公司档案室规章管理制度

第第页公司档案室规章管理制度在现实社会中，各种制度频频显现，制度泛指以规定或运作模式，规范个体行动的一种社会结构。那么制度的格式，你掌握了吗？以下是我整理的最新公司档案室规章管理制度，欢迎大家共享。最新公司档案室规章管理制度1公司档案室规章管理制度（通用8篇）在社会一步步向前发展的今日，接触到制度的地方越来越多，制度是各种行政法规、章程、制度、公约的总称。制度到底怎么拟定才合适呢？以下是我收集整理的公司档案室规章管理制度（通用8篇），希望对大家有所帮忙。公司档案室规章管理制度1第一条为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，特订立本规定。第二条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作更改或因故离职时应将经办的文件料子向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。第三条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。第四条档案管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及票据齐全完整，密级档案必需保证安全。第五条归档范围：1、公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录（包含会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等）、决议、委任书、协议、合同、项目方案等具有参考价值的文件料子。2、本公司的请示与上级机关的批复以及对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司紧要活动的剪报、照片、录音、录像等。第六条档案的借阅与索取：1、借阅档案要认真填写《借阅档案登记薄》。2、借阅档案必需爱惜，保持乾净，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、誊录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必需由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档原因总经理办公室主任批准方可摘录和复制。3、归还档案时，档案管理人员要严格检查，如发现遗失、污损或随便涂改情况的，要追究借阅者责任，并及时报告公司主管领导。第七条档案的销毁：1、任何组织或个人非经允许无权随便销毁公司档案料子。2、若按规定需要销毁时，必需编制《档案销毁清册》，属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准核对清楚后方可销毁。3、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。公司档案室规章管理制度2第一条为加强档案信息管理，充分发挥档案信息的作用，有效保管和应用档案信息，订立本制度。第二条本制度所称档案信息是指工程建设活动中形成的各种技术的、商务的、综合的具有保管价值的文件、批件、标书、纪要、图纸、照片图片、测绘数据、视频、签证、信函、通知、报表等，包含纸质资料、电子版资料和多媒体资料等。第三条公司规划建设管理部负责工程类档案信息的收集、整理、报送、存档、应用及管理工作。第四条调度员、测绘员、施工管理员、监理工程师、招标单位、设计单位、施工单位和公司运行管理部门是档案信息资料的来源，负责相关资料的绘制、记录、编辑、修改、整理、装订、审核与报送工作。第五条各种档案信息资料应按要求分类编码保管，要注意防盗、防火、防潮、防尘、防失密，保持适当的通风。具体要求参照公司综合档案管理方法。第六条工程竣工图纸及相关资料应在归档的同时向生产运行相关部门及时供应。第七条旧管网改造时，由规划建设管理部进行现场测绘，及时绘制改造后的图纸并向相关部门供应。涉及调度地理信息系统数据更新的，应同步更新。第八条档案资料的借阅执行综合档案相关条款。第九条档案信息需要同时向综合管理部归档的，应按要求归档。第十条保管三年以上的工程类档案资料应移交综合管理部档案室统一保管，需要留存备用的可留复印件。第十一条未尽事宜执行综合管理部档案管理方法。第十二条本制度从二o一二年一月一日起执行。公司档案室规章管理制度3一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥当管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止料子损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特订立本管理方法。二、档案管理内容1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。4、员工离职档案：员工离岗包含员工与公司解除（停止）劳动关系，死亡等情形。三、档案相关规定1、基础管理1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。1.2员工入职前，人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保管。1.4当在职员工的基本资料有更改时（如学历更改、身份证号码更改、个人技术职称更改、婚姻情况更改等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件现场查验。1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的料子要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的料子必需认真辨别，保证料子的真实、文字清楚、手续齐备。料子须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保管原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保存该员工离岗8年止）。1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、乾净。1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。2、档案的查、借阅2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。2.4全部经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。3、查、借阅档案注意事项3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案料子。3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩罚。4、档案的销毁4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保管。四、订立、修订、废除与实施本管理方法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。公司档案室规章管理制度4一、档案的建立。1.1档案的建立按下列流程建立：收集——整理——分类——编号——登记——输入电脑——入柜——利用——检查1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。1.2.1房屋档案：包含本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等；1.2.2设备设施档案：包含各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许可证、年检合格证、维护和修理保养合同及维护和修理保养记录等；1.2.3业主档案：包含业主入住时所填写的“业主概况表”“业主公约”“入住契约”“前期服务协议”“接房登记表”等。