会计制度设计 课件 项目三 任务三采购与付款业务会计制度设计

会计制度设计项目三

主要经济业务会计控制系统设计

任务三

采购与付款业务会计制度设计》》任务三

采购与付款业务会计制度设计引例导入【引例】

甲、乙两家企业新注册成立，甲是大型制造企业，乙是小型制造企业基本信息见“项目一企业会计组织系统设计”中的“表1-1企业基本信息表”。【任务思考】如何合法、合规、合理地为新成立的甲企业和乙企业建立、健全采购与付款业务会计控制制度，设计会计制度呢？采购与付款业务流程和主要风险采购与付款业务会计系统控制制度设计任务解析目录Contents0203040501采购与付款业务会计制度设计概述项目实训》》任务三采购与付款业务会计制度设计》》任务三采购与付款业务会计制度设计01采购与付款业务会计制度设计概述》》任务三采购与付款业务会计制度设计采购与付款业务会计制度设计概述一

采购与付款业务概念

采购与付款业务是指企业购买物资或接受劳务及支付款项等相关活动。其中物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。

采购与付款业务作用

采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。公司采购与付款业务的发生，部分与产品收入直接相关（如：采购原材料），部分与企业经营活动的基础相关（如：购建固定资产）。从会计核算角度来说，与“实物流”相关的是存货等采购资产的账务处理，与“资金流”相关的是采购付款的账务处理。采购业务的类型从性质、数量和发生频率上看是多种多样的，需要较系统的控制活动来预防或检查、纠正错误和舞弊。》》任任务三采购与付款业务会计制度设计

采购与付款业务会计制度设计的要求123满足信息需求保障安全需求高效协作需求企业应当通过会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。准确及时地进行会计核算，真实完整地提供采购与付款的会计信息。落实采购与付款各环节的经营管理责任，保证物资和采购资金的安全。制定合理的业务流程，促进物资采购与生产和销售等供应链其他环节紧密衔接，保证物资和劳务供应顺畅，提高采购效能。》》任务三采购与付款业务会计制度设计02采购与付款业务流程和主要风险》》任务三采购与付款业务会计制度设计采购与付款业务流程和主要风险二

梳理采购与付款业务流程

采购与付款业务流程主要涉及编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架或采购合同、管理供应过程、验收、退货、付款、会计控制等环节。采购与付款业务流程图》》任务三采购与付款业务会计制度设计

采购与付款业务的主要业务风险

采购与付款业务各环节的风险不同，归纳总结下来，企业采购与付款业务至少应当关注下列风险：采购计划安排不合理，市场变化趋势预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企业生产停滞或资源浪费。供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。》》任务三采购与付款业务会计制度设计

付款

付款是指企业在对采购预算、合同，相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。该环节的主要风险是：付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。采购与付款业务的会计风险》》任务三采购与付款业务会计制度设计

付款

主要控制措施如下：

企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定，合理选择付款方式，及时办理付款。要着力关注以下方面：

第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否应予支付。如审查发票填制的内容是否与发票种类相符合、发票加盖的印章是否与票据的种类相符合等。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，如果发现异常情况，应当拒绝向供应商付款，避免出现资金损失和信用受损。

第二，根据国家有关支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。

第三，加强预付款项和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪检查，综合分析预付款项的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况。发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。》》任务三采购与付款业务会计制度设计

会计控制

会计控制主要指采购业务会计系统控制。

该环节的主要风险是：缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，若相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映以及采购物资和资金受损。

主要控制措施如下：

第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制。详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。》》任务三采购与付款业务会计制度设计03采购与付款业务会计系统控制制度设计》》任务三

采购与付款业务会计制度设计①设置组织机构，明确权责分配；②设计业务单据；③认知采购与付款业务会计规定；④规范采购与付款业务的账务处理；⑤设计采购与付款业务管理内部报表。采购与付款业务会计系统控制制度设计三》》任务三

采购与付款业务会计制度设计

设置组织机构，明确权责分配；1.组织机构设置采购与付款业务会计系统控制制度设计三

采购与付款业务中的组织机构设置涉及到需求部门、采购部门、货管部门、财务部门等。2.不相容岗位分离控制

采购与付款业务要建立岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、制约和监督，定期进行岗位轮换。不相容岗位分离控制的要求有：（1）不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。（2）采购与付款业务不相容岗位至少包括：请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、采购验收与相关会计记录、付款审批与付款执行。》》任务三

采购与付款业务会计制度设计

设置组织机构，明确权责分配；3.授权审批控制

采购业务的授权审批控制内容包括以下五个方面：（1）严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务。（2）明确采购业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施。规定经办人办理采购业务的职责范围和工作要求，经办人应当在职责范围内按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。（3）审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人有权拒绝办理，并及时向上级授权部门报告。（4）对于重要和技术性很强的采购业务，应当实行集体决策和审批，必要时组织专家论证，防止出现决策失误而造成严重损失。（5）对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。》》任务三

