档案管理流程标准

公司

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第一部分档案管理工作流程

一、收集（将各类分散的档案有组织有计划的集中到档案管理机构以实现对档案的集中统一管理）。

（一）、机关各部室

步骤内容标准

机关各部室人员对照《公司文件文件收集要齐全（包括附件、复文

①确定收集范围-------->资料归档范围及保管期限表》（附件------------------►等），按照文件形成的先后次序排列清

1）将属于个人业务管理范围的文件楚，并剔除其中的废稿、重复稿和不重

资料进行收集。要的便条、复印件（有原件的）等。

1、《档案移交（接收）登记簿》（附

各部室兼职档案管理人员与本件2）一式两份，由移交人（部门人员）

部门人员进行对接，部门人员填写和接收人（部门兼职档案管理人员）签

------------------>

②部室内部移交--------►《档案移交（接收）登记簿》（附件字各持一份以备查考。

2）完成本部门文件资料内部移交。2、各部室人员将《档案移交（接收）

登记簿》（附件2）电子版和纸质版一

并向部门兼职档案管理人员移交。

1

1、归档时间：文书类按年度接收归档即在第二年上

半年（5月底前），归档上一年度的文件资料；基建

类按项目结束时间归档，若项目时间跨度过长可按子

项目结束时间归档子项目文件；机密性较强的文件要

随时归档，会计档案按年度归档；设备档案开箱随机

文件立即归档，设备运行、维护保养等记录按年度归

档（第二年5月底前），维修记录维修完毕归档；特

殊载体档案的归档时间为实时归档，即实物一旦形成

或接受（收）应立即归档。

2、归档份数：一般为一份，对重要的利用频率高的

文件可适当增加归档份数。

3、《档案移交（接收）登记簿》（附件2）一式两份,

由移交人（部门人员）接收人（档案管理人员）签字

各持一份以备查考，电子版一并移交。

4、归档文件必须为原件，因故无原件的可将具有凭

证作用的复制件归档。

5、部门初步整理：文书类文件按年度装盒移交；基

建类文件按项目及其项目前期管理性文件、施工文

件、监理文件、竣工验收、试运行文件分类组卷装盒

进行移交；设备类文件按设备分类组卷装盒移交；会

计类档案分类按年度装盒，由会计部门整理后自行保

管，档案管理部门对其整理归档进行指导。

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（二）、分公司

步骤内容标准

分公司全员对照《分公司文件资

料归档范围及保管期限表》（附件3）

①确定收集范围具体要求参照机关部室归档要求Pio

对职责范围内产生的在归档范围中的

文件资料进行收集。

分公司综合办人员将职责范围

内产生的文件资料向分公司兼职档1、《档案移交（接收）登记簿》（附件2）

案管理员移交，储配站、加气站、管一式两份，由移交人和接收人签字各持一

②部门内部移交

线所人员将职责范围内产生的文件份以备查考。

资料统一向安技办移交，填写《档案2、移交人将《档案移交（接收）登记簿》

移交（接收）登记簿》（附件2）。（附件2）电子版和纸质版一并向接收人

移交。

3

③归档------------>

（向综合办移交）

4

二、鉴定（档案鉴定包括真伪鉴定和价值鉴定两方面内容）。

（一）机关部室

步骤内容标准

公司档案鉴定主要是进行价值鉴定，依据

《公司文件资料归档范围及保管期限表》确定

档案移交前，由各部室人员对

文件资料是否在归档范围之内，若在归档范围

所收集的档案进行初步真伪鉴定

①初步鉴定内则根据文件本身的价值将其划分到相应的

及价值鉴定。

保管期限类别中，若不在其中则不需移交归

档，由部门保管一两年后自行销毁。

1、档案管理人员在接收到各部室移交的文件

资料后对其保管期限划定进行审核。

档案移交后，由档案管理部门2、保管期满准备销毁的档案，在未批准销毁

②二次鉴定-----------＞对各部门所移交的档案再次进行价前单独系统保管，以便审批检查和未批准时取

值鉴定以及保管期限满后对其进行出保存。档案批准销毁后，一般将需要销毁的

审核确定是否需要销毁。档案送造纸厂作原料，也可自行销毁；涉及国

家秘密的档案送保密局销毁。

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（二）分公司

步骤内容标准

依据《分公司文件资料归档范围及保管

档案移交前，由分公司综合办期限表》确定文件资料是否在归档范围之中,

若在归档范围的则根据文件本身的价值划分

①初步鉴定和安技办人员对所收集的档案进

行初步价值鉴定。到相应的保管期限类别中，若不在其中则不

需移交归档，由部门保管一两年后销毁。

1、档案管理人员在接收到综合办和安技办移

交的文件资料后对其保管期限划定进行审

档案移交后，由分公司档案管核。

②二次鉴定.►理部门（综合办）对接收的档案再2、保管期满准备销毁的档案，在未批准销毁

次进行价值鉴定以及保管期限满后前单独系统保管，以便审批检查和未批准时

对其进行审核确定是否需要销毁。取出保存。档案批准销毁后，一般将需要销

毁的档案送造纸厂作原料，也可自行销毁；

涉及国家秘密的档案送保密局销毁。

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三、整理（档案整理工作是对收集来的档案的有序化、条理化、系统化，建立一个有序的档案管理实体体系，也是