1.2.4文秘档案：包含业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文件以及对本物业进行管理的各项规章制度等；1.2.5员工档案：包含员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职称证复印件、工作更改记录、奖惩记录等；1.2.6财务档案：包含各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维护和修理基金使用的预算、计划、业委会批准使用的文件等。1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。二、档案管理2.1为避开档案的损坏、遗失，使紧要档案能永久保管，而又方便常常使用，对使用频率较高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保管复印件。2.2档案管理要求：2.2.1进行标准化的档案管理。2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保管方法。2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。2.2.5坚持档案资料收集的系统化。2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部门分柜保管。2.2.7实行档案管理工作检查常常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行一次全面的检查。公司档案室规章管理制度5一、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特订立本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保管价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作更改或因故离职时应将经办的文件料子向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件料子的收集管理1、公司指定专人负责文件料子的管理。2、文件料子的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理批阅后归档。3、一项工作由几个部门参加办理的，在工作中形成的文件料子，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、紧要的会议料子，包含会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件料子。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件料子。6、本公司的大事记及反映本公司紧要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵从文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件料子种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件料子中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最终一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。5、档案文件料子应区别不同情况进行排列，密不行分的文件料子应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件料子依其形成规律或特点，应保持文件之间的紧密联系并进行系统的排列。6、檀卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清楚。五、档案管理人员职责1、依照有关规定做好文件料子的收集、整理、分类、归档等工作。2、依照归档范围、要求，将文件料子定时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必需严格保密，不准泄露档案料子内容，如发现遗失必需及时汇报，努力探求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制檀卷内容，如确有需要，必需经领导批准才略摘抄或复制。5、必需爱惜档案，保持乾净，不准在档案料子中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必需专人专用。7、用毕定时归还，如需延长借阅时间，必需通知档案管理人员另行办理续借手续。七、本制度即日起开始执行。公司档案室规章管理制度6一、文书档案归档制度1.各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、料子均属归档范围，交行政部统一管理。2.各部门形成的文件、料子由兼职档案员（各部门内勤）收集、审定、整理、立卷。3.归档的文件料子应齐全、完整、准确可靠（文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复）无缺页、破损现象。4.下发文件不但要在硬盘、软盘中保管留档，还应留有书面料子存档。5.凡归档的文件必需留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄录，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。6.紧要文件如部门需用可进行复印，但原件必需归档。7.机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。二、专职档案工作人员岗位责任制1.认真学习专业知识，贯彻执行《档案法》《档案法实施方法》，酷爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自发遵守档案工作各项规章制度。2.负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合“规范”要求。3.负责公司有关部门档案工作监督引导、业务培训工作。4.负责档案库房各项制度的落实。5.乐观供应档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作供应优质服务。三、兼职档案工作人员岗位责任制1.各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、料子的收集、整理、归档立卷工作。2.兼职档案人员要酷爱档案工作，熟识业务，工作认真负责，把好檀卷质量关，定时完成兼管档案的任务。3.兼职档案员应于次年2月末前，将整理好的档案向档案室移交。4.严格执行各项档案管理制度。5.接受本公司专职档案员的监督引导。努力学习档案业务知识，不绝提高业务水平。四、部门立卷制度1.凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保管价值的资料均属本部门立卷归档范围。2.各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。3.兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。五、档案保管制度1.各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。2.依照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。3.档案员对室藏档案料子要常常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案料子，要及时跟踪追还，防止丢失。4.库房要保持清洁卫生，温度要常常保持在14—24℃，相对湿度要保持在45—60%，防止危害档案的现象发生。5.档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。6.库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆不安全品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。六、档案保密规定1.