【Z建筑集团采购管理优化建议综述9000字】

附录Z建筑集团采购管理优化建议综述目录TOC\o"1-2"\h\u29607Z建筑集团采购管理优化建议综述 1236211.1采购模式改进 2108091.1.1采购模式比较 2154591.1.2集中采购优势 360211.1.3明确集中采购条目 3491.2供应商选择与评估优化措施 428531.2.1供应商选择标准化 4168531.2.2建立战略合作关系 9255541.2.3引入竞争与淘汰机制 914421.3采购流程的优化措施 11151161.3.1简化采购流程 11296101.3.2改进后采购流程图 117451.3.3采购计划制定优化 1278931.3.4加强组织内部沟通 13公司想要合理的控制采购成本，就必须要有一个完整合理的采购流程，使得企业能够在采购的过程中，不断优化自身的采购程序，逐渐的化繁为简，实现采购的高效有序性。同时采购的流程不断简化，效率不断提升，也可以使得财务部门的人员在进行财务审核时的工作更加的简便，审核的真实有效性也会更强。同时，在采购的过程中，相关的采购人员还应当有明确具体的采购预案，方便在采购过程中合理的选择采购的材料和采购的方式[29]。企业在采购的过程中，应当不断的疏通自身的采购流程，逐渐建立起完整的采购系统，并且还要有相应的评价体系，在该体系下对公司的采购人员，具体的采购效果进行一定的评估，对采购人员的工作进行必要性的指导，使他们不断改善自身的工作方式以及工作流程。进而提高采购的效率，有效的降低采购的成本。在采购的过程中，企业应致力于建设起完整有效的风险评估机制，通过风险评估的方式来改善自身的审批流程，进而使得采购工作能够平稳有序的进行，在最大可能性上降低企业的财务风险。ZJ集团在自身采购的过程中，应当结合现代化的采购技术，加强采购过程中的科学性，不断的与时代发展相结合，对市场上的材料进行详细的调查和分析，以制定出最完善科学的采购流程，并且选择出最佳的合作商[30]。同时，企业也应当对整体的采购流程进行更严格的把关，使得采购的成本不断降低，同时采购的材料质量也能有所保证，为企业的发展奠定良好的基础。1.1采购模式改进1.1.1采购模式比较在上文的描述当中可以看出，当前ZJ集团进行材料采购的办法主要有三种，其分别是询价采购、招标采购以及集中采购，但真正进行细分的话，可以直接分为集中采购与分散采购这两种[31]。一种是将采购权利下放到分公司当中，由分公司独立进行物资的采购，而另外一种则是由总公司方面对整体的物资进行采购，再进行统一的分配。这两者之间存在着很大的差别，尤其是集中采购对于建筑企业日常需要用到的材料的采购有着非常重要的意义与作用。在这样的情况下，本文先对集中采购与分散采购进行对比，具体对比如下图4-1所示，在进行两者之间的对比之后，再进行策略的选择。表4-1集中采购和分散采购对比集中采购分散采购优点增加规模效益，降低采购成本发挥集中采购优势，缩小选取范围，提高采购效率建立与大型供应商之间的稳定合作关系，并形成长久的惯例公开采购能够减少腐败的滋生完善与补充集中采购不足增长分公司管理者的权利与责任心占用库存空间较小且占用资金少手续简单且效率高保管相对便利问题反映直接缺点手续相对较多且繁琐专业性强且责任重大权利分散可能导致腐败决策层面较低，可能存在暗箱操作对供应商政策不一市场调研分散且不全面适用条件大批量物资，如水泥、砖石等价值较高且供应商较少的物资关键零部件保密性强的物品易出现问题的物资定期采购物资连锁经营产品小批量且价值低的物资市场资源有保障的物资距离总部较远的分公司具有检测能力的基层部门异国异地供应商品研发试验物品1.1.2集中采购优势近年来为了规范物资采购流程及降低采购成本，股份公司对下属各公司采取集中采购，利益网络平台强有力的推进这项改革的进行。以供应链公司为支付载体，按照“统一招标采购、统一合同文本、统一结算支付”和分级授权原则，统一组织大宗物资集中采购。而从各层级职责划分上面来看，在集中采购的背景下，集团层面需要负责的是负责组织实施战略采购、区域联采，进行过程监督检查和考核通报，对供应商考评，对采购供应信息统计分析。而子企业则是更多的需要负责权限内大宗物资采购、协调组织供货、验收及结算，对账还款。