商场会议安全管理制度

商场会议安全管理制度第一章总则

为确保商场会议的有序进行，提高会议效率，保障会议安全，特制定本商场会议安全管理制度（以下简称“制度”）。本制度适用于商场内所有会议的组织、召开及管理。

一、会议目的

1.商场会议旨在传达政策、研究工作、解决问题、促进沟通、提高工作效率。

2.会议应遵循务实、高效、节俭的原则，注重会议质量，减少不必要会议。

二、会议类别

1.定期会议：按照规定的时间、周期召开的会议，如周例会、月度总结会等。

2.临时会议：因工作需要临时召集的会议。

三、参会人员

1.会议主持人：负责组织、主持、控制会议进程，确保会议达到预期目的。

2.与会人员：参加会议的人员，应按时到场，积极参与讨论，遵守会议纪律。

3.记录人：负责记录会议内容，整理会议纪要，确保会议记录的准确性。

四、会议组织与管理

1.会议的召开、变更、取消由会议主持人负责。

2.会议组织者应提前通知与会人员会议时间、地点、议程等相关信息。

3.会议组织者应确保会议室设施设备完好，保障会议安全。

五、会议纪律

1.与会人员应按时到场，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假。

2.会议期间，与会人员应关闭手机或调至静音状态，保持会场安静。

3.会议内容涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息，与会人员应严格保密。

六、本制度的解释权归商场管理部门所有，自发布之日起施行。如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充。各部门应严格遵守本制度，共同维护会议安全、提高会议效率。

第二章会议流程

为确保会议的顺利进行，提高会议效率，明确会议各环节的责任和要求，特制定以下会议流程。

一、会议筹备

1.确定会议主题和目的：会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目的，确保会议的必要性和实效性。

2.制定会议议程：会议组织者应根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，包括会议议题、时间安排、发言人等。

3.确定与会人员：会议组织者应根据会议内容，邀请相关人员参会，并提前通知与会人员会议时间、地点、议程等信息。

4.通知与提醒：会议组织者应通过电话、短信、邮件等方式，提前通知与会人员，并在会议开始前进行提醒。

5.准备会议材料：会议组织者应提前准备好会议所需的材料，包括会议议程、相关文件、报告等，并在会议开始前分发给与会人员。

6.会议室布置：会议组织者应确保会议室设施设备完好，座位安排合理，环境整洁，保障会议的顺利进行。

二、会议召开

1.会议签到：会议开始前，与会人员应进行签到，会议组织者应统计参会人员，确保会议的出勤率。

2.会议主持人开场：会议主持人应简要介绍会议主题、目的、议程等内容，明确会议纪律和要求。

3.会议议题讨论：根据会议议程，依次进行议题讨论。发言人应提前准备好发言内容，其他与会人员可就议题展开讨论。

4.会议决策：会议主持人应根据讨论情况，引导与会人员达成共识，形成决策。

5.会议总结：会议主持人应对会议讨论情况进行总结，明确下一步工作计划和责任分工。

三、会议结束

1.会议记录：会议记录人应详细记录会议内容，包括议题讨论、决策结果、工作计划等。

2.会议纪要：会议结束后，会议记录人应整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给与会人员。

3.会议反馈：与会人员应对会议纪要进行认真阅读，如有异议，应及时向会议主持人反馈。

4.会议资料的归档：会议组织者应将会议纪要、相关文件等资料进行归档，以备查阅。

四、会议后续工作

1.跟进落实：会议组织者应跟踪督促会议决策的执行情况，确保工作落实。

2.评估与改进：会议组织者应定期对会议效果进行评估，根据实际情况调整会议流程，提高会议效率。

3.沟通与协调：会议组织者应加强与与会人员的沟通与协调，确保会议决策的顺利实施。

第三章会议纪要的跟踪落实

为确保会议决策的有效执行，加强对会议内容的跟进与管理，提高工作落实效率，本章对会议纪要的跟踪落实进行详细规定。

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，记录人应在24小时内完成会议纪要的整理，确保内容准确、完整。

