2024年版会议费用协议版

2024年版会议费用标准协议版A版本合同目录一览第一条：会议费用定义及范围1.1：会议费用的定义1.2：会议费用的范围第二条：会议费用支付标准2.1：会议费用的支付标准2.2：会议费用的支付时间第三条：会议费用报销流程3.1：会议费用报销流程3.2：会议费用报销所需材料第四条：会议场地租赁费用4.1：会议场地租赁费用标准4.2：会议场地租赁费用的支付方式第五条：会议住宿费用5.1：会议住宿费用标准5.2：会议住宿费用的支付方式第六条：会议交通费用6.1：会议交通费用标准6.2：会议交通费用的支付方式第七条：会议餐饮费用7.1：会议餐饮费用标准7.2：会议餐饮费用的支付方式第八条：会议设备租赁费用8.1：会议设备租赁费用标准8.2：会议设备租赁费用的支付方式第九条：会议服务人员费用9.1：会议服务人员费用标准9.2：会议服务人员费用的支付方式第十条：会议费用预算及审批10.1：会议费用预算编制10.2：会议费用预算审批流程第十一条：会议费用调整及变更11.1：会议费用调整的条件11.2：会议费用变更的流程第十二条：会议费用结算12.1：会议费用结算时间12.2：会议费用结算方式第十三条：违约责任13.1：违约行为的认定13.2：违约责任的具体规定第十四条：争议解决方式14.1：争议解决方式的选择14.2：争议解决的具体规定第一部分：合同如下：第一条：会议费用定义及范围1.1：会议费用的定义会议费用是指为举办会议而产生的全部费用，包括但不限于场地租赁费、住宿费、交通费、餐饮费、设备租赁费、服务人员费用等。1.2：会议费用的范围会议费用的范围包括与会议直接相关的费用，如会议场地租赁、会议设备租赁、会议服务人员费用、会议住宿费、会议交通费、会议餐饮费等。第二条：会议费用支付标准2.1：会议费用的支付标准会议费用的支付标准根据会议的规模、性质、地点等因素确定，具体费用标准如下：（1）会议场地租赁费：根据会议规模、场地设施及地理位置等因素确定租赁费用。（2）会议住宿费：按照会议参加人数和住宿标准确定住宿费用。（3）会议交通费：根据会议地点、参会人数及交通工具等因素确定交通费用。（4）会议餐饮费：根据会议用餐标准、人数及餐饮服务等因素确定餐饮费用。（5）会议设备租赁费：根据租赁设备的种类、数量及使用时长等因素确定租赁费用。（6）会议服务人员费用：根据服务人员的岗位、工作时长及服务标准等因素确定费用。2.2：会议费用的支付时间（1）会议场地租赁费：在签订场地租赁合同后的七个工作日内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（2）会议住宿费：在会议开始前一个月内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（3）会议交通费：按照实际发生费用支付，并在收到交通服务供应商的invoices后七个工作日内支付。（4）会议餐饮费：按照实际发生费用支付，并在收到餐饮服务供应商的invoices后七个工作日内支付。（5）会议设备租赁费：在签订设备租赁合同后的七个工作日内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（6）会议服务人员费用：在会议开始前一个月内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。第三条：会议费用报销流程3.1：会议费用报销流程会议费用报销流程如下：（1）会议费用支出时，需按照公司的财务管理规定进行审批。（2）会议结束后，参会人员需在七个工作日内向财务部门提交费用报销申请。（3）财务部门在收到报销申请后，按照相关规定进行审核，审核通过后进行报销。3.2：会议费用报销所需材料会议费用报销所需材料包括但不限于：（1）费用报销申请（2）相关费用发票（3）会议通知及相关参会证明（4）其他与费用报销相关的证明材料第四条：会议场地租赁费用4.1：会议场地租赁费用标准会议场地租赁费用标准根据场地设施、面积、地理位置等因素确定，具体费用标准如下：（1）会议室租赁费：按照会议室面积、设施及地理位置等因素确定租赁费用。（2）宴会厅租赁费：按照宴会厅面积、设施及地理位置等因素确定租赁费用。4.2：会议场地租赁费用的支付方式（1）在签订场地租赁合同后的七个工作日内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（2）如会议取消或延期的，按照合同约定办理退款或补缴费用。第五条：会议住宿费用5.1：会议住宿费用标准会议住宿费用标准根据住宿酒店、房间类型、住宿时长等因素确定，具体费用标准如下：（1）标准间住宿费：按照住宿酒店、房间类型及住宿时长等因素确定住宿费用。（2）豪华间住宿费：按照住宿酒店、房间类型及住宿时长等因素确定住宿费用。5.2：会议住宿费用的支付方式（1）在会议开始前一个月内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（2）如会议取消或延期的，按照合同约定办理退款或补缴费用。