2024年公司物资采购管理制度（二篇）

第6页共6页2024年公司物资采购管理制度最终决策3.7为确保物资采购工作的时效性与正常运行，所有价格方案须遵循以下答复时间规定：凡需总经理办公会议确定的价格方案，须在一周内给予明确回复；其余方案则应在三天内完成答复。财务部门应紧密配合各采购部门，确保采购流程的顺畅与高效。四、合同签订与内部审核流程4.1招标采购的物资必须签订正式合同。对于非招标采购、非定点采购及零星采购的物资，若在同一供货单位年内采购总额达到____万元及以上，同样需签订合同。若事先无法确定是否达到签约标准，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相关手续。4.2合同的对外签订工作由采购部门负责，但在签订前，必须严格遵守公司内部的合同签订审批流程。采购部门需填制内部合同审批单，详细列明供货单位信息、采购物资的具体名称、型号、规格、单价、总金额等关键要素，并按管理权限逐级送审、签字，待审批通过后方可正式对外签订合同。合同正本中，应确保财务部门保留一份作为存档。五、采购物资入库及出库管理流程5.1物资到场后，必须由采购部门联合相关使用部门进行联合验收，确认合格后方可办理入库手续。5.2针对不合格物资，采购部门需立即与供货商沟通，采取退货、换货或索赔等相应措施。5.3入库物资需经过核算与清点，由仓库管理员出具入库单或收料单。该单据一式三联，分别由仓库、采购人员或送货人员、财务部门留存，作为各自业务处理的凭证。5.4循环使用物资与消耗性使用物资的入库与出库单据类型需明确区分，确保管理规范。5.5物料出库时，必须持有出库单或领料单，且单据需经领用人填写、部门经理复核、仓库核量、财务审核及总经理批准等完整流程后方可发货。出库单或领料单一式三联，分别由领用部门、仓库及财务部门留存。5.6领料人在物料出库时如发现问题，应及时现场处理；否则，该物料将被视为合格。5.7以旧换新的物资必须遵循交旧领新的原则。5.8仓库需对各部门领用的工具、办公用具及设备进行台账管理，并定期盘点核对。5.9消耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库需填写相应报告单并经技术人员查验签字后方可处理，同时做好记录与标识工作。报告单一式两份，分别由仓库与财务部门留存。5.10对于有消耗定额的消耗性物资，仓库保管员应与相关部门协调控制发放量；物资管理部门（如财务部）应严格把关签字环节。六、资金付款及报账管理流程6.1鉴于采购资金使用的特殊性，采购部门可在既定资金使用计划内先行向财务部门申请用款；待物资报账时再进行详细审核。6.2财务部门在报账过程中应对原始单据进行严格审核，确保无误后方可进行账务处理。审核内容涵盖多个方面以确保资金使用的合规性。6.3对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝报账；同时发现问题的财务人员应及时报告或协调处理以维护制度严肃性并明确责任归属。6.4财务与物资采购部门应共同对报账物资进行基础数据管理并利用微机系统建立数据库为比价采购提供有力支持。6.5审计部门负责对重要采购事项进行监督审计并直接向董事长（总经理）汇报审计结果以确保采购活动的透明度与公正性。七、责任追究机制公司经营者及其高级管理人员应严格执行本规定并支持采购部门及价格监督部门依法履职。责任部门、责任人员及部门负责人需根据本制度要求结合公司实际情况不断完善物资比价采购管理体系。对于违反制度规定损害公司利益造成资产流失的行为将依法依规追究相关责任；构成犯罪的将移送司法机关处理以维护公司合法权益不受侵害。八、附则本制度适用于公司本部并作为全资及控股公司制定相关管理规定的参考依据。本制度的解释权归公司财务部门所有。2024年公司物资采购管理制度（二）最终决策3.7为确保物资采购工作的及时性与顺畅性，凡涉及价格方案需由总经理办公会议定夺的，务必于一周内给予明确回复；其余情况则需在三日内作出回应。财务部门需与各采购部门紧密协作，以保障采购任务的及时完成。四、合同订立与内部审核流程4.1所有通过招标采购的物资均须签订正式合同；对于非招标采购、非定点采购及零星采购，若在同一供货单位年内采购总额达到____万元及以上，亦应订立合同。若事先难以确定是否需签订合同，应及时与财务部门沟通，并在事后补办相关手续。4.2合同的对外签订由采购部门负责，但在正式签订前，必须遵循公司内部既定的合同签订审批流程。即，由采购部门填写内部合同审批单，详细列明供货单位名称、采购物资名称、型号、规格、单价、总金额等信息，并按管理权限逐级送审、签字，待审批通过后方可对外签署合同。4.3合同正本中，应有一份由财务部门妥善保管。五、采购物资入库与出库管理规范5.1物资抵达后，必须由采购部门联合相关使用部门共同进行验收，确认合格后方可办理入库手续。5.2对于验收不合格的物资，采购部门需立即与供货商沟通，采取退货、换货或索赔等措施。5.3物资入库前需进行核算与清点，并由仓库管理员出具入库单或收料单。入库单或收料单一式三联，分别由仓库、采购人员或送货人员、财务部门留存，作为登记、请款报销及付款记账的依据。5.4循环使用的物资入库时填写入库单，消耗性物资则填写收料单。5.5循环使用物资的出库需填写出库单，而消耗性物资的出库则填写领料单。5.6所有物资的出库均须凭出库单或领料单进行，该单据由领用人填写，并经部门经理复核、仓库核量、财务审核及总经理批准后生效。签字齐全后，仓库方可发货。5.7出库单或领料单一式三联，领用部门留存一联作为部门记录，其余两联交仓库处理，其中一联用于仓库出库记账，另一联由仓库转交财务部门作为发货凭证。5.8若领料人在物料出库时发现问题但未当场处理，则该物料视为合格。5.9实行以旧换新的物资，必须交回旧物后方可领取新物。5.10仓库需为各部门领用的工具、办公用具、设备等建立台账，记录使用情况，并每年年底进行盘点核对。5.11消耗性物资损失或循环使用物资报废时，仓库需填写相应报告单，经技术人员查验签字后入库并记录。报告单一式两份，分别由仓库和财务部门留存用于报损销账。5.12对于有消耗定额的消耗性物资，仓库保管员应与相关部门协调控制发放量，物资管理部门（如财务部）应严格把关签字流程。六、资金支付与报销管理6.1鉴于采购资金使用的特殊性，采购部门可在既定资金使用计划内先行向财务部门申请用款。待物资报销时再进行审核。6.2财务部门在报销过程中需对原始单据进行严格审核，确认无误后方可办理报销手续。审核内容涵盖但不限于单据的真实性、合法性及合规性。6.3对于不符合规定的付款申请，财务部门有权拒绝报销。财务人员在报销过程中发现问题的，应及时报告并协调处理以确保制度的严格执行与责任的明确落实。6.4财务与物资采购部门应共同对报销物资进行基础数据管理将采购物资的型号规格、供应商、采购单价等信息录入微机管理系统为比价采购提供数据支持。6.5审计部门负责对重要采购事项进行监督审计并直接向董事长（总经理）报告审计结果。七、责任追究7.1公司经营者及高级管理人员应切实执行本规定并支持采购部门及价格监督部门履行职责。7.2公司各责任部门、责任人员及部门负责人需依据本制度要求结合公司实际情况不断完善物资比价采购管理机制。7.3对于违反本制度规定损害公司利益