采购与付款业务会计制度设计

设计业务单据；

单据是实施内部控制的核心载体，采购与付款业务的单据控制有利于形成完整的业务信息，加强请购、采购订单（合同）、验收、入库、采购发票等文件和凭证的相互核对。采购业务各环节应设置业务单据，记录业务信息，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。采购与付款业务会计系统控制制度设计三》》任务三采购与付款业务会计制度设计表物资需求计划表编号：第号序号物资名称规格型号单位数量质量要求需用日期

需求库存

批准人：货管部门：需求部门：填表人：》》任务三采购与付款业务会计制度设计表请购单填单日期：需用日期：编号：第号请购品名规格型号单位数量交货地点及方式库存量可用天数

询价厂商名称单价总价品质交货日期付款条件

审核货管部门

经办人

需求部门

请购:询价:审批总经理

分管副总

财务部

采购部

》》任务三采购与付款业务会计制度设计表验收入库单

年月日编号：第号品名生产日期编号型号/规格数量单价金额生产厂家备注

合计金额大写：佰拾万仟佰拾元角分小写：供货单位：联系人:联系电话;使用部门意见:验收小组意见:会计：采购员：请购人：货管员：》》任务三采购与付款业务会计制度设计表退货单/借项通知单

年月日编号：第号退货人收货人退货原因发票号码发票类型折让额

商品名称数量含税单价不含税单价含税金额不含税金额

审批：经办人：》》任务三采购与付款业务会计制度设计表往来对账单

年月日编号：第号付款单位收款单位付款内容金额收款内容金额

付款合计（大写）

收款合计（大写）

付款单位（财务专用章）

收款单位（财务专用章）

财务负责人

财务负责人

经办人

经办人

对账时间

对账时间》》任务三采购与付款业务会计制度设计

会计账户

企业采购与付款业务账务处理，涉及的常用会计账户有：

①采购付款：货币资金、应付账款、应付票据、其他应付款、预付账款。

②采购商品或劳务：存货类科目、固定资产/在建工程、无形资产、材料采购、在途物资、材料成本差异、工程物资、应付职工薪酬。认知采购与付款业务核算的会计规定》》任务三采购与付款业务会计制度设计

会计账簿

采购与付款业务按账户性质、管理要求、账处理程序的需求等设置会计账簿，通常分为总账、明细账、其他辅助账三类。如：存货应设置数量金额式明细账、三栏式总账、仓库实物台账。应付账款按往来单位设置三栏式明细账、三栏式总账。应付票据要设置备查簿。认知采购与付款业务核算的会计规定》》任务三采购与付款业务会计制度设计

会计政策

采购的标的物是物资（存货、工程物资、固定资产、无形资产）和劳务。采购的物资和劳务的初始入账价值的确定，要遵守《企业会计准则1号——存货》、《企业会计准则4号——固定资产》、《企业会计准则6号——无形资产》、《企业会计准则9号——职工薪酬》、《企业会计准则15号——建造合同》等的规定。小企业的采购业务可按《小企业会计准则》的规定简化核算。认知采购与付款业务核算的会计规定》》任务三采购与付款业务会计制度设计

规范采购与付款业务的账务处理

在了解了采购与付款业务会计政策的情况下，可参考《会计准则——附录中“主要账务处理”》的规定、财政部发布的会计准则解释文件和财政部会计财务评价中心编著的会计资格考试教材，结合企业业务特点，明确不同销售类型下账务处理的要求，撰写典型分录，配套设计或选择原始凭证、记账凭证、会计账簿，并作出账务处理的说明。》》任务三采购与付款业务会计制度设计

设计采购与付款业务管理内部报表

采购与付款业务内部报表能为采购业务分析、绩效考评、业务整改等提供综合信息。应根据企业采购管理需求，充分运用各类信息化管理手段，使用数据化软件、经营管理软件、财务管理软件等，设计出实时动态、可视化、对比透视的采购报表模板。采购管理内部报表有：采购汇总表、采购明细表、采购月统计表、月入库对账表、采购付款/欠款统计表、采购订单履行情况表、采购费用明细表等。》》任务三采购与付款业务会计制度设计04任务解析》》任务三采购与付款业务会计制度设计124635采购流程与岗位设置、权责分配。会计部门的采购业务岗位设置、权责分配。采购业务凭证传递及会计核算流程。采购业务核算单据（原始凭证）和单据审核程序。采购业务的账簿。日常采购业务的账务处理（典型会计分录）。7采购业务内部报表。任务解析四请以实际企业资料为例，根据以下指导，搜集该企业采购与付款业务的会计制度信息：》》任务三采购与付款业务会计制度设计05项目实训

企业应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。3.付款方式的选择作完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。1.付款环节的授权审批企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。6.对账企业应当加强预付账款和定金的管理。涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限