第六条：会议交通费用6.1：会议交通费用标准会议交通费用标准根据会议地点、参会人数及交通工具等因素确定，具体费用标准如下：（1）第八条：会议设备租赁费用8.1：会议设备租赁费用标准会议设备租赁费用标准根据租赁设备的种类、数量、使用时长及设备配置等因素确定，具体费用标准如下：（1）会议室基本设备租赁费：包括投影仪、音响设备、会议桌椅等基本设备。（2）额外设备租赁费：包括舞台设备、灯光音响、同声传译设备等额外设备。8.2：会议设备租赁费用的支付方式（1）在签订设备租赁合同后的七个工作日内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（2）如会议取消或延期的，按照合同约定办理退款或补缴费用。第九条：会议服务人员费用9.1：会议服务人员费用标准会议服务人员费用标准根据服务人员的岗位、工作时长及服务标准等因素确定，具体费用标准如下：（1）会议接待人员费用：包括会议注册、接待、导览等服务人员。（2）技术支持人员费用：包括设备操作、技术维护等服务人员。9.2：会议服务人员费用的支付方式（1）在会议开始前一个月内支付50%的定金，剩余费用在会议结束后七个工作日内支付。（2）如会议取消或延期的，按照合同约定办理退款或补缴费用。第十条：会议费用预算及审批10.1：会议费用预算编制会议费用预算由组织者根据会议的规模、性质、地点等因素进行编制，详细列出各项费用的预计金额。10.2：会议费用预算审批流程会议费用预算需经过相关部门的审批，审批通过后方可按照预算执行各项费用支出。第十一条：会议费用调整及变更11.1：会议费用调整的条件会议费用调整的条件包括但不限于会议规模变更、会议地点变更、突发事件等。11.2：会议费用变更的流程会议费用变更需经过相关部门的审批，审批通过后按照变更后的费用标准执行。第十二条：会议费用结算12.1：会议费用结算时间会议费用结算时间为会议结束后十个工作日内。12.2：会议费用结算方式会议费用结算方式为转账支付，具体银行信息由双方协商确定。第十三条：违约责任13.1：违约行为的认定违约行为包括但不限于未按照合同约定支付费用、未按照合同约定提供服务等情况。13.2：违约责任的具体规定违约方需承担违约责任，具体规定按照合同约定及法律法规执行。第十四条：争议解决方式14.1：争议解决方式的选择争议解决方式选择包括但不限于协商解决、调解解决、仲裁解决或诉讼解决等。14.2：争议解决的具体规定双方按照选定的争议解决方式进行争议解决，具体规定按照相关法律法规执行。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件1：会议场地租赁合同附件2：会议住宿预订确认单附件3：会议交通服务协议附件4：会议餐饮服务合同附件5：会议设备租赁协议附件6：会议服务人员雇佣合同附件7：会议费用预算表附件8：会议费用支付凭证附件9：会议费用报销申请表附件10：会议费用结算确认单附件的详细要求和说明：附件1：会议场地租赁合同详细要求：包括租赁场地的地址、面积、设施、租赁时间、租赁费用等。附件2：会议住宿预订确认单详细要求：包括住宿酒店名称、房间类型、入住时间、退房时间、住宿费用等。附件3：会议交通服务协议详细要求：包括交通工具、接送时间、接送地点、交通费用等。附件4：会议餐饮服务合同详细要求：包括餐饮服务的时间、地点、菜单、餐饮费用等。附件5：会议设备租赁协议详细要求：包括租赁设备的种类、数量、使用时间、租赁费用等。附件6：会议服务人员雇佣合同详细要求：包括服务人员的职责、工作时长、工资待遇等。附件7：会议费用预算表详细要求：包括会议各项费用的预算金额、预算依据等。附件8：会议费用支付凭证详细要求：包括支付金额、支付时间、支付方式等。附件9：会议费用报销申请表详细要求：包括报销金额、报销事由、报销时间等。附件10：会议费用结算确认单详细要求：包括结算金额、结算时间、结算方式等。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：1.未按照合同约定支付费用。2.未按照合同约定提供服务。3.会议取消或延期未按照合同约定办理退款或补缴费用。违约责任认定：1.违约方需承担违约责任，具体规定按照合同约定及法律法规执行。2.违约方需支付违约金，违约金的具体金额按照合同约定执行。3.违约方需承担因违约所产生的额外费用，包括但不限于律师费、诉讼费等。示例说明：如会议组织者未按照合同约定支付场地租赁费，视为违约行为。违约方需按照合同约定支付违约金，并承担因违约所产生的额外费用。说明三：法律名词及解释：1.会议费用：指为举办会议而产生的全部费用，包括但不限于场地租赁费、住宿费、交通费、餐饮费、设备租赁费、服务人员费用等。2.会议场地租赁费：指为举办会议而租赁场地的费用，包括租赁场地的地址、面积、设施、租赁时间、租赁费用等。3.会议住宿费：指为会议参加人员预订住宿的费用，包括住宿酒店名称、房间类型、入住时间、退房时间、住宿费用等。4.会议交通费：指为会议参加人员提供交通接送服务的费用，包括交通工具、接送时间、接送地点、交通费用等。5.会议