依照"集中统一,

合理采购，降＜氐成本"的原则，适用于公司所有开发项目所需建筑材料、整机设备及其他材料的

采购。

二、职责：

招标采购部作为组织材料设备采购的主体，负责物资供应计划、采购实施和相关控制管理工

作，负责采购招标的组织和协助采购合同的审查、审定，负责供货服务商信息管理系统的管理。

L招标采购部经理的职责：

1）负责招标采购部的日常行政工作。

2）负责组织员工的日常培训工作。

3）负责审批年度及月度工作计划，并按计划执行。

4）负责对供货服务商的审核、评审、考察，参加对供货商的定期评价。

5）负责审核《工程材料采购计划》。

6）负责审核相关采购项目的报价表。

7）负责与相应供货商进行竞价性谈判。

8）负责审核相关采购合同。

9）审核材料付款申请书，并报上级主管审核、审定。

10）负责材料入、出库的审批。

11）负责定期组织对全库进行挂点，依照公司相关规定处理不合格品。

2、材料设备采购专干的职责：

1）协助部门主管做好日常行政工作。

2）负责编制年度及月度工作计划，并按计划实施。

3）负责编制《工程材料采购计划》。

4）负责对供应商进行初步调查，制定《供货服务商信息表》。

5）控制报表及采购实施，并对采购的材料服务质量进行验证，形成书面材料供主管领导审核。

6）负责组织并参加对供货商进行定期评价和考察。

7）协助参与与相应供货服务商的竞价性谈判。

8）负责监督供货服务商合同执行程度，协同处理合同执行事宜，形成书面材料上报。

9）确认材料付款申请书并上报审核、审批。

10）负责信息库管理工组并定期更新材料追溯性记录。

11）负责对新材料、新设备进行市场调查。

12）协助进行材料出、入库工作的开展。

13升办助进行全库盘点，依照公司有关规定处理不合格品。

3、材料设备采购实行公司直接采购（甲供）与我司定价、定规格而承建商自行采购（甲定

乙供）相结合的方式。具体管理办法如下：

1）依照与承建方签订的《建工合同》，合同条款中明确规定由承建方自行采购，我司定价、

定规格的物资，招标采购部负责承建方自动材料的供方指定、价格认可和资金控制。

2）依照与承建方签订的《建工合同》，除合同条款中明确规定由承建方自行采购的物资，原

则上由招标采购部统一进行采购。其中含大型设备（给排水设备材料等）和其他材料（钢筋、电

线电缆、铺装材料等）.

4、甲供物资明细:

