建筑工地会议室管理制度

建筑工地会议室管理制度第一章总则

一、目的与依据

为确保建筑工地会议室使用效率，提高会议质量，加强会议组织与管理，根据相关法律法规及公司规章制度，特制定本会议室管理制度。

二、适用范围

本制度适用于建筑工地内所有会议室的管理与使用。

三、定义

1.会议室：指为满足会议需求而专门设置的场所，包括但不限于多功能厅、接待室、洽谈室等。

2.会议：指为研究、讨论、决策、协调、沟通等工作而组织的人员聚集活动。

3.会议主持人：指负责组织、主持和掌控会议进程的人员。

4.会议记录人：指负责记录会议内容、整理会议纪要的人员。

四、基本原则

1.合理安排，确保会议室资源得到充分利用。

2.高效有序，提高会议质量，缩短会议时间。

3.公平公正，遵循先申请、先使用的原则。

4.保密原则，会议内容涉及公司内部信息，参会人员应遵守保密规定。

五、责任主体

1.会议主持人：负责会议的组织、主持和掌控，确保会议目标的实现。

2.会议记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，并跟踪落实。

3.会议室管理部门：负责会议室的日常管理、维护和调配。

4.参会人员：按时参加会议，积极参与讨论，遵守会议纪律。

六、制度修订

本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以修订。修订方案由会议室管理部门提出，报公司领导审批后实施。

七、附则

本制度的解释权归建筑工地会议室管理部门所有。如有疑问，请向会议室管理部门咨询。

第二章会议流程

一、会议申请

1.参会部门或个人需提前向会议室管理部门提交会议申请，内容包括：会议主题、参会人员、会议时间、会议地点等。

2.会议申请须在会议召开前3个工作日提交，以便会议室管理部门进行统筹安排。

3.会议室管理部门收到申请后，应在2个工作日内回复申请人，确认会议室安排情况。

二、会议通知

1.会议主持人应在会议召开前1周向参会人员发送会议通知，内容包括：会议主题、时间、地点、议程等。

2.会议通知应明确参会人员范围，确保相关人员准时参会。

三、会议准备

1.会议主持人应根据会议主题和议程，提前准备相关材料，分发给参会人员。

2.会议记录人应准备好记录工具，如笔记本电脑、录音笔等。

3.会议室管理部门负责检查会议室设施设备，确保正常运行。

四、会议召开

1.会议主持人应按时召开会议，宣读会议议程，明确会议目标。

2.会议期间，会议主持人应引导参会人员围绕会议主题进行讨论，确保会议高效有序进行。

3.会议记录人要详细记录会议内容，包括讨论要点、决策结果等。

五、会议总结

1.会议结束后，会议主持人应对会议进行简要总结，强调会议成果和下一步工作要求。

2.会议记录人应根据会议内容，整理会议纪要，并在会议结束后2个工作日内发送给参会人员。

六、会议反馈

1.参会人员应就会议内容、组织等方面提出意见和建议，以利于会议质量的持续提升。

2.会议主持人或会议记录人应对参会人员的反馈进行汇总，并在必要时进行改进。

七、会议资料的归档

1.会议结束后，会议记录人应将会议纪要、相关材料等进行归档，以备查阅。

2.会议室管理部门负责对会议室使用情况进行记录，归档备查。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的编制与发布

1.会议纪要应准确反映会议内容，明确记录会议讨论的要点、决策结果、责任分配及行动计划。

2.会议记录人应在会议结束后尽快完成会议纪要的编制，并在规定时间内发送给所有参会人员及相关部门。

3.会议纪要的发布应确保及时性，以便参会人员和相关责任人迅速了解会议精神和具体要求。

二、任务分配与责任落实

1.会议纪要中应明确各项任务的责任人、完成时限和验收标准。

2.责任人应根据会议纪要的要求，制定具体实施方案，并按计划推进任务。

3.会议主持人或指定的人员应对任务执行情况进行跟踪监督，确保任务按时完成。

三、进度反馈与协调

1.责任人应定期向会议主持人或指定人员报告任务进度，遇到问题及时反馈，寻求协调解决。

2.会议主持人或指定人员应定期检查任务完成情况，对进度滞后或存在问题的事项进行重点督办。

3.对于跨部门协调的任务，会议室管理部门应协助沟通，确保任务顺利进行。

四、会议纪要的更新与归档

1.若会议决策内容有变更，会议记录人应及时更新会议纪要，并通知相关责任人。

2.会议纪要的最终版应在所有任务完成后进行更新，确保纪要内容的完整性和准确性。

3.更新后的会议纪要应再次发送给参会人员及相关部门，作为工作参考和归档。

五、跟踪落实的评价与改进

1.定期对会议纪要的跟踪落实情况进行评估，分析存在的问题和不足，提出改进措施。

2.建立会议纪要跟踪落实的长效机制，不断优化会议管理流程，提高工作效率。

3.鼓励参会人员对会议纪要的跟踪落实提出意见和建议，持续提升会议纪要的管理水平。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室预订采取先申请、先使用的原则，各部门或个人需提前向会议室管理部门提交预订申请。

2.预订申请应明确会议时间、会议室类型、参会人数等信息，以便会议室管理部门合理分配资源。

3.会议室管理部门应在收到申请后的2个工作日内完成审核，并及时通知申请人预订结果。

二、会议室使用规范

1.会议室使用期间，参会人员应保持室内整洁，爱护设施设备，遵守会议室相关规定。

2.严禁在会议室吸烟、进食，不得随意移动或损坏会议室内的设施设备。

3.会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，关闭电源、水源，确保门窗关闭。

三、会议室设施设备管理

1.会议室管理部门负责定期检查会议室设施设备，确保其正常运行。

2.如发现设施设备故障，应及时报修，并采取措施减少对会议的影响。

3.会议室管理部门可根据实际情况，对设施设备进行更新和优化，提升会议室使用体验。

四、会议室安全保障

1.会议室管理部门应制定安全措施，确保会议室使用期间的人身和财产安全。

2.会议室应配备必要的消防设施，并定期进行消防安全检查。

3.会议期间，如遇紧急情况，参会人员应立即采取措施，并报告会议室管理部门。

五、会议室清洁与维护

1.会议室管理部门应定期对会议室进行清洁和消毒，保持室内环境整洁卫生。

2.会议室清洁工作应在会议结束后进行，确保下次会议使用时环境良好。

3.对于特殊需求的会议室，如贵宾接待室等，应加强日常维护和管理，提升会议室形象。

六、会议室使用情况的监督与评估

1.会议室管理部门应定期对会议室使用情况进行监督与评估，分析存在的问题，并提出改进措施。

2.鼓励各部门或个人对会议室管理提出意见和建议，共同提升会议室管理水平。

3.定期对会议室管理规定进行修订，以适应不断变化的会议室使用需求。

第五章附则

一、本制度