工程项目信息管理专项方案

工程项目信息管理专项方案1计算机信息管理平台建设根据华润集团信息化建设及住建部对建筑企业信息化建设的要求，为了提升管理效率和效果，在本项目采用以下专用的管理平台：1）PRIMAVERAP6，国际知名的项目管理软件，在本项目中主要借助其进行进度及资源管理。通过对现场工作的分析，建立项目的WBS编码系统，根据组织关系和工艺关系把各项工作编制成网络计划，并把需要掌控和了解的资源加载到工作中，定期对比分析，发现问题和偏差。通过操作软件可以定时更新计划，也可以形成计划进度和实际进度的对比计划。2）现场视频监控系统。通过分布在现场的摄像头，通过局域网在远程随时掌握现场主要工作面和出入口情况，影像资料根据需要保留一段时间，数据可以通过互联网与公司总部共享。3）视频电话会议系统。本项目为外地项目，为更好的与公司总部沟通，及时获得支持与指导，项目部安装了视频电话系统，以便与公司总部沟通联系，同时也可以和安装了类似系统的兄弟项目和其它城市公司用此方式联系。4）在公司的指导和要求下完善OA平台的建设和贯彻使用。2文件管理本工程参与单位多，各种文件信息相互传递及处理复杂，本工程的高峰期文件处理量很大，可能每天需要处理数百份的文件，在大量的信息中对重要信息的甄别及特殊处理十分重要，要求总承包商必须在工地上建立一套强大的文件信息管理体系。总承包文件信息管理的原则是：信息准确、传递快速、处理及时、记录齐全、存放安全。在本项目，我司将发挥我司现有的文档管理系统的优势，并根据项目特点做必要的补充，为总包的项目管理提供坚实的保障。3文件信息交流的对象与方式3.1文件信息交流的对象业主及其代表（包括业主及顾问单位监理、设计、测量师等）；业主指定、总包自有的各供应商、分包商；外部相关方(建设局、环保局、质监站、安监站、城管局、建协、社区等)；项目内部各职能部门、各员工；公司总部。3.2文件信息交流的方式文件交流：来自业主、监理、测量师、设计单位发放的文件；来自供应商、分包商的文件报告；项目发出的工作函件，如工作报告、总包工地指示、整改通知单等；来自国家和各级政府、上级主管机关的有关政策、法律法规及其他相关文件；来自公司总部的通知、内部联络单、批示等各类文件；会议交流总包主持召开的日、周例会；业主、监理主持召开的各类会议；政府主管部门组织召开的各类会议；与相关方的座谈会；根据需要召开的其他会议，如图纸会审会、施工方案评审会、现场会、交底会、研讨会、报告会等。电子媒体交流：电话交流；网络交流，如OA办公平台、邮件、短信等；传真；影像。4文件信息资料分类4.1收发分类文件从收发形式上分收到及发出两类，从渠道上分有：总包与监理、业主之间；总包与各分包供应商之间；总包与政府、城管等外部相关方之间；总包项目部与公司总部之间。4.2发出文件类型我司将在工地推行一套完善的文档管理系统，主要包括：文档系统的统一模板与编号、文档的收发制度、文档的分类保存系统、文档的传阅制度等。发出文件从内容上划分包括以下种类：综合类工作信函工作报告传送单总包工地指示施工组织进度管理类工程月度报告每月施工进度计划两周工作计划日报表延误通知工程款、合约管理付款申请书现场签证确认单工程变更造价申报表质量管理类质量整改通知单质量检查/测量/验收申请单质量罚款单施工样板验收确认单安全管理类安全整改通知单工地动火证工地物料出门证安全罚款单技术管理类技术方案报审表工程施工联系单材料/设备样板/样品报审表深化图纸报审单4.3一般性文件目录序号资料内容1立项申请报告及批复2可行性研究报告及批复3环境影响报告书或环境影响报告表或环境影响登记表4固定资产投资项目年度计划5建设用地批准书6国有土地使用证及附图7拆迁补偿安置协议8建设用地规划许可证及附图9工程地质勘察报告10水文地质勘察报11建设工程测量记录册12规划设计文件13初步设计、技术设计图纸和说明14有关行政主管部门（人防、环保、消防、文物等）批准文件或协议15施工图设计文件审查意见16勘察设计承包合同及中标通知书17施工承包合同及中标通知书18监理委托合同及中标通知书19建设工程规划许可证20建设工程报建审核书21建筑工程施工许可证22工程质量安全监督登记表’23各责任主体及分包单位资质文件24电梯安装工程监督登记表4.4发出文件流程草拟人起草，交由文员打印（或自行打印）；打印人校对，起草人审核，无误后在落款处自己名字上标记确认；由起草人交部门主管审查，同意后主管在落款处主管名字上标记；由部门主管送至项目经理处，最终由项目经理审核签发。项目部中可以有一名授权签发人。文件必须有项目经理或授权人的签署，才是有效的文件，资料室才可发给相应的部门。发文的封面后，必须有项目有关单位的列表，包括业主、监理、设计院、顾问、分包、主供应商等，以便于选择抄送。落款处有关人名缩写顺序为：AAA（项目经理）/BBB（部门主管）/CCC（起草人）/ddd（打印人、小写）。