最后，项目部方面需要负责编制物资总需求计划、项目月度采购计划、进场计划，负责物资采购下单、材料进场、材料验收入库、库存、发放、退料、盘点、对账、结算等工作[32]。所谓集中采购主要有以下几个特点，首先是其管理工程集中，而集中采购采取标准化与信息化两化融合的方式，使得采购工作变得更加公开、公平、公正，进而更好地将采购工作变成“程序透明、过程可控、结果可溯”的阳光采购活动，并完善相应的责任追究制度。同时，集中采购的背景下，采购行为集中，在2016年时，ZJ集团其实已经开始进行了集体采购，其所开始组织的区域联合集中采购，发挥“资源集中、数量集中、采购集中”三集中优势降低采购成本，建立区域采购价格管控红线。最后，集中采购还有利于采购质量提升，在2018年后，ZJ集团开始开始尝试组织战略采购，提高集团公司服务与支持能力，培养集团核心战略采购资源，减少中间营销环节，为项目部提供最大利润空间。1.1.3明确集中采购条目集中采购固然有显著优势，但是不宜盲目，并不是所有的材料都适宜集中采购，不能因为一次采购的成功就开始盲目推进采购改革，这样会带来一系列的问题。一旦统一采购失败，将大大影响工程项目的质量和成本。所以在推进集中采购工作时要对采购的材料进行分析，在制定集中采购计划时要慎之又慎，综合考虑内外部条件与材料本身的特性[33]。以钢筋集中采购可行性分析为例，如下表所示。表4-2钢筋集中采购可行性分析考虑因素分项现状材料因素价值特性是建筑项目的主要材料之一，单价高，用量占20%-30%质量特性产品性能稳定，不易损坏施工特性在工程项目中使用广泛，有成熟的施工技术工艺市场因素标准化程度有成熟的技术标准规范储存特点易储存供应商环境全国各大地区都有各自的供应商，但是单个项目独自采购优势不大采购风险价格可能存在较大波动通过上表对钢筋集中采购进行全方位可行性分析，可以得知钢筋适用于统一采购。从市场角度来说，钢筋的价格波动较为明显，单个项目进行采购很难在谈判中占据优势地位。同时从材料本身来看，钢筋是工程项目的主要材料之一，在工程项目材料中占据很大的比重，采用集中采购的模式可以充分发挥规模优势，增加以供应商的谈判能力。同理，ZJ公司在推进集中采购的同时要仔细对工程项目的各个材料进行集中采购可行性分析，将适合集中采购和不适合集中采购的材料区分开来分类管理。1.2供应商选择与评估优化措施1.2.1供应商选择标准化对于ZJ集团而言，其当前在华东地区所采取的供应商选择方案过多的对供应商进行一次性筛选，很容易出现筛除过多供应商而导致供应商本身不足的问题。在此基础上，本文通过模糊层次分析法建立起供应商评分标准，更有利于ZJ集团进行自身供应商的选择。1.2.1.1模糊层次评价模型介绍及评价体系指标层次划分模糊层次评价模型本身并不是一个单独的模型，其更多的是将层次分析法与模糊综合分析法进行结合后的产物。而层次分析法与模糊综合分析法之间又存在着一定的联系[34]。首先是层次分析法，根据上文研究内容，本文认为供应商选择可以参照的标准有三个方面，其分别是历史因素，其中包括历史履约情况、信用调查；然后是企业当前状况，包括旧有合作记录以及垫资能力；最后则是产品的性价比，包括产品质量以及价格。本文将这几大部分作为准则层和指标层指标，通过对校内教师以及从业人员的调查，最终得出ZJ集团供应商选择标准。表4-3ZJ集团供应商评估指标体系目标层准则层指标层ZJ集团供应商评估指标（M）ZJ集团供应商历史情况（n1）历史履约情况（n11）企业信用情况（n12）ZJ集团供应商企业状况（n2）旧有合作记录（n21）垫资能力（n22）ZJ集团供应商产品情况（n3）产品质量（n31）产品价格（n32）从这样的层次分析法上来看，ZJ集团的供应商评估体系由三个层面构建而成，其分别是目标层、准则层以及指标层。通过公式对其进行描述则可以写作：M=（N1,N2,N3,N4）其中N1=（n11,n12,n13）N2=（n21,n22）N3=（n31,n32）N4=（n41,n42）模糊综合分析法是一种模糊数学的应用，其更多的被用来解决多因素且多层次不易量化评价的问题。对于ZJ集团而言，供应商的情况评估明显是一个多因素且多层次的不易量化评价的事情，因而本文选取模糊综合分析法。