档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。2.凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。3.查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件料子、无关人员不准进入档案室。4.本公司工作人员不准将文件、料子带进公共场合和其他场合，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。5.对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成肯定后果者要依据《保密法》的规定，严厉处理并追究其责任。七、档案借阅制度1.借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自发履行借阅手续。2.凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内定时归还。3.借阅人员对档案料子妥当保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。4.借阅人员未经领导批准，不得复印、抄录档案资料。5.档案管理人员对归还的借阅料子要认真进行检查，确认档案料子完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案料子，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。6.一旦发现档案料子在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。八、其他解释权归公司行政人事部。公司档案室规章管理制度71、局办公室是公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。2、一般性发文由办公室起草制发。业务性发文由具体负责该项目工作的科（股）室起草，局办公室负责审核把关，登记编号后报局长或局长授权的主管副局长签发。3、打印的文件初稿由起草文稿的单位进行校对后，由办公室印刷、装订、发放、存档。4、乐观推行办公自动化，除公文和较大型综合料子、外，一般性简单料子尽可能由各科室本身承当。5、凡需打印的料子，须经各业务主管局长同意，明确印制数量、完成时限后，交办公室主任转签微机室工作人员办理，并做好登记。微机室工作人员不直接接收需打印各种料子。6、收到上级机关或交办的公文，由办公室提出拟办看法，报局长批示，依照批示看法送有关领导或责任部门办理。7、办公室负责催办，做到紧急公文跟踪催办，紧要公文重点催办，一般公文定期催办。8、公文办理完毕后，由办公室依据《档案法》及其他有关规定，及时整理（立卷）、归档、个人不得保管应当归档的公文。9、办公室对上级机关和本机关下发的公文的贯彻落实情况进行督促检查并建立督查制度。10、文书人员在办公室主任的具体领导下，全面负责文秘工作。业务工作同时接受政府办、档案局的监督、引导和检查。11、收受文件后，一般性文件由办公室主任签批，紧要文件由主管常务副局长签批，然后按签批次序传递、承办。12、文件收受及传阅要及时，一般性文件两天之内必需传阅完毕，两天之后文件未传完时，文书可直接向传阅人催要。特殊急办文件，办公室必需那时候送达相关领导，及时落实。13、日常文件处理做到收、发、传、归及时准确科学有效。14、严把印信使用关，发文时必需由分管局长同意，然后由局长签批后才可打印并使用公章，平常使用公章，必需由办公室主任或分管常务副局长签字后方可使用，并做好公章使用登记，介绍信使用必需由办公室主任签批。15、文书要严格执行借阅，保密等项规章制度。16、除属名信外，公务信件均由文书拆阅，紧要信函，由主任或主管常务的副局长签转。17、一般业务性工作，各科自行建档保管，紧要档案需送办公室统一管理，办公室要将重点活动、事件、嘉奖等事宜自动进档，统一管理。18、年末文件归类做到科学及时、有序、各类卷分类科学，有利用价值。公司档案室规章管理制度8一.制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必需建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以帮助客户服务部以最便捷的方式供应以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度二.管理目标客户档案资料全面、准确、有效。三.适用范围客户档案资料的管理重要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般客户档案包含以下的资料：1.收集客户单位资料2.客户缴费记录包含各样应付之押金3.客户装修工程文件4.客户迁入时填具之资料5.客户资料增补6.客户联络资料7.紧急事故联络人的资料8.客户与管理处往来文件9.客户违规事项与欠费记录10.客户维护和修理记录11.客户投诉记录12.客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序四.注意事项1.及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。2.协调与客户之间的关系，加强横向沟通；3.做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进；4.接听客户投诉，解决客户投诉；5.接听客户工程报修电话，及时联系修复。最新公司档案室规章管理制度2一、总则1、为了规范公司档案管理，做好档案的保密及使用工作，特订立本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位、部门的档案管理。3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司订立明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格履行职责。3、公司档案依据其紧要性和保密程度分为a级和b级，档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料管理1、公司所属各部门必需设兼职的资料管理员，订立明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门依据部门资料性质结合公司档案管理制度，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必需依照公司管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项依照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能准确反映出卷内文件料子的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必需遵从文件料子形成的规律和特点，保持文件料子之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员依据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件料子依照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，紧要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨会议文件放在会议开幕年立卷；跨的规划放在第一年立卷；跨总结放在最终一年立卷。3、档案文件资料定时间次序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要肯定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目、计划总结类目、会议记录类目、财务类目、基建类目等）。2、公司档案大概分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：特别来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分司与员工的劳动合同和业务合同两种；（5）计划总结类：分计划及总结等；（6）会议纪要类：董事会议纪要等；（7）财务类：财务会计的凭证、报表、财务分析等；（8）基建类：公司基建项目的各种资料。