4.5接收文件类型接收的文件主要有：业主发出的责任工程师指令图纸工程变更指令监理发出的监理工程师通知每周监理例会报告专项会议纪要分包发出的工作信函付款申请书现场签证确认单工程变更造价申报表外部相关方(质监站、安监站、环保局、城管局)发出的责令整改通知书5文件信息收集5.1文件收集总包的文件接收系统为无假期常上班制，以及时收到各方传递的文件资料，我司在项目上设置行政秘书、文员、档案工程师，由秘书和文员专门负责文件的收发。项目文员根据我司的编码系统，对所有的收发文件进行编号，并分类保存以便日后快速查找。文档系统是传达和储存信息的最主要载体，会议信息、媒体信息一般都要及时转化成纸质文件。5.2会议信息的收集由总包负责召集的例会、专题会一般均有会议记录，有会议主持人安排专人整理会议文件，形成会议的综合信息；总包参加的业主、监理、外部相关方会议参加人员做好相关记录，领取与保管好会议文件并及时将文件转交给行政秘书，若业主、监理主持的会议中有重要的信息但主持方没有发放会议纪要或会议纪要没有反映，参加会议人员要写书面文件报会议主持方确认。会议记录作为重要文件由项目行政秘书负责妥善保存，以方便查阅。5.3电子媒体信息的收集项目电话信息由行政秘书、前台负责建立《电话记录簿》，将有价值的信息准确记录并及时通知相关方。若属局域网外部的有价值的网络信息，要下载保存处理，主要信息收集及甄别者为项目经理、执行经理及各职能部门经理。音像信息按《公司文件管理办法》收集和保存；传真信息识别是否实用，需保存的复印后妥善保存。6文件信息的接受6.1总分包间文件的签发总包商和分包商都要指定自己的文件签发人，所有文件的签发只有指定的人员签署才是有效的，一般为每个分包单位的项目经理。6.2总包文件的统一接收总包在工地办公室设有电话总机及传真机，业主及其代表可通过手送、传真等方式传递文件。如遇有紧急事宜，业主及其代表可通过电话向总包项目经理发出口头指示，总包项目经理收到口头指示7天内向业主及其代表发出书面确认，确认后的指示也作为业主指令的有效文件。7文件信息处理在参与工程的各单位中，总包是文件传递的枢纽。文档传送以第一时间为原则，即：把业主、设计单位、监理的函件、图纸第一时间传递给有关施工队伍与分包，初审施工单位（分包）的报审文件资料后第一时间传递给业主、设计单位或监理。文件收到后，由秘书交项目执行经理批阅处理，重要文件由项目经理亲自处理，通过内部传阅系统使公司的相关人员在最短的时间内看到有关文件，项目秘书跟踪各信息落实处理情况。文件复印或传阅到各有关部门后，应及时向相关联部门或主管领导反馈信息。做到有收文、有处理、有执行、有检查、有反馈、有关闭，避免重要信息传达不到位处理不及时不到位的情况。文件内部传阅处理流程：文件收到或发出后，应及时进行传阅，如附件过厚，可仅传阅封面；传阅件应首先送至项目经理处，如项目经理外出，送至授权人处，由其安排相关的执行人或传阅人；如收到的文件有表示有明确的关联人员或部门，由文员可直接抄送至有关人员或部门，并注明“已抄送XXX”；已阅毕的文件必须在最后一栏签署；在每位传阅人手中传阅件停留不可超过半个工作日，如需保留，可自行复印或安排文员复印；传阅完毕后，文件由文员回收、保存，回收要有记录。对所有接到的文件，总包建立文件信息处理反馈台帐，秘书将与总包各部门进行文件跟踪，直到文件处理完成关闭，做到每一份文件都有处理跟踪责任工程师、每一份文件落实意见反馈给相应来文单位、每月对所有来文落实意见整理反馈给业主。对业主、监理及分包单位发出的文件，每一份都要及时处理，需要给予书面反馈意见的必须给予书面文件，不需要书面回复的，由部门负责人在文件信息处理跟踪表上签字确认。项目执行经理每日对文件进行处理落实执行情况进行检查反馈，项目经理每周对文件信息清单进行检查。8文件信息安全及保密项目部在文件传递及处理过程中应注意对文件的保密，避免文件信息的外泄。项目部的计算机系统应保持正常的系统回复程序。项目部定期及时进行文件信息的存档与备份，电子文档每季度刻录一次光盘。项目每季度向公司人事部报送一份接收和发出的文件信息目录清单，项目完工后，项目经理应安排将项目所有文件资料统一整理，包括纸质文件、电子文档，电子文档需要刻录成光盘保存，这些文件应在三个月内及时移交给公司档案室。9图纸管理流程所有施工图纸由技术部统一管理，在技术部设置专职图纸管理的工程师.图纸管理的流程如下：图纸管理流程阶段步骤质量要求责任人收发图纸第1步在每份图纸（包括传真件和复印件）上加盖收讫章和FILE章,编写收文档号在图标处文员技术工程师第2步复印图纸给各部门负责人（签收）内容清晰完整第3步将电子文件存档,发送给各部门负责人（不用签收）内容清晰完整第4步在图纸收发登记簿中登记数据登记齐全第5步请工程师填写图纸分配表归类明确第6步按图纸分配表复印若干份,发放给需图单位简洁第7步整理有效图纸清单和作废图纸清单档案员第8步将该图纸按出图单位归类存档内容清晰完整第9步在留言板上公布收到图纸的图号图名版次份数数据登记齐全第10步在图纸上作出修改和作废标志及时正确工程师10印章管理除项目章外，其余章均在公司通用，文件所盖的章必须集中盖在文件右上角，图纸所盖的章必须集中盖在图标处，且不得遮盖原图内容，收到图纸每一页必须盖收讫章。且不得遮盖原图内容。印章分