在与承建商签订的《建工合同》中明确规定甲供和甲定乙供物资范围。没有明确规定甲供的

材料，招标采购部依据实际情况提出意见报主管领导审批，决定是否甲供，并提前通知项目部、

监理方和承建商。

三、采购计划：

1、招标采购部应根据项目总献划和工程建设进度计划，会同相关部门编制采购供应计划。

1）工程开工前5天，由招标预算组人员提出工程材料清单,送交招标采购部。

2）施工单位在图纸会审后一周内，提出本单位承建工程所需材料的整体计划，经监理方和项

目部主管人员审核后，报招标采购部。

3）招标采购部对施工单位提交的整体计划，依照预算人员提供的材料清单进行审核后，并汇

总编制材料采购计划，提交主管领导审批。

2、施工单位根据工程进度提报季、月物资需求计划，计划包括：采购物资名称、品种规格

（型号）、需用数量、用途和要求进场的时间等内容，特殊材料要附上图我或样品及质量要求文

件。所提交计划须经项目部及监理方主管审定签字。

3、招标采购部根据各施工单位提交的季、月度物资采购计划，结合公司的开发、经营计划，

；匚总编制公司季、月度的工程物资采购计划及资金需求计划，报公司相关部门审定，列入预算。

4、由于公司开发项目计划的调整或设计变更的原因，需调整物资采购计划时，由规划设计

组提出意见，公司领导审批同意，交招标采购部会同相关部门一并进行调整。

四、物资采购

1、依照招标采购部编制的《供货服务商登记表》、《供货服务商询价明细表》，查询《供

货服务商信息库》遴选合格供货服务商进行前期市场调。

2、招标采购部依照《供货服务商信息库》选择规模大、信誉好的合格供货服务商提供的质

量、品种齐全的样品物资建立样品库，以备选用。

3）可对供方产品、程序、过程、设备和人员资格提出批准和资格鉴定的要求；

4）可对供方质量管理体系提出要求。

8、由承建方采购的甲定乙供物资在物资采购合同或订单签订前，须经监理方、招标采购部、

项目部进行供方和价格、质量认可后方可签约。否则，不得投入使用和办理结算。

9、属非系统性的采购物资应确定三家以上的供货服务商；系统性较强的工程所需物资、设

备可固定一、两家长期供货服务商。

五、材料设备进场验收、校验和合同执行

1、招标采购部根据采购合同或订单的规定及施工单位提供的月度材料计划和进场时间要求，

与供方协商进度及时间，组织物资进场。

2、所有进场物资必须提供以下资料：

1）产品合格证；

2）质量检验报告；

3）与产品相关的技术资料。

3、物资进场后，凡涉及工程外观、功能的物资，由招标采购部组织项目部、监理方配合并

通知施工方共同进行质量、数量验收；其他物资,由工程项目部组织施工方、监理方进行质量、

数量的验收工作。验收合格后，施工单位开具收料单（注明品种、规格、数量等）并加盖单位公

章，交供方。对整机设备等重要物资，由招标采购部根据需要组织设计方、项目部、监理方、施

工方有关人员共同进行进场验收，如需在供方验证，则需在合同中规定时间和方式。

4、所有物资由监理方质量主管在项目部监督下进行抽样检验或封样送具备资质的权威检验

机构检验，并出具相应的检验报告；未经检验或检验不合格的物资严禁使用。

5、所有进场物资，有关人员同时在验收单上签字，并作为材料设备结算的依据之一，相关

部门负责人办理相应手续。

6、供方供货过程中，招标采购部依照合同条款中的明确规定对供货服务商的合同执行力度

进行监督，编制《供货服务商合同信息单元》注明合同执行、结算情况作为供货服务商评定依据。

7、合同执行过程中，如出现供货服务商违约或未严格按合同执行，招标采购部根据合同约

定参照实际情况，及时形成书面材料说明上报主管领导并对违约供方进行评定。

8、合同履行完毕后，招标采购部依照《供货服务商合同信息单元》结合供货服务商合同实

际执行情况形成书面翻斗上报主管领导审核,存档备案作为《供货服务商信息库》的有效补充。

六、物资保管、分发与结算

1、进场物资严格按照施工现场相关管理规范进行分类存放。

2、甲供物资验收合格后根据承建商申请的品种、规格、数量直接分发承建商或先行分发再

分别验收。建筑材料应分类或建库存放，码放齐整并有相应标识。设备使用前按照使用说明进行

保养和维护。

3、根据月度计划及供货服务合同执行情况，招标采购部按月将甲供材料、采购、分发、结

算等有效证明文彳牛提交相关部门审核后,与财务管理部门办理有关结算、付款手续。

4、招标采购部对物资供应服务情况随时进行协调、控制，并按期向主管领导提交书面报告。

5、招标采购部健全供货服务商供应服务情况、质量情况、使用效果、价格变动情况，以及

新材料、新设备的信息资料，完善《供货服务商信息库》，作为选择、评价及补充新供货服务商

的依据。

工程物资采购管理制度2

一、类别

1、本制度所指采购物资分类三类：

A类：建筑钢材、黑色金属等。

B类：设备（塔吊、施工升降机等大型设备等）及设备的配件等。

除上述物资外，其它物资的采购管理另文规定，或总经理直接指示。

2、与采购物资管理相关联的项目部及承包人分类

2.1需求使用单位及承包人

2.2主管部门

3、物资需求（采购）计划的分类

3.1月度物资需求计划

3.2紧急物资需求计划

4、采购的方式分类

4.1固定厂商、长期报价采购

4.2即时询价采购

5、采购物资付款方式分为：

5.1延期付款。

5.2货到后分期付款。

5.3货到凭发票报销付款。

6、总经理、副总经理负责

6.1、采购合同、计划的批准、签订。

6.2采购付款的批准。

二、职责

1、公司供应领导小组负责

1.1审议批准《采购物资询议价报告表》

1.2审议决定采取公开招标方式的采购事项。

2、总经理负责

2.1采购合同的批准、签订。

2.2采购付款的批准。

三、程序

1、物资需求计划及发放程序

1.1需求使用单位根据生产经营管理需求每月20日前填写《月度物资需求（采购）计划》。

对于确实急需不能列入《月度物资需求（采购）计划》的物资，物资需求使用单位可随时及时填

写《物资紧急需求计划》。

1.2《月度物资需求（采购）计划》和《物资紧急需求计划》经本单位负责人审核，所需物

