大学学院资产管理处档案管理办法

资产管理处档案管理办法第一章总则第一条为加强资产管理与招标采购等档案管理工作，依据《XXXX大学档案工作规范》及上级档案管理规定，结合工作实际，制订本办法。第二条资产管理处工作中所形成的具有参考、利用、保存价值的各种文件、文字、图表、报表、合同资料、声像、证件等不同形式的历史记录及数据库电子文件都应作为档案进行分类分级管理。第二章档案管理模式第三条资产管理处档案（简称处档案，下同）实行分级管理、分类保存的原则。资产管理处档案分为：学校保存档案、处内保存档案。第四条处档案管理接受学校档案馆指导，由信息科负责。各科要按照要求收集、整理档案材料，信息科做好立卷、保存或移交档案工作。第三章档案的形成与归档第五条基础档案搜集整理汇总由各科完成，各科负责人为档案第一责任人。第六条各科搜集来的档案原始材料归档至处档案室时，要履行移交手续，双方签字。学校保存档案由信息科按照学校档案馆要求至少每学期进行一次归档，处档案室留存复印件；处内存放档案由档案管理员按照要求每月进行分类归档。第七条档案归类要做到分门别类、科学管理、有效有序、方便查找。档案管理员根据归档原则对档案进行系统整理、编号，并填写卷内目录清单，装订后放入档案盒上架。档案中的目录及关键词均需录入数据库，以利于查阅方便。第八条归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。同样的材料只存一份，有原件存原件，没有原件存放加盖资产管理处印章的复印件，并在相关的档案中标注文字路标指示。第九条在归档的文件材料中应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件等，立在一起，不得分开。密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后。第十条不同年度的文件一般不得放在一起立卷。确需一起立卷的按照如下原则：跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。跨年度的规划放在第一年立卷，跨年度的总结放在最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。第十一条存放学校档案馆档案，除不能复印或量大等原因外，处档案室应存备份或复印件。逐步实现档案电子化管理。第四章档案日常管理规定第十二条处档案室所保存的档案，主要供本处工作人员使用，日常借阅需严格履行借阅手续。处外单位或个人查阅时，应经资产管理处处长同意后方可查阅。对于需要保密的档案，应严格执行保密制度。第十三条对查阅完毕和归还的档案，档案管理员应及时清点和记录，检查无误后放回原处。对迟迟不交回的档案要进行责任追究。第十四条档案管理员应定期清点核实库存档案，检查档案褪变、破损情况，发现问题及时汇报、及时解决。注意防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫。第十五条档案管理员调动时，必须办理档案移交手续，不得私自带走和销毁档案材料。第五章过期档案的销毁第十六条过期档案的销毁需经鉴定，如确属无保存价值，予以销毁。如仍有保存价值，其保存期限可适当延长。档案的销毁须遵守学校有关档案管理与保密的相关规定。第六章附则第十七条本办法未尽事宜，参照国家和学校的相关规定。第十八条本办法自发布之日起施行。

附件资产管理处档案分类一览表分类编号项目及主要内容存档地点备注规划及综合ZCC-1-1上级有关文件（资产与招标管理等）校档案馆ZCC-1-2本校相关规章制度（资产与招标管理）ZCC-1-3处年度计划、总结ZCC-1-4处会议纪要、记录处档案室ZCC-1-5党务工作材料ZCC-1-6党风廉政建设ZCC-1-7报告、请示ZCC-1-8专项会议材料、ZCC-1-9专项检查材料ZCC-1-10人员及效益考核ZCC-1-11日常行政综合事务ZCC-1-12本校其他规章制度（非资产与招标管理）ZCC-1-20其他规划及综合材料设备ZCC-2-1设备立项及采购论证材料处档案室ZCC-2-2设备验收资料ZCC-2-3仪器设备维修材料ZCC-2-4大型设备使用效益评价ZCC-2-5大型设备共享管理工作ZCC-2-6设备相关统计材料ZCC-2-10其他设备管理材料家具ZCC-3-1家具立项及论证材料处档案室ZCC-3-2家具验收资料ZCC-3-3家具、办公设备日常管理（登记、回收及发放、调拨等）ZCC-3-4维修资料（立项、清单、派工、验收等）ZCC-3-5家具、办公设备效益检查和评估材料ZCC-3-6仓库保管账ZCC-3-7家具、办公设备统计ZCC-3-8报废、报损回收资料ZCC-3-10家具、办公设备其他材料信息ZCC-4-1资产处置审批材料校档案馆ZCC-4-2资产相关的状态数据（统计、报表、汇总）ZCC-4-3资产审计报告ZCC-4-4国有资产清查材料ZCC-4-5国有资产评估材料ZCC-4-6资产增加（入库）单及登记入账材料处档案室ZCC-4-7固定资产交接、变动材料ZCC-4-8受赠资产的相关材料ZCC-4-9每月资产电子档案备份ZCC-4-10每年资产登记账ZCC-4-20其他信息管理材料采购、招标ZCC-5-1立项与论证材料（含审批材料）校档案馆ZCC-5-2采购合同（含会签材料）ZCC-5-3采购文件（含会签材料）处档案室ZCC-5-4评审材料（含采购公告、开标、评标、定标等过程材料）ZCC-5-5合同续签、变更相关材料ZCC-5-6政府采购计划征集、编报等材料ZCC-5-7预采购项目申报材料ZCC-5-8单一来源项目申报材料ZCC-5-9校内自行采购材料ZCC-5-10小额应急零星采购资料ZCC-5-11进口设备申报备案材料ZCC-5-12报销支付材料ZCC-5-13采购录音录像存档材料ZCC-5-20其他采购材料房产、无形资产ZCC-6-1资产相关登记证件（不动产权证、原土地使用权证和房屋所有证等）校档案馆ZCC-6-2资产相关登记证件支撑材料（文