2024年办公室档案管理制度（三篇）

第4页共4页2024年办公室档案管理制度为了增强医院办公室档案管理的科学性，确保档案内容的系统性和完整性，特结合当前实际情况，制定本管理制度。一、立卷与归档（聘请县级相关部门专职人员）1.各部门需高度重视日常文件的收集与整理工作，将其作为部门的重要职责之一，并严格执行。2.办公室负责统一整理、立卷及归档各类文件材料。在此过程中，办公室需对各部门的文件立卷工作进行必要的监督与指导，并妥善接收并归档应归档的文件案卷。3.立卷归档的文件范围包括但不限于：工作活动中产生的、已办理完毕且具有查考利用价值的各类文件（如收文、发文、内部文件、会议文件、文件汇编、簿册、图表、出版物原稿及磁盘等）。4.立卷时应遵循文件的自然形成规律，保持文件间的历史联系，并根据文件的保存价值进行区分，以便于档案的保管与利用。5.立卷方法：按年度：将文件按其形成或针对的年度进行分类。按级别：根据文件的重要性，将其分为公文和一般文件。按问题：将文件按其内容所反映的问题进行分类。按保管期限：根据文件的不同保存价值，将其分为永久、长期（____年至____年）和短期（____年以下）三种期限进行归档。6.文件组合原则：法规性文件（如制度、办法、条例、规定等）一般按单一问题组合，相关请示与批复、转发件与原件应组合在一起。会议文件应单独组合。统计、报表、名册等表格文件应组合在一起。工作计划、总结等文件可按部门或社团名称组合。特殊性文件材料根据具体情况进行组合。7.档案袋内文件的排列需根据文件性质进行有序排列，确保文件的系统性与完整性。8.文件归档份数根据文件的重要性和使用频率确定，一般为____份，重要及常用文件可归档____份或____份。无保存价值的重复文件需办理销毁手续。9.归档时间：各部门应在活动结束后一周内，将应立卷归档的文件整理完毕并移交给办公室。10.归档文件案卷需满足以下要求：文件齐全完整；案卷内包含文件目录、编件号、页号及案卷封面，且填写规范、字迹清晰；档案袋名称应准确反映卷内文件内容与成分。11.案卷文件需一式两份保存，一份为纸质文档，另一份为电子文档并存储于办公室。二、档案的管理与利用12.办公室需按照校研究生会关于档案管理的规定，对各类档案进行分类整理、保管，并编制检索目录，以便档案的借阅利用与统计。13.经鉴定失去保存价值的档案，需经分管领导批准后，按程序进行销毁。14.办公室在档案管理中应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，定期检查防护设施与档案保管状况，对破损档案进行修补或复制，确保档案的安全与完整。15.档案利用需按规定办理审批手续与登记表，用完后应及时归还。16.借用档案人员需爱护档案，保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还时，办公室人员需仔细检查档案状况，发现问题及时报告处理。17.办公室工作人员应热情接待档案利用人员，认真负责地提供档案服务，并填写好查阅档案登记表。18.平时需注意收集、整理文件材料，保持其来源、时间、内容等方面的联系。如有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件存档。19.严格遵守保密规定，确保文件、材料的安全。2024年办公室档案管理制度（二）为增强办公室档案管理的科学性，确保档案资料的体系化及完整性，特结合当前实际情况，制定本规章制度。一、立卷与归档1.文件收集与整理条款一：各科室需在日常工作中，严谨细致地完成文件的收集与整理工作。此项任务为各科室职责所在，务必予以重视并认真执行。2.整理立卷与归档职责条款二：办公室承担各类文件材料的整理立卷与归档工作，并负责对各科室的文件立卷过程进行监督和指导。同时，办公室负责接收并归档各科室应归档的文件案卷。3.立卷方法条款三：文件的分类遵循分年度、分级别、分问题、分保管期限的原则进行立卷。分年度：按文件形成或针对的年度进行划分。分级别：依据文件的重要性，区分为公文与一般文件。分问题：按文件内容所反映的问题进行分类。分期限：依据文件的保存价值，将其归入不同的保管期限类别。4.文件组合条款四：文件组合应遵循以下基本方法：法规性文件（如制度、办法、条例、规定等）通常按单一问题组合，同一问题的请示与批复、转发件与原件应合并处理。会议文件应独立组合。统计、报表、名册等表格文件应集中组合。工作计划、总结等文件，可按科室或社团名称进行组合。特殊性文件材料，视具体情况灵活组合。5.档案袋内文件排列条款五：档案袋内文件的排列需根据文件性质及内容，遵循一定的逻辑顺序。例如，章程、批文应置于计划、总结之前；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中的结论性材料先于依据性材料。其他文件则按重要程度或形成时间进行排序。6.文件归档份数条款六：文件归档份数一般为一份，对于重要或常用文件，可适当增加至两份或三份。