模糊综合分析法的过程为评价指标体系、确定评语集、确认二级指标隶属度、确认权重、确认第一季综合评价、第二级综合评价以及综合评价这七个步骤，但需要注意的是，权重往往是通过经验给出的，带有一定的主观性[35]。综上所述，模糊层次综合评价法便是将上述的层次分析法和模糊综合分析法进行结合后，实现两者之间的相互补充。采取模糊综合评价的方法进行定量化处理，也就是建立起相对应的数学模型进行ZJ集团供应商的评估，而采取层次分析法来确定各个指标的权重系数来消除判断当中的主观性。1.2.1.2准则层对目标层的单层次排序层级单排序便是依据判断矩阵测算出针对上一层级中某一要素来讲本层级与之有联络的原素必要性顺序的权重值。理论上讲，层级单排序难题归纳为测算判断矩阵的较大特征根以及矩阵的特征值[36]。本文采取了问卷调查法对校内二十名老师以及九十名建筑行业及采购工作从业人员进行调查，邀请被调查人员对每一个层次的各个因素进行权重打分，共回收102份问卷，其中有效问卷100份，回收率为90.9%，在可接受范围内。通过被调查人员的打分，可以得出本层级因素与上一层级的关系，也就是所谓的权重，这样的结果依据1-9标度法，其结果是，对因素Ni来说，它对所有ni因素的表现，为：ni和nj之间的对比。所以nij就是其重要性的表现。在由标度法表示nij，那么就可以说，重要性nij是1，2，39及其倒数2，4，6，8为两相邻判断指标之间。具体关系见下表4-4。表4-41-9标度表nij的定义标度ni相对于nj一样重要1ni相对于nj稍微重要3ni相对于nj相当重要5ni相对于nj明显重要7ni相对于nj绝对重要9ni相对于nj的重要性临界于两个指标之间2，4，6，8根据上文所给出的数据以及问卷调查法得出的具体数据，依据准则层指标对矩阵M和权重进行判断于分析，最终得出结果如表4-5。表4-5准则层判断矩阵及其权重供应商评估历史情况企业状况产品状况Wi历史情况10.50.20.1069企业状况210.20.2012产品状况5510.6918对总目标权重：1.0000通过上述数据可以看出，在ZJ集团进行供应商评估的过程中，被调查人员普遍认为产品情况最为重要，其次则是企业当前的情况，最不重要的是企业的历史情况。而这一点在进行调查前也有所预料，对于企业而言，供应商最重要的便是产品，只有拥有过硬的产品及低廉的价格，才能真正在竞争中取得优势。1.2.1.3指标层对准则层的单层次排序（1）历史情况各指标单层次排序根据上文计算准则层对目标层的权重方法，计算出的针对ZJ集团供应商评估的历史情况各指标单层次排序如下表4-6所示。表4-6ZJ集团供应商评估历史情况各指标单层次排序历史情况历史履约情况企业信用情况Wi历史履约情况10.50.3333企业信用情况210.6666对总目标权重：0.1069从上表数据可知，由于历史履约情况所代表的是供应商与其他企业的合作状况，存在双方因素，因而相对来说企业信用情况更为重要，在准则层中占据更高地位。（2）企业状况各指标单层次排序根据上文计算准则层对目标层的权重方法，计算出的针对ZJ集团供应商评估的企业状况各指标单层次排序如下表4-7所示。表4-7ZJ集团供应商评估企业状况各指标单层次排序企业状况合作记录垫资能力Wi合作记录150.8333垫资能力0.210.1666对总目标权重：0.2012从上表数据可知，对于ZJ集团而言，已经有过的合作记录可以更加明显的对供应商本身进行评估，这也就意味着旧有供应商本身只要不出现重大问题，其实ZJ集团更偏向于选择已有合作记录的供应商。（3）产品状况各指标单层次排序根据上文计算准则层对目标层的权重方法，计算出的针对ZJ集团供应商评估的产品状况各指标单层次排序如下表4-8所示。表4-8ZJ集团供应商评估产品状况各指标单层次排序产品情况产品质量产品价格Wi产品质量130.7500产品价格0.33310.2499对总目标权重：0.6918从上表数据可知，在供应商选择时，产品质量是最重要的，对于企业本身而言，最重要的并不是成本控制，而是完成项目，而这也是当前大部分建筑企业进行供应商选择时所应该遵循的原则。