资主官部门审查，公司分管领导批准后，提报至需求物资的采购部门。

2、物资采购审批程序

材设部根据按照《物资需求及发放程序》；口总的《月度物资需求（采购）计划》或《物资紧

急需求计划》，结合《物资基准库存量明细》和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数

量和拟采取的采购方式，填写《物资采购审批表》，经材设部经理审查，分管副总经理审核，总

经理批准后实施《物资采购实施程序》。

3、物资采购实施程序

3.1物资采购部门采购人员接到经批准的《物资采购审批表》先核对采购内容，查阅《物资

供应商登记表台帐》和其他有关资料后，根据采购物资的缓急程度,参考市场行情及过去采购记

录或厂商提供的资料，除经批准的紧急特殊情况外，必须精选三家以上的供应商进行询价。

3.2对于厂商的报价资料进行整理后，采购经办人员应深入分析，拟订议价方式及各种有利

条I牛，和经批准的采购方式向厂商议价。

3.3采购经办人询价、议价以及有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写《采购物

资询价议价报告表》，经材设部经理审核，分管副总经理审核，总经理批准后进行采购。必要时

与供应商签定《购货合同》，按合同审批程序各级审核后再进行采购。

3.4召开采购领导小组会议审议批准。

4、采购物资验收入库工程程序

4.1采购物资到现场或项目部后，现场材料员提请采购物资的主管部门对采购物资进行检验

或验证。

4.2检验或验证合格后，由采购人员和现场或项目部填写各类《物资入库验收单》，经检验

或验证人员签字后物资登记入库。

5、采购物资付款工作程序

5.1采取预付款方式的采购物资，由采购人员凭《采购合同》或《采购物资询价议价报告表》，

填写《借款单》，经付款审批流程批准后办酶付款手续。

5.2采取除预付款方式之外的方式付款的采购物资，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭

《采购合同》或《采购物资询价议价报告表》，《物资入库验收单》，以及购货发票根据公司财

务报销的有关规定，经审批流程批准后办理报销付款手续。

四、规定与标准

1、物资需求（采购）信息传递规定

1.1物资需求使用单位必须在《月度物资需求（采购）计划》或《紧急物资需求计划》上将

所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。

1.2所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应在《月度物资需求（采购）计划》

或《紧急物资需求计划》上注明相关事项。

1.3物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在《月度物资需求（采购）

计划》或《紧急物资需求计划》上将所需物资的估计单价和金额情况列明。

L4物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知材设部，双

方协商积极配合处理好有关事宜。

2、物资采购规定

2.1物资采购部门必须按照“质量第一"和"公开、公正、公平"的'原则，以"降低成本、

保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。

2.2物资采购部门要严格遵守《供应商评价制度》，通过"同等条件，质优优选、价低优选、

近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好的单位优选"的方式，综合考虑"质

量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在"重质量、遵合同、守信用、看服务"的前

提下，做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、

质量可靠、诚信度高、服务周到”的备选供货商。2.3对于采购单位提出的供应商、供货价格

有疑义的物资需求使用单位，应在召开的物资采购领导小组会议上提出，并由会议做出决定。

2.4凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备、5万元以上的大宗物资，

必须采取公开招标的采购方式，由招标小组（采购领导小组）确定相关事项。

2.5若厂商报价的采购物资规格与《物资采购审批表》所列的规格略有不同或属代用品者，

采购经办人员应列出资料在《物资采购审批表》上，经主管审核后，物资需求使用单位或物资主

管部门签字同意后方可采购。

2.6若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购部门应及时通知物资需求使用单位,

双方积极协商处理好有关事宜。

3、采购物资验收入库、出库规定

3.1采购物资到现场或项目部后,必须经材料设备部门组织使用单位检验或验证合格后方可

入库。

3.2对于经检验和验证不合格的采购物资，材料设备部门必须与供货商进行协商，采取退货、

换货或索赔措施。33材料设备部门要对所有采购物资的质量标准和检睑验证方式、方法进行

规范和明确。

3.4各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由现场材料员办理出库手续。

4、采购物资付款规定

下列情况财务部应拒绝支付采购款项：

4.1与《采购合同》或《采购物资询议价报告表》规定的付款方式或付款金额不一致的款项。

4.2材料设备部门和物资使用单位未在《入库验收单》上签字的款项。

4.3《物资入库验收单》中列出的采购物资的数量、品种与《采购合同》或《采购物资询议

价报告表》不符的款项。所需物资需试用后方能结算付款的，物资需求单位应在《月度物资需求

（采购）计划》或《紧急物资需求计划》上注明相关事项。

5、采购纪律规定