公司文件存档与管理制度

公司文件存档与管理制度1.前言为规范公司文件的存档和管理工作，提高公司文件管理的效率和安全性，订立本制度。本制度适用于公司内部全部文件的存档和管理。2.文件分类和编号2.1文件分类依据文件的性质和用途，公司文件分为以下几类：内部文件：公司内部沟通、决策和引导文件；外部文件：公司与外部合作伙伴的合同、协议、文件；人事文件：与员工相关的招聘、培训、福利等文件；财务文件：与公司财务相关的报表、凭证、账务等文件；项目文件：与公司项目相关的计划、进度、报告等文件；其他文件：不属于上述分类的文件。2.2文件编号为便于管理，对全部文件进行编号。编号规定如下：内部文件：公司简称+文种标识+年份+次序号，例如：ABC—INT—2022—001；外部文件：公司简称+文种标识+年份+次序号，例如：ABC—EXT—2022—001；人事文件：公司简称+文种标识+年份+次序号，例如：ABC—HR—2022—001；财务文件：公司简称+文种标识+年份+次序号，例如：ABC—FIN—2022—001；项目文件：公司简称+文种标识+项目标识+年份+次序号，例如：ABC—PROJ001—2022—001；其他文件：公司简称+文种标识+年份+次序号，例如：ABC—OTH—2022—001、3.文件存档和管理流程3.1文件存档全部文件必需以电子形式存档，并保管在公司指定的文件服务器或云存储平台上；文件存档前需确定文件分类和编号，填写文件存档登记表（包含文件名称、编号、分类、存档日期等信息）；文件必需依照分类和编号的规定进行命名，命名规定统一，避开重复和混淆；文件应以常用的文件格式保管，如PDF、Word、Excel等，在保管时应注意文件的完整性和可读性。3.2文件管理文件管理由特地的管理人员负责，确保文件存档的准确和完整；每类文件都应设立特地的文件库，对文件进行分类存放，并建立相应的索引和目录；文件库应设有安全门禁系统，只有授权人员才略进入文件库，并严格遵守相关保密和安全规定；文件库应设有防火、防潮、防尘等设施，确保文件的安全性和保管质量；文件库内的文件应定期检查，确保其完整性和可读性；文件检索应快速、准确，可使用文件编号、文件名、关键词等方式进行检索；文件应有统一的借阅和归还手续，使用人员需填写借阅登记表，借阅期限不得超出一个月，到期后需及时归还。3.3文件归档长期不再需要使用的文件，应依据文件保管期限进行归档；文件归档前应进行整理和清理，确保文件的次序、完整性和可读性；归档文件应依照文件类型和保管期限进行分类，以便后续管理；归档文件的保管位置和存储介质应符合相关法规和标准，确保文件的安全性和可靠性；归档文件应有明确的归档记录，包含文件名称、编号、归档日期、保管期限等信息。4.文件安全和备份4.1文件安全文件服务器或云存储平台应设置严格的访问权限，只有授权人员才略访问和修改文件；文件服务器或云存储平台应定期进行安全检查和漏洞修补，确保文件的安全性；全部文件在传输过程中应加密处理，确保文件的机密性和完整性；禁止将公司文件复制到个人电脑、移动电话等外部设备，以防止文件泄露。4.2文件备份对紧要的文件进行定期备份，确保文件的安全性和可恢复性；文件备份应分布在不同的地方或存储介质上，以防止意外事故导致的数据丢失；文件备份的频率和介质选择应依据文件的紧要性和更新频率来确定；文件备份应有明确的备份记录，包含备份日期、备份内容等信息。5.文件销毁5.1文件销毁申请不再需要保存的文件，应进行及时销毁。销毁前需填写文件销毁申请表，包含文件名称、编号、销毁原因等信息。5.2文件销毁程序文件销毁由特地的管理人员进行，确保文件的安全和彻底销毁；销毁过程应设有监督和记录，包含销毁人员、销毁时间等信息；销毁的文件应进行碎纸处理或其他有效方式，以确保文件的不行恢复性；销毁记录应保管肯定期限，作为证明文件的销毁情况。6.监督和评估公司应定期开展文件管理的监督和评估工作，包含文件的存档、管理、安全和备份情况的检查和评估，并依据评估结果进行改进和优化。7.附则本制度自发布之日起执行，如有需要修改或增补，需经