（四）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将全部分类各级2名称及其代表数字编号，用肯定次序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、公司档案员负责对各部门文件料子的收集、整理，依照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要乐观搭配公司档案管理工作。四、归档及保管年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。（二）归档的同类文件资料在卷内应按保管期限分别装订，保管期限分为定期和永久。定期按文件料子的保持价值分为1年，5年。1、永久保管：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产全部权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保管的文书2、10年保管：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）其他经核定须保管10年的文书3、1年至5年保管：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保管5年的文书（3）员工与公司合同期满不在签约或解除之合约4、1年以下短时间保管：（1）结案后无长期保管必需者。（三）公司可依据实际情况拟订文件资料保管期限的增补规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案构成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，办理有关的审批手续。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应更改借阅登记，不得私自授受。（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人看法、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，依照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保管参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人看法、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，依照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，自动做好档案的供应利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，自动，准确，快速地为利用者供应档案资料。3、爱惜档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随便翻动。六、附则（一）在本制度框架下，公司各部门可依据实际情形订立更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报办公室备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；乐观开展档案的供应利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写料子，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意乾净，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能随手而得，避开盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。最新公司档案室规章管理制度3档案室规章管理制度第一章总则一、目的1、为加强本公司档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为公司发展服务,特订立本制度。2、公司档案,是指公司过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保管价值的各种文字、图标、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声象、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作更改或因故离职时应将经办的文件料子向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。4、紧要原始档案遵从“双人双控，共同管理”原则，由总经办统一管理。第二章档案归档二、文件料子的收集管理1、公司指定专人负责文件料子的管理。2、文件料子的收集由各部门或经办人员负责整理,交总经理批阅后归档。3、一项工作由几个部门参加办理的,在工作中形成的文件料子,由主办部门或人员收集,交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、紧要的会议料子,包含会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件料子。56、本公司的大事记及反映本公司紧要活动的剪报、照片、录音、7、工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造假、工程管理（更改、进度掌控、质量空hi）、工程验收、工程报批资料等。8、合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同。9、设备档案：公用系统、物料、仓库等辅佑襄助设备；生产部设备、工程部设备、qc部设备等。10、员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。11、供应商档案四、归档时间1、各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时（一个工作日）内到档案室办理归档手续。2、设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档。3、员工培训类资料按月归档，于每月25日之后至次月5日之前到档案室办理归档手续。4、计量类资料按半年归档，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续。5、供应商档案按每归档，于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续。6、记录文件，辅佑襄助记录半年归档一次，其他记录文件每年归档一次。7、批记录文件按月归档，于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续。8、未按要求及时归档而造成损失的，由当事人承当全部责任，并依据情节轻重予以相应处理。五、归档份数1、原件全部归档，并注明份数、出处。2、使用频繁的档案，各使用部门应复印留存自用。六、档案要求1、由档案室和各部门指定派一名专人负责归档事宜。2、对已经破损或模糊的文件必需先修复再归档。3、文件必需通过系统整理后再归档。4、文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档。5、檀卷封面,应逐项按规定用钢笔书写,字迹要工整、清楚。6、档案文件料子应区别不同情况进行排列,密不行分的文件料子应依序排列在一起,即批复在前,请示在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后；其它文件料子依其形成规律或特点,应保持文件之间的紧密联系并进行系统的排列。7、在归档的文件料子中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件,分别立在一起,不得分开,文电应合一归档。