7.归档文件案卷要求条款七：科室移交归档的文件案卷需满足以下条件：文件齐全、完整。每个案卷需填写完整的案卷文件目录、编件号、页号及案卷封面，使用中性笔或钢笔书写，字迹需工整、清晰。档案袋名称应准确反映卷内文件内容，文字简练通顺，结构完整。二、档案的管理与利用8.档案管理条款八：办公室需按照档案管理规范，对存放的各类档案进行分类整理、分类保管，并编制检索目录，以便于档案的借阅利用及统计工作。9.档案销毁条款九：经鉴定确认失去保存价值的档案，需经分管领导批准后，方可按程序进行销毁。10.档案保护条款十：办公室应坚持“以防为主，防治结合”的原则，定期检查防护设施及档案保管状况。对于破损、字迹褪色、纸张变色的档案，需制定计划进行修补或复制，以确保档案的安全与完整。11.档案利用条款十一：利用档案需按规定办理审批手续并填写相关登记表。档案用完后应及时归还。12.档案借用规范条款十二：借用档案人员需爱护档案，确保档案的安全与保密。严禁擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印或转借档案。13.保密工作条款十三：应强化文件、材料的保密工作，确保信息安全。14.档案检查与清点条款十四：每半年需对档案进行全面检查与清点，及时发现问题并妥善处理。2024年办公室档案管理制度（三）一、档案登记与统计1.需及时对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用、销毁以及档案工作人员、机构、经费、库房、设备等情况进行详细登记。每年需对各方面进行全面统计，并编制年度报表。2.严格执行国家和系统内规定的统计计量单位和报表格式，确保数字准确无误，字迹清晰工整，严禁潦草和涂改，以实现档案统计工作的标准化。3.档案工作人员应增强档案统计工作的责任感和使命感，建立并遵循科学的档案统计工作制度。二、档案库房管理1.档案库房门窗应坚固可靠，使用后需及时关闭并上锁。库房钥匙应专门保管，不得随身携带。2.非库房工作人员不得擅自进入库房，因工作需要进入时，必须有库房工作人员陪同。3.库房应配备完善的“六防”设施（防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防强光），严禁在库房内吸烟或存放易燃物品及其他与档案无关的物品。4.库房内档案橱具应排列整齐合理，保持室内清洁卫生，需定期进行打扫和擦拭。5.做好室内外温湿度的记录工作，并适时进行除湿、降温等处理。三、文书立卷归档1.实行由文书部门或业务部门立卷归档的制度，这是提高案卷质量的重要措施。文书立卷归档工作是文书处理的重要环节，其质量直接影响案卷质量，因此文书人员必须认真执行。2.本校党、政、工、团等各职能科室均为立卷单位，需承担相应的立卷责任。3.各立卷单位应指定专人负责本科室的立卷工作，并纳入部门工作范围。科室领导需加强对立卷工作的领导。4.凡本校在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应由立卷单位进行整理、立卷。各级领导人和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门整理立卷，严禁私自保存应立卷的文件材料。立卷人员需及时整理文件材料，防止散失。如遇文件材料短缺或承办手续不完备等情况，应及时补办，确保文件材料的准确、完整。5.各部门立卷归档的文件材料以本部门形成的为主，同时包括与本部门工作有直接关系的上下级来文。本校党委和行政形成的文件及上级来文分别由校长办公室立卷。6.文书立卷归档的具体要求包括：立卷前需统一核对本部门一年内形成的文件材料，确保归档材料齐全、完整。保持文件材料之间的内在联系，区分保存价值，分类整理立卷。按年度分开文件，不同年度的文件不得混立。年度工作计划和本年度总结应放在本年度文件内，长远规划放在所针对的开头一年；连续几年的工作总结放在所针对的最后一年；跨年度的文件归于结束的年代。按级别分开立卷，但上级对本校的批复、批转文件和本校对下级的批复、批转文件应在本校卷内，本校文件材料在前，上下级文件材料在后；其余按上下级文件分开立卷。按内容分开立卷，将一个问题、一项工作、一次会议、一个案件所形成的文件材料作为有联系的整体立卷。按永久、长期、短期三种保管期限分开立卷。卷内文件需按一定规律排列，保持文件之间的联系，使卷内文件系统化地反映问题。排列完毕的文件材料需拆去金属订物，在右上角用铅笔编写页号；正反两面都有文字或图表的文件材料需两面都编页号，反面编在左上角，并填写好卷内目录。案卷标题需简明确切，正确反映卷内文件主要内容。各立卷单位负责草拟案卷标题并划定保管期限，由综合档案室统一填写。各立卷单位需按各类档案的具体要求于每月月底向综合档案室移交档案。文书档案需在下一年的规定时间前移交完毕并履行移交手续。7.综合档案室负责督促、检查和业务指导各部门做好文书立卷工