徐工集团会议管理制度

徐工集团会议管理制度第一章总则

第一条目的与依据：为保证徐工集团（以下简称“集团”）会议的效率与效果，规范会议流程，加强会议纪要的跟踪落实，依据集团相关管理制度，特制定本会议管理制度。

第二条适用范围：本制度适用于集团召开的各类会议，包括但不限于董事会、总经理办公会、专题协调会等。

第三条会议原则：

-会议应坚持精简、高效的原则，严格控制会议数量、规模和时长。

-会议议题应具有针对性、实用性和决策性。

-参会人员应按时到会，积极参与讨论，并对会议决议承担责任。

第四条会议分类：

-定期会议：按计划定期召开的会议，如月度例会、季度总结会等。

-临时会议：因特殊情况或紧急事务需要临时召集的会议。

第五条会议组织：

-定期会议由会议召集人负责组织，临时会议由提议人或负责人组织。

-会议召集人应提前明确会议主题、议程、参会人员等，并在会议前通知参会人员。

第六条参会人员：

-参会人员应具备与会议议题相关的专业知识、经验和决策能力。

-参会人员应保持会议纪律，尊重他人发言，不发表与会议议题无关的言论。

第七条会议记录：

-每次会议应指定专人负责记录会议纪要，确保记录准确、完整。

-会议纪要应在会议结束后及时整理，经会议召集人审核后发送给参会人员。

第八条制度修订：本制度如有未尽事宜或需修订之处，由集团总经理办公会决定，并公告实施。

第九条实施日期：本制度自发布之日起实施，原有会议管理制度同时废止。参会人员应认真学习、严格遵守本制度，共同维护集团会议的高效、有序进行。

第二章会议流程

第十条会议筹备：

-会议召集人应根据会议性质和目标，明确会议主题和讨论重点，拟定会议议程。

-会议筹备组应至少在会议召开前5个工作日，向参会人员发送会议通知，包括会议时间、地点、议程、前置阅读材料等，并要求参会人员提前准备意见和反馈。

第十一条会议议程设定：

-会议议程应合理安排，确保重要和紧急的议题优先讨论。

-会议召集人应根据实际情况对议程进行调整，但需保证议程的透明性，及时通知所有参会人员。

第十二条会议召开：

-会议应严格按照预定时间开始，会议召集人负责主持会议，介绍会议主题和议程。

-参会人员应准时出席，如因特殊情况不能参加，需提前向会议召集人请假。

第十三条会议讨论：

-讨论过程中，各参会人员应围绕议题发表意见，鼓励建设性和批判性发言。

-会议召集人应确保讨论有序进行，避免偏离主题，对争议性问题进行协调和裁决。

第十四条决策与表决：

-会议中的决策事项应充分讨论，必要时进行表决。

-表决方式由会议召集人决定，可以是口头表决、举手表决或投票表决。

第十五条会议纪要记录：

-会议纪要应详细记录会议的讨论内容、决策结果和后续行动计划。

-会议纪要需包括主要观点、分歧意见、最终决策和责任分配等内容。

第十六条会议总结：

-会议结束后，会议召集人应对会议成果进行总结，明确会议达成的共识和后续工作要求。

-会议纪要应在会议结束后24小时内完成初稿，并提交给会议召集人审核。

第十七条会议通知与纪要分发：

-审核通过的会议纪要应由会议筹备组在会议结束后48小时内，分发给所有参会人员及相关执行部门。

-会议纪要的分发应确保所有相关人员都能及时了解会议内容和后续行动要求。

第十八条会后跟踪：

-会议召集人应对会议决策的执行情况进行跟踪，确保各项决策得到有效实施。

-对于未能按期完成的任务，会议召集人应了解原因，并提供必要的支持和协调。

第三章会议纪要的跟踪落实

第十九条纪要内容确认：

-会议纪要应准确反映会议讨论内容、决策结果和行动项。

-参会人员应在收到会议纪要后2个工作日内，对纪要内容进行确认，如有异议，应及时提出并协商解决。

第二十条责任分配与执行：

-会议纪要中明确的行动项应分配给具体的责任人和执行部门。

-责任人应按照会议纪要的要求，制定详细的执行计划，并在规定的时间内完成任务。

第二十一条执行进度监控：

-会议召集人应建立跟踪机制，定期检查行动项的执行进度。

-跟踪方式可以包括但不限于进度报告、现场检查、定期回顾会议等。

第二十二条问题反馈与解决：

-在执行过程中遇到的问题和困难，责任人应及时反馈给会议召集人。

-会议召集人应协调资源，提供支持，确保问题得到及时解决。

第二十三条变更管理：

-如因特殊情况需要调整会议决策或行动项，责任人应提出变更申请，并说明原因。

-会议召集人应根据变更申请的紧急程度，决定是否召开临时会议进行审议。

第二十四条定期回顾与评估：

-定期对会议纪要的执行情况进行回顾和评估，分析执行效果，总结经验教训。

-会议召集人应根据回顾结果，对后续会议的筹备和执行流程进行优化。

第二十五条信息公开与透明：

-会议纪要的执行情况应保持一定的透明度，必要时向相关人员公开。

-通过信息公开，促进各执行单元间的协作，提高集团内部管理效能。

第二十六条责任追究：

-对于未按会议纪要执行或执行不力的责任人，应视情况进行提醒、警告或追究责任。

-责任追究机制应确保公平、公正，同时作为提升执行力的有效手段。

第四章会议室管理规定

第二十七条会议室预订：

-会议室使用需提前预订，预订时应提供会议主题、参会人数、所需设备等信息。

-预订应通过集团指定的管理系统进行，以确保会议室使用的合理分配和高效利用。

第二十八条会议室配置：

-会议室应根据会议类型和规模进行适当配置，包括但不限于会议桌椅、投影设备、音响系统、白板等。

-会议室应保持整洁、安静、舒适，确保会议环境的良好。

第二十九条会议设施使用：

-使用会议室时，应爱护会议设施，遵守操作规程。

-如有设施损坏，应立即报告给会议室管理部门，并按照规定进行赔偿。

第三十条会议室准入与安全：

-会议室管理部门应制定准入制度，确保只有授权人员方可进入会议室。

-会议室内应配备必要的安全设施，如灭火器、应急疏散指示等，并定期进行安全检查。

第三十一条会议期间服务：

-会议室管理部门应提供必要的会议服务，如茶水、资料分发等。

-服务人员应保持礼貌、高效，尽量减少对会议的干扰。

第三十二条会议室使用规范：

-会议期间，参会人员应遵守会议室使用规范，保持秩序，不吸烟、不大声喧哗。

-会议结束后，参会人员应配合清理会议现场，确保会议室恢复原状。

第三十三条会议室维护与更新：

-会议室管理部门应定期对会议室进行维护和更新，以适应集团发展的需要。

-维护和更新工作应考虑节能减排、环保等因素，体现集团的社会责任。

第三十四条违规处理：

-对于违反会议室管理规定的行为，会议室管理部门有权进行制止，并视情节严重程度给予相应的处罚。

-违规处理应严格按照集团相关管理制度执行，确保规定的严肃性和权威性。

第五章附则

第三十五条制度解释：

-本制度的最终解释权归徐工集团所有。

-对本制度如有疑问，可向集团人力资源部或法务部咨询。

第三十六条制度