2024年会议组织协议格式版

2024年会议组织标准协议格式版A版本合同目录一览1.会议基本信息1.1会议名称1.2会议日期1.3会议地点1.4参会人员2.会议组织职责2.1甲方职责2.2乙方职责3.会议内容3.1会议议程3.2演讲嘉宾3.3演示文稿4.场地与设施4.1会议场地4.2设施与设备4.3布置与安排5.住宿与交通5.1住宿安排5.2交通服务6.餐饮服务6.1早餐6.2午餐6.3茶歇7.宣传与推广7.1会议资料7.2广告与赞助8.费用与支付8.1费用明细8.2支付方式8.3发票开具9.违约责任9.1甲方违约9.2乙方违约10.争议解决10.1协商解决10.2调解解决10.3法律途径11.合同的生效、变更与解除11.1生效条件11.2变更程序11.3解除条件12.保密条款12.1保密内容12.2保密期限12.3违约责任13.附则13.1名词解释13.2合同附件14.其他约定14.1双方约定的其他事项14.2补充协议第一部分：合同如下：第一条会议基本信息1.1会议名称：2024年国际科技创新与发展论坛1.2会议日期：2024年6月1日至6月3日1.3会议地点：中国上海国际会议中心1.4参会人员：预计与会代表将达到500人，包括专家学者、企业代表、媒体记者等。第二条会议组织职责2.1甲方职责：1)提供会议主题、目标和议程；2)负责邀请演讲嘉宾并安排演讲题目；3)提供会议所需的演示文稿；4)负责会议的注册和报名工作；5)协助乙方进行会议的宣传和推广。2.2乙方职责：1)提供会议场地和必要的设施与设备；2)负责会议的住宿、交通和餐饮服务；3)制作和提供会议资料，包括会议手册、参会名录等；4)负责会议期间的现场管理与服务；5)提供会议的宣传和推广服务，包括广告设计和赞助商联络。第三条会议内容3.1会议议程：分为开幕式、主题演讲、专题讨论、圆桌论坛、展览展示等环节。3.2演讲嘉宾：邀请国内外知名专家、学者和企业领袖进行主题演讲。3.3演示文稿：甲方应于会议前提供演讲嘉宾的演示文稿，乙方负责整理和印刷。第四条场地与设施4.1会议场地：提供可容纳500人的主会场及若干分会场，具备先进的音响、灯光和投影设备。4.2设施与设备：提供舒适的座椅、讲台、投影仪、音响设备、无线麦克风等。4.3布置与安排：根据会议主题和议程，进行场地的布置和座位的安排。第五条住宿与交通5.1住宿安排：为参会人员提供酒店住宿，并根据需求安排单间或标间。5.2交通服务：提供会议期间的交通接送服务，包括机场、火车站和酒店的穿梭巴士。第六条餐饮服务6.1早餐：提供丰盛的自助早餐，包括中西式食品、饮料等。6.2午餐：提供中式自助午餐，包括热菜、冷菜、水果、饮料等。6.3茶歇：提供咖啡、茶、小点心和水果等。第七条宣传与推广7.1会议资料：制作会议手册，包括会议日程、参会嘉宾介绍、赞助商广告等。7.2广告与赞助：提供会议广告位和赞助商权益，包括会议网站、会议资料袋、会场横幅等。第八条费用与支付8.1费用明细：1)会议场地租赁费用：人民币万元；2)设施与设备费用：人民币万元；3)住宿费用：人民币万元；4)交通费用：人民币万元；5)餐饮费用：人民币万元；6)宣传与推广费用：人民币万元；7)其他费用：人民币万元。8.2支付方式：1)甲方应于合同签订后七个工作日内，向乙方支付50%的预付款；2)甲方应于会议前一个月内，向乙方支付剩余的50%款项。8.3发票开具：乙方应按照甲方的要求，提供正规发票。第九条违约责任9.1甲方违约：1)若甲方未能按约定时间支付预付款，乙方有权取消或推迟会议；2)若甲方未能按约定提供演讲嘉宾或演示文稿，乙方有权取消或更改会议议程；9.2乙方违约：1)若乙方未能按约定提供场地和设施，甲方有权取消或推迟会议；2)若乙方未能按约定提供住宿、交通和餐饮服务，甲方有权要求乙方赔偿损失。第十条争议解决10.1协商解决：双方应通过友好协商解决合同履行过程中的争议；10.2调解解决：若协商不成，双方可向乙方所在地的人民调解委员会申请调解；10.3法律途径：若调解不成，任何一方均有权向乙方所在地的人民法院提起诉讼。第十一条合同的生效、变更与解除11.1生效条件：本合同自双方签字盖章之日起生效；11.2变更程序：任何一方要求变更合同内容，应提前书面通知对方，并经对方同意；11.3解除条件：双方同意解除合同时，应提前书面通知对方，并协商解决后续事宜。第十二条保密条款12.1保密内容：双方在合同履行过程中获取的对方商业秘密、技术秘密和其他保密信息；12.2保密期限：自合同生效之日起至合同解除或履行完毕之日止；12.3违约责任：违反保密义务的一方应承担违约责任，赔偿对方因此遭受的损失。第十三条附则13.1名词解释：本合同中所涉及的名词和术语，如有未尽事宜，双方可协商补充解释；13.2合同附件：本合同附件包括会议日程、场地布置方案、餐饮服务标准等。第十四条其他约定14.1双方约定的其他事项：1)本合同的修改和补充，应采用书面形式，经双方签字盖章后生效；2)本合同一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。第二部分：其他补充性说明和解释说明一：附件列表：附件一：会议日程详细列出会议的日期、时间、地点、主题、演讲嘉宾、讨论议题等信息。附件二：场地布置方案提供会议场地的布置设计图，包括舞台、座位、展示区等布局。附件三：餐饮服务标准详细说明餐饮服务的种类、时间、质量标准等内容。附件四：住宿安排提供住宿酒店的名单、房型、价格等信息。附件五：交通服务方案详细列出接送站的地点、时间、车辆型号、服务标准等。附件六：宣传和推广方案包括广告设计、赞助商联系方式、宣传材料等。附件七：费用明细表详细列出各项费用的名称、金额、支付时间等信息。说明二：违约行为及责任认定：违约行为：1.甲方未能按约定时间支付预付款。2.甲方未能按约定提供演讲嘉宾或演示文稿。3.乙方未能按约定提供场地和设施。4.乙方未能按约定提供住宿、交通和餐饮服务。责任认定：1.甲方违约：取消或推迟会议，乙方有权要求甲方支付违约金。2.乙方违约：取消或推迟会议，甲方有权要求乙方赔偿损失。示例说明：若甲方未能按约定时间支付预付款，乙方有权取消或推迟会议，并要求甲方支付违约金。说明三：法律名词及解释：1.合同：本合同是指甲方与乙方之间达成的关于2024年会议组织标准协议的书面文件。2.违约：指合同一方未能履行合同约定的义务。3.预付款：指甲方在合同签订后七个工作日