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文档简介

公司外部文书管理制度一、总则为规范公司对外文书的管理，提高文书处理效率，并保障文书的安全性和准确性，特订立本《公司外部文书管理制度》（以下简称本制度）。二、适用范围本制度适用于公司内全部相关部门和员工，具体包含但不限于合同、协议、报告、函件、备忘录等对外往来的各类文书。三、文书的起草与审批涉及对外往来的各类文书的起草由相关部门进行，起草人应具备专业知识和较强的文书写作本领。起草人应依据公司的业务需求和合规要求，确保文书内容准确、完整，并符合法律法规的规定。文书起草完成后，需经起草人本人审核，确保文书的语言通畅、逻辑清楚、表达准确。审核后的文书需提交给上级主管审核，上级主管审查是否符合公司政策，并依据需要提出修改看法。经上级主管审核通过后，文书需呈交给相关负责人进行最终的审批。四、文书的分类和编号公司对外文书应依照文件种类和属性进行分类，并建立相应的编号制度。各类文书的分类和编号应在公司内部进行统一管理，确保文书的查找、归档和监管的有效性和便捷性。文书的编号应包含以下内容：文件类型、编制部门、日期和次序号，示例如下：[文件类型]—[编制部门]—[日期]—[次序号]。各部门应当建立文书档案，将归档文书依照分类和编号进行整理和存放，并定期进行档案归档工作。五、文书的保密和复制对于涉及公司商业秘密、客户隐私或其他紧要信息的文书，涉密部分应在文书上标注保密字样，并妥当进行保管。文书的复制需遵守公司的复印和扫描政策，未经授权，严禁私自复制、传播或外泄公司文书。借阅、复印等操作需记录借阅人、借阅日期和借阅目的，并严格掌控文书的借阅权限。六、文书的传递和沟通文书的传递和沟通应选择安全可靠的方式，确保文书的完整性和准确性。电子文档的传递和共享应使用公司统一的邮箱或网络文档系统，在发送前应认真检查文档内容和收件人信息，避开误发或丢失。口头转达文书内容时，应确保信息传递的准确性，并及时进行书面确认，避开信息失真或遗漏。七、文书的归档和保管文书归档应依照公司的文件归档规定进行，确保文书的完整保管和易查找性。归档的文书应注明归档日期、归档人员，并进行分类存放，便于查阅和管理。归档文书的保管环境应满足温度、湿度和通风要求，并定期进行检查和整理，确保文书的安全性和防火防水措施的有效性。八、文书的存续和销毁公司对外文书应依据法律法规的规定和公司内部的文件保存规定，设定文书存续期限。存续期限届满的文书应依据公司的文件销毁规定进行销毁，确保文书的合规处理和信息安全。文书的销毁应由专人负责，并依照规定的程序进行，销毁后需填写销毁记录，并由相关部门进行监督和检查。九、违反本制度的处理对违反本制度的相关人员，公司将采取相应的纪律处分措施，并保存追究相应法律责任的权利。十、附则本制度的解释权归公司负责

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