8、档案质量总的要求是:遵从文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,整。七、归档手续各类文件归档时，归档部门应填写《文件归档单》一式二份，由归档部门负责人和总经办审批，归档部门和档案室各留一份，以备查考。由档案员填写《文件归档登记簿》，贵当然和档案员共同签字确认。第三章档案的收集与整理八、档案的收集1、由各部门指派专人，每周一对其本部门需要归档的文件进行收集，并进行分类、排列、编目后移交档案室。2、由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集，再进9、归档的文件料子种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完行系统的、全面的整理。3、收集时要保证档案的质量，如不完整，需进行进一步的收集，对收集不全的档案，要做好记录。九、档案的整理1、档案采用按类别分类的方式，做到条理分明，便于保管和利用。2、档案严格依照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录方便日后检索。第四章档案建档十、分类梳理归档的资料，由档案员分类、编号、于文件归档的当天入库，并建立《档案明细台账》十一、档案专用章全部归档的复印件及归档原件产生的复印件，每页纸加盖蓝色档案专用章，加盖档案专用章的复印件视同原件使用，档案专用章置于档案室，由档案员保管。十二、档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章，编号手写，档案编号章置于档案室，由档案员保管，对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查。十三、检索目录全部归档文件，由档案员建立对应关系的电子版检索目录，并定期核对。十四、电子备份紧要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份，各归档资料如有电子版的也应一并建档备份。第五章档案使用和归还十五、档案使用1、文件复印：由使用人填写《档案复印件登记簿》，一般性文件经部门负责人批准，紧要文件同时报分管副总批准，由档案员复印、供应。2、借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写《档案借出登记簿》，经部门负责人批准，最长不超出十个工作日，紧要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的，由档案员跟催或办理重新借出手续。3、借阅原始文件：由使用人填写《档案借阅登记簿》，经部门负责人批准，于档案室订立的地方查阅，不得带离档案室，紧要文件及特殊情况同时报分管副总批准。4、外单位借出档案时，由使用人填写《档案借出登记簿》，须经总经理批准后方可使用。5、按规定审批，由当事人和档案员在相应登记簿上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现，对档案员处以200—1000元/人/件的罚款；造成损失的，由档案员全额承当，并依据情节轻重予以相应处理。十六、档案归还1、档案使用者应爱惜档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁。借出的各类档案文件在归还时，经检查无误后，应在《档案借出登记簿》登记，并由使用人和档案员分别签字确认。2、发生损坏、丢失的，对使用人处以200—100元/人/件的罚款；造成损失的，由使用人全部承当，并依据情节轻重予以相应处理。3、档案归还时内容发生更改的，使用人应及时知会档案员进行更新，以保持档案的准确性。十七、档案保管与检查1、公司各类应归档文件应集中于档案室管理，任何部门或个人不得私自保管，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承当，并依据情节轻重予以相应处理。2、每月末，由综合部负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案元共同对档案室的全部资料进行一次彻查，并填写《档案清查记录》。3、档案管理应账实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承当，并依据情节轻重予以相应处理。十八、档案的销毁1、对需要进行销毁处理的档案，由档案室填写《档案销毁申请表》，并制作《档案销毁清册》，包含：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属时代、保管期限及其数量和认真内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告，经相关部门负责人和总经理审核签字同意后，方可销毁。2、档案员进行档案销毁，qa和档案归档部门各指派一人进行监销，档案销毁须协同保卫部门共同处理。3、档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期，监销人员要在销毁清册上签字确认。十九、档案管理人员职责1、依照有关规定做好文件料子的收集、整理、分类、归档等工作。2、依照归档范围、要求,将文件料子定时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护公司档案的完整与安全。二十、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅,借阅者都要填写《借阅单》,报主管人员批准后,方可借阅,其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准,受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报总经理处理。3、必需严格保密,不准泄露档案料子内容,如发现遗失必需及时汇报,努力探求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制檀卷内容,如确有需要,必需经领导批准才略摘抄或复制。5、必需爱惜档案,保持乾净,不准在档案料子中写字、划线或作记号等。6、不准转借,必需专人专用。7、用毕定时归还,如需延长借阅时间,必需通知档案管理人员另行办理续借手续。杭化新料子综合管理部20xx年10月最新公司档案室规章管理制度4学校档案管理制度一、总则1、为了规范学校档案管理，特订立本制度。2、本制度适用于学校及所属各单位档案管理。3、本制度最终解释权归人资行政中心。二、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本学校过去和现在，在从事经营管理、教研活动、企业文化等活动中形成的对学校有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、学校设立档案室，隶属于行政部，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。学校订立明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必需严格履行职责。3、学校档案依据其紧要性和保密程度分为学校级和部门级，学校级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料管理1、学校所属各部门必需设兼职的资料管理员，订立明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与学校档案归口管理。2、各部门依据部门资料性质结合学校级档案管理方法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必需依照学校管理规定执行。三、档案分类（一）档案质量1、档案封面应逐项依照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清楚，封面题名应能准确反映出卷内文件料子的内容。2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3、档案必需遵从文件料子形成的规律和特点，保持文件料子之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员依据内容拟定标题。