体系建立运行中的有关问题

体系建立运行中的有关问题体系建立/运行中需注意的问题

主要内容一、体系建立中的问题二、体系运行中的问题三、体系内审和评审中的问题四、保持和持续改进的问题北京中油健康安全环境认证中心1、培训力度不够表现：部分公司最高管理层对标准和文件了解甚少；部分机关管理人员对体系文件内容不清楚；有些基层操作人员对建立运行体系认识不高；对策：领导支持，加大培训管理力度；强化机关管理人员和基层骨干培训；强调基层员工参与危害、环境因素识别、评价及措施制定；强化培训的针对性和培训的实际效果；一、体系建立中的问题北京中油健康安全环境认证中心2、初始状态评审有待深化表现：未全面、系统的分析公司现有危害和环境影响；对策：建立体系前按照生产流程和相关工艺识别风险与环境因素，进行初始状态评审，形成书面评审报告。一、体系建立中的问题北京中油健康安全环境认证中心3、方针、目标缺乏针对性表现：口号、形式化；目标制定未结合重大风险与重要环境因素的评价结果；目标无针对性，可以量化、分解的未量化分解；对策：结合标准和公司实际，制定方针目标；对目标进行分解，对指标进行考核，形成管理系统；至少管理评审时要评审目标完成情况。建立年度目标、承诺的评审制度，并认真履行。特殊情况下（事故、投诉）应重新评审目标的可行性和充分性一、体系建立中的问题北京中油健康安全环境认证中心4、体系文件总体设计有待改进表现：管理手册未清楚的阐述各要素的控制内容；手册中的职能与程序文件中职能不一致；缺少必要的程序文件；特别是过程控制、合规性评价程序程序文件或作业文件的规定缺少操作性；对策：合理界定部门管理职能；必要时领导参与决策补充必要的程序文件；（特别是与重大因素有关的活动）通过体系运行、内审发现文件问题，及时修改；运用信息交流机制，加强不同层次的信息流通一、体系建立中的问题北京中油健康安全环境认证中心5、体系融合的设计缺陷表现：（QMS、EMS、HSE、OHSMS）

文件结构不清；母体要素考虑较全，融合要素被忽略；管理手册和程序文件目录中缺少各体系要素的对照表；管理手册中缺少部门职能分配表；管理手册中缺少程序文件、记录一览表；共用程序文件中未覆盖各标准的控制要求；对策：结合企业实际，谨慎融合；建立骨干班子，认真研究各标准的差异；管理手册单独设置（H/O/E为一，Q为一），程序文件合一一、体系建立中的问题北京中油健康安全环境认证中心一、体系建立中的问题6、未能有效地界定管理体系包括的范围管理体系的适用范围应形成文件，或单独存在，或描述在手册中范围应包括：1、公司的主营业务活动－即认证的范围2、体系覆盖的部门3、体系覆盖的场所或活动北京中油健康安全环境认证中心二、体系运行中的问题1、体系管理力量薄弱

表现：建立体系时领导非常重视，之后体系管理力量削弱；安全环保部门人员少，日常工作量大，平时很难抽出时间研究体系；体系管理人员缺乏继续培训；基层管理人员的能力有待提高对策：体系管理需要领导长期强有力的支持；明确专人，明确责任，明确工作重点；创造机会，使体系管理人员不断得到深化培训。建立机制，定期走访基层，指导体系运行。北京中油健康安全环境认证中心2、体系运行缺乏总体计划表现：公司年度工作安排中无体系管理的具体要求或安排；无年度体系管理计划，无阶段性的工作重点；部分公司的主要活动还是遵循旧的管理模式；认证后领导过问的比较少。对策：制定年度体系管理工作计划，提出内审、管理评审、文件修订等工作安排；公司主要活动的依据，应与体系联系起来，通过评价、策划、计划等手段进行管理。（如检查应纳入体系－集团公司要求）管代应履行职责，定期检查体系运行的情况，收集体系信息二、体系运行中的问题北京中油健康安全环境认证中心3、体系管理和日常管理脱节现象：内审、管理评审只是为完成任务；体系文件之外还有许多孤立的管理规定；日常安全检查未与体系运行监督融为一体；对策：完善体系文件；将有关规定、办法纳入体系，统一管理；克服传统观念，真正树立系统化、文件化、规范化的管理理念二、体系运行中的问题北京中油健康安全环境认证中心4、识别与评价工作有待提高现象：对个别项目、重点项目、作业现场的识别有缺陷。对作业活动周边影响和相关方关注不足。个别的危险危害、环境因素评价不合理。对策：加强对作业现场的识别和控制该评价的项目必须评价（法律法规有要求）识别和评价注重员工的参与和交流，关注不同作业的特点，从工序出发开展识别，避免闭门造车二、体系运行中的问题北京中油健康安全环境认证中心5、两书的针对性有待增强现象：基层作业单位没有指导书，个别指导书还具有浓浓的油墨味道；两书的核心内容不突出——危害识别、评价、控制措施；基层员工学习、执行有差距；对策：有针对性地编制现场作业计划书。抓好现场的实施；加大对基层员工两书一表的培训和执行力度的跟踪二、体系运行中的问题北京中油健康安全环境认证中心6、应急计划和应急演习不全面

