数字化档案投标文件

市军休办干部人事档案数字化管理系统技术服务项目TOC\o"1-5"\h\z\u商务部分 4投标书 4报价表 6分项报价表 7服务条款偏离表 8商务条款偏离表 9资质证明文件 10有效的营业执照或法人证书等证明文件，以自然人身份投标的提交自然人的份证明（复印件加盖供应商公章） 10被授权人身份证（正反面复印件，须加盖供应商公章） 11法人代表授权书 12依法缴纳税收的记录 12参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的声明（原件，授权代表签字并加盖供应商公章） 13业绩证明文件（附合同复印件，须加盖供应商公章） 14服务方案 15项目建设内容 161.1. 数字化加工方案 161.1.1. 项目实施方案 161.1.1.1. 总体架构 161.1.1.2. 总体流程 161.1.1.3. 项目策划 171.1.1.3.1. 加工前的准备工作 171.1.1.3.2. 试扫工作 181.1.1.4. 流程综述 181.1.1.5. 档案整理方案 191.1.1.5.1. 领取任务 201.1.1.5.2. 档案接收 201.1.1.5.3. 档案前处理 211.1.1.5.4. 档案查卷 211.1.1.5.5. 整理编号 221.1.1.5.6. 目录、备考表校正 221.1.1.5.7. 文档整理排序、拆卷 231.1.1.5.8. 页面修整 231.1.1.5.9. 备考记录 241.1.1.6. 档案扫描加工方案 241.1.1.6.1. 档案扫描 241.1.1.6.2. 加贴模板 261.1.1.6.3. 文件命名 261.1.1.6.4. 图像处理 261.1.1.6.5. 扫描校对 271.1.1.6.6. 图像补扫 281.1.1.6.7. 档案还原 291.1.1.6.8. 格式转换 291.1.1.6.9. 转换核查 301.1.1.6.10. 数据挂接 301.1.1.6.11. 挂接校对 311.1.1.6.12. 总质检 311.1.1.6.13. 数据复核 321.1.1.6.14. 汇总挂接 321.1.1.6.15. 报表打印 321.1.1.6.16. 数据备份 321.1.1.6.17. 档案装订 341.1.1.6.18. 档案还卷 351.1.1.6.19. 填写工作记录单 361.1.1.7. 项目验收 361.1.1.7.1. 项目验收 361.1.1.7.2. 验收标准 361.1.1.7.3. 验收方式 361.1.1.7.4. 数据抽检 371.1.1.7.5. 阶段性验收 371.1.1.7.6. 总体验收 381.1.1.7.7. 验收审核 381.1.1.7.8. 验收流程 381.1.1.8. 数字化成果管理 391.1.2. 项目管理方案 391.1.2.1. 项目经理负责制 391.1.2.2. 进度保障管理 401.1.2.3. 项目沟通 421.1.2.3.1. 沟通机制 421.1.2.3.2. 沟通方法 421.1.2.4. 加工现场管理 431.1.2.4.1. 考勤管理 431.1.2.4.2. 非工作人员管理 431.1.2.4.3. 场地环境管理 431.1.2.4.4. 硬件设施管理 441.1.2.5. 应急预案 451.1.2.6. 项目监控 451.1.3. 硬件设备情况 47计算机 47Avision虹光AT262 47精益无边距扫描仪A300 48精益高速平板扫描仪A380 49光盘刻录机 49打印机 50Book2net非接触式冷光源扫描仪 501.2. 项目负责人简历表 501.3. 骨干项目人员简历 511.4. 保密措施 541.4.1. 安全保密工作分析 541.4.2. 现场人员管理 541.4.2.1. 总体原则 541.4.2.2. 工作人员管理 551.4.2.3. 非工作人员管理 561.4.3. 现场环境管理 571.4.3.1. 总体原则 571.4.3.2. 档案资料的管理 571.4.3.3. 对计算机的管理 581.4.3.4. 对扫描仪的管理 591.4.3.5. 对打印机的管理 591.4.3.6. 对刻录机的管理 591.4.3.7. 对光盘的管理 591.4.3.8. 对电源设备的管理 591.4.3.9. 对工具软件的管理 601.4.3.10. 监控设备的使用 601.4.3.11. 消防设备的管理 601.4.3.12. 非项目设备的管理 611.4.3.13. 数据安全控制管理 611.4.3.14. 数据备份管理 611.4.4. 保密协议 621.5. 售后服务 631.5.1. 技术服务工作流程 631.5.2. 质保期技术服务 631.5.3. 质保期后的售后服务 641.5.4. 服务承诺 65商务部分投标书致：（采购代理机构）根据贵方为（项目名称）项目采购货物及服务的采购邀请（项目编号），签字代表（姓名、职务）经正式授权并代表供应商（供应商名称、地址）提交下述文件正本一份、副本份、电子版份：：报价函（格式）报价表（格式）技术规格偏离表（格式）商务条款偏离表（格式）资格证明文件业绩证明文件据此，签字代表宣布同意如下：（1）附报价表中规定的应提交和交付的货物服务总报价为人民币（用文字和数字表示的总报价）。（2）我方将按比选文件的规定履行合同责任和义务。（3）我方已详细审查全部比选文件，包括第号（项目编号）补充通知（如果有的话）。我们完全理解并同意放弃对这方面有不明及误解的权力。（4）本响应文件有效期为自提交报价之日起90个日历日。（5）在规定的比选时间后，我方保证遵守比选文件中有关保证金的规定。（6）我方承诺，与采购人聘请的为此项目提供咨询服务的公司及任何附属机构均无关联，我方不是采购人的附属机构。（7）我方同意提供按照贵方可能要求的与其比选有关的一切数据或资料，完全理解贵方不一定接受最低价的响应文件或收到的任何响应文件。8、与本次比选有关的一切正式往来信函请寄：地址_________________________传真____________________________电话_________________________电子函件________________________供应商法定代表人或授权代表签字供应商名称（全称）（盖章）供应商开户银行（全称）供应商银行账号日期报价表项目名称：项目编号：供应商名称总报价（人民币：元）比选保证金（有/无）完成时间备注人民币大写：人民币小写： 供应商名称（盖章）：供应商法定代表人或授权代表（签字）: 分项报价表项目名称：项目编号：报价单位：人民币元序号名目分项报价备注123合计供应商名称（盖章）：供应商法定代表人或授权代表(签字): 服务条款偏离表项目名称：项目编号：包号：序号服务名称比选文件响应文件偏离说明供应商名称（盖章）：供应商法定代表人或授权代表(签字): 商务条款偏离表项目名称：项目编号：包号：序号比选文件条目号比选文件的商务条款响应文件的商务条款说明供应商名称（盖章）：供应商法定代表人或授权代表(签字)： 资质证明文件目录1.有效的营业执照或法人证书等证明文件，以自然人身份投标的提交自然人的身份证明（复印件，须加盖供应商公章）2.法人代表授权书（格式，原件）3.被授权人身份证（正反面复印件，须加盖供应商公章）4.依法缴纳税收的记录：最近半年内任意一个月的纳税有效凭据或相关部门出具的依法纳税有效证明文件，依法免税的，应提供依法免税的相关证明文件（复印件，须加盖供应商公章）5.参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的声明（格式，原件，授权代表签字并加盖供应商公章）有效的营业执照或法人证书等证明文件，以自然人身份投标的提交自然人的份证明（复印件加盖供应商公章）被授权人身份证（正反面复印件，须加盖供应商公章）