档案管理的核心工作）。

（一）、文书档案

步骤内容标准

①分类A

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保存期限为永久的文件必须用不锈钢针装订，装订时注

意转发文与被转发文，转发文在前，被转发文在后；正文与

定稿，正文在前,定稿在后;正文与附件,正文与附件为1件,

将经过分类的归档文件在正文在前，附件在后；请示与批复归为1件，批复在前，请

②装订排列每一大类中的每份文件装订好示在后；原件与复印件，只存原件，特别重要文件可存一

后按照时间先后顺序排列。份复印件，无原件的存复印件；跨年度会议记录，视为1件,

以最后年度为准，且在归档文件目录备注。

同一事由的文件应排列在一起，如：会议纪要、年度总

结、培训等相关资料。

1、件号：在每份文件右上角空白处以阿拉伯数字流水编号。

2、页号：在文件的有内容页编写页号，无内容页不编写页

号，奇数页右下角、偶数页左下角以阿拉伯数字流水编号，

红头文件无内容的版记页不编页号。

3、归档章（附图1）:用碳素墨水笔填写归档章，盖在文件

排列完毕后对卷内文件进右上角空白处。

③编号行编写页号、件号并加盖归档全宗号：对立档单位编制的代号。

章。年度：文件形成年份，以阿拉伯数字表示不用加“年”字。

如，2009o

件号：归档文件排列后给的序号，在文件右上角以阿拉伯数

字流水编号。

机构（问题）：文件的形成机构，一般采用机构简称，公司

形成文件简称“城燃”，股份公司简称“股份”。

保管期限：保管期限分为永久、30年、10年。

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根据编号顺序编制归档文件目录，来文与复文为一件时

只对复文进行编目，在备注中注明即可，会议纪要编目时要

列出会议名称、时间，并在备注中注明会议主要议题，方便

日后查询。

1、序号：卷内文件目录每个条目的顺序号。

2、文号：文件的发文字号，非正式红头文件无字号则不填

写。

④编目-＞编写卷内文件目录（见附件3、责任者：制发文件的组织或个人，可填写组织简称，如

4）o“城燃公司”、“股份公司”。

4、题名：文件题名，应按文件原样照抄，若没有标题可根

据文件内容自拟题名，外加“口”，若附件独立性强需单独抄

录的应在题名外加“（）”。

5、日期：文件落款时间，以八位阿拉伯数字标注年月日，

如，20091201c

6、页次：每份文件首页的页码数。

7、备注：注释文件需要说明的情况。

文件按顺序排列好后将编写好的卷内文件目录放在盒内

首页，再放文件，最后附上备考表（附件5）,备考表需填写

本盒文件材料页数，包括文字材料、图样材料、照片材料，还

用于记录本卷内文件移出或移入等需要备注的情况，最后需有

⑤装盒排列将文件装盒并按时间先后顺序

上架排列。立卷人及审核人的签字并标明日期。

档案盒盒脊（附图2）填写项目：1、全宗号（红色印泥

盖章）2、年度即盒内文件产生的年份（红色印泥盖章）3、保

管期限（红色印泥盖章）4、机构（问题）：概括该盒内文件

类型（碳黑色笔手写）5、起止件号：填写该盒内文件件数（红

色印泥盖章）6、盒号：按年度排列流水编号（红色印泥盖章）。

填写好盒脊内容后填写案卷封面（附图3）题名，然后再

按保管期限分类永久类、30年类、10年类三类每类里再按年

度先后顺序上架排列，档案柜标签见附图4。

（二）、基建档案

步骤内容标准

基建档案保管期限分永久、长期、短期，按照同一卷

项目文件按项目流程分类整

文件保管期限不同从长期限保管的原则，一套项目文件资

理分为项目前期管理性文件、项

①分类料的保管期限默认为永久，因此保管期限不作为基建档案

目施工文件、项目竣工文件、竣

的分类标准。

工图纸、监理文件、竣工验收文

基建档案归档范围参照《公司文件资料归档范围及保

件、生产试运行文件这几大类。

管期限表》（附件1）。

卷内文件排列：管理性文件按问题、时间或重要程度

排列；施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记

录、评定、验收排列；设备文件按依据性、开箱验收、随

