会议活动详细流程

讲座会议活动开会前准备：一、用搜索引擎收集资源：1、搜索会场地址（电话联系）2、搜索该地区大量幼儿园地址、电话、园长姓名(搜索黄页也能找很多)3、搜索该地区地图，粗略了解该地方区域，初步确定住的地方4、搜索该地区学校，了请义工的联系方式5、搜索该地区交通要提前发现请车6、搜索该地区媒体7、搜索该地区教育信息8、搜索该地区的天气二、准备好会务物品1、X展架2、奖字两张(抽奖用)3、幼儿园通知250张，《特惠政策》各100张4、桌牌（专家席一张、记者席两张、贵宾席三张、咨询处两张、签到处一张）红纸黑字黑体字5、会场音乐光盘、讲座系列幻灯片6、音乐碟片、胶带2卷、红丝带1条（捆绳）、圆珠笔4支、铅笔两支、名片两盒、胸卡（义工的）、剪刀一把、扎条一捆（捆条幅）、刀片一个、《儿童经典教育理念碟》10套、主持稿两份、媒体报道碟片3份、幼儿园拜访册页2本、媒体报道纸片2份、计算器1个、红绸布一块、托盘一个。三、每日工作流程日期内容第一天确定居住地方（有电话），谈判确定会场，（看会场预定要求）顺便了解请车、城市情况第二天在上午前一定要确定好会场打第一通幼儿园摸底电话收集幼儿园人数、老师人数、学费、园长姓名、地点给公司汇报工作，与公司商讨好讲师和敲定会场日期开始联系印票联系第三天继续联系印票公司电话：0311-********400-672-8803打第二通幼儿园电话，介绍活动情况和要求约见第四天围绕会场和优秀社区进行踩点第五天围绕会场和优秀社区进行踩点联系记者，进行面谈星期六制作条幅、X展架制做抽奖箱制做好桌牌给公司汇报情况，要求寄来产品、赠品、抽奖奖品，和条幅内容，X展架向印刷厂取回票下午去学校请好义工（4人）或者请好主持人给一份主持稿星期日休息请车两辆按区域整理好幼儿园名单整理好票50张一叠和幼儿园通知取回横幅和X展架去会场门口张贴好通知，场外横幅晚上会场总监安排好会议流程第八天疯狂送票（先派连锁大型幼儿园、机关公立幼儿园）第九天疯狂送票第十天疯狂送票下午敲定电话，了解发票情况第十一天行动核查发票情况第十二天行动核查发票情况下午布置会场，测试音响、投影，横幅看看会场是否提供饮水，准备好，水杯通知义工到位培训会场附近发票星期六会议开展星期日会议开展第十五天托运剩余物品打跟踪电话送货

会场预定要求了解：1、会场地址是否居中2、会场名称是否公立3、价格是否合理4、是否联合举办5、是否提供投影、音响、话筒（三个）、可以联电脑播放的音响6、是否提供横幅7、是否提供引导牌（引导顾客进场提示），提供几个8、是否场外帮我们出通知9、我们会议期间，其他会议分别是什么，和我们是否有竞争10、会场是否提供水、空调、专家桌牌、记者桌牌、嘉宾桌牌和服务员、音响调控员11、是否提供饮用水，多功能插头12、了解开门人和联系人电话，敲定开门时间人员安排主讲专家：主持人：会场总监（负责召开早会5分钟鼓动士气，整体人员调度、纪律考核、观察优秀亮点、会议氛围把握，坐在会中后面位置，会议结束组织撤会场，统计结果，检查会务用品，组织全体成员开10分钟总结大会）：楼下迎宾（两名早上人少负责拉人、宣传。主动热情，态度喜悦、热情，会议开始20分钟后进入会场）：引导迎宾（一名让顾客一接触我们活动都有好心情，热情积极，会议开始25分钟进入会场）：签到员（全场会议都在场外，站立、和蔼查票、既亲切又严肃、还兼任外场总监：检查是否有破坏会场分子、检查是否有竞争对手，控制场外声音和纪律。会议一个小时后负责场外销售和产品解释。会中引导顾客上洗手间，密切关注小孩、孕妇、老人，杜绝不安全事故发生，如顾客上洗手间20分钟没出来，一定要密切观察，中途离开会场的顾客一定要以抽奖为由头热情挽留，如果实在要离开热情欢送）：座位引导员（顾客签到后引导分析顾客类型，引导顾客坐到应该的位子，要求肢体语言丰富，尽量不说话）：礼仪员工（女孩子、着装得体、表情和谐、给专家递水、献花、介绍产品时展示产品、抽奖时举抽奖箱和递奖品）：领掌的激情导师（两名分散会场两边，表情丰富，有感情地不张扬地积极带掌）：音响师（负责场内音乐，拍照、空调大小）：灯光师（专家投影时负责场内灯光）：