法人代表授权书本授权书声明：注册于（国家或地区的名称）的（公司名称）在下面签字的（法人代表姓名、职务）代表本公司授权（单位名称）在下面签字的（被授权人的姓名、职务）为本公司的合法代理人，就（项目名称）的（项目编号）比选采购，以本公司名义处理一切与之有关的事务。本授权书于__________年_____月______日生效,特此声明。法定代表人签字或盖章：_______________________________被授权人签字：_______________________________公司盖章：_______________________________附1：被授权人姓名：_______________职务：_______________电话：_______________依法缴纳税收的记录最近半年内任意一个月的纳税有效凭据或相关部门出具的依法纳税有效证明文件，依法免税的，应提供依法免税的相关证明文件（复印件，须加盖供应商公章）参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录的声明（原件，授权代表签字并加盖供应商公章）声明声明：注册于（国家或地区的名称）的（公司名称）的在下面签字的代表人代表本公司郑重声明：我公司在参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。供应商名称（公章）：法定代表人或授权代表签字或盖章：日期：

业绩证明文件（附合同复印件，须加盖供应商公章）序号项目名称（含已完成及正在实施的项目，请分别注明并做适当描述）合同主要内容合同总金额委托方联系人及电话供应商负责人及电话备注供应商名称（公章）：供应商法定代表人或授权代表签字：日期：服务方案

项目建设内容数字化加工方案项目实施方案总体架构总体流程在本项目中，项目实施流程主要包括：项目策划、数字化制作、项目验收、数据备份四个阶段，在项目验收通过确认后，转入技术服务阶段，如下图所示：项目策划在本项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作：召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化制作前的准备工作。加工前的准备工作在本项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组织完成以下准备工作：加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等；试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器；“文档数字化管理系统”的安装、调试和初始化：项目经理（或指定人员）负责将“文档数字化管理系统”安装到局域网（包括服务器端和各个试扫客户端的安装），并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况（参照《档案数字化项目用户需求调研报告》）进行“文档数字化管理系统”的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作；数据导入：将用户提供的电子版的档案目录信息导入到“文档数字化管理系统”中；文档准备：打印输出标准格式的考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。试扫工作在本项目中，依据《需求调研报告》，项目经理和试扫人员（由数字化加工各环节负责人组成）抽取各年度档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成《扫描测试报告》，并由项目管理组对报告进行评审并签字确认，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。流程综述在数字化加工项目中，整个数字化加工过程可以分为档案接收、档案查卷、核查页号、去除装订物、目录对录、目录核校、纸面处理、档案扫描、扫描抽检、图像处理、图像质检、格式转换、转换核查、数据挂接、报表输出、档案装订、总质检、数据备份、档案归还共19个环节，每一卷档案以“提卷单”为开始，以“流程单”为过程跟踪，以“还卷单”为结束。流程示意图如下图所示：档案整理方案在本项目中，在档案整理是基础工作，可以分为：领取任务、档案出入库、目录数据准备、档案查卷、整理编号、目录备考表校正、文档整理、拆分、页面修整、备考记录、数据质检等10个环节。1.按照“编页——拆除装订——页面修整——填写备考表——装订”的顺序执行，档案装订尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。重新打印目录归入卷宗，且保留原有目录。2.卷皮破损严重需调换卷皮的，应主动提请档案管理人员注意并按要求更换卷皮，将原卷皮上的内容抄写到新卷皮上。更换下来的旧卷皮全部交还用户。领取任务在本项目中，根据规定的项目日产量，由我公司派驻的项目主管统一到用户指定地点领取任务单并且根据规定填写相应的任务单。档案接收在本项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次（每周接档一次）需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、每批交接档案的清单要一式两份，一份放在每个档案运输箱中，一份由接收负责人按顺序持有，出库时和档案处库房管理人员交接签字确认，在入现场加工库入库时和库管人员对单清点。2、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记（包括档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息），并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认；3、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；4、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；5、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记（包括入场日期、全宗号、年度、起止卷号、入场卷数等信息），并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认；6、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“提卷出库”功能，将提卷相关信息录入到系统中。按照用户的要求按照案卷流水顺序整盒调阅。并将接收信息整理统计打印出详细的接收清单供用户比对并签字。确保档案卷数、件数数目无误，不出现错点、漏点、多点等清点错误，在后续加工过程中档案资料不离箱，同时做到档案资料防水、防压、防火的运输安全，减少对资料的破损，杜绝丢失。如下图所示：档案前处理在扫描之前，根据《档案管理办法实施细则》，由用户对档案进行鉴定；并以年度为依据对原始档案进行分类；把已经按照年度整理的档案再按照组织机构进行详细划分；按照机构整理后的档案再以档案的类别划分；将最终划分好类别的档案进行组件或组卷；根据需求将整理好案卷和文件目录分别以纸介质和电子介质两种方式存储。明确全宗卷的整理要求，档案接收后按照档案全宗号将档案分类保存到库房接收区；档号编制原则，由用户提供档号章，也可以由采购人协助用户制作档号章；案卷目录号编制方法，确定案卷号以及目录号的字段长度以及对应关系；卷内文件目录格式，明确用户卷内文件的目录项；卷内文件目录填写方法，顺序号、页号、日期等字段的长度、格式；卷内备考表的填写方法，确定采购人加工人员是否需要填写，如正文位置、底稿位置。档案查卷在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息（如查卷人、查卷时间、发现问题等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。整理编号在本项目中，编写页号人员按照档案业务规范对所需加工的档案重新进行编页，以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右上角，反面的左上角。