公司通信与信息管理制度

公司通信与信息管理制度一、背景与目的为了规范公司内部的通信与信息管理流程，提高沟通效率，保障信息安全，推动企业运营与发展，特订立本制度。本制度的目的是确保公司内部各部门、员工之间的沟通顺畅、高效，同时保护公司敏感信息的安全与保密。二、适用范围本制度适用于公司全体员工、临时工和访客，包含但不限于办公楼内外通信、电子邮件、电话、即时通讯工具、社交媒体以及公司内部文件传输等通信和信息管理活动。三、通信规范全部员工在与同事、上级、下属进行沟通时，应敬重对方，使用礼貌的语言，而且遵从公司的行为准则和道德规范。禁止在公司内部使用淫秽、辱骂、鄙视、恶意诽谤等欠妥语言，违反者将会受到相应的纪律惩罚。公司提倡使用公司内部供应的正式通信渠道进行工作相关的沟通，如内部邮件、内部社交平台等，并鼓舞员工在沟通中遵从简洁明白、准确表达的原则。对于紧急事务和紧要通知，在使用正式通信渠道的前提下，可以适当使用电话或即时通讯工具进行及时沟通，但应尽量避开工作时间以外进行沟通。四、电子邮件管理员工在撰写电子邮件时，应注意邮件的主题要明确、简洁，并在邮件正文中说明问题的具体内容。同时，抄送和密送须慎重使用，确保信息的传递与保密需要。禁止通过公司电子邮件传播和接收违反国家法律法规及公司制度的信息。员工在收到涉密或不相干的邮件时，应及时报告信息技术部门或安全管理部门进行处理。公司对全部电子邮件进行备份和存档，以便技术支持、纠纷调解以及监管审计等需要。五、电话管理员工在接听和拨给他打个电话时，应以礼貌和耐性的态度处理对方的问题，并依照公司标准的电话接听流程操作。严禁私自使用公司电话进行个人呼叫。如有特殊需要，需经过上级批准并记录相关信息。禁止在工作时间使用公司电话进行与工作无关的长时间通话，以免影响工作效率。六、即时通讯工具管理公司供应的即时通讯工具仅限于工作使用，员工在使用过程中应遵从礼貌、准确和高效的原则。各部门应创建合适的即时通讯群组，确保及时沟通和资源共享。群组内的信息内容应与工作相关，并注意保护公司机密和个人隐私。禁止使用即时通讯工具传播和接收违法、淫秽、辱骂、鄙视等不良信息。如遇收到此类信息，应立刻报告信息技术部门或安全管理部门。七、社交媒体管理公司允许员工在业余时间使用社交媒体，但应遵从国家法律法规以及公司的相关制度和规定。在社交媒体上，员工应注意言行，保护公司声誉和机密。不得发布公司内部信息、商业机密和不实信息。员工在社交媒体上以公司员工身份发表观点时，应明确标注个人观点不代表公司立场，避开引发误会。八、文件传输管理公司内部的文件传输应使用经过加密和授权的专用工具，确保信息安全。对于敏感和机密文件的传输，员工应严格依照公司的指引和审批流程操作，并在传输完成后立刻删除本地文件。九、信息安全与保密员工应维护公司的信息安全，不得泄露公司的商业机密、财务信息以及其他机密文件和数据。对于公司供应的信息系统、网络设备和软件，员工应依照指引和规定的权限使用，并采取密码保护、防病毒和防恶意软件等安全措施。员工在离开公司时，应交出公司供应的电子设备和存储介质，并确保已删除与公司有关的文件和信息。十、违规处理对于违反本制度的行为，公司将依照相关规定进行相应的纪律惩罚，包含但不限于口头警告、书面警告、资料删除、职务调整、停薪留职、罚款、解雇等。十一、监督与评估公司将定期对本制度的执行情况进行