机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；竣工图按专业、

将案卷内零散的文件遵循有图号排列。

②排列组卷A关规律排列整齐通过分门别类组组卷要求：项目施工文件材料按单项工程、单位工程

合成一个个案卷。或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结

构、水电、暖通、消防、环保等顺序组卷；设备文件按专

业组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、

竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷。

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卷内文件目录：序号用阿拉伯依次标注卷内文件材料

件数的顺序；文件编号应填写文件材料的文号或图样的图

号、设备代号、项目代号等；责任者应填写文件材料的形

成部门或主要负责人；文件材料题名应填写文件材料的全

称；日期应填写文件材料的形成日期，以8位阿拉伯数字

表示，如：20080425；页号（页数）应填写每件文件材料

首尾页上标注的页号，对于装订成册的以3位阿拉伯数字

表示，如：001-025,不装订的则只登记每件总页数，如5。

案卷封面：具体参见《科学技术档案案卷构成的一般

编制卷内文件目录（附件

6）、案卷封面（附图5）和卷要求》（GB/T11822—2008）。案卷题名应简明、准确地

③编目*内备考表（附件5）。揭示卷内文件材料的内容，主要包括项目工程名称、阶段、

结构类型名称等，案卷题名一般由立卷人拟写；起止日期

应填写案卷内文件材料形成的起止日期；保管期限为永

久；密级应依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级；

档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷

号、件号即全宗号一类别号一案卷号一件号。

卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体

文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、审核人、立卷时

间等，如文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。

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基建档案装订形式具体要求如下：

（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订（三

孔一线），成册（本）的文件不需用线装订。

（2）卷内图纸要按照GB/T10609.3-2009《技术制图复

④装订案卷内文件的装订，基建档制图的折叠方法》折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，

案可采取装订和不装订两种形不留装订边。

式。（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角

空白处加盖档号章，式样为：

档号序号

卷内文件按卷内文件目录、文件、备考表顺序装盒，

心在a..将文件装盒并按项目进展

⑤装盒排列------->阶段逻辑顺序上架排列。其中文件要按卷内文件目录序号进行排列，装盒后案卷按

照类目一单项工程一工程阶段（专业）进行上架排列。

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（三）、人事档案

步骤内容标准

人事类档案分为招聘类、培训类、薪酬类、员工证书

类、人事变动类、人事考评类、员工档案类共七类。

招聘类、培训类、薪酬类、人事变动类、人事考评类、

人事文件资料（除员工档案、这五类按照年度-类别-保管期限进行分类整理，员工档

①分类*员工证书外）按照年度一一类别案类按照部门结合员工入职的时间顺序整理即可，员工证

进行分类。书类按照证书的种类结合取得证书的时间进行整理。