同时检查案卷质量，登记有问题的卷、页，对有一般问题的卷、页进行整理。案卷有较严重问题时需及时报用户认定，如确是档案原件本身问题，由用户进行处理，编页前严禁拆卷。编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹……（包括破损处被修复过的痕迹）的情况详细的记载在《流程单》中。整理工作可以分为两个部分页码编写与剔除卷内夹带有金属钉：页码编写要求参照如下：对于档案存在多套页码的情况，需要选中比较完整的一套页码，在此基上进行续编或改正。（一些档案存在三套页码）如整本案卷没有编制页号，需用2B铅笔，用阿拉伯数字，从“1”开始流水编写页码。同时划去原页号以示区分，页码编写底端中部；如碰到多页时用“－”标注，如在5页和6页之间多2页用“5-1”、“5-2”标注。标注位置为底端中部；原档连续出现同样的空白表格，只需编写第一张完整表格的页号，其余表格不编页。（如原卷空白页标注页号，不作更改）；卷内如有实物（或照片），应在封装实物（或照片）的口袋上进行编号，并在工作单上注明实物（或照片）所在页；如遇见筒子页档案，正、反两面均编制页号；由若干张档案互相粘连在同一平面内，多份文件连成一串的档案，每张纸编制一个页号；编页不应压盖档案内容，已有页号时，应将原页号用铅笔划去以示区分。利用“文档数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。目录、备考表校正对于没卷内目录的要编目、录入错误条目要修改。手工登记到新的一张白纸上，如果是个别错字，则在原目录上修改。（选定区别原有原色的笔进行标注。）缺少备考表的则手工填写完整。便于后面数字化加工过程中，对照进行数据录入。待数字化加工完成后，将打印一份新卷内目录、备考表、卷皮等。文档整理排序、拆卷档案排序：根据采购方的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。拆卷和装订不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌；装订后由甲方负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。对影响扫描质量的装订物（如订书钉、别针、其他固定器具）、装订线要先拆除，拆除原件的装订物时应注意保护原件。如拆除后不能复原的珍贵原件，应请示后再决定是否拆除。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。扫描过程中，一般不对案卷的纸张进行裱糊粘贴。对确属破损严重影响图像扫描的档案进行裱糊，须经档案馆技术指导人员同意，使用符合档案保护技术要求的材料进行裱糊。如遇到破损严重的档案，按档案标准进行裱糊。档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案的物理位置和逻辑位置的原版原貌。对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)，破损的进行裱糊，标注后再进行平板扫描。备考记录我公司数字化加工人员在完成组卷的工作后将形成详细的备考记录，记录中包含以下内容：备考表上应记录空白页、跳页、重新编页的情况；记录编页人员姓名；记录应有、实有页数；记录整理时间。为了保证内容记录清楚、完整、准确，应记录的问题不遗漏，我公司数字化加工人员在每道工序完成后会对加工整理的文件进行严格检查并会成型《流程单》记录对此次检查的结果，并且同时利用“文档数字化管理系统”记录功能准确记录下此次加工整理的情况，如发现问题将会把案卷返回相应的人员从新进行加工整理，直到复查没有问题后按照档案顺序号装盒，转入下道工序操作。档案扫描加工方案在本项目中，在档案整理方案的基础上，对每一项（如每一卷/件）任务进行数字化加工的过程可以分为：目录著录、档案扫描、加贴模板、文件命名、扫描抽检、图像处理、图像质检、图像补扫、档案还原、格式转换、转换核查、数据挂接、挂接校对、总质检、数据复核、数据备份。档案还卷入库共18个环节。档案扫描在本项目中，扫描图像格式为TIFF，采用彩色扫描模式，扫描分辨率不低于300dpi，对于案卷中出现如文字偏小、密集、清晰度较差等情况，可将分辨率提高到600dpi。其命名和对应档案的档号保持一致。采用平板进纸方式扫描，尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。纸张底色较浅，字迹较深、黑、明显(如毛笔字、碳素墨水字等)时其明暗度应设为默认值(0)；当纸面上有较多的表格时，为了达到较好的效果应适当提高明暗度参数值(推荐10-20)。纸张底色较浅，字迹较浅、淡、不明显(如复写纸复写过和字、蓝色墨水、圆珠笔、铅笔字等)时应适当提高明暗度参数值(推荐20-30，或者40-50)。纸张底色较深，纸面粗糙，字迹较深、黑、明显(如毛笔字、碳素墨水字等)时，为防止因亮度设置不当出现较多黑点时其明暗度应设为负值(推荐-5到-10之间)。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描方式，如果是大幅面的可以加膜扫描；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页等超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。因纸张超薄且背面又有字迹时，扫描时为不让背面字迹扫描出来应将明暗度设为负值(推荐-5到-10之间)。档案扫描人员利用“文档数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息（如扫描人、扫描时间等信息），同时系统自动将档案扫描相关信息记载到管理系统中。每一案卷纸质档案扫描完后，扫描人员应核对案卷内每一文件的实际扫描张数与前处理人员填写的文件张数是否一致，不一致时应在备注栏填写具体原因或向现场管理人员询问。扫描操作员将整理好的档案，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：根据不同的纸张质地状况和档案采取不同的处理方式。普通纸张：采用平板扫描仪进行扫描。较薄纸张易碎（如信纸、便笺纸）：在纸张下加入白色打印纸作衬，采用平板扫描仪进行扫描。字迹较浅或模糊（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，效果不理想则采用灰度扫描。脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张：应采取清理、纠偏、纠斜等措施，以保证图像字迹清晰，不失真。底色较深的纸张（如草浆纸、油印纸）：如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低，调节效果不理想则采用灰度扫描。不规则纸张：纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸张幅宽超过A3，采用宽幅扫描设备进行扫描。不拆卷档案：对于不能拆卷的档案采用非接触式冷光源不拆卷扫描仪，节省档案拆装时间，扫描软件自动生成页码，防止档案错乱。灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描质量。补扫页：补扫的文件除不拆卷资料外，一律采用平板扫描仪。●扫描图像标准﹡确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。﹡对于档案中的“报表”，应当平摊开后进行整幅扫描。图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，使用软件进行拼接。﹡按采购人要求对其有其他要求的档案资料进行扫描，扫描影像生成后，涉密、非涉密数据必须分类扫描及存放，具体区分正确率达100%；﹡对不宜拆卷的成册材料，需采用不拆卷扫描仪进行扫描。