现象：应急管理系统不完善；应急职责交叉、协调性较差；应急预案中未包括所有的突发事件；与评价结果不对应；应急演习走过场；应急物资储备不到位；对策：强化应急预案编制、审批；认真组织培训和演习。重要活动前必须进行演练二、体系运行中的问题北京中油健康安全环境认证中心7、管理力度和整体推动有所减弱现象：撤消管理人员走向基层的时间少过程控制的力度和规模减弱对机关内部的管理放松对策：加强体系管理部门和监督部门的力量，投入一定的物力财力，改善管理部门的条件（生活、待遇）制定政策，使体系走向基层，管理人员面向基层加大体系的考核，实实在在的检查，落实考核规定定期对机关管理部门进行专项审核，夯实管理部门的体系运行。二、体系运行中的问题北京中油健康安全环境认证中心二、体系运行中的问题8、信息不畅通体系运行中，没有关于运行效果或完善意见的信息；基层单位发现问题不反馈，静静等待；主管部门的发现意识相对薄弱缺少信息流通机制建议：建立信息管理机制，制定鼓励政策定期走访基层，落实实施效果通过工作例会，收集运行信息北京中油健康安全环境认证中心二、体系运行中的问题9、现场管理滑坡认证初期现场的运行基本具备条件，但随着时间的推移，管理开始放松，主要表现：1、现场乱，垃圾、油污、粉尘、污水、废弃物排放不按规定运行；2、员工的意识开始淡薄，对于体系管理和运行态度不一3、培训流于形式，所谓教育只是水过地皮湿。建议：强化领导者责任，这不只是政绩，也是业绩。强化操作者的行为，安全、环保、健康对于每个人都是生命的责任所在建立长效机制，抑制不良倾向，树立良好典范。北京中油健康安全环境认证中心三、体系内审和评审中的问题1、内审员素质有待提高现象：对标准、对体系文件了解不深；缺乏审核经验和技巧；内审员的敬业精神和责任心欠缺；对策：提供学习、锻炼的时间和机会；选拔懂业务、懂管理、敢负责的内审员；各级领导（包括受审核部门）支持理解；北京中油健康安全环境认证中心2、内审质量有待提高现象：检查表中审核内容不明确；审核记录与审核内容不对应；审核记录空项或随意填写；审核记录无可追朔性；审核报告不能充分反映体系有效性和存在的主要问题；对策：同1、内审员素质有待提高；建立对内审员的聘用、奖励、约束机制；三、体系内审和评审中的问题北京中油健康安全环境认证中心3、问题整改不彻底现象：对不符合项未深入分析原因；采取的措施与原因不对应；整改效果验证（关闭）不认真；对策：正确对待不符合和各类问题；认真、负责的分析原因；体系管理部门对整改效果严格把关；制定预防措施，防止类似问题再次发生三、体系内审和评审中的问题北京中油健康安全环境认证中心4、管理评审应注重持续改进现象：各部门发言仅限于工作成绩汇报；体系运行中的重大问题未客观反映；资源配置、风险管理、应急反应等标准要求的关键评审点未评审；对策：一把手重视；会前提出评审重点及要求；通过管理评审解决体系运行中较大问题；体现持续改进，提出下一阶段管理目标；三、体系内审和评审中的问题北京中油健康安全环境认证中心5、证后的管理有所放松现象：各别单位体系运行存在突击做法目标和指标的制定还是认证时期的文件体系的持续改进在主要方面没有改进文件和资料的管理杂乱不清各别单位领导的重视程度有所下降对策：坚持体系管理，突破旧的管理模式，改进管理理念结合单位实际和重要的目标，制定方案并落实各级领导坚持长久的体系思想，摆正获证的目的加强文件和法规的控制和管理从不同的方面（人力、技术、方法、投入、治理）加以改进，以提高整体的绩效。三、体系内审和评审中的问题四、保持和持续改进的问题

1、领导重视、常抓不懈领导重视、常抓不懈是体系持续改进的关键。重视应至少体现在以下几个方面：保证有一定数量的体系管理人员和骨干；体系管理人员有足够的权力行使管理监督职能；体系管理人员和骨干有机会得到深化培训；增强保持运行的理念，在不同的场合、会议强调管理和运行的重要性。投入相应的资源。2、完善体系文件体系文件的质量（符合性、可操作性）直接决定体系运行质量：内审和日常运行发现文件中的问题应很好的研究；文件应定期评审，不断修改完善；将日常管理的一些规定、办法纳入体系文件，作为体系活动的一部分；四、保持和持续改进的问题

3、解决体系运行中存在的问题及时发现和解决体系运行中存在的问题是体系持续有效运行的关键：及时发现问题，不能回避；