控门（负责门的控制，热情，禁止讲话。熟悉签到员工作职责）：投影切换（按流程切换幻灯和VCD）：会议所需的仪器及物品明细编号物品用途数量负责人1笔记本电脑制作幻灯片，录像，并贮存培训资料等1台

2投影仪用于会议放映幻灯片及培训用1台

3数码相机会中随时收集顾客资料以备更新录像用于拍摄消费者精彩镜头，做后备资料1台

4接线板、多功能插头电脑、音响、投影仪4个

5音乐带会开始、中间、结束用1套

6麦克会中主持会场以及讲解幻灯片、录像2—3

7胶带

2卷

8圆珠笔、卡片

5

9剪子

2把

10计算器

2个

11绳子

1条

12彩带扎礼品1卷

13抽奖箱

14胸卡工作人员配带，为方便消费者投诉

15展板和X展架

10个

16条幅挂在会场的四周4—5条

17礼品和奖品赠送消费者

_2_优惠政策_贴在售货区，方便消费者购买___18产品现场售货

19手提袋

20红绸布盖在托盘上1块

21托盘礼仪员工送礼品用1个

22前台幕布

1条

会场布置及模拟图一、活动会场布置要求活动现场好比一个人的脸，它的好坏代表一个企业的精神面貌，亦可影响到活动的效果。1、迎宾区：迎宾区要求：1）迎宾员工着装整洁，对顾客应主动上前迎接，热情接待，将其领到签到区；2）迎宾区入口处应有醒目的引导牌。2、签到区：签到区布置要求：1、一般位于会场的路口处，2、签到区要求干净、整洁，最好有公司标志台布。3、要收集门票及发放资料和幸运抽奖券3、奖品陈列区：奖品陈列区布置要求：1、要求产品摆放整齐，物品展示要醒目；2、货桌上最好用印有公司标志的桌布；3、桌子正上方要悬挂印有“奖品区”的展示牌；4、展板陈列区：展板陈列区要求：1、陈列要求：醒目、有序、整体统一；2、同时展区要灯光明亮；3、展板最好陈列在进出口处。5、专家处：专家处要求：1、专家咨询处桌子上最好要用印有公司标志的桌布；2、咨询桌上要印有“教育顾问”的职称（如：**教授，**导师）；3、桌子正上方要悬挂印有“咨询区”的展示牌，专家咨询处展牌悬挂要醒目；4、咨询处与购货区相邻（咨询后便于顾客购买产品），咨询点要干净、整洁。7、条幅：条幅悬挂要求：1）条幅内容要适合活动内容；2）活动的大门口、出口处的正上方、入口处的对面、主席台的正上方都可以悬挂条幅（主席台正上方要悬挂带有活动主题的条幅）3）如果会场多种悬挂条幅，内容、色彩、字体要协调一致；4）条幅制作要干净，整洁，醒目8、投影屏幕：投影屏幕悬挂要求：1）、摆放醒目；规格应统一，便于每一位顾客舒服、清楚看到幻灯内容；2）、屏幕与投影中间无障碍；3）屏幕悬挂要处于背光区。9、样品区：样品区布置要求：1）、产品模型或样品要醒目、突出；2）、样品盒要干净、整洁；3）、陈列要整齐。10、大型展板大型展板陈列要求：1）、展板样式要有视觉冲击感，展板内容要适合活动主题，有记忆点；2）、展板的摆放要在主讲的后面，做背景台；11、礼品区：礼品区陈列要求：1）、礼品区在讲台旁，形成视觉效果，同时与售货区相邻，利于销售；2）、礼品要大而醒目；3）、礼品价值要体现。12、顾客区：顾客区布置要求：1）、要井然有序；2）、顾客区的布置要便于顾客观看投影、录像；13、会场整体布置：会场整体布置要求：1）、整体布置要适合活动的主题；2）、应体现方便性，有序性，即有利于顾客来回走动，坐得舒服二、会场外的布置：（一）海报的张贴1、海报张贴的时间：海报张贴时间必须在活动的三天之前完成。2海报的印制标准：1）、一般以2开纸大小为标准；2）、与一般墙壁对比反差大的颜色为首选材料，如红色等。（当地人忌讳的颜色不用、不醒目、效果不突出的颜色不用）。3）、海报字体要规范，语言要通俗；4）、海报内容不要提及产品销售，聚集地必须张贴，海报还应突出活动中有专家介绍；1、位置的选择好的位置可以产生好的视角冲击力，能起到事半功倍的效果；1）、平滑易贴的墙壁，张贴牢固；2）、儿童家长经常聚集地必须贴；3）、人员必经之地，连贴几张，以示醒目；4）、交通十字路口两边交叉贴；5）、巷子的入口、出口；6）、楼头醒目处；7）、海报的张贴高度：下沿不低于1.2米，避免被小孩子破坏。（二）、会场外横幅的悬挂：1、横幅的悬挂最好在两天之前完成，起着宣传活动的作用；2、条幅制作要干净，整洁，醒目；三、会场草图大型会410

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