﹡使用A3幅面扫描仪进行扫描，扫描时绝对保证档案载体的安全。﹡扫描后的电子图像清晰，黑白对比度适中，无扭曲现象。﹡扫描图像要完整，整洁、无歪斜、无黑边。●扫描质量标准﹡扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。﹡扫描后的影像文件保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，黑白对比度适中，有利于排版、建库处理。﹡扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。●扫描流程控制档案数字化工作由数字化加工管理软件辅助管理控制：﹡管理员认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等。﹡扫描完成后，质检员核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单时填写的文件页数是否一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫，并在登记表上注明原因和处理方法。﹡根据采购人提供的工作单核对目录，修改有错误的目录并将档案实体按照实际扫描页重新编号并填写到工作单中，作为文件和质检依据。加贴模板在本项目中，对原档案由于客观问题影响图像信息阅读与利用的，需加贴模板对图像进行相应解释，以达到利用者对图像信息了解和掌握。文件命名在本项目中，纸质档案的目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为扫描后的图像文件命名。图像处理为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用文档影像处理软件进行加工处理。在本项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“文档数字化管理系统”中的“图像处理”功能实现，进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整，还可对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏点等处理。确保每幅图像清晰、不失真。保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。对每份文件的每页进行纠偏处理，其左右歪斜偏差小2度。对横向排放的页面进行左右旋转90度或270度处理，以符合阅读习惯。对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，将选择区域的字迹作加深、变浅处理。严格执行图像污斑、黑点和黑边的处理工作，须达到图像放大2倍后肉眼观看仍能清晰、平直；档案图像倾斜度不超过1度，档案图像版面要居中，差错率在万分之一以内。大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接，拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。图像成品要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应。①对扫描完的彩色和灰度图像运用专业加工处理软件进行单页手工的旋转、纠斜、剪边、去噪、去弧、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等处理。②根据采购人提供的电子馆藏章或图像馆藏章对扫描图像批量盖水印处理。加盖位置与印章大小均由用户指定。根据《流程记录单》图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量。 扫描校对图像质检人员依据《流程单》，利用“文档数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件文件的清晰度、完整性逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息（如图像质检人、图像质检时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。校对内容主要包括扫描图像的质量是否符合要求；目录和图像是否一一对应；电子图像与档案实体是否一致。通过软件对扫描图像进行校对，并对扫描质量统计，并打印出统计报表。主要检查目录和图像的对应关系、图像质量（返工）、档案的实体顺序要保持和电子图像一致、并进行工作量统计和文件夹校对管理。为了保证扫描质量，扫描校对共有两道工序，分为一校、二校。一校任务中分成二部分，一是对文件有漏扫、错扫部分给补扫，对于错误的扫描文件顺序及文件命名给予纠正；二是对扫描图像质量处理。二校重点在于确保每张图像质量完全符合要求。严格按照《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）对档案进行扫描加工，保证扫描图像质量以及扫描画幅的顺序与数目正确。（1）质检岗位的专业质检员采用质检管理软件对扫描完成档案电子目录和图像进行逐册逐本逐页的检查，并根据情况对图像进行质检校正、统计管理和生成返扫各种工作单。（2）质检管理软件可以对数字化加工管理流程中每个环节质量状况进行监督、统计、修改。产生的个别质量问题运用图像质检管理软件进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、去黑边、剪边、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、居中、局部处理等全部图像加工手段，保证图像字迹清晰质量优秀。（3）采用软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。●质量保证措施及相关标准：（1）通过软件质量管理模块，采用“批量撒种子（随机不重复）”方式对图像处理后的电子图像数据进行随机抽检，并且该工序抽检内容与其他工序不交叉、不重复。此次抽检比例为30%，与数据初检、数据终检两道工序所抽检的60%的内容合计90%，再由用户在成品验收时抽检的10%的内容。实现100%的数据质检。（2）不合格图像直接由质检员负责重新处理。通过软件技术与工作人员登录信息记录保证图像质量以及明确责任人，并做出工作考核。（3）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31—2005）（4）DA/T18-1999档案著录规则（5）《连续色调静态图像的数字压缩及编码》（GB/T17235.1-1998）（6）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。（7）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。（8）发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。（9）发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。1．对数字化加工文件的清晰度、完整性进行检查，要求质检率达到100%。2．对质检不合格的、遗漏的档案重新进行数字化加工。图像补扫在本项目中，规范数字化档案质量检查，保证档案数字化图像清晰、完整、不失真、不影响图像的利用效果，图像分辨率不低于300dpi。应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。对图像处理环节存在问题的文件进行补扫或修改。档案还原在本项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息（如装订人、装订时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“档案装订”功能，将档案装订相关信息记载到系统中。