（4）判断矩阵的一致性检验在开展层级单排序和层级总排序时必须开展一致性检验。一个恰当的判断矩阵必要性排序是有一定逻辑规律性的，比如若发展前景比绩效评估关键，而从逻辑上讲，绩效评估应当比发展前景关键，则该判断矩阵违背了一致性规则，在逻辑上是不科学的[37]。因而在具体中规定判断矩阵达到大致的一致性，需开展一致性检验。一致性检验的流程以下：第一步：计算一致性指标CI。CI=γ第二步：λmax为判断矩阵的最大特征值，计算一致性率CI。CR=CIRI（其中RI是自由度指标，如表4-2所示：表4-2平均随机一致性指标值维数1 2 3 4 56 7 89RI0.00 0.00 0.510.881.111.27 1.35 1.401.46当CR<0．1时，认为判断矩阵的一致性可以接受，否则应调整矩阵中的元素，直到判断矩阵具有满意一致性为止。经检验满足要求（5）指标层对目标层的排序按层次结构模型由上向下逐层计算，则可计算出最低层因素对目标层的相对重要性，即层次总排序[38]。通过上文对于指标层与准则层的权重分析以及准则层对于目标层的权重分析，得出最终的指标层对于目标层的权重分析数据，最终排序结果如表4-9：表4-9ZJ集团供应商评价指标综合权重指标权重历史履约情况0.0356企业信用情况0.0712合作记录0.1676垫资能力0.0335产品质量0.5188产品价格0.1729从上表数据可知，ZJ集团在选择供应商时，最重要的因素应该是产品的质量，而后是产品价格以及过去的合作记录。从这样的数据上可以看出，当前ZJ集团想要选择更为合适的原材料供应商，可以先对产品质量方面进行筛选，将不符合产品标准的企业剔除，而后根据价格及国外合作记录进行综合评分，最终进行供应商选择。也可以根据上述权重涉及供应商选择评分表1.2.2建立战略合作关系当前来说，ZJ集团与自身发展相对较好的地区其实已经开始广泛的采取集中采购的方式进行物资采购，尤其是针对一些大宗物资的采购更是如此，以ZJ集团针对钢筋的采购来看，其第二年依旧中标的企业占比不足50%，具体数据如下图5-2所示。表4-10近三年ZJ集团钢筋采购中标企业数目区域2017年2018年2019年剩余占比剩余占比华北954850.5%2223.1%华东452760%1121.4%华南191263.1%631.5%从近三年区域联采钢筋中标数量变化情况来看，供应商变化较频繁，连续合作的供应商仅有20%-30%。在完善完对供应商评估制度后，ZJ集团还可以根据供应商的材料质量和价格，建立起有效的供应链战略伙伴关系，这样可以有效地提高供应商的积极性，从而使得两者之间的信息对称性不断加强，对于ZJ集团整体采购工作的推动作用是非常明显的。在建筑公司与供应商之间战略关系的建立，可以根据以下几个方面来展开，首先要明确两者之间战略关系建立的基本原则，在关系建立的过程中，应不断地促进交易之间的公正和公平性，同时还应当保持各业务往来之间的透明性，使得公司与供应商之间的信任度不断加强，进而实现两者之间的合作互赢[38]。1.2.3引入竞争与淘汰机制由于集中采购的数量大，企业与供应商的谈判能力较强，且集中采购的材料为工程项目的主要材料，所以对集中采购供应商进行管理时应引入竞争机制和淘汰机制，竞争机制可以促使供应商在价格、服务和产品质量方面不断改革优化，而是大型建设企业有充分选择空间的情况下得到价格相对低廉的优质服务。优胜劣汰是生存的自然法则，给供应商管理中引入淘汰机制可以使供应商保持危机意识，在此过程中，供应商为了与企业保持长期合作关系，势必会承担一定的责任，促使供应商从长期合作利益出发对材料供应全过程负责，避免供应商在短期利益的驱动下做出不利于企业的行为，从而使企业供应商保持着高水平。可以采用绩效考核的机制给供应商竞争与淘汰建立标准。在制定考核指标体系时，应突出重点，对关键指标重点分析，尽可能采用实时分析与考核的方法，要把绩效度量范围扩大到能反映供应活动时间运营的信息上去。评估供应商绩效的主要因素有质量、供应、经济、价格、时间、支持、配合与服务等。质量指标是供应商绩效考评的最基本指标，包括来料批次合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、供应商来料免检率等，此外，还包括供应商是否和如何使用质量控制方法、是否通过了IS09001/TS16949质量体系认证或供应商的质量体系审核是否达到一定的水平等内容。