会议与会议纪要制度

会议与会议纪要制度第一章总则第一条目的和依据为规范公司内部会议的组织与进行，提高会议效率和决策质量，订立本制度。本制度依据公司章程及相关法律法规，适用于公司内部全部会议的组织、召开、记录和报告工作。第二条适用范围本制度适用于公司内部全部会议，包含但不限于董事会、股东大会、高层管理睬议、部门会议、项目组会议等。第三条定义和解释会议：指公司内部进行集体讨论、决策和沟通的活动。召集人：指会议的组织者，负责召集会议并确定议题和会议时间地方。主持人：指会议主持人，负责会议的组织和引导，维持会议纪律。参会人员：指被邀请参加会议的人员。会议记录人：指负责会议记录的人员。第二章会议的组织与召开第四条会议召集会议的召集应提前至少3个工作日，由召集人通过公司内部通信工具或书面通知参会人员。召集人应明确会议的目的、议题、时间、地方和参会人员，并提前向参会人员供应相关料子和资料。在特殊情况下，如紧急会议，召集人可依据实际情况进行相应调整，但应尽量提前通知参会人员。第五条会议议题会议议题应与会议目的相关，并在会议召集之前确定。参会人员可向召集人提出议题，并供应相关料子和资料以供参考。召集人应依据会议目的和议题订立会议日程，确保会议的时间布置合理和议题得到充分讨论。第六条会议准备会议准备工作包含但不限于会议料子的准备、会议室的布置和设备的检查。召集人应确保会议料子准确完整，并提前向参会人员发送。会议室应保持乾净、安静，设备应正常运行，确保会议顺利进行。第七条会议记录和纪要每次会议应有专人担负会议记录人，负责记录会议的讨论内容和决策结果。会议记录应准确、完整，并在会议结束后及时整理、归档。会议纪要应包含会议的时间、地方、参会人员、议题、讨论内容、决策结果、行动计划等信息。第八条会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或中途离席。参会人员应敬重会议主持人和其他人员发言权，不得相互打断和干扰。参会人员应遵守会议纪律，不得散布谣言、泄露机密和谩骂他人。第三章会议纪要的处理和报告第九条会议纪要的处理会议记录人应在会议结束后尽快整理睬议纪要，并确保准确无误。会议纪要应由主持人和会议记录人共同核对和批准，确保内容准确反映会议讨论和决策结果。会议纪要应在3个工作日内通过公司内部通信工具或书面形式发送给参会人员。第十条会议纪要的保密会议纪要属于公司机密信息，参会人员不得将会议纪要外泄或用于违法违规活动。会议纪要的传输和存储应采取安全可靠的方式，防止信息泄露和窜改。第十一条会议纪要的归档和管理会议纪要应依照公司规定的文件管理制度进行归档和保管。会议纪要的归档方式可以采用电子存储或打印纸质存档，确保管档信息的安全和可检索性。会议纪要的保管人应定期检查和更新归档，确保会议纪要的完整性和可追溯性。第十二条会议纪要的报告和反馈紧要会议的纪要应及时报告给上级领导和相关部门，以便及时采取相应措施。会议纪要可以作为决策的依据和沟通的工具，相关负责人应定时查阅和反馈处理结果。第四章附则第十三条会议制度的监督和改进公司应建立健全会议管理制度，定期对会议进行评估和改进。公司领导应关注会议的质量和效率，对会议纪要进行审查和引导。参会人员和会议主持人可以提出会议制度的改进看法，建设性地参加会议的改进和优化。第十四条违规处理对违反本制度的行为，将依据公司章程和相关规定进行相应处理。严重违反会议纪律和泄露会议机密的行为将予以相应纪律处分或法律