装订要求如下：装订前取掉所有金属物。需要装订的案卷用三孔一线法结实装订，保证脊背和底边的平直，线结在卷后的中位。不需要装订的用不锈钢钉或不锈钢夹固定在案卷（件）左上角上方或下边。归档材料案卷内不同尺寸的图件要折叠为统一A4幅面（图件折叠要将图例、标识在正面），在案卷的装订线一边和下边的案卷材料必须折叠齐平。做到坚实、平整、美观。将卷内目录和备考表分别装订在案卷的首页和末页。档案盒脊背标签需用电脑打印后贴上。档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，保证纸张的平整、抚平边角，力求保护原件。应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。个别原来没有卷内目录的卷，要把补录的目录打印出来归入卷宗。装订后应逐页检查无误后再装盒，不允许出现掉页、倒装页、反订页及粘页等问题，确保档案还原质量。格式转换在本项目中，格式转换人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“格式转换”功能：（1）将单页TIFF图像转换为双层PDF格式扫描后的TIFF文件经过去污、纠偏等技术处理后转换为PDF格式进行保存，经过OCR识别后TIFF图像，经过格式转换生成可以检索的双层PDF文件提供利用。这个PDF文件是双层的，上层是原始图像，下层是识别结果，可以100%保留原始版面效果，并且支持选择、复制和检索等功能，为将来的全文检索提供服务基础。（2）将单页TIFF图像转换为DJVU格式对数字化加工完成的长久保存的方式采用单页TIFF格式的图像转换为DJVU格式图像进行保存，并进行刻盘，提供光盘一套。转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息（如格式转换人、转换时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。转换核查在档案数字化加工项目中，转换核查人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“转换核查”功能，对格式转换的结果进行核查。核查方式包括两种：自动核查和手工核查，其中自动核查由系统自动完成，主要是核对转换后电子文件（包括PDF格式）的数量与源扫描文件（TIF格式）的数量是否一致，如果不一致，则自动出具不一致电子文件名称的清单；手工核查由转换核查人员手工完成，转换核查人员可以以源格式扫描文件（TIF格式）为参考，对转换后的电子文件（包括TIF和格式）进行检查，发现内容是否一致，最终生成《转换核查报告》，转换核查人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写转换核查相关信息（如核查人、核查时间、发现问题等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“转换核查”功能，将转换核查相关信息记载到系统中。数据挂接在本项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检合格后，需要建立档案目录信息与扫描图像文件的关联关系，数据挂接人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“数据挂接”功能，根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，建立档案目录信息与扫描图像文件的对应关系。数据挂接人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据挂接相关信息（如挂接人、挂接时间等信息）、记录数据关联后的页数，根据《数据挂接报告》核对每一份文件关联后的页数与档案整理、扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法，并提交用户项目管理人员审核同意后，进行处理。同时利用“文档数字化管理系统”中的“数据挂接”功能，将数据挂接相关信息记载到系统中。挂接过程中应通过抽检参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。及时对数字化加工文件进行数据汇总。建立数字化加工文件与目录的关联，并通过档案管理软件实现一一对应，其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。扫描图像文件命名、排列、组合等根据采购人的归档要求设定。所有扫描数据提交前均采用相应质检软件进行批量检测挂接和质量检测，确保目录与对应图像对应挂接的正确率达到100%。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确。挂接校对以抽检的方式检查图像文件与数据挂接是否准确。发现对接错误的文件应做好记录，并通知有关人员及时进行改正。条目与图像挂接：挂接正确率100%。总质检在本项目中，总质检人员利用“文档数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、数据挂接情况、报表输出情况等）。确保扫描图像与实体原件对应的一致性、图像与索引数据对应的一致性。在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》；如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检。总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息（如质检人、质检时间等信息），同时利用“文档数字化管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。采用软件系统，自动核对的方式以年度为单位进行逐页检查，包括图像数据信息完整性检查、目录数据准确性检查、图像挂接准确性检查等。质量检查的内容和范围如下：（1）图像数据信息完整性检查；（2）目录数据信息准确性检查；（3）数据成品(图像和目录数据信息)完整性检查；（4）文本数据完整性和可用性检查。13、数据成品及其准确性与完整性检查（终检）（1）数据成品质检①图像数据信息完整性检查采用软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。②目录数据信息准确性检查首先为保证案卷目录及文件目录条目录入的正确性、完整性，其次，为保证目录及文件图像挂接的正确性、完整性。数据复核在本项目中，用户对加工完成的数字化档案进行复核，复核出“不合格”的卷、页、目录和挂接错误，项目组及时免费进行修改。对复核“未通过”的加工批次，则该批次全部退回，项目组重新加工制作。汇总挂接档案数字化转换过程中形成的目录数据与图像数据，通过验收确认为"合格"后，在招标方配合下，导入甲方电子文件中心系统，批量挂接。纸质档案数字化过程中分散存储在多台计算机中的目录数据和图像数据，经过质量检查后，每100万页汇总到数据服务器端。报表打印在本项目中，报表输出人员可以利用“文档数字化管理系统”中的“报表输出”功能，根据用户的实际需求进行报表的设计与输出，一般需要设计和输出的报表包括：案卷目录、卷内目录、全引目录、备考表、卷皮脊背、案卷封面等，如有特殊情况，需要根据用户的情况进行报表的重新设计与输出，之后在用户确定正确格式后进行相关报表的粘贴工作。数据备份在本项目中，通过验收通过后的数字化成果（索引目录/图像信息）进行数据的备份，我们将采用阶段性备份的方式进行，在每次阶段性验收后的10个工作日内，由项目经理（或者由项目经理指定人员）负责对本阶段验收的扫描文件进行备份。1、备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用包括在线备份、光盘备份、硬盘备份。（1）数据成品加工后存放在成品服务器中的数据成品信息：﹡标准格式图像数据：用于长期保存的符合国家档案局标准的单页TIFF/JPG格式图像。