人事类档案保管期限分为永久和定期（10年），保

管期限由人事管理部门人员根据档案资料的价值确定。

分公司人事档案只涉及薪酬类（考勤表）、员工证书

类、员工档案（员工登记表）这几类。

招聘类装订的顺序为：招聘资料目录、招聘计划、招

聘简章、面试人员信息表、简历、面试试题、面试考核评

分表、成绩单、录用审批表。

培训类按照培训计划、培训方案、培训材料、培训考

核四大类进行整理。

薪酬类中的工资表按时间先后顺序将一年的装订成

人事档案每类按照不同的册即可；考勤表要按月份并分股份员工、自聘员工、协议

②整理装订--------►顺序装订。员工三类分开整理。

证书类各分公司根据实际情况，对证书进行分类。

人事变动类按报到材料、借调文件材料、离职材料等

类别结合时间的先后顺序整理。

人事考评类按年度根据实际情况进行整理。

13员工档案类以个人为单位托管至省人才，办公室为每

位员工建立临时档案留存公司保管。

页号：在有文字材料的人事资料的页面（正面

右下角，反面左下角），用铅笔流水编号页码。对

于不能组卷装订的，如员工证书不编写页码，但要

编写页号、件号及编写卷依照整理的顺序取放。

③编号与编目内文件目录、备考表。>件号：在文件右上角用阿拉伯数字流水编写件

号。

卷内文件目录：与文书类档案卷内目录相同，详

见P6。

备考表：与文书类档案备考表相同，详见P6。

将文件装盒并按时间顺序

④装盒排列＞上架排列。

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（四）、会计档案

步骤内容标准

类别：指归档范围中的四大类：1.会计凭证

类；2.会计账簿类；3.财务报告类；4.其他类。

会计档案按照年度一类别一

介保管期限：参照《公司文件资料归档范围及

保管期限进行分类。

保管期限表》（附件1）中的保管期限对归档会

计材料进行划分，在同一类别下保管期限相同的

组为一卷。

整理后的会计材料按照分类

方案最低一级类目结合工作流程、

②排列时间先后等排列。

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会计档案的装订主要包括会计

凭证、账簿、报表及其他文字资料

③装订的装订。

对会计档案进行编目再按照卷

④编目装盒内文件目录、案卷、卷内备考表顺

序装盒，填写会计凭证盒项目。

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（五）、设备档案

步骤内容标准

设备档案按设备不同种类进行文字材料按问题、时间或重要程度来排列。

①分类组卷一分类，按设备的台（套）为单位进行批复在前、请示在后；正文在前、底稿在后。

组卷。一台（套）设备可组成一卷或有译文的外文资料译文在前，原文在后。

若干卷。图纸与文字材料组成一卷的，文字在前，

图样在后。

凡是几份文件资料组成一卷的，采用“三

卷内文件按逻辑顺序排列好后孔一线”的装订方法装订，并在材料右上角盖

上归档章；凡单本材料为一卷，材料本身有页

②装订进行装订。

码的可以不用装订，只在材料右上角盖上档号

早。

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在案卷内文件资料的正面右下角、背面左

下角用号码机或铅笔编写页码，页码从“1”

包括页码的编写、卷内文件件开始，流水编号，案卷是由几本组为一卷并有

统一页码的或者有独立页码的可以不用再编

③编目目录及备考表的编制、案卷封面的

编制©写页码，如说明书、图册等。

卷内文件目录及备考表、案卷封面的编制

参照基建档案卷内文件目录，详见P8。

将装订好的案卷依照档号先后顺序装入

档案盒中，一般情况下，一盒装一卷档案，当

个别案卷较薄，可以与相邻案卷共装一盒时，

④装盒排列将卷内文件排列好后装盒排列上

架。可以在一个档案盒中装若干相邻的案卷，此种

情况应在档案盒背脊上注明，档案盒封面案卷

题名的编写要注明盒内所装的几卷文件的题

名0

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（六）、特殊载体档案

1、磁盘（带）、光盘及照片档案

步骤内容