5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1、档案文件料子依照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，紧要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨会议文件放在会议开幕年立卷；跨的规划放在第一年立卷；跨总结放在最终一年立卷。3、档案文件资料定时间次序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1、档案各级分类应给予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要肯定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2、学校档案大概分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、学校章程等；（2）文件类：特别来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等（五）档案编号1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将全部分类各级名称及其代表数字编号，用肯定次序依次排列，以便查阅。2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必需，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3、学校档案员负责对各部门文件料子的收集、整理，依照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要乐观搭配学校档案管理工作。四、归档及保管年限（一）归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。（二）归档的同类文件资料在卷内应按保管期限分别装订，保管期限分为定期和永久。定期按文件料子的保持价值分为1年，5年。1、永久保管：（1）学校章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产全部权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）学校规章制度（10）其他经核定须永久保管的文书2、10年保管：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保管10年的文书3、1年至5年保管：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保管5年的文书4、1年以下短时间保管：（1）结案后无长期保管必需者。（三）学校可依据实际情况拟订文件资料保管期限的增补规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。（五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案构成后，要对档案做统一排列并编写档号。五、档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必需在学校借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经行政部主任批准。5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应更改借阅登记，不得私自授受。（二）销毁1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报学校负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、学校负责人看法、档案人签章、监销人签章、销毁时间。2、销前，依照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。3、保管期限已满但仍不能销毁的`档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保管参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。（三）移交1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报学校负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、学校负责人看法、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。2、移交前，依照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、档案室的任务是集中统一管理学校已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，自动做好档案的供应利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为学校各项工作服务的思想，自动，准确，快速地为利用者供应档案资料。3、爱惜档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随便翻动。六、附则（一）在本制度框架下，学校各部门可依据实际情形订立更为具体的实施细则，但不得与本制度发生冲突，经报行政部备案后，与本制度具有同等效力。（二）本制度自印发试行之日起执行。附表档案员职责1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管学校档案；乐观开展档案的供应利用工作；2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写料子，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。4、归档要注意乾净，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时全部资料都能随手而得，避开盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。最新公司档案室规章管理制度5第五章公司规章管理制度公司订立的规章制度是我们员工之间建立和谐的工作关系的关键，而这种和谐的工作关系对我们的顾客和管理者是特别紧要的。每位员工在每天的工作中严格遵守公司的规章制度，以确保我们拥有一个愉快友好的工作环境。一、员工素养要求1、爱岗敬业：忠于职守，顾全大局；听从公司调动；酷爱本职工作；加强事业心、责任感；能完成上级交办的各种任务。2、酷爱企业：保守公司机密，爱惜公司资产，珍惜经营成绩。3、遵章守制：遵守公司各项规章制度，严格按规范标准操作。4、工作状态：相互关怀、相互理解、相互敬重、相互协作、相互监督。5、道德准则：宁可公司吃亏，不让客户吃亏；宁可个人吃亏，不让公司吃亏。二、礼节礼仪规范及行为修养待客热诚友好，说话亲切不冷不热，举止稳重点方，办事礼貌谨慎。敬重本身、敬重他人，团结互助、诚信自律。接待客户时讲究语言艺术，时刻使用敬语“您、您好、请、感谢、对不起、再见”等。员工的标准笑容体现的是企业文化。亲切的微笑，优雅的举止，会使人感到不冷不热可亲，平易近人，微笑的神色也更使员工自身加强自信心。1、工作时间内按公司仪容仪表要求上岗，着装干净乾净，严禁穿暴露装、居家服（鞋）或各类奇装异服等影响正常办公服装上班，禁止公共区域吸烟。2、全部员工须保持头发整齐清洁，头发要常常梳洗；发型切勿标新立异，保持自然色泽。保持脸、颈及耳朵乾净干净。男员工不留胡须，女员工不得浓妆艳抹，可化职业妆。3、请使用普通话作为接待用语，在任何场合应使用文明语言，语气不冷不热，切忌粗声粗气。4、在接待公司内外人员时，应注视对方，微笑应答，大方得体，不卑不亢。5、办公室内接听私人电话力求简短，时间掌控在5分钟以内，严禁私人原因占用公司电话时间过长。6、接听电话应及时，一般铃响不应超出三声，如受话人不能接听，其他员工应自动接听，先说您好并报出公司