﹡转换后的、浏览格式多页存储的TIFF格式数据；﹡单机光盘调阅光盘数据：提供带有检索系统的单盘调阅浏览方式光盘数据。﹡光盘影像目录数据库光盘：查询电子影像的具体光盘位置，即光盘的目录。﹡成品移交目录清单。（2）数据备份﹡在线备份将验收合格的完整数据及时导入采购人专用服务器实行在线存储备份，保证档案的利用与安全。﹡光盘备份将加工完成并在多台计算机上检查合格的成品数据刻录到数据光盘(DVD/CD)中，并保证光盘读取正确，并可以检索、打印。同时在每片光盘包装盒内及盘片上附光盘标签和光盘目录，标明光盘编号、档案的分类信息和目录信息以及所对应的硬盘编号。● 光盘备份方式：● 刻录DVD光盘一式三份：①原始扫描图像（Tiff/jpg300dpi）单页tiff；②转换后的图像（Tiff/JPG150dpi）多页tiff数据；、③PDF/DJVU数据DVD光盘；④目录数据光盘。● 光盘备份内容：① 300dpi数据光盘应包括：档案卷号及图像清单（Excel格式）；﹡档案扫描图像文件数据；﹡档案目录数据；②150dpi数据光盘应包括：﹡单机光盘检索调阅软件（光盘自运行）以及档案影像和光盘号。﹡全部扫描案卷以其档号作为文件夹名称并列存贮在光盘目录下。﹡单机光盘调阅软件可提供用户查询功能，用户输入“档号”、“题名”或“光盘编号”的起止范围，系统可显示出其对应的光盘编号或下属的档案编号、目录及图像信息以便查询。同时，软件能够统计并打印出“档号-光盘编号对照表"，自行输入欲打印的档号范围，便可打印。● 光盘刻录原则：① 一卷档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许拆分。②存储的DVD光盘，必须为国际著名品牌光盘VD光盘为单片盒装。刻录前扫描加工单位要对光盘进行质量检查，确保光盘的可读性、安全性；刻录后应与原始数据进行效验，确保移交数据的准确性、完整性、可读性和安全性。③移交的光盘表面标识所属单位名称、光盘编号；在单片包装盒封面要根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。每张光盘包含说明文件，文件名：README；文件内容：有关本存储载体的各种信息（含套别、盘号、起始时间、终止时间、（归档年度）、制作人、检查人、制作时间、文件格式、文件大小、字符文件、制作软件、制作设备等）。④提交光盘刻录目录表一套，记录光盘号与案卷内容。●光盘备份存储格式：①单盘调阅存储光盘内为MicrosoftAccess数据库；②光盘单盘调阅的图像存储方式采用多页TIFF格式；③长久保存的光盘的图像存储方式采用单页TIFF格式。④需发布检索的图像存储方式采用PDF/DJVU格式。●数据的硬盘备份采购人可将硬盘满载光盘组包后的成品数据采取移动硬盘备份的形式，所备份数据要保持一致。如采购人的成品数据硬盘出现问题，可及时调用移动备份硬盘。采购人保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应的，如采购人方光盘出现问题，可用硬盘还原光盘重新刻录。并且记录移动硬盘盘号、品牌、容量、分区情况、加工技术环境、操作系统、数据库、刻录软件、备份方式、相对应数据的光盘号。（3）数据检验包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。（4）备份标签数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。（5）备份登记填写纸质档案数字化备份管理登记表单，以便利用和管理。3、备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好规范标签，以便查找和管理。加工后存放在成品服务器中的数据成品信息：﹡标准格式图像数据：用于长期保存的符合国家档案局标准的单页TIFF/JPG格式图像。﹡转换后的、浏览格式多页存储的TIFF格式数据；﹡单机光盘调阅光盘数据：提供带有检索系统的单盘调阅浏览方式光盘数据。﹡光盘影像目录数据库光盘：查询电子影像的具体光盘位置，即光盘的目录。﹡成品移交目录清单。档案装订在不破坏原档案的前提下，将数字化加工后的档案恢复到原版原貌、原始顺序以及原装订形式不变，并且符合中央档案馆和采购人方相关归档标准。具体装订要求如下：遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页。档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订）。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。档案装订采用专业装订线进行装订，不使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，予以剔除。档案装订，遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，不新打孔装订，保护原件。更换卷盒、卷皮、卷内文件目录：对于需要调换的卷内文件目录、卷皮、卷盒，均由提供，更换的旧卷盒、卷皮及卷内文件目录需全部交还采购人方。将加工完成的档案分期分批移交采购人，交接双方在交接清单上签字，完成交接验收工作，采购人档案管理人员负责将案卷退回库房。装订后应基本恢复档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。档案还卷在本项目中，根据项目日产量，由还卷入库人员负责与项目经理一起从加工现场提取本次（为一个工作日）需要归还的档案实体，在每次还卷的过程中：1、项目经理负责对出场的档案实体进行《出场单》登记（包括出场日期、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息），并由项目经理和还卷入库人员共同签字确认；2、还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，项目经理共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目经理一起进行签字确认；3、档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程；4、档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记（包括入库日期、全宗号、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认；5、档案管理人员对还卷的档案进行质量检查。质检合格后，认真清点还卷数量，还卷数量与提卷数量必须相符，双方审核无误后办理入库手续，在《还卷单》中签字确认。档案管理人员接收案卷后，由档案归还人员将相关档案归还信息录入到“文档数字化管理系统”中。如下图所示：填写工作记录单在所有工序中我公司数字化加工整理人员根据每道工序的要求形成《流程单》（工作记录单），记录单记载档案整理的基本情况，包括记录文件数、页数、核对目录情况、逐页清点情况、编写页号情况等反应案卷的基本信息。如案卷存在质量问题，如霉变、褪变、污损等情况也会详细记录，并填写归档档案的交接凭据。项目验收项目验收用户对加工方移交的硬盘数据进行质检，质检合格的成品及时放入库房硬盘柜保存，不合格的重新制作，与档案馆管理人员认真清点数量并办理交接手续。验收标准在本项目中，项目的验收主要依据国家相关标准、《档案扫描合同》和用户签字确认的《档案数字化项目用户需求调研报告》。著录目录数据库录错或者不符合采购单位规范均视为错误，抽检标记为“不合格”。图像文件与著录目录挂接错误，与卷内目录不完全对应，漏扫，或其它图像质量问题，抽检标记为“不合格”。如我公司交付数据总量不正确，我公司应重新对登记数据进行核实，检查时间不超过7天，之后由甲方再次验收，费用由我公司承担，如仍未达到合格要求，则按档案局实际检测扫描数量进行付款，已预付部分由我公司退回甲方。