2.会议纪要应包括会议时间、地点、主持人、与会人员、讨论议题、决策结果、责任人和完成时限等。

3.会议纪要经会议主持人审核无误后，应在48小时内通过邮件、企业内部通讯平台等方式发送给所有与会人员。

二、会议纪要的阅读与反馈

1.与会人员应在收到会议纪要后的2个工作日内认真阅读，并对涉及自身工作的内容进行确认。

2.如与会人员对会议纪要内容有异议或疑问，应在2个工作日内向会议主持人提出反馈，以便及时澄清和调整。

三、会议决策的执行与跟踪

1.会议纪要中明确的任务和责任人，应按照规定的时间节点推进实施。

2.会议组织者或指定专人负责跟踪会议决策的执行情况，定期了解进展，协调解决实施过程中遇到的问题。

3.对于重要会议决策，会议组织者应建立专项跟进机制，确保工作落实。

四、会议纪要的归档与管理

1.会议纪要应按照档案管理规定进行归档，便于日后查阅。

2.会议组织者应定期对会议纪要进行整理，对已完成任务进行标注，对未完成或进展缓慢的任务进行重点关注。

五、会议纪要的评估与改进

1.会议组织者应定期对会议纪要的执行情况进行评估，总结经验教训，为今后会议提供参考。

2.根据评估结果，会议组织者应调整和优化会议流程、决策执行机制，以提高会议纪要的落实效果。

六、会议纪要的公开与透明

1.会议纪要的内容应保持公开、透明，鼓励与会人员积极参与决策执行过程，提高工作协同效率。

2.对于涉及公司机密或个人隐私的内容，会议组织者应严格按照相关规定进行保密管理。

第四章会议室管理规定

为保障会议室资源的高效利用，创造良好的会议环境，确保会议的顺利进行，特制定以下会议室管理规定。

一、会议室预订

1.会议室预订采用预约制度，由会议组织者提前向行政部门或指定的会议室管理人员进行预订。

2.预订时应提供会议时间、参会人数、会议类型等信息，以便安排合适的会议室和设施。

3.会议室预订需提前至少一天，紧急会议需临时预订时，应尽量与当前使用会议室的部门进行协调。

二、会议室使用

1.会议室使用应严格按照预订时间进行，会议开始前，会议组织者应确保会议室整洁、设备正常运行。

2.会议期间，与会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定，保持安静，不随意移动设备。

3.会议结束后，会议组织者应负责检查会议室，确保设备关闭、门窗关闭，并清理会议产生的垃圾。

三、会议室设施管理

1.会议室管理人员应定期对会议室设施进行检查、维护，确保设备处于良好状态。

2.如会议室设施在会议期间出现故障，会议组织者应及时联系管理人员进行维修或更换。

3.会议室应配备必要的会议用品，如投影仪、白板、笔纸等，并定期补充。

四、会议室清洁与维护

1.会议室清洁工作由指定的工作人员负责，定期进行打扫，保持会议室的整洁卫生。

2.会议结束后，会议组织者应配合清洁工作人员，做好会议室的清理工作。

3.对于违反会议室使用规定，造成设施损坏或污染的行为，应追究相关责任人的责任。

五、会议室安全

1.会议室使用期间，应确保消防通道畅通，消防设施完好。

2.会议组织者应了解会议室的安全疏散路线，并在会议开始时向与会人员说明。

3.如遇紧急情况，会议组织者应立即采取措施，组织与会人员有序疏散。

六、会议室预订与使用的监督

1.行政部门或会议室管理人员应建立会议室预订和使用记录，定期对会议室使用情况进行检查。

2.对于违反规定的行为，应进行记录并视情况给予相应处罚，以保证会议室管理规定的执行力度。

3.鼓励各部门合理使用会议室资源，提高会议室利用效率，减少资源浪费。

第五章附则

为确保本商场会议安全管理制度的有效实施，特制定以下附则：

一、本制度的解释权归商场管理部门所有