2024年公司会议室管理制度范本（二篇）

第4页共4页2024年公司会议室管理制度范本为提升会议举办之效率与质量，充分发挥会议室功能，创造优越的办公环境，以实现会议室管理的规范化与合理性，确保公司各类会议的顺利进行，现结合公司实际状况，特制定以下会议室管理规定。第一章管理部门及管理职责第一条公司的会议室由公司行政部统一管理，各项目会议室则由各项目行政部负责。第二条公司行政部的职责包括：(一)负责发布公司例会通知；(二)协调与安排会议室使用；(三)负责公司例会的物资准备；(四)负责公司例会的会议记录；(五)确保会议室的清洁卫生及设施完好。第三条例会结束后，应迅速起草会议纪要，并跟进上次例会的待办事项，及时发送至各部门经理及高管的邮箱。第二章会议室使用规定第四条为避免使用冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天向公司行政部提出申请，填写并提交会议室使用登记表，以便统一调度。第五条如遇紧急会议，需立即通知行政部，并在会后补办登记手续。第六条如遇公司紧急或重要会议，已预订会议室的部门需优先服从，部门间会议则需遵循重要性与紧急性优先原则协商解决。第七条申请使用会议室时，需明确设备需求、使用时间、参会人数以及会后与行政部交接的负责人等信息。第八条除非公司会议特别要求，否则一般会议不提供糕点、水果、茶水等物资。部门会议所需物资由各部门自行准备，紧急情况下，行政部可协助，但费用由各部门自行承担。第九条使用期间，应妥善使用并保持会议室的整洁，不得随意移动设备、家具，不得损坏设施。使用完毕后，需将所有移动过的设备、家具复原，关闭电源、空调，并通知行政部行政文员共同进行检查交接，如有视频设备使用，需设备管理员一同参与。第十条使用后，使用部门需负责清洁工作，并与行政文员、设备管理员共同完成检查交接，填写完毕的使用登记表交由行政部存档。第三章公司视频会议系统设备管理第十一条视频会议系统主要包括摄像头、话筒、服务器、专用电脑、显示设备、音箱设备等。第十二条视频会议系统设备为专用设备，仅限于视频会议使用，禁止挪作他用。第十三条公司总部与各项目、项目与项目间可进行会议对接，项目间对接需通知总部行政部，由其安排开启服务器终端。第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装非相关软件，系统管理员每周进行系统维护，包括防病毒和清理工作。第十五条视频会议系统参数已设定好，使用时不得随意调整。如遇设备问题，可联系行政部主管经理和系统管理员进行设备调整，专业维修则由行政部协调供应商进行。第十六条视频会议系统设备由指定专人管理与维护，非工作人员不得擅自使用。使用前，需提前通知行政部，会议当天使用部门负责人与系统管理员共同提前到主会场做准备，确保视频会议的正常使用。第十七条会议结束后，需关闭视频会议系统所有设备电源，避免不必要的损耗。第十八条由于视频会议的特殊性，使用过程中可能需要根据实际情况进行调整，如有建议或意见，请及时告知总部行政部，以便进行优化。第四章附则第二十条本规定自发布之日起生效。第二十一条未尽事宜，由公司行政部负责解释。会议室使用登记表日期：注：1.如需饮用开水和茶叶等，请自行准备。2.请勿随意使用非指定设备。3.请爱护设施，勿在桌椅上刻画或移动设备、家具。4.使用完毕后，请负责清洁，并与行政文员共同完成检查交接，填写完毕的登记表交由行政部存档。2024年公司会议室管理制度范本（二）为提升会议的组织效率与质量，充分发挥会议室功能，创造优质办公环境，实现会议室管理的规范化和合理化，确保公司各类会议的顺利进行，现结合公司实际状况，特制定以下会议室管理规定。第一章管理部门及管理职责第一条公司的会议室由公司行政部统一管理，各项目会议室则由各项目行政部负责。第二条公司行政部的职责包括：(一)负责发布公司例会的通知；(二)协调与安排会议室的使用；(三)负责公司例会的物资准备工作；(四)负责公司例会的会议记录；(五)确保会议室的清洁卫生及设施完好。第三条例会结束后，应立即起草会议纪要，并跟进上次例会的待办事项，及时将会议纪要及跟踪报告发送至各部门经理和高管的邮箱。第二章会议室使用规定第四条为避免使用冲突，各部门如需使用会议室，需提前一天向公司行政部提出申请，填写并提交会议室使用登记表，以便统一调度。第五条如遇紧急会议，需立即通知行政部，并在会后补办登记手续。第六条如遇公司紧急或重要会议，已预订会议室的部门需优先服从，部门间会议则按照重要性和紧急性原则协商解决。第七条申请使用会议室时，需明确设备需求、使用时间、参会人数以及会后与行政部交接的负责人等信息。第八条除特别要求，一般会议不提供糕点、水果、茶水等物资，部门会议所需由各部门自行准备，紧急情况下行政部可协助，但费用由各部门自行承担。第九条使用期间，应妥善使用和保持会议室的整洁，不得随意移动设备、家具，不得损坏设施。使用完毕后，需将所有移动过的设备、家具恢复原状，关闭电源、空调，并通知行政部行政文员进行交接检查。如涉及视频会议系统，需由设备管理员共同参与检查交接。第十条使用后，使用部门需负责清洁工作，并与行政文员、设备管理员共同完成交接，填写完毕的使用登记表交由行政部存档。第三章公司视频会议系统设备管理第十一条视频会议系统主要包括摄像头、话筒、服务器、专用电脑、显示设备、音箱设备等。第十二条视频会议系统设备为专用设备，仅限于视频会议使用，禁止挪作他用。第十三条公司总部与各项目、项目与项目间可进行会议对接，项目间对接需通知总部行政部，由其安排开启服务器终端。第十四条严禁在视频会议专用电脑上安装非相关软件，系统管理员每周进行常规维护，包括防病毒和系统清理。第十五条视频会议系统参数已设定，参会人员不得擅自更改。设备问题应及时联系行政部主管经理和系统管理员，专业维修则由行政部协调供应商处理。第十六条视频会议系统设备由指定专人管理维护，非工作人员不得随意操作。使用过程中如有建议或问题，应及时告知总部行政部。第十七条使用视频会议系统需提前通知行政部，会议当天使用部门负责人与系统管理员提前到主会场进行设备调试，确保会议顺利进行。第十八条会议结束后，需关闭设备电源，避免不必要的损耗。第十九条视频会议使用过程中可能需要根据实际情况进行调整，各部门如有建议或意见，请及时反馈给总部行政部，以便持续优化。第四章附则第二十条本规定自发布之日起生效。