如我公司加工成品不符合质量要求，我公司重新进行检查整改，整改不超过15天，整改后，甲方聘请第三方进行再次验收。1.项目过程中，分批次开展数据验收，验收方式为抽检，抽检比率不低于数字化加工文件总量的5%。2.目录数据错误，数字化加工文件不完整、不清晰、不流畅，声音异常变调、失真、不清晰，画面丢帧，目录与数字文件挂接错误，以上问题出现任意一种确定为“不合格”，统计“不合格”文件数。抽检差错率在万分之一以内。验收方式在本项目中，根据总体加工量，建议采用阶段性验收和总体验收相结合的方式进行数据验收，从而降低项目实施的风险，保证项目能按期、保质、保量的完成。项目的验收工作将由甲方代表和我公司的项目经理组成验收小组共同完成。以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求数据挂接准确率达到100%,其他项目差错率在万分之一以内予以验收通过，并做好验收记录。验收"通过"的结论，必须经招标方审核签字后方为有效。数据抽检1、档案实体验收（1）逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，我馆将根据合同和相关法规向扫描公司要求赔偿并追究法律责任。（2）检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，扫描公司应及时返工进行补救。2、样品数据验收扫描公司应先期完成100卷档案数字化加工样品，并将样品数据交由甲方预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。3、数据抽检(1)以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于30%。(2)数据化扫描公司应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向用户提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。(3)目录数据错误，数字化加工文件不完整或不清晰，挂接错误，以上问题出现任意一种确定为“不合格”，统计“不合格”文件数。抽检差错率在万分之一以内。阶段性验收在本项目中，每扫描完成一定工作量并进行加工成果与目录信息的挂接后，由项目经理提交阶段性验收报告，双方在挂接后的10个工作日内对上阶段数字化工作进行验收。验收小组确定参与本次验收的数据样例（上阶段成品数据的百分之五，具体数量可以由双方进行协商），验收时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，对目录与加工成果的挂接情况进行检查，对装订后的档案原件进行检查，以及对加工工序中重点环节进行审核验收（如档案入库交接、数据备份等）。如果验收通过，则由甲方和我公司项目经理共同签字确认；如果验收未通过，则由项目实施组对验收数据进行进一步处理，直至本次验收数据通过验收，再由验收小组确定再次参与本次阶段性验收的数据样例（上阶段成品数据的百分之十，具体数量可以由双方进行协商），并再次执行验收流程，直至通过本阶段性验收。总体验收在本项目中，在完成所有扫描工作量并进行图像原文与目录信息的挂接后，由项目经理提交总体验收报告，双方在提交总体验收报告后的10个工作日内对整个数字化工作进行验收。依据项目所签订的《档案扫描项目》合同中验收规定以及《档案数字化项目用户需求调研报告》中的相关要求，验收小组确定参与本次验收的数据样例（所有成品数据的百分之十，可以由双方进行协商），验收时主要对图像数据的亮度、歪斜、错页、重页等质量方面进行检查，对目录与图像文件的挂接情况进行检查，对装订后的档案原件进行检查，以及对加工工序中重点环节进行审核验收（如档案入库交接、数据备份等）。如果验收通过，则由甲方和我公司项目经理共同签字确认；如果验收未通过，则由项目实施组对验收数据进行进一步处理，直至本次总体验收数据通过验收，再由验收小组确定再次参与总体验收的数据样例（所有成品数据的百分之十，具体数量可以由双方进行协商），并再次执行验收流程，直至通过项目总体验收。验收审核（1）数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回产品数字化加工公司重新加工；（2）在验收中检出的错误，数字化加工公司及时、无偿予以纠正并再次提交甲方验收；（3）全部档案验收合格后，须经分管领导审核、签字后方有效；（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为产品加工方违约；（5）将提交磁盘数据无损灌装到乙方所提供的档案管理系统数据库中，并保证其正常使用。（6）数据验收通过后，中标方将全部数据移交招标方，移交方式为硬盘移交。（7）数据接收要求：档案扫描文件提供TIFF格式，音频文件存储为WAV格式，视频文件存储为MPEG-2格式，移交方式为硬盘移交（1套）（8）在数字化加工过程中使用的带有存储功能的计算机硬盘、移动硬盘、U盘等存储介质和各类设备，在加工期间内不得带离加工现场，在本项目加工期结束后，全部移交招标方，由招标方根据项目进展情况，继续做为数字化加工使用或按照保密程序销毁。验收流程在本项目中，阶段验收和总体验收均遵循以下流程：数字化成果管理经过档案数字化加工后形成的成品完全符合国家各项标准。（1）选用在线或离线方式，配合相应的档案管理软件对数字化成果进行管理。（2）加强对纸质档案数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。（3）纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。①硬盘存储1套；②文件目录光盘两套；③档案目录和档案图像系统集成为一个完整有严格谨逻辑关系的档案数据DVD光盘2套；④数据成品、扫描加工中形成的各种统计资料、交接清单等；⑤纸质档案数字化成果交接单；项目管理方案项目经理负责制在本项目中，我公司实行项目经理负责制，项目经理受公司指派，严格按照合同的要求全权负责处理项目进程中的问题，一切以实现项目目标为原则。同时，我公司也已决定将该项目作为业务延伸拓展的一个新的窗口，将其提升到了一个相当重要的位置。我公司在资源调配上将全力支持项目经理开展工作。本项目将应明确现场负责人，现场负责人掌管钥匙，按工作时间开、关闭加工现场库房门。数字化服务人员需佩戴工作证件，打扫并保持现场环境卫生。进度保障管理在本项目中，需要对项目进度计划的各个阶段进行管理，通过对各个阶段的可控性管理，达到对整个项目的可控性管理，从而保证项目能按照计划，保质、保量的完成。在项目的过程中，需要根据阶段性的完成情况，适当的调整每一个较小的阶段的任务量和完成的任务时间，这种方式非常有利于整个项目计划的动态调整，也利于项目质量的监督。影响进度原因分析在本项目中，影响项目进度的因素很多，归纳总结主要如下：需求缺陷。项目的需求是项目实施工作的核心、范围和方向，项目的各项工作都是围绕需求来进行的，需求的不完整、不正确必将导致项目的返工，最终导致项目未能按照进度完成；管理计划不合理。在制定项目人员、设备计划时，不能科学的、合理的搭配项目各个环节的人员、设备，制定的项目进度计划太理想化，不能提前考虑项目实施过程中的各种风险并制定相应措施，导致进度计划中各阶段任务一开始就存在不能按时完成的风险，最终必将导致项目不能按时完成；资源缺陷。在项目的实施过程中，工作人员的缺失、不稳定或者技能不够将会导致项目的不能按时完成，所需设备的缺失、性能指标不达标、损坏而不能及时更换和维修也将会导致项目不能按时完成；过程失控。整个项目任务的按时完成是建立在进度计划中各个阶段任务按时完成的基础上的，进度计划中各个阶段任务的按时完成是建立每周任务按时完成的基础上的，如果某周或者某个阶段的任务未能按时完成，又未采取相应的补救措施，必然将会导致整个项目最终未能按照进度完成。项目策划阶段进度保障措施在项目策划阶段，主要是通过获取完整、正确的需求以及制定科学的、合理的项目管理计划来保证项目按时完成成为可能。获取完整、正确的需求。