时间指标包括准时交货率、交货周期、订单变化接受率等，有的公司还将采购商必须保持的供应商供应的产品的最低库存量、供应商的物流体系水平、供应商采用的后勤系统、供应商是否采用“准时供应”作为考核指标[37]。另外，基于供应商在企业供应链条中的地位和作用，还应该从以下几方面对供应商的绩效加以衡量∶供应商是否遵守公司制定的供应商行为准则?供应商是否具备基本的职业道德?供应商是否具备良好的售后服务意识?供应商是否具备良好的质量改进意识和开拓创新意识?供应商是否具有和制造商协同研发的意识和能力?供应商是否具备良好的运作流程、规范的企业行为准则和现代化管理制度?供应商是否具有良好的沟通和协调能力?供应商是否具有良好的企业风险意识和风险管理能力等等。根据考评结果将供应商分为：1.无法接受的供应商：不能满足采购组织的日常运作要求。通常，采购部门会终止与这类供应商的合作，并以更好的供应商取而代之。2.可接受供应商;能够满足合同约定的当前运作要求，提供的工作结果其他供应商也能轻易达到。因此，它不具备额外竞争优势。3.较好供应商∶较好供应商优于可接受供应商之处，是其在生产之外还能提供潜在或增值服务。从可接受供应商发展到较好供应商需要采购双方付出大量的实质性努力。1.优先供应商：能够满足采购组织的所有运作需求和部分战略需求。通常，采购双方通过建立一套电子系统或处理过程，来整合双方之间的信息沟通，从而避免不必要的重复工作，加速传递过程，消除不增值的活动。5.特殊供应商：能够预测采购方的运作和战略需求，并能超额满足。与特殊供应商共同前进能够形成巨大的竞争优势，特殊供应商像特殊顾客一样需要珍惜。他们可能会与采购方一起尝试各种管理的新方法，也可以作为未来供应管理与供应商关系趋势、目标的先行指标。考评结果应定期通知供应商，使他们知道自己正处于何种等级范围之内，并要求或帮助他们改进。1.3采购流程的优化措施1.3.1简化采购流程针对目前ZJ集团的采购流程比较繁琐，审批流程多，管控严格，管理系统比较混乱等现象，不利于资金流好的项目管理。公司应该加强市场价格意识，及时了解市场价格动态，在合适的时候大宗采购重要物资，大量节约成本。ZJ集团某项目在2015年捕捉到当时的钢筋市场信息，发现当时的钢筋市场处于低估期，钢筋价格处于近20年最低值。但是采购流程不允许项目签订钢筋锁获协议，项目通过多方努力，完成此项工作，为项目节约成本。因为项目人员接触不同的供应商可以捕捉到有效的市场信息，根据实际情况把握好采购成本。对于企业而言，项目可以根据自身的实际情况结合市场变化，在能够捕捉到有效的信息后，可以获取更大的利润。许多机会稍纵即逝，按照现有的公司采购流程，也行市场波动会很大。当市场价格上升时，采购成本会增加，但是建设单位的投标价格不会发生改变，这样就有可能造成项目的经济损失。当市场价格下降时，综合考虑库存成本后，确定是否要进行大量采购[38]。1.3.2改进后采购流程图采购方案的改进从整体上来说，其根本目的不在于总公司对分公司管控的加强，而在于成本的降低。在上文进行分析时，ZJ也尝试过进行集中采购，但广东等地由于自身发展以及运输问题，集中采购的成本反而高于分散采购成本。在此基础上，本文认为应该在原有的采购流程中加入一道审核环节，以此来最大程度上降低成本，如下图4-2所示。图4-2ZJ集团采购方式选择流程图1.3.3采购计划制定优化1.3.3.1项目采购计划及时、受控针对采购计划管理予以加强，面向采购计划提报所涉及的纪律予以严肃。确立较为严苛的计划提报要求以及采购计划考核体制。避免没安排、在安排之外以及未按计划展开采购。针对由于计划提报相关问题而使得项目面临损失的，对项目负责人和具体提报人进行相应考核。各相关部门制定合理合规的采购计划提前期，采购的计划既不能够影响整个项目的生命周期，也不能够影响采购的执行周期[37]。打造起极强的采购工作和公司内部管理相关网络，能够增强采购管理相关工作的品质，能够不间断完成采购的相应计划目标，充分确保企业内部所推行的采购计划成功实施。1.3.3.2物资按照产