电视电话会议管理制度

电视电话会议管理制度第一章总则

一、目的与原则

为了提高电视电话会议效率，确保会议的严肃性、规范性和效果性，制定本管理制度。电视电话会议应遵循高效、节俭、务实、有序的原则。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部举办的各类电视电话会议，包括但不限于经营分析会、项目协调会、培训会等。

三、会议类别

1.定期会议：按照公司规定的时间、周期举办的会议；

2.临时会议：因工作需要临时召开的会议；

3.紧急会议：针对突发事件或紧急工作召开的会议。

四、会议组织

1.会议的召开应由会议发起人提前向会议主持人提出申请，明确会议主题、议程、参会人员等；

2.会议主持人负责组织、安排会议，确保会议的顺利进行；

3.各参会部门应按时参加电视电话会议，确因特殊情况不能参加的，需提前向会议主持人请假。

五、保密规定

1.会议内容涉及公司内部信息、商业秘密等，参会人员应严格遵守保密规定；

2.会议纪要、资料等应妥善保管，不得随意泄露；

3.违反保密规定造成的损失和影响，由当事人承担相应责任。

六、会议纪律

1.会议期间，各参会人员应保持会场安静，关闭手机或调至静音状态；

2.会议发言应简洁明了，不发表与会议主题无关的言论；

3.会议期间，不得随意离场，确需离开的，应向会议主持人请假。

本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由公司会议管理部门负责解释。各部门应认真贯彻执行，共同维护电视电话会议的秩序和效果。

第二章会议流程

一、会议筹备

1.会议发起人应根据工作需要，提前向会议主持人提出会议申请，填写会议申请表，明确会议主题、目的、议程、拟邀请参会人员、预计时长等内容；

2.会议主持人审批会议申请，确认会议议程和参会人员，并在会议召开前至少3个工作日通知各参会部门；

3.会议筹备组应根据会议议程和参会人员名单，提前做好会议资料准备、会场布置、设备调试等工作。

二、会议通知

1.会议主持人或会议筹备组应以书面形式（如邮件、短信等）向参会人员发送会议通知，内容包括会议主题、时间、地点、议程、参会人员等；

2.会议通知应确保在会议召开前至少3个工作日发送，以便参会人员做好时间安排。

三、会议召开

1.会议主持人应按照会议议程主持会议，确保会议有序进行；

2.会议期间，各参会人员应按照会议议程发言，严格控制发言时间，避免偏离主题；

3.会议主持人可针对会议议题进行讨论、提问，引导参会人员深入交流，形成共识。

四、会议记录

1.会议应指定专人负责记录会议内容，包括会议主题、参会人员、主要发言、讨论结果等；

2.会议记录应真实、完整、准确，并在会议结束后及时整理成会议纪要；

3.会议纪要由会议主持人审核，并在会议结束后1个工作日内发送给各参会人员。

五、会议总结与反馈

1.会议主持人应根据会议纪要，对会议成果进行总结，明确责任人和完成时限；

2.各参会部门应根据会议决议，及时反馈工作进展和问题，确保会议决策的落实；

3.会议主持人应对会议决策的执行情况进行跟踪、督促，确保会议目标的实现。

六、会议评估

1.会议结束后，会议筹备组应组织对会议效果进行评估，收集参会人员的意见和建议；

2.根据评估结果，会议筹备组应不断优化会议流程、提高会议效果，为后续会议提供改进方向。

本章内容旨在规范会议流程，提高会议效率，确保会议目标的实现。各参会人员应认真履行职责，共同维护会议的严肃性和规范性。

第三章会议纪要的跟踪落实

一、会议纪要的整理与发布

1.会议结束后，会议记录人应立即根据会议内容整理会议纪要，确保纪要内容详实、准确、清晰；

2.会议纪要应包括会议主题、时间、地点、参会人员、主要议题、讨论结果、决策事项、责任人和完成时限等；

3.会议主持人应在会议结束后1个工作日内完成会议纪要的审核，并通过公司内部通信系统或邮件等形式向所有参会人员及相关部门发布。

二、会议决策的执行与监督

1.各参会部门应认真阅读会议纪要，明确本部门的任务和责任，按照决策事项的要求及时开展工作；

2.责任人应定期向会议主持人或指定负责人汇报工作进展，确保会议决策的落实；

3.会议主持人或指定负责人应对会议决策的执行情况进行跟踪监督，及时协调解决执行过程中出现的问题。

三、会议纪要的跟踪与评估

1.会议筹备组应建立会议纪要跟踪机制，定期对会议决策的执行情况进行检查和评估；

2.对于未按期完成的任务，应分析原因，提出整改措施，并督促相关部门尽快完成；

3.会议筹备组应定期向公司领导层报告会议纪要的跟踪落实情况，以便领导层及时了解工作动态和决策执行情况。

四、会议纪要的归档与查阅

1.会议纪要整理完毕后，应按照公司档案管理规定进行归档，便于日后查阅；

2.各参会人员如有需要查阅会议纪要，可向会议筹备组提出申请，经审批后予以提供；

3.会议纪要的归档和查阅应严格遵守公司保密规定，确保信息安全。

本章内容旨在强化会议纪要的跟踪落实，确保会议决策得以有效执行，提高公司工作效率。各相关部门和人员应认真履行职责，共同推进会议决策的落实。

第四章会议室管理规定

一、会议室预订

1.会议室使用前，需通过公司内部预订系统进行预订，填写预订申请表，明确会议时间、参会人数、所需设备等；

2.预订成功后，预订人需在会议前与会议室管理员确认预订信息，确保会议室按时提供；

3.如需取消或变更会议室预订，预订人应提前通知会议室管理员，以免造成资源浪费。

二、会议室使用

1.会议期间，参会人员应爱护会议室设施，遵守会议室使用规定；

2.会议室使用期间，不得在室内吸烟、进食，保持室内整洁；

3.会议结束后，预订人应确保会议室恢复原状，关闭电源、投影仪等设备，并将垃圾带走。

三、会议室设备管理

1.会议室管理员负责定期检查和维护会议室设备，确保设备正常运行；

2.如会议过程中出现设备故障，预订人应及时联系会议室管理员或技术人员进行维修；

3.会议结束后，预订人应确保设备使用后归还至原位，如有损坏，需及时报告并承担相应责任。

四、会议室安全与保密

1.会议室应设置在易于管理、相对封闭的区域，确保会议安全；

2.会议室管理员应定期对会议室进行安全检查，排除安全隐患；

3.会议室内外应张贴保密标识，提醒参会人员注意保密，防止会议内容泄露。

五、会议室服务

1.会议室管理员应提供专业的会议服务，包括但不限于会场布置、设备调试、会议引导等；

2.针对重要会议，会议室管理员可根据需求提供额外的服务，如茶水、资料发放等；

3.会议室管理员应收集参会人员的意见和建议，不断优化会议室服务，提升会议体验。

本章内容旨在规范会议室的管理和使用，为各类会议提供良好的环境和服务。各部门和人员应严格遵守会议室管理规定，共同维护会议室的正常秩序。

第五章附则

一、本管理制度自发布之日起实施，如有未尽事