在本项目中，在合同签订前，我公司售前部门会对用户进行需求调研，并由项目管理组进行评审，在评审过程中，如果产生新的需求或者原有需求发生变更，则将形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，并提交项目管理组进行评审并签字确认。制定科学、合理的项目管理计划。在本项目中，我公司数字化制作部经理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定《项目管理计划》（包括项目组成员、工作量评估表、成本评估表、阶段及进度计划、风险计划、资源设备计划），并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。数字化加工过程中的进度保障措施有效地控制需求的变更在本项目中，需求的变更（主要指需求的扩大、新增、推翻与反复）将会导致项目工作量的不断变化，所以需要有效地控制需求的变更。由项目管理组、销售负责人对需求变更进行评审，并形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，由双方进行签字确认；如果需求发生变化，一般不要改变项目进度计划，可以通过加班、追加资源的方式来弥补需求变更对项目进度的影响。有效地控制项目的进度在本项目中，如果各个阶段的工作不能按期完成，将会导致项目延期。针对这种情况，我公司一方面将各个阶段的数字化工作计划到周，使项目更容易控制，并严格要求项目实施组按照项目进度计划完成每周、每个阶段的工作任务，另一方面通过加班、增加资源的方式，保证每周、每个阶段工作任务的完成，从而保证整个项目的按时完成。项目工作人员的有效保证稳定的项目团队。在项目实施过程中，如果项目组成员不稳定，将会导致项目延期，针对这种情况，本项目经理将由我公司的资深员工、有着丰富项目管理和实施经验的项目经理担任，项目各环节负责人将由在我公司工作2年以上、比较稳定的业务骨干组成，项目普通工作人员也将由在我公司工作1年以上的骨干员工组成；合格的项目组成员。在项目实施过程中，如果工作人员的技能不够，将会导致项目延期，或者无法保证项目的质量。针对这种情况，我公司一方面已经制定数字化部的职位说明，已经明确各个岗位应具备的知识和技能；另一方面，通过组织各种技能培训和绩效考核，保证每个工作岗位上的员工具备要求的知识和技能。项目验收阶段的进度保障措施在本项目中，将项目分为若干个阶段，在每个阶段的数字化加工工作完成后，及时组织用户进行阶段性验收，可以及时发现各个阶段存在的问题，一方面通过采取相应的及时补救措施（如加班、增加资源等方式），及时修复各阶段存在的问题，降低项目后期总体验收的返工风险，从而能有效地保证项目最终按时完成；另一方面过对本阶段存在问题的分析，发现产生问题的原因，为下一个阶段的数字化加工工作提供借鉴，降低发生错误的概率，从而也能有效地保证项目能最终按时验收。项目沟通沟通机制在本项目中，良好的沟通机制是保证项目顺利实施的前提条件之一，双方项目经理应建立起有效的沟通渠道，包括：甲方项目经理和乙方项目经理之间；项目经理和项目组成员之间；双方项目组成员之间；双方高层之间；项目经理和高层之间。项目实施中的重大问题，如制定计划、需求确认、以及计划、范围的变动等，都必须通过双方项目经理直接确认，不允许项目组成员在不知会项目经理的情况下直接与高层讨论、确认。沟通方法会议沟通在本项目中，会议沟通方法常用于解决重大、较复杂的问题。有如下几种情况适宜采用会议沟通的方式：需要统一思想或行动时（如项目建设思路的讨论、项目计划的讨论等）；传达重要信息时（如项目里程碑总计活动、项目评审活动等）；澄清一些误解信息，而这些误解信息会对双方产生较大影响时；讨论复杂问题的解决方案时。E-MAIL（或书面）沟通在本项目中，E-Mail（或书面）沟通方法一般在解决较简单的问题或发布信息时采用。有如下几种情况适宜采用E-Mail（或书面）沟通的方式：简单问题小范围沟通时（如3～5个人沟通评审结论等）；传达非重要信息时（如分发项目状态周报等）；澄清一些误解信息，而这些误解信息有可能会对双方带来影响时。口头或电话沟通在本项目中，口头沟通方法能够加深彼此之间的友谊、加速问题的解决，而电话沟通方便、快捷。有如下几种情况适宜采用口头沟通的方式：彼此之间办公距离较近可采用口头的方式，而距离较远但问题比较简单时可采用电话沟通的方式；工作中存在不足时；彼此之间已经采用E-Mail的沟通方式但问题尚未解决时。加工现场管理考勤管理在本项目中，所有工作人员都按照统一的作息时间上下班，项目经理（或者指定人员）负责员工的考勤，如有特殊情况需要请假，需要征得项目经理和部门经理的同意方可。非工作人员管理在本项目中，如果有外来人员（非项目组成员）需要进入加工现场，除了征得用户同意外，还需要项目经理对外来人员进行登记，包括进入时间、外来人员姓名、外来人员联系方式、外来人会所在单位、事由、携带物品、接待人、离开时间。场地环境管理在本项目中，项目经理负责制定《值日表》，所有工作人员保证自己的电脑、茶杯、衣物、笔记本等常用物品要摆放整齐，并且要摆放到要求的位置，值日生负责加工现场的整体卫生的打扫。硬件设施管理在本项目中，项目所使用的软件、硬件设备采用个人负责制，如果软硬件设备发生问题，由项目软硬件维护人员统一进行处理。应急预案在本项目中，如果正在使用的扫描仪发生故障，会对整个数字化工作流程产生影响，所以需要准备一台备用扫描仪；如果使用的服务器发生故障或者断电，一方面会影响数字化工作进度，另一方面会导致数据丢失，所以要每天进行数据库和图像文件的备份，同时准备一台配置比较高的PC机，一旦服务器出现故障，可以快速恢复数据库，恢复正常的数字化加工工作；如果工作人员由于特殊情况（如突发事件、生病等），会对整个数字化工作产生影响，可以采取从其他项目中临时调配工作人员的方式及时补充工作人员；如果网络出现临时故障，各个客户端的应用程序无法连接服务器进行加工工作，可以临时使用安装在本地的单机“文档影像处理系统”进行扫描和图像处理，工作数据可以暂时保存在本地EXCEL文件中，一旦网络恢复正常，可以立即将数据导入到系统中。项目监控在本项目中，项目监控的目的在于了解项目的进展，以便在项目明显偏离计划时，采取适当的纠正措施。形成文件的项目计划是监督各项活动、交流情况和采取纠正措施的基础。项目的进展主要是通过在项目进度计划表中描述的各个里程碑，把实际的数字化加工量和项目进度计划中的加工量加以比较来确定。对进展情况的了解有助于在发现明显性能偏离计划时及时采取纠正措施。如果存在项目目标得不到满足的情况，就是明显偏离计划，当实际情况明显偏离预期值时，要适当采取纠正措施。跟踪分析项目/过程状态：项目组成员每周五向项目经理提交《项目个人周报》，项目经理每周五总结项目/过程状态，形成《项目状态周报》，并向部门经理提交，部门经理负责审查，由项目经理负责将审查的《项目状态周报》发布给项目所属销售人员和用户代表；评审项目/过程执行情况：通过项目组周例会、阶段性验收会的形式，监控项目进展，验证过程执行情况，交流分析结果，发现问题，并根据问题的实际情况确定是否制定纠正措施；问题处理规程：对于发现的问题，按照问题处理规程的要求，制订、实施纠正措施，验证效果，直到结束。硬件设备情况计算机用于进行数据录入、图像处理、格式转换等功能操作。Avision虹光AT262精益无边距扫描仪A300扫描仪型号A300扫描类型单页平板扫描技术彩色CCD图像传感器(R,G,BandGray)光学分辨率600dpi色彩模式彩色:48-bit输入,24-bit输出

灰阶:16-bit输入,8-bit输出

黑白:1-bit输入扫描速度2.48秒@300dpi,A3,彩色模式2.10秒@300dpi,A3,灰度及黑白模式最大扫描尺寸A3尺寸,304.8mmx431.8mm(or12”x17”)输出分辨率50dpi到1200dpi精益高速平板扫描仪A380扫描仪型号A380扫描技术

彩色CCD图像传感器(R,G,BandB/W)光学分辨率600dpix1200dpi扫描速度（300dpi）彩色:2.48秒

灰度:1.65秒

黑白:1.65